La gestión documental en la empresa Seminario "Expediente electrónico (V) Socinfo María Sánchez Rodríguez. Archivo Central 1 de Julio de 2015
QUIENES SOMOS. En 1984 el Parlamento español creó Enresa, como una entidad de carácter público, sin ánimo de lucro,responsable de la gestión de los residuos radiactivos. Se decidió que es de su competencia la recogida, el transporte, tratamiento, almacenamiento y control de los residuos radiactivos generados en España, el desmantelamiento de instalaciones nucleares y radiactivas en desuso y la restauración ambiental de minas de uranio. http://www.enresa.es/nosotros/quienes_somos 2
Marco institucional Corresponde al Gobierno establecer la política sobre la gestión de los residuos radiactivos y el desmantelamiento y clausura de instalaciones nucleares y radiactivas. 3
NUESTRAS INSTALACIONES Instalación de almacenamiento RBMA y RBBA EL CABRIL 02/07/2015 ACTIVIDADES Y PROYECTOS 4
LA GESTIÓN DOCUMENTAL Es el tratamiento de la documentación en cualquier tipo de soporte, generada como resultado de sus actividades, desde el momento de su creación hasta su eliminación o conservación a largo plazo (ciclo de vida de los documentos). Objetivos: 02/07/2015 Acceder a la documentación para facilitar su gestión o trámite de forma organizada y selectiva garantizando la calidad operativa y el funcionamiento de la empresa. Controlar y garantizar la seguridad de los documentos y registros y su acceso ( confidencialidad, datos personales etc.) Preservar la memoria institucional y corporativa de la entidad. 5 5
Otros objetivos : Establecer un conjunto de criterios comunes en la gestión de los documentos. Cumplir los requisitos normativos en gestión documental de los organismos reguladores en inspecciones y auditorias (rendición de cuentas) : o o o o Consejo de Seguridad Nuclear, CSN. Tribunal de cuentas Intervención General del Estado AENOR 6
ASPECTOS EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL ORGANIZATIVO Definición de políticas en gestión documental (apoyo) de la dirección Participación de toda la organización en la gestión documental FUNCIONAL Definición de normas y procedimientos. Normalización de procesos documentales. Definición de flujos de trabajo TECNOLÓGIC O HARDWARE SOFTWARE REDES 7
POLITICA CORPORATIVA DE GESTIÓN DOCUMENTAL La política de gestión documental tiene como objetivo establecer un conjunto de criterios comunes en la gestión de los documentos a lo largo de su ciclo de vida. Los procedimientos identifican las responsabilidades y describen las tareas para que cualquier persona que trabaje en la empresa conozca lo que debe hacer en la gestión documental. El alcance de estos procedimientos es para todos las instalaciones de Enresa : o Gestión del Registro General de Enresa o Gestión emisión o ingreso de los documentos internos en el sistema de gestión documental. o Gestión del Archivos corporativo de Enresa 8
ANTECEDENTES Y EVOLUCIÓN 1991 2007 2015-1991 : Definición de la política de gestión documental. Organización de los Archivos corporativos. Implantación de un SGD. 2007: Rediseño del sistema de gestión documental (SGD) Gestión del documento electrónico. 2015 : Administración electrónica Plan estratégico de la gestión documental 9
Modelos de página 1991-2007 : SOPORTE DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL MAPA DOCUMENTAL AUDITORIA DE INFORMACIÓN REALIZACION DE UN INVENTARIO DOCUMENTAL DEFINICIÓN DE FLUJOS DOCUMENTALES MODELO DE LA GESTIÓN DEFINIR LA NORMATIVA INTERNA (PROCEDIMIENTOS) IMPLANTAR UN SISTEMA DE ARCHIVOS CORPORATIVO APLICACIONES DE GESTIÓN ESTUDIO DE SOLUCIONES A MEDIDA VALORACIÓN DE SOLUCIONES TECNOLÓGICAS DE MERCADO GESTIÓN DEL CAMBIO 10
2015-2017 PLAN ESTRATÉGICO PARA LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA ACCIONES Creación de una sede electrónica y sus garantías asociadas Registro electrónico. ACCIONES Gestor de expedientes electrónico ( expedientes de licitaciones). Conectar con el Archivo electrónico ACCIONES Implementar la firma electrónica a toda la organización en los procesos de negocio. 11
EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y EL PAN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Mapa de procesos 12
EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (SGD) Enresa dispone de un Sistema de Gestión Documental (SGD) para dar soporte a los procesos documentales de la empresa. El Departamento de documentación es responsable de la gestión documental de la organización y coordina los procesos documentales de todas las instalaciones de Enresa. Todos los trabajadores de Enresa participamos en la gestión documental de la empresa y tenemos la responsabilidad de cumplir los procedimientos corporativos. 13
MARCO NORMATIVO ISO 15489:2006 Gestión de documentos NORMATIVA CSN Instrucciones y Guías ISO 23081 METADATOS LEY PROTECCION DE DATOS MOREQ 2010 Especificación 14
NORMATIVA DEL CSN ( ORGANISMO REGULADOR) http://www.csn.es/index.php/es/unitarias/normativa- 15
FILENET es una plataforma tecnológica que permite : Capturar, gestionar, conservar y distribuir contenidos y documentos relacionados con los procesos de negocio de una organización, así como facilitar su almacenamiento y la seguridad de los mismos. http://www-01.ibm.com/support/docview.wss?uid=swg27021508 16
DOS ENTORNOS DE TRABAJO 17
SGD : ENTORNO DE TRABAJO DE USUARIO ( Workplace) Tareas Plantillas 18
FASES DE LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS REGISTRO GENERAL GESTIÓN Y TRAMITACIÓN ARCHIVO Los documentos ingresan al SGD por el Registro General, si son en soporte papel se escanean y se capturan según formato patrón establecido ( pdf, txt, html). La distribución de los documentos se realiza por notificación al correo electrónico de las personas interesadas. Los documentos pasan a la siguiente fase de gestión o tramitación por un workflow. 19
DIAGRAMA DE FLUJOS DOCUMENTALES Diagrama Documentación de Entrada y Difusión Registro Central Gestores Documentales Archivo Departamentos Destinatarios Registrar? E-mail E-mail (Buzón de Registro) Servidor Fax Bandeja entrada Asignación automática Nº Registro No Difusión Catalogación de negocio Notificación Destinatario Principal Notificación otros Interesados Digitalización Papel Datos registro + Documento electrónico asociado Completar Registro Tramitación externa a SGD? Si No Guardar en Carpeta GC? Clase documental Si Declaración Registro (Clasificación RM) Recepción Registro rápido Digitalización No Archivar? Si Datos Registro Tramitación Circulación en papel? Si No Distribución Archivar papel? No Si Destrucción Archivo físico Papel Destinatario principal 20
QUÉ DOCUMENTOS SE GENERAN EN ENRESA? Documentos de carácter externo : Documentos generados por los productores de residuos radiactivos, proveedores y organismos públicos y privados. Documentos internos : Son los que generamos como resultado de las actividades de soporte ( contabilidad, comunicación, riesgos laborales, recursos humanos etc.) y las propias del negocio de Enresa : La gestión de retiradas de residuos radiactivos, transporte de residuos, almacenamiento de residuos. 21
DOCUMENTOS EXTERNOS : REGISTRO GENERAL E/S Ingreso de los documentos electrónicos 22
DOCUMENTOS INTERNOS : INGRESO SGD 23
FASE DE ARCHIVO Documentos simples y multicontenidos 24
EL GESTOR DE ARCHIVO ( Record Manager ) El Archivo es el área responsable del tratamiento técnico, de la difusión y conservación de los fondos documentales. Se han elaborado más de 70 cuadros de clasificación. Los expedientes están formados en gran parte por documentos físicos y electrónicos ( gestión mixta). Nuestro fondo antiguo está al 70% digitalizado, esperamos en dos años completar la digitalización de nuestros documentos en papel. 25
Algunos datos del Archivo : 30.000 25.000 20.000 El fondo documental de Enresa custodia más de 800.000 documentos. Nº DOCUMENTOS 15.000 10.000 5.000 0 2011 2012 2013 2014 ARCHIVO REGISTRO Hay un importante incremento de generación de documentos en formato electrónico frente al soporte físico ( papel y otros). AÑOS AÑOS SOPORTE PAPEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO 2013-2014 9649 8714 26
LOS CUADROS DE CLASIFICACIÓN En el archivo de Enresa hay definidos más de 70 cuadros de clasificación, estos cuadros son elaborados por el Dpto. de Documentación y consensuados por el responsable de la actividad o proyecto. Es el instrumento fundamental para la organización del archivo, es una estructura jerárquica y codificada en la que se identifican y definen: 1. Las secciones documentales. 2. Las series documentales y los expedientes. 3. Qué documentos conforma un expediente y su ordenación interna. 4. Cómo se ordenan los expedientes. 27
GESTION DE LOS FONDOS DOCUMENTALES (File plan) 28
PROCESOS DEL GESTOR DE ARCHIVO DESCRIPCIÓN VALORACIÓN/CONSERVACIÓN Cuadros de clasificación (70 actividades y proyectos) Calendarios de disposiciones Sistema de control de acceso de Datos personales Sistema de seguridad 29
CONCLUSIONES Ventajas : La gestión documental en la organización permite : Dar continuidad a los procesos de negocio y mayor eficacia simplificando las tareas administrativas. Disponer de un Sistema de Gestión Documental corporativo permitiendo compartir los documentos con todos los usuarios. Optimizar recursos simplificando las tares y flujos. Garantizar el cumplimiento en auditorías. Preservar la memoria corporativa de la organización. 30
INCERTIDUMBRES Cómo asegurar la integridad de los documentos ( contenido y contexto en el que se crearon ) a lo largo del tiempo : Conservación a largo plazo de los documentos electrónicos y su contexto (cambios de software, pérdidas de información). Definir Planes de mantenimiento de los repositorios documentales ante migraciones masivas. Convivencia con los diferentes soportes físicos y electrónicos ( expedientes híbridos). Seguridad en el acceso a la información. Definición de planes de emergencias 31
Gracias por su atención. 32