CAPITULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Motivo del examen El examen especial al Ciclo Presupuestario de la Presidencia de la República, se realizó en cumplimiento al Plan Anual de Control 2009 de la Unidad de Auditoría Interna y de conformidad a la orden de trabajo 006-AI-PR-2009 de 15 de julio de 2009 y memorando 016-DAIPR-2009 de 28 de septiembre de 2009, como alcance a la orden de trabajo en referencia. Objetivos del examen - Determinar si la ejecución presupuestaria, cumple con los objetivos planeados por la institución. - Establecer si el manejo presupuestario, se ejecutó de conformidad con las leyes vigentes. Alcance del examen Se examinó el Ciclo Presupuestario de la Presidencia de la República, por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del 2008. Base legal Con Decreto Ejecutivo 1148, publicado en el Registro Oficial 251 de 14 de enero de 2004, se creó la Secretaría General de la Presidencia de la República, a cargo de un Secretario con rango de Ministro de Estado. Con Decreto Ejecutivo 19, publicado en el Registro Oficial 12 de 31 de enero de 2007, en reemplazo de la Secretaría General de la Presidencia de la República, se creó la Administración General de la Presidencia de la República. 2
Con Decreto Ejecutivo 686, promulgado en el Registro Oficial 202 de 31 de octubre de 2007, se creó la Secretaría General y la Administración General pasó a ser Subsecretaría General de la Presidencia de la República. La Presidencia de la República se rige por las siguientes disposiciones legales: Constitución Política de la República del Ecuador. Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento. Leyes, Reglamentos, Decretos, Normas y más disposiciones legales que regulan las actividades del Sector Público. Estructura orgánica La Secretaría General de la Presidencia de la República se encuentra inmersa en un proceso de reorganización y reestructuración interna, con el propósito de brindar al Primer Mandatario de la Nación asistencia administrativa en el cumplimiento de sus funciones y en la realización de sus actividades. El artículo 3 del Decreto Ejecutivo 686 de 18 de octubre de 2007, señala que dependerán de la Secretaría General de la Presidencia de la República, la Subsecretaría General la Residencia Presidencial, el Museo Palacio de Carondelet, la Casa Militar y el Departamento de Auditoría Interna. Con Acuerdo 287 publicado en el Registro Oficial 285 de 29 de febrero de 2008, se delegó al Subsecretario General de la Presidencia de la República funciones y trámites administrativos, como: autorización de los actos, convenios y contratos de obra, adquisición de bienes, provisión de servicios y consultoría, que fueren necesarios para la gestión de la Presidencia de la República. Objetivos de la Entidad Establecer mecanismos de coordinación en procura de lograr una efectiva gestión presidencial, en beneficio de la colectividad. 3
Alcanzar y mantener un nivel de gestión funcional y operativa, que sea eficiente y oportuna para soportar la gestión de la Presidencia de la República. Monto de recursos examinados El monto de recursos analizados en el período sujeto a examen, ascendió a 34 776 968,27 USD, que corresponden al Presupuesto codificado de la Presidencia de la República para el 2008. Servidores relacionados Constan en Anexo 1. 4
CAPITULO II RESULTADOS DEL EXAMEN Seguimiento de recomendaciones La Dirección de Auditoría 1 de la Contraloría General del Estado realizó el examen especial a las operaciones administrativas y financieras de la Presidencia de la República, por el período comprendido entre el 1 de noviembre de 2006 y el 31 de marzo de 2008. La Unidad de Auditoría Interna de la Presidencia de la República, efectuó la auditoría de gestión al ciclo presupuestario, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2006 y el 31 de diciembre de 2006, en éstos informes se emitieron 7 recomendaciones, de las cuales, 2 se implantaron y 5 no son aplicables, debido a que la normativa aplicada en los períodos sujetos a examen, no está en vigencia para el 2008. Etapas del ciclo presupuestario La Ley de Presupuestos del Sector Público, su Reglamento y el Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas, promulgado en el Registro Oficial 259 de 24 de enero de 2008, definen que las etapas del ciclo presupuestario, son las siguientes: Programación, Formulación, Ejecución, Evaluación, Clausura y Liquidación. Programación y formulación El Ministerio de Economía y Finanzas con oficio circular MEF-SP-CDPP-2007-0101243 de 30 de abril de 2007, remitió a la Presidencia de la República, las directrices presupuestarias y los lineamientos que deberán observarse para la elaboración de la proforma para el 2008, señalando que el proceso de programación y formulación presupuestaria, se efectuará en el módulo correspondiente de la nueva herramienta informática denominada Sistema Integrado de Gestión Financiera e-sigef. El módulo de programación y formulación presupuestaria del e-sigef está diseñado para trabajar a través del internet en la preparación y envío de la proforma presupuestaria en línea para el respectivo análisis del Ministerio de Finanzas y aprobación de la Asamblea Nacional. 5
Este sistema incorporó la programación y formulación del presupuesto en base a resultados, de acuerdo a los lineamientos vigentes, con el objetivo de enfocar el uso de los recursos a resultados medibles y comprobables, racionalizando el uso de los recursos públicos. La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo SENPLADES, con Acuerdos 069 y 070 de 11 de mayo de 2007, expidió los instructivos metodológicos para la formulación de los planes plurianual institucional y operativo anual, con el propósito de articular los objetivos del gobierno con los procesos de planificación y presupuestación institucional para el 2008. El Administrador General de la Presidencia de la República, con memorando circular DF-M-07-102 de 13 de junio de 2007, solicitó a los jefes y directores departamentales, remitir los requerimientos de recursos humanos, materiales, físicos y financieros, información necesaria para elaborar el Plan Operativo Anual Institucional. Las matrices del Plan Plurianual Institucional (PPI) para cuatro años (2008-2011) y el Plan Operativo Anual (POA) para el 2008, elaborados por la entidad, fueron validadas por la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo SENPLADES, enlazando la estructura programática institucional al Plan Nacional de Desarrollo, en el Objetivo 12.- Recuperar el rol regulador y redistribuidor del Estado en la economía y en el desarrollo territorial; Metas 3.- Redefinir los límites del Estado; y, 4.- Promover esquemas de democracia y gobernanza eficientes y participativos. La programación presupuestaria institucional se sustentó en los planes plurianual y operativo anual de la Presidencia de la República, en consistencia con el plan plurianual del gobierno, utilizando las categorías programáticas: programa, proyecto y actividad. En función del plan operativo y del techo presupuestario determinado por el Ministerio de Finanzas, la entidad estableció los montos para los programas incorporados en la proforma presupuestaria. Una vez aprobada la proforma presupuestaria de la Presidencia de la República, para el ejercicio económico 2008, el Jefe Financiero (e), con oficio 2007-JF-PR-O-81 6
de 29 de junio de 2007, remitió a la Subsecretaria de Presupuestos del Ministerio de Economía y Finanzas para su aprobación correspondiente, observando lo señalado en la Norma Técnica de Presupuesto 2.2.4 Programación Presupuestaria Institucional. La proforma presupuestaria institucional, enviada al Ministerio de Economía y Finanzas fue sometida al análisis y validación de su consistencia técnica y de los lineamientos de las directrices presupuestarias por parte de la Subsecretaría de Presupuestos. Ejecución El Ministerio de Economía y Finanzas con oficios circulares MEF-SP-CDPP-2007-205780 y 2008-0009 de 20 diciembre de 2007 y 4 de enero de 2008, respectivamente, emitió los lineamientos para elaborar a partir del 7 de enero de 2008, la Programación Indicativa Anual (PIA) sobre la que se determinará la Programación Cuatrimestral de Compromiso y el Programa Mensual de Devengamiento. El Jefe Financiero de la Presidencia de la República en cumplimiento a lo establecido en la Norma Técnica de Presupuesto 2.4.2. Programación de la Ejecución Presupuestaria, presentó a través del e-sigef, la siguiente Programación Indicativa Anual de la Ejecución Presupuestaria, aprobada por el Ministerio de Finanzas: Grupo de Cuatrimestres (*) Total Descripción Gasto I II III Anual (*) 51 Gastos en Personal 2 179 041,35 2 065 604,82 2 338 969,40 6 583 615,57 53 Bienes y Servicios de Consumo 2 899 272,38 2 899 272,46 2 899 272,52 8 697 817,36 57 Otros Gastos Corrientes 154 879,48 154 879,49 154 879,52 464 638,49 58 Transferencias y Donaciones Corrientes 236 462,11 236 462,11 236 462,11 709 386,33 59 Previsiones para Reasignación - - 10 000 000,00 10 000 000,00 73 Bienes y Servicios para Inversión 116 666,66 116 666,67 116 666,67 350 000,00 SUMAN 5 586 321,98 5 472 885,55 15 746 250,22 26 805 457,75 (*) Valores expresados en dólares americanos (USD.) Con el propósito de viabilizar los objetivos y metas institucionales en concordancia con el Plan de Gobierno Nacional y en apego a las directrices emitidas por el Ministerio de Finanzas, el presupuesto inicial de la Presidencia de la República para 7
el ejercicio económico 2008 fue de 26 805 457,75 USD, el que se modificó en los grupos de gasto corriente, de inversión y de capital, por 7 971 510,52 USD., obteniéndose un presupuesto codificado de 34 776 968,27 USD, según la siguiente relación: Grupo de Gasto Descripción Asignado (*) Modificado (*) Codificado (*) 51 Gastos en Personal 6 583 615,57 2 062 568,33 8 646 183,90 53 Bienes y Servicios de Consumo 8 697 817,36 13 414 906,78 22 112 724,14 57 Otros Gastos Corrientes 464 638,49 413 543,74 878 182,23 58 Transferencias y Donaciones Corrientes 709 386,33 99 949,67 809 336,00 59 Previsiones para Reasignación 10 000 000,00-10 000 000,00 0,00 71 Gastos en Personal para Inversión 0,00 285 250,00 285 250,00 73 Bienes y Servicios para Inversión 350 000,00-283 000,00 67 000,00 84 Bienes de Larga Duración 0,00 1 978 292,00 1 978 292,00 Total: 26 805 457,75 7 971 510,52 34 776 968,27 (*) Valores expresados en dólares americanos (USD.) Las reformas presupuestarias se sustentaron en el análisis justificativo de las necesidades institucionales como se evidencia en las resoluciones presupuestarias: INTRA 1, INTRA 2 e INTER, aprobadas por el Ministerio de Finanzas, de acuerdo a lo establecido en la Norma Técnica de Presupuesto 2.4.3 Reformas Presupuestarias. Del presupuesto codificado que ascendió a 34 776 968,27 USD, se ejecutó 33 609 558,02 USD, lo que equivale al 96,64% de ejecución presupuestaria, evidenciándose que el grupo de gasto 73 presentó un porcentaje del 9%; mientras que, los grupos: 51, 53, 57, 58, 71 y 84 mostró un porcentaje de ejecución que fluctuó entre el 90 y el 100%; como se demuestra a continuación: Grupo de Gasto Descripción Codificado (*) Ejecutado (*) % Ejecución 51 Gastos en Personal 8 646 183,90 8 580 468,45 99,24 53 Bienes y Servicios de Consumo 22 112 724,14 21 317 066,80 96,40 57 Otros Gastos Corrientes 878 182,23 859 545,28 97,88 58 Transferencias y Donaciones Corrientes 809 336,00 809 336,00 100,00 71 Gastos en Personal para Inversión 285 250,00 260 231,18 91,23 73 Bienes y Servicios para Inversión 67 000,00 6 209,20 9,27 84 Bienes de Larga Duración 1 978 292,00 1 776 701,11 89,81 Total: 34 776 968,27 33 609 558,02 96,64 (*) Valores expresados en dólares americanos (USD.) 8
Examen especial al Ciclo Presupuestario de la Presidencia de la República PRESUPUESTO EJECUTADO POR GRUPO DE GASTO 73 Bienes y Servicios para Inversión 9,27% 71 Gastos en Personal para Inversión 91,23% 84 Bienes de Larga Duración 89,81% 51 Gastos en Personal 99,24% 58 Transferencias y Donaciones Corrientes 100,00% 53 Bienes y Servicios de Consumo 96,40% 57 Otros Gastos Corrientes 97,88% Punto de Vista del Funcionario Con posterioridad a la conferencia final de comunicación de resultados, el resupuesto, adjunto al memorado JF-M-09-1034 1034 de 4 de diciembre Responsable de Presupuesto transcurso del de 2009, remitió documentación adicional a la presentada en el tra men, entre otros aspectos señaló lo siguiente: examen, las instituciones del sector público no financiero realizan rreformas eformas presupuestaria a la asignación presupuestaria inicial a fin de optimizar el uso de los recurso públicos y viabilizar los objetivos y metas institucionales acordes con el Plan de Gobierno nacional. De acuerdo a las directrices y según el tipo de modificaciones que se procesan en el e-sigef, SIGEF, estas son aprobadas por el Ministerio de Finanzas o por la Autoridad competente en la entidad. Todas las modificaciones que se ingresan ingresan,, se guardan en el sistema, como respaldo de las variaciones que sufre el presupuesto institucional durante la fase de ejecución presupuestaria; información que se encuentra disponible en la base de datos del sistema para que sea utilizada por el control posterior que rea realizan los entes de control; de acuerdo a los lineamiento conceptuales del sistema de administración papeles... Adjunto financiera, estos se encamina a mantener un sistema de archivo cero papeles esupuestarias INTRA1, sírvase encontrar la impresión y detalle del total de resoluciones pr presupuestarias INTRA2 e INTER mismas que mantiene en archivo la documentación de soporte e informes técnicos correspondientes, de acuerdo al tipo de reforma y al marco de competencias para su autorización autorización Criterio de Auditoria Lo manifestado por el responsable de presupuesto, motivó la revisión de la documentación que respaldó su punto de vista, evidenciándose el cumplimiento de la normativa que regula las etapas del ciclo presupuestario presupuestario. 9
Evaluación La Presidencia de la República en cumplimiento con lo que dispone el artículo 7 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, en su página web, publicó la evaluación financiera y programática del presupuesto 2008, de la siguiente manera: - Evaluación financiera del primer semestre del 2008; en la que se menciona el grado de cumplimiento de las políticas presupuestarias y causas de las desviaciones respecto de la programación y ejecución presupuestaria. - Evaluación programática del ejercicio económico 2008; se demostró la eficiencia y eficacia de las actividades y programas contenidos en el presupuesto que comprende, el análisis de los recursos asignados a cada programa con relación a las metas de producción de bienes y servicios; así como, el análisis de la provisión de los bienes y servicios a la sociedad con relación a los resultados previstos en la programación presupuestaria y en el plan operativo anual. Información que se procesó a través de las herramientas: Microsoft Office, Word y Excel 2007, en razón de que en el Sistema Integrado de Gestión Financiera e- SIGEF, nueva herramienta informática creada para el 2008, no estaba habilitado el módulo de evaluación presupuestaria, lo que impidió cumplir con lo establecido en la Norma Técnica de Presupuesto 2.5.8.2 Evaluación institucional, referente a que el responsable de la gestión financiera de la entidad elaborará cuatrimestralmente un informe de evaluación financiera de la ejecución presupuestaria y un informe de evaluación del avance de la ejecución de los programas para el período y acumulado, según las normas técnicas en cada caso, para conocimiento y toma de decisiones de las máximas autoridades institucionales. Conclusión La falta de implementación en el e-sigef del módulo de evaluación presupuestaria, no permitió disponer de evaluaciones financieras cuatrimestrales del presupuesto correspondiente al ejercicio económico del 2008. 10
Recomendación Al Director Financiero 1. Dispondrá al Responsable de Presupuesto, elabore los informes de evaluación cuatrimestral de la ejecución presupuestaria, los que serán remitidos para su revisión y posterior envío a la Secretaría General de la Presidencia de la República para conocimiento, aprobación y publicación en la página web institucional. Clausura y Liquidación El presupuesto de la Presidencia de la República, se clausuró el 31 de diciembre de 2008, a través del sistema e-sigef, con posterioridad se realizó el cierre contable conforme al Acuerdo 410 emitido por el Ministerio de Finanzas el 5 de diciembre de 2008. Se evidenció que los valores reportados al cierre del ejercicio económico 2008, corresponden a las contenidas en la liquidación presupuestaria en razón de que la Presidencia de la República no dejó pendiente obligaciones de pago al cierre del ejercicio. La información financiera, contable y presupuestaria del 2008, fue remitida al Ministerio de Finanzas en el plazo establecido en concordancia a lo señalado en las Normas Técnicas de Presupuesto 2.6.1 Clausura del Presupuesto y 2.6.2 Liquidación Presupuestaria. Puntos de Vista del Funcionario Con posterioridad a la conferencia final de comunicación de resultados, el responsable de presupuesto adjunto al oficio No. JF-M-09-1034 de 4 de diciembre de 2009, remitió documentación adicional a la presentada en el transcurso del examen y señaló lo siguiente: Según la NTP2.6.2.3 Información de soporte para la liquidación presupuestaria, las cifras contenidas en la Liquidación Presupuestaria se respaldarán en la información contable y presupuestaria del Ejercicio Fiscal cerrado, que las instituciones remitirán obligatoriamente al Ministerio de Finanzas hasta el 31 de enero del año subsiguiente... A fin de dar cumplimiento a esta disposición legal, el ente rector de las Finanzas Públicas debió habilitar el medio tecnológico a través del cual las instituciones del Gobierno Central remitan la información señalada, en los formatos técnicos 11
apropiados, que permitan un proceso adecuado de consolidación a nivel sectorial dentro del Presupuesto General del Estado. En virtud de que el MF en el ejercicio 2008 implementó un nuevo modelo de gestión financiera, concomitante con ello, la aplicación del e-sigef en todo el Sector Público no Financiero en forma obligatoria, herramienta en la cual se guarda toda la información que se requiere para la clausura y liquidación del presupuesto de 2008, el Ministerio de Finanzas no implemento los medios técnicos para que las instituciones envíen la información. Criterio de Auditoría De lo expresado en párrafos precedentes, se determinó que las etapas del ciclo presupuestario de la Presidencia de la República, por el período sujeto a examen, se cumplió de manera razonable a través de la aplicación de la herramienta informática denominada Sistema Integrado de Gestión Financiera e-sigef y en observancia de lo establecido en las normas técnicas presupuestarias que rigen para las instituciones del sector público no financiero. Conclusión El presupuesto de la Presidencia de la República se clausuró el 31 de diciembre de 2008 y se procedió al cierre contable de conformidad con las normas técnicas vigentes. Recomendación A la Secretaria General 2. Dispondrá al funcionario Responsable de Presupuesto, que una vez que se realice la liquidación presupuestaria, ponga en conocimiento del Director Financiero de la Presidencia de la República, documento que posteriormente será enviado al Ministerio de Finanzas para el trámite correspondiente. Ing. Alberto Guerra Román DIRECTOR DE AUDITORIA INTERNA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA 12