Guía Rápida del SYSASM 1
El presente documento es una guía rápida de usuario del programa SYSASM. Al abrir el programa, nos encontramos con los siguientes menús: Menú Archivo Procesar Entradas Esta opción sirve para incorporar un fichero que debe estar en formato ASMCLI, no sirve cualquier fichero. Suele ser un fichero que procede de otro sistema. Envío Fichero Cuando el cliente termina de grabar sus envíos o bien a lo largo del día si prefiere ir enviando los datos grabados poco a poco, debe entrar en esta opción para que el programa envíe un email con los envíos grabados. La dirección de correo a la que se envía, se define en el momento de la instalación del producto. La opción marcada por defecto es, envío del fichero por email pero también se puede grabar a Disco y enviar después con un cliente de correo, por ejemplo Outlook, o como último recurso hacerlo por FTP. Esta última opción es menos frecuente ya que los dispositivos de seguridad del cliente pueden impedirlo (Proxy, firewall). 2
Hay que tener en cuenta que una vez se haya transmitido el fichero, no es posible eliminar envíos. Si todo va bien, aparecerá un mensaje diciendo PROCESO REALIZADO CORRECTAMENTE. Menú Edición Incluye las típicas opciones de Cortar, Copiar y Pegar. Menú Grabación Nuevo Para grabar un nuevo envío. Datos a proporcionar: Fecha, por defecto saldrá la fecha del día. Cliente ASM, un SYSASM puede tener más de un cliente dado de alta, aquí elegiremos el cliente en cuestión que grabará el envío. Servicio, es el tipo de servicio que se quiere enviar. El servicio por defecto se decide en el momento de la instalación. El más usado es COURIER. Horario, franja horaria de entrega del envío, ASM24, ASM14, ASM10 El horario por defecto también se define en el momento de la instalación. Remitente al seleccionar el cliente, los campos de este apartado se habrán rellenado de forma automática. Destinatario, aquí se rellenan los datos del destino del envío. Los campos obligatorios son Nombre, Dirección, CP y Población que se rellena sola al especificar código postal. Bultos, número de bultos de los que consta la expedición. Kilos, los kilos totales del envío. 3
M. Cúbicos, volumen en cubicaje de la expedición. Portes, si va a portes pagados (P) o a portes debidos (D) Reem., cantidad de Reembolso si lo hubiera. Albarán, número de albarán con el que saldrá el envío. El sistema propone un número aunque se puede modificar. OJO, con no repetir número de albarán. Declaración de Contenido, para especificar si lleva seguro o no y de qué tipo. Referencias adicionales, se pueden añadir otras referencias al envío y no se podrá añadir más de 2 referencias del mismo tipo. Posicionamos el cursor en el campo y pulsamos Intro, aparecerá una ventana para seleccionar el tipo de Referencia: 4
Para crear un envío nuevo también se puede pulsar el botón Modificar Para modificar un envío ya existe y no transmitido, (no se pueden modificar envíos ya transmitidos), introducir un criterio de búsqueda y pulsar Buscar Se puede llegar a la misma opción pulsando el botón del lápiz rojo. 5
Borrar Lo mismo para borrar un envío que no se haya transmitido. Se consigue lo mismo pulsando el botón Consulta Para localizar un envío y solamente consultarlo. También se puede usar el botón. Menú Listados Hoja de Carga Es la lista de envíos que ha grabado el cliente en un día concreto. Se suele imprimir y dar al chófer de ASM en el momento en el que va a recoger la mercancía. Un ejemplo de hoja de carga sería: Menú Mantenimiento Remitentes Para dar de alta, baja o modificar remitentes. La ventana es la siguiente: 6
Destinatarios Para dar de alta, baja o modificar destinatarios habituales. La ventana es la siguiente: 7
En el ejemplo, se muestra el primer destinatario de la base de datos, porque sí tiene añadidos destinatarios. Existe una forma automática de añadir varios destinatarios al mismo tiempo, gracias al ejecutable destinatarios.exe de C:\SYSASM. El procedimiento está disponible en la Red Social de ASM. Sub_Destinat Dado un destinatario, se pueden crear subdestinatarios, ejemplo: Seleccionamos el código de destinatario para el cual queremos crear el subdestinatario y lo rellenamos. Macros Observ. Existen 11 observaciones por defecto configuradas para que se puedan usar de manera automática: 8
Cuando se está grabando un envío y se llega al campo Observaciones, se puede pulsa la tecla Fx donde x es uno de los números de arriba, para que aparezca la observación en cuestión. Por ejemplo, si usamos mucho la observación MUY FRÁGIL, en el campo Observaciones se pulsaría la tecla F11 del teclado. Menú Utilidades Canalizaciones Si la actualización automática de canalizaciones no funciona, hay que descargar el fichero TOTALIN.txt de la zona de descargas de ASM, http://www.asmred.com/soporte, pulsando botón derecho del ratón sobre TOTALIN SYSASM y seleccionando la opción Guardar enlace como o Guardar destino como, y copiarlo en el directorio C:\SYSASM. Con esta opción se puede ir a C:\SYSASM, seleccionar el archivo TOTALIN.txt descargado y proceder a hacer la actualización. Mostrará una ventana para buscar el archivo: 9
Conf. Sist. Es una opción protegida con contraseña que solo puede ser usada por el departamento de Soporte de ASM. Gest. Etiquetas A través de esta ventan se gestionan los trabajos de impresión, es decir, las etiquetas que se han impreso. 10
Encolado el es la fecha en la que se imprimió la etiqueta. Fecha es el día que sale manifestado el envío. Spooler Se usa esta opción si se tiene más de una etiquetadora en distintos ordenadores. Se usaría para seleccionar la etiquetadora por la cual se van a imprimir las etiquetas. Lo común es tener una sola etiquetadora y no hay que cambiar nada en esta pantalla: Serv. Etiquetas Es la aplicación más importante porque sin ella no se pueden imprimir las etiquetas. Debe abrirse tras abrir el programa si se desea que tras grabar el envío, salga impresa la etiqueta. Al pulsar botón derecho del ratón sobre el servidor de etiquetas (también conocido como servidor de impresión o cola de impresión), tenemos una opción muy importante que es el Timer. Debe estar activado para que se impriman las etiquetas. Si desea ir grabando los envíos y después imprimir las etiquetas todas de golpe, habría que desactivar esta opción y después activarla para que se empezaran a imprimir las etiquetas. Retener (Retener/Desretener) Se usa para retener la mercancía si no puede salir ese día y para desretenerla el día que sí pueda salir. En ambos casos la pantalla es la misma: 11
Excel Sirve para exportar a un fichero de Excel los envíos comprendidos entre un rango de fechas. Clientes Es una opción protegida con contraseña que solo puede ser usada por el departamento de Soporte de ASM. Punteo de salida Sirve para añadir un tracking de salida del cliente. Una vez impresas las etiquetas y puestas en los paquetes, estos se disparan con una pistola, permitiendo después imprimir un listado o exportarlo a Excel. Cuando la agencia importa el fichero del cliente, se añade un tracking a cada envío. 12
Menú? (Acerca de) En esta ventana podemos ver la versión del producto, el nombre del equipo donde está instalado y también permite compactar y reparar la base datos. Esto es eliminar todos los envíos anteriores a una fecha. No se recomienda usar esta opción sin antes haber hecho una copia de seguridad de la base de datos. Al pulsar el botón Compactar y Reparar saldrá esta ventana: A continuación pide la fecha: 13