OFICINA DEL OMBUDSMAN BALANCE DEL AÑO 2012
Conceptos que fundamentan la figura del Ombudsman y parámetros que sustentan su gestión, cuyo contenido se encuentra disponible en www.ombudsman.petrobras.com o a través de Integra en Espacio Petrobras. PERFIL: razones de su creación y momento de incorporación a la estructura de la empresa. RESPONSABILIDAD DE LA FUNCIÓN: alcances y compromiso. PILARES, OBJETIVO Y ALCANCES DE LA FUNCIÓN: detalle y públicos involucrados. FUNDAMENTOS, POLITICAS Y DIRECTRICES: desarrollo de las premisas básicas sobre las que funciona la oficina del Ombudsman. SISTEMA REPORTE DE IRREGULARIDADES: descripción del sistema, detalle del proceso y conceptos generales sobre la temática que incluye.
Acciones desarrolladas durante el año 2012 1-Presentaciones: Se realizaron durante el año 5 presentaciones con el propósito de dar a conocer las características más relevantes que hacen del área un canal de alta valoración en la compañía. Externas En el programa "Competencias de un Director - Parte II en I.A.E. En el Panel Etica empresaria y Ombudsman en U.C.A. Internas Capacitación 3er. ciclo - La valija del líder" Segunda Presentación de la función y Código de Etica en Planta Genelba Presentación de la función y Código de Etica en Planta Avellaneda 2-Código de Gobierno Societario (CGS): La Comisión Nacional de Valores publicó en Mayo 2012 la nueva Resolución General nro 606/12 que modificó la reglamentación vigente desde el 2007 y demanda de las empresas la actualización de los térmios del nuevo CGS. El ajuste, del que formó parte la Oficina del Ombudsman, se implementó exitosamente durante el ejercicio 2012 bajo la supervisión de la Gerencia del Gobierno Corporativo.
Acciones desarrolladas durante el año 2012 3-Entidad de Control Interno: Se concluyó con el relevamiento requerido por la Sección 404 de la Ley Sarbanes Oxley al 31 de diciembre 2012. No se identificaron deficiencias en el área de Ouvidoría que pudieran afectar la confiabilidad de la información financiera. Esta confirmación fue sustentada por la Gerencia Ejecutiva de Auditoría Interna. 4-Plan de Acción Organizacional (PAO): La Oficina del Ombudsman participó del equipo de PAO creado para que un grupo de líderes de diferentes áreas de la empresa, analice los resultados de la Encuesta de Clima ciclo 2011. Tanto la evaluación de las propuestas y sugerencias recibidas del personal como la viavilidad de su implementación, constituyen el propósito fundamental de su funcionamiento. 5-Auditoría Externa: La empresa Price Waterhouse & CO. S.R.L, contratada por PESA, auditó la Oficina del Ombudsman en dos oportunidades. No se registraron observaciones al momento de sus respectivos cierres. Trimestralmente Ouvidoría le deriva el resumen de las estadísticas del área. 6-Encuesta de Opinión: En el mes de Noviembre 2012 fueron encuestados 22 líderes con estrecha relación a la Oficina del Ombudsman por la temática, asiduidad y complejidad de las denuncias recibidas vinculadas con las áreas a su cargo. El resumen de los resultados se muestran en la página siguiente.
Encuesta de Gestión 2012 - Oficina del Ombudsman En el mes de Noviembre preparamos una encuesta con el propósito de conocer la opinión de gerentes relacionados directamente con la oficina del Ombudsman y así optimizar la gestión. La selección de titulares encuestados se dio a partir de la frecuencia y envergadura de los casos de denuncias o reportes de irregularidades vinculados con las áreas a su cargo. Las sugerencias y recomendaciones serán evaluadas para programar su implementación. Convocados para participar con su opinión: 22 líderes 1. Comparando la fecha de alta de una denuncia y la de derivación formal a su área cómo evaluaría ud. la recepción de la misma? 0 % 0 % 15 % 85 % Fuera de fecha sin justificación Con demoras razonables o justificadas Sin demoras según los temas Sin demoras en todos los casos 2. Cómo calificaría el seguimiento que hace la Oficina del Ombudsman de los reclamos derivados? 0 % No hay seguimiento 0 % Es insuficiente o errático 8 % Es el adecuado según los temas 92 % Es correcto y adecuado para todos los casos
Encuesta de Gestión 2012 - Oficina del Ombudsman 3. Qué posición estima que asume la Oficina del Ombudsman en los temas que recibe y deriva? 0 % Indiferente 0 % Pragmática 15 % Responsable (sólo asegura los procedimientos) 85 % Comprometida (analiza, deriva, sigue reglamentos y procedimientos, garantiza respuestas) 5. Cree o percibe Ud. que la Oficina del Ombudsman induce o direcciona las decisiones y respuestas finales que toman las áreas responsables sobre las denuncias? 0 % 100 % Si No 6. Cree o percibe Ud. que la Oficina del Ombudsman apela, cuestiona o modifica las decisiones finales sobre una denuncia, una vez anunciadas por las áreas responsables? 0 % 100 % Si No 4. En el ámbito de la compañía cuáles podrían ser en su opinión los motivos que hacen de la Oficina del Ombudsman un canal validado por el personal cuando tiene algún conflicto? 54 % 46 % 38 % 31 % 15 % 8 % 8 % 8 % 8 % 0 % 0 % Porque los tranquiliza la garantía de confidencialidad Porque confían en la ayuda de alguien neutral Porque saben que tienen libertad para hacerlo Porque temen represalias o perjuicios laborales Porque quieren tener otra respuesta a la ya obtenida Porque no les satisfacen las respuestas de sus líderes o de RH Porque creen que siempre recibirán soluciones a todos sus problemas Porque necesitan ser apoyados para resolver crisis Porque otros le han dicho que conviene consultarlo Porque no se animan a plantearlo a sus líderes Porque no saben que hacer o con quien hablar
Encuesta de Gestión 2012 - Oficina del Ombudsman 7. Acerca de la Oficina del Ombudsman y su influencia en la empresa, comente por favor: Rasgos Mejorables Realizar una nueva campaña de divulgación Reforzar presencia en los activos y plantas de la compañía Fortalezas principales Transparencia Equidad Imagen de integridad Calidad profesional del equipo de trabajo Respaldo y buena orientación Capacidad de escucha Objetividad y ecuanimidad Experiencia y compromiso Garantía de confidencialidad 8. Qué recomendaciones o sugerencias nos aportaría para optimizar nuestra gestión? Se sintetizan en Divulgación de su accionar a partir de ejemplos concretos en los que la confidencialidad lo permita Participar en reuniones con los negocios para disponer de información actualizada sobre las gestiones de cada uno. Compartir informes y resultados
El Sitio del Ombudsman - Biblioteca Publicaciones Ciclo 2012 6 publicaciones: Comunicación 5 publicaciones: Management, Liderazgo y Estrategia 2 publicaciones: Etica Empresarial 2 publicaciones: Toma de Decisiones 1 publicación: Relaciones y Comportamiento Empresarial y Social Porcentaje según Temática
El Sitio del Ombudsman Accesos al Site Durante el año 2012 se registraron 5.505 accesos más que el año anterior, lo que representa un incremento del 41% Desde el año 2009 la Oficina del Ombudsman mantiene el puesto nro. 3 en el ranking de sitios más explorados dela empresa.
Denuncias Ingresadas
Denuncias según Procedencia Denuncias según Procedencia 2011 Denuncias según Procedencia 2012 Externas Internas
Estado Denuncias al 31 Diciembre Estado Denuncias al 31/12/2011 Estado Denuncias al 31/12/2012 Cerradas En Tratamiento
Denuncias por Tema Denuncias ingresadas por Tema Clientes Red Conflicto Intereses Relaciones Interpersonales Operación y Servicios
Tiempo Promedio de Resolución de Casos Calculado según la cantidad de días de tratamiento de cada reporte, transcurridos desde la fecha de ingreso hasta la de su cierre definitivo. Año 2011 Casos Cerrados Total días de Cierre Promedio día / caso Promedio Final 50 2783 56 1 mes 25 días Año 2012 Casos Cerrados Total días de Cierre Promedio día / caso Promedio Final 54 1958 36 1 mes 6 días
Gracias por conocer nuestro Balance anual del año 2012 Recordamos los canales de comunicación habilitados Canal de Denuncias Para comunicar irregularidades, fraudes o conflicto de Intereses a personas internas o externas a Petrobras Energía SA: https://sox.petrobrasenergia.com Contactos Para el acercamiento de personas internas o externas, a través de nuestra página, teléfonos o dirección de mail. www.petrobras.com.ar ombudsman@petrobras.com 011-4344-7105/6524 ó 7155