REGLAMENTO ASIGNACION CONTROL Y LIQUIDACION DE PARTIDAS MUNICIPALES A LAS JUNTAS DE EDUCACION DE ESCUELAS, JUNTAS ADMINISTRATIVAS DE COLEGIOS Y ASOCIACIONES DE DESARROLLO INTEGRAL O SIMILARES OTORGADAS POR LA MUNICIPALIDAD DE HEREDIA. El Concejo Municipal de la Municipalidad de Heredia en Sesión Extraordinaria No. 164-2008, celebrada el día 7 de febrero del 2008, acuerda aprobar en definitivo el presente reglamento. I. CALIFICACION DE LAS ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES PARA RECIBIR FONDOS PUBLICOS. Artículo No.1: Para que sean beneficiarios de recursos las Juntas Administrativas de Colegios, Juntas de Educación de Escuelas y Asociaciones de Desarrollo Integral o similares para la realización de proyectos deberán llevar a cabo el siguiente procedimiento: a) En el caso de las Asociaciones de Desarrollo Integral deberán cumplir con los requisitos establecidos en la circular No.14299 emitida por la Contraloría General de la República, la cual establece que previo a la asignación de los recursos el sujeto privado debe remitir la siguiente información: a.1. Solicitud de calificación de idoneidad que incluya lo siguiente: i. Nombre y número de la cédula jurídica. ii. iii. Nombre y número de cédula del representante legal. Domicilio legal, domicilio del representante legal, dirección de las oficinas o dirección clara del representante legal, para facilitar las notificaciones, así como los números del apartado postal, teléfono, facsímil y correo electrónico, según se disponga de esos medios. a.2. La Asociación de Desarrollo Integral deberá tener al menos un año de haber sido inscrito en el registro respectivo, para poder administrar fondos públicos. a.3. La Asociación de Desarrollo Integral deberá presentar además a la Oficina de Planificación los siguientes requisitos: Fotocopia de la escritura constitutiva Certificación de la personería jurídica de la organización con indicación de los integrantes de la Junta Directiva. Adjuntar datos personales de las personas que forman la Junta Directiva. Copia certificada por ambos lados de la cédula Jurídica. Certificación de Contador Privado Incorporado en donde se indica que la organización cuenta con los libros de actas y libros contables(diario, mayor, inventarios y balances y registro de auxiliares) debidamente legalizados y actualizados. Cuando los montos recibidos sean iguales o superiores a 50 millones se requiere un Contador Público Autorizado.
. Los Estados Financieros de la Organización, dictaminados por el Contador Público Autorizado, cuando los montos recibidos sean iguales o superiores a 50 millones, caso contrario no es requerido. Acuerdo de la Junta Directiva donde solicite a la Administración la calificación de Idoneidad. a.4 Para contar con la calificación de idoneidad las Asociaciones no deberán tener liquidaciones de recursos pendientes de entregar. a.5 La Oficina de Planificación verificará los documentos aportados para determinar el cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios. En caso de que falte información en los documentos aportados, la Oficina de Planificación hará la prevención respectiva, para que en el plazo de cinco días hábiles aporten los requisitos omitidos. Posteriormente se elevará al Concejo Municipal para que apruebe o deniegue la solicitud. a.6 La calificación de idoneidad tendrá una vigencia de dos años. No. obstante los cambios en la Junta Directiva deberán comunicarse a la Oficina de Planificación a fin de que realice los cambios respectivos en el expediente. a.7 El sujeto privado está en la obligación de comunicar a la Administración cualquier variación en la información presentada y que se tomó como base para otorgarle la calificación. b) Para que las Fundaciones puedan solicitar la calificación de Idoneidad, además de los requisitos indicados deberán cumplir con los siguientes requisitos que se establecen en artículo No. 18 de la Ley de Fundaciones No. 5338: a. Tener como mínimo un año de constituidas, para lo cual deberán presentar copia del acta de constitución debidamente autenticadas. b. Haber estado activas desde su constitución, calidad que adquieren con la ejecución de por lo menos, un proyecto al año. c. Tener al día el registro de su personalidad y personería para lo cual deberán remitir copia de la cédula jurídica y personería jurídica debidamente autenticada e información de las personas que forman la Junta Directiva. d. No tener pendientes liquidación de los recursos asignados por la Administración. c) Para que las Juntas Administrativas o de Educación reciban fondos públicos asignados por Municipalidad deberán remitir a la Oficina de Planificación.: a. Copia del acuerdo del Concejo Municipal en que fue nombrado cada miembro de la Junta. b. Copia de la Cédula Jurídica. c. Certificación de la personería jurídica, extendida por la autoridad competente. d. Fotocopia de la cédula del representante legal
Artículo No. 2: Las Asociaciones de Desarrollo Integral deberán remitir copia de los planes y presupuestos para Conocimiento del Concejo de Distrito, el cual tendrá un plazo de quince días para formular observaciones ante la Dirección Nacional de Desarrollo de la Comunidad, en cumplimiento del artículo No. 32 y 33 de la Ley de Desarrollo de la Comunidad, número 3859. II. PLANIFICACION, ASIGNACION Y PRESUPUESTACION DE PROYECTOS. Artículo No. 3: Para la asignación de recursos municipales asignados por medio de Presupuesto Participativo se seguirá el siguiente procedimiento: a- La Administración coordinará con los Concejos de Distrito durante el mes de febrero la convocatoria a las Organizaciones no Gubernamentales y a la comunidad en general para que participen de un taller donde se explicará la metodología que se utilizará para la asignación de recursos por medio del Presupuesto Participativo, por medio de convocatoria pública. b- Las Asociaciones de Desarrollo Integral deberán convocar y realizar una Asamblea donde la comunidad presente y prioricen los proyectos, deberá quedar constancia de la Asamblea realizada. c- Los Concejo de Distrito convocan y realizan una Sesión Ampliada en la primer semana del mes de junio, con las, Juntas de Educación y Administrativas; Asociaciones de Desarrollo Integral de cada distrito, donde las organizaciones deberán presentar los Perfiles de los Proyectos, adjuntando copia del acta por parte de las Asociaciones de Desarrollo Integral, donde se demuestre que hubo participación ciudadana. d- Los Concejos de Distrito presentarán al Concejo Municipal durante la primer semana de julio para que sean incorporados al Presupuesto Ordinario la lista de Proyectos con su respectivo perfil, copia del acuerdo del Concejo de Distrito donde aprueban los proyectos y se presente un análisis detallado y debidamente motivado de la recomendación emitida, adjuntando copia de la lista de las organizaciones que participaron de la sesión ampliada. e- El Concejo Municipal traslada los Proyectos a la Administración para que los incorpore en el POA y Presupuesto del año siguiente. f- La Alcaldía Municipal presentará el Plan Operativo Anual y Presupuesto, con el conjunto de proyectos que resulten del proceso de planificación participativa y lo remite durante el mes de agosto al Concejo Municipal para su respectiva aprobación. Articulo No. 4: Para la asignación de otros recursos municipales, por medio de Presupuestos Ordinarios y Extraordinarios, la comunidad deberá presentar las solicitudes ante el Concejo de Distrito la cual se regirá por los siguientes pasos: a- Se deberá presentar ante el Concejo de Distrito el Perfil del Proyecto según el formulario y plazo que se establezca. b- El Concejo de Distrito en coordinación con la Comisión de Hacienda, en el período que establezca la Comisión, recomendarán la inclusión de los proyectos según los recursos presupuestarios disponibles. c- La Comisión de Hacienda remitirá a la Administración los perfiles de los proyectos seleccionados para que la Alcaldía presente el documento presupuestario. Artículo No.5: Una vez aprobados los presupuestos por la Contraloría General de la Republica, la Municipalidad comunicará a las Asociaciones de Desarrollo Integral o similares y las Juntas Administrativas de Colegios y Juntas de Educación de Escuelas beneficiadas el nombre y monto de las partidas asignadas.
Artículo No. 6: Las organizaciones beneficiarias, deberán considerar dentro de los costos del proyecto, los montos correspondientes a los honorarios y gastos del profesional que elaborará las especificaciones técnicas del proyecto que van a ejecutar con la partida municipal que recibirán. Artículo No. 7: Todo proyecto que se incorpore dentro del Presupuesto de la Municipalidad de Heredia deberá contar con el respectivo perfil de acuerdo al formulario establecido por la Oficina de Planificación, adjuntando algún documento que demuestre que la propiedad donde se ejecutará el proyecto sea de dominio público. III. EJECUCION Y CONTROL DE LOS PROYECTOS Artículo No. 8 Las organizaciones deberán realizar los procesos de contratación administrativa para la ejecución de los proyectos, con anterioridad al retiro de los fondos, tomando como base certificación de la Dirección Financiera de la Municipalidad, salvo en los casos en que se tenga que contratar a un Ingeniero o Arquitecto para la elaboración de planos. Artículo No.9: Para que la Oficina de Planificación otorgue el visto bueno para que soliciten el retiro de los recursos deberán contar con los siguientes requisitos: 9.1. Cumplir con lo establecido en el artículo anterior, para lo cual deberán entregar copia del acuerdo de adjudicación en firme tomado por la Junta Directiva. 9.2. Estar al día con las liquidaciones de partidas entregadas en el año anterior y con las liquidaciones en su caso de las partidas entregadas durante el período. 9.3 8.4. Deberán remitir copia del permiso de construcción cuando corresponda. 9.4. En el caso de las Asociaciones de Desarrollo Integral o similar, deben presentar los presupuestos debidamente aprobados por DINADECO, según lo establece el punto 6.35 de la Circular 8060, emitida por la Contraloría General de la República. 9.5 Si el monto a transferir es superior a 150,733 UD de acuerdo a lo que establece la circular 14300 el presupuesto debe estar aprobado por la Contraloría General de la República. Artículo No.10: La Municipalidad tramitará el giro de los fondos asignados, a las Asociaciones de Desarrollo Integral o similares y las Juntas administrativas de Colegios y Juntas de Educación de Escuelas una vez cumplidos los siguientes requisitos, los cuales deben presentarlos ante la Tesorería Municipal. 10.1. Presentar carta suscrita por el representante legal, que incluya: 10.1.1. Una declaración jurada en la que se indique que los fondos serán manejados exclusivamente en una cuenta corriente bancaria especial para este tipo de fondos y que para éstos se llevarán registros independientes en la contabilidad. 10.1.2. El número de la cuenta corriente bancaria del banco estatal en donde se depositarán los fondos del beneficio patrimonial. 10.1.3. Una aceptación incondicional de presentar a la entidad u órgano público concedente, los informes correspondientes con la periodicidad que éste le indique y de mantener a su disposición toda la información y documentación relacionada con el manejo de los recursos y libre acceso para la verificación de la ejecución financiera y física del proyecto. 10.2. Copia de la personería jurídica, cédula jurídica y copia cédula del representante legal. 10..3. Contar con el visto bueno de la Oficina de Planificación.
Artículo No.11: Cuando los recursos hayan sido retirados por la organización el Departamento de Tesorería comunicará inmediatamente al Departamento de Ingeniería y remitirá copia del cheque y recibo de dinero para el expediente a la Oficina de Planificación. Artículo No.12 Para que las organizaciones puedan iniciar con la ejecución de las partidas deberán tramitar ante el Departamento de Ingeniería cuando corresponda el respectivo permiso de construcción. Artículo No. 13: Una vez que el Departamento de Ingeniería esté notificado de que la obra ha sido adjudicada, coordinará con el responsable del Proyecto por parte de la Organización para que se inicie el proceso de seguimiento e inspección de los proyectos e implemente la utilización de una bitácora por cada proyecto. Artículo No.14: El Departamento de Ingeniería fiscalizará que se cumplan las especificaciones técnicas que entregó la organización para solicitar permiso de construcción y en los casos en donde existe alguna variación en la construcción, el Departamento de Ingeniería deberá suspender las obras hasta tanto el Profesional Responsable de la obra informe que dichas variaciones no afectarán el diseño estructural de las mismas. Artículo No.15: El Departamento de Ingeniería remitirá informe de avance de cada inspección realizada a cada organización con copia a la Oficina de Planificación, así como de la finalización de los proyectos. Artículo No.16: El Coordinador de Planificación será el encargado de llevar el control de las partidas asignadas por la Municipalidad a las diferentes organizaciones, recibirá y revisará las liquidaciones presentadas por las diferentes organizaciones, para lo cual debe organizar un archivo donde se mantendrá un expediente con toda la información de cada una de las organizaciones. Artículo No.17: Las organizaciones beneficiadas no deberán mantener por más de un periodo partidas sin ejecutar, cuyo plazo será de un año, el cual iniciará a partir del momento en que haga retiro de los fondos. Artículo No.18: Durante el proceso de contratación y ejecución, los intereses que generen los fondos de las partidas sin ejecutar deberán ser asignados a la misma obra. Artículo No.19: Las partidas económicas deben ser utilizadas únicamente para el fin asignado por la Municipalidad. Artículo No.20: Si una vez ejecutado el proyecto, quedase un saldo de la partida, podrán solicitar el cambio de destino al Concejo Municipal. El Concejo Municipal puede aprobar la solicitud planteada y comunicarlo al Departamento de Control de Presupuesto de la Contraloría General de la República, para que tomen nota del cambio realizado.
Artículo No.21: En casos muy calificados se podrá solicitar al Concejo Municipal, el cambio de destino de la partida, brindando una clara explicación de los motivos de la variación pretendida y que, además, adjunte documentación que respalde la petición, como un presupuesto del nuevo proyecto, un plan de trabajo para cumplir esa meta, cronograma del proyecto, copia del acuerdo de la Asamblea donde autoriza el cambio de destino solicitado. Quedará a criterio del Concejo Municipal si se aprueba o rechaza el cambio de destino. Artículo No. 22: En los casos de que el Concejo Municipal autorice un cambio de destino, se deberá hacer el respectivo cambio, por medio de modificación presupuestaria, en los casos en que los recursos no se hayan retirado, si los recursos están en las cuentas de la organización se tomará nota del cambio autorizado. La aprobación de un cambio de destino no amplia el plazo para la ejecución de la partida. IV. LIQUIDACION DE PROYECTOS Artículo No.23 : Cuando se trate de proyectos de obras de Infraestructura, las organizaciones deberán presentar una liquidación parcial a los seis meses después de haber retirado los recursos, cuando se trate de obras que se efectúen en un plazo mayor a éste (seis meses). Artículo No.24: Cuando el proyecto se haya ejecutado deberán presentar dentro del mes siguiente a que finalizó la obra o se efectuó la compra respectiva, la liquidación con los siguientes requisitos: 24.1. Nota de remisión firmada por el presidente de la Junta Directiva, acompañado de copia de la cédula de identidad. 24.2. Fotocopia del libro de actas de la Junta Directiva donde conste que se conoció y aprobó la liquidación. 24.3. Certificación emitida por un Contador Privado Incorporado de acuerdo al monto, la existencia de recursos en efectivo o títulos valores que respalden el monto reportado como Superavit. 24.4. Los intereses generados de las partidas presupuestarias asignadas, deberán ser reportados en las liquidaciones parciales y anuales, adjuntando una certificación del estado de cuenta, en el que se compruebe el monto de los intereses o en su defecto una certificación de un Contador Privado Incorporado. 24.5. Deberá presentar copia del contrato de mano de obra por cada proyecto firmado por el contratista a cargo de la obra y el Presidente de la Organización Comunal acompañado de las facturas debidamente autorizadas por la Dirección General de Tributación Directa. Artículo No.25: Las Asociaciones de Desarrollo Integral y Juntas Administrativas y de Educación deberán presentar las liquidaciones en la Oficina de Planificación, dentro del plazo establecido en los artículos anteriores. Artículo No.26: Cuando se trate de obras de infraestructura, deberán aportar un informe técnico suscrito por el profesional a cargo de la obra, detallando que la misma cumplió con las especificaciones técnicas que mediaron la aprobación del proyecto.
. Artículo No.27: Aquellas liquidaciones presentadas con errores o incompletas, la Oficina de Planificación les otorgará un plazo de 15 días naturales, luego de la notificación, para la subsanación de las mismas. En caso de omitir dicha subsanación la Municipalidad no girará más recursos, así como procederá a presentar las denuncias correspondientes. V. OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES Artículo No.28: La Oficina de Planificación y el Departamento de Ingeniería deberán en el ámbito de sus respectivas competencias institucionales asegurar el cumplimiento del presente reglamento. Asimismo la Oficina de Planificación presentará informes semestrales a la Alcaldía Municipal y con copia al Concejo Municipal. Artículo No.29: Responsabilidades de los funcionarios municipales: Las causales de responsabilidad administrativa e imposición de sanciones a los funcionarios de la Municipalidad de Heredia por las eventuales faltas que cometan en el ejercicio de su cargo, serán las previstas en el régimen aplicable en los artículos 149 y 150 del Código Municipal, cumpliendo con los principios del Debido Proceso y Derecho de Defensa, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y/o penales que pudieron haber incurrido esos servidores municipales. Artículo No. 30: Obligaciones y Responsabilidades de las organizaciones beneficiarias de partidas municipales en concordancia con la Ley General de Control Interno y la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento ilícito en la Función Pública, sin perjuicio de otras responsabilidades y obligaciones de las organizaciones o sus integrantes, reguladas en otros cuerpos normativos, deberán las organizaciones sometidas a este reglamento cumplir con lo que a continuación se indica: a- Presentar las liquidaciones dentro del plazo establecido. b- No podrán modificar en todo o en parte el Proyecto aprobado, sin la autorización previa del Concejo Municipal. c- La información suministrada en las liquidaciones o en la solicitud de precalificación de idoneidad, deberá ser veraz para lo cual deberán presentar la documentación atinente que lo acredite. d- Deberá atender en plazo otorgado las solicitudes que de acuerdo al Proyecto presentado, realice la Oficina de Planificación para completar la información contenida en las liquidaciones que establece este reglamento. e- No podrán utilizar fondos provenientes de las partidas asignadas, hacia fines distintos del asignado, aunque estos también sean de interés público. Cuando esos fondos sean desviados y se realicen en beneficio de intereses privados, del sujeto agente o terceros, la municipalidad tiene la facultad para revocar dicho beneficio y el beneficiario quedará obligado a restituir el valor total de lo asignado, con los daños y perjuicios respectivos. La recuperación del monto desviado podrá lograrse, además por la vía ejecutiva, con base en la resolución certificada por el Contador Municipal, la cual se constituirá en titulo ejecutivo. f- Las partidas entregadas deberán ser ejecutadas en el período asignado, caso contrario deberán ser reintegradas a la municipalidad junto con las utilidades que estas hayan generado. g- Deberán cumplir el régimen de prohibiciones e incompatibilidades establecido en la Ley General de Control Interno, Ley General de Contratación Administrativa y sus respectivos reglamentos, salvo en caso de que la Contraloría General de la República levante la incompatibilidad. h- Deberán garantizar la más amplia medida de control a las partidas asignadas, con le fin de asegurar su sana administración.
i- Deberán someter a aprobación de la Contraloría General de la República los presupuestos que lo requieran. j- Deberán administrar los fondos municipales en una cuenta bancaria separada. k- Deberán realizar los procesos de contratación administrativa según lo establecido en la Ley de Contratación Administrativa. Artículo No. 31: En caso de incumplimiento a las anteriores obligaciones y responsabilidades la municipalidad estará facultada para suspender provisional o permanentemente la asignación de partidas municipales previa garantía del debido proceso. De igual forma dichos sujetos privados podrán incurrir en responsabilidades civiles y administrativas, sin perjuicio de las sanciones establecidas en el artículo 7 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, las cuales se determinarán a través del procedimiento ordinario establecido en el artículo No.308 y siguientes de la Ley General de Administración Pública. Lo anterior, también sin perjuicio de las consecuentes responsabilidades penales. Artículo No. 32: Este reglamento rige a partir de su segunda publicación cumpliendo el procedimiento del artículo No. 43 del Código Municipal. TRANSITORIO I: Para aquellas organizaciones que en el momento en que entre en vigencia este Reglamento tengan liquidaciones pendientes, tendrán un plazo de seis meses para presentarlas. Cuando la partida pendiente de liquidación sea del año 2007, se dará como plazo un año para su liquidación. TRANSITORIO II: Para que las organizaciones cumplan con lo establecido en el artículo No.1, se dará un plazo de seis meses a partir de que entre en vigencia este reglamento para que las organizaciones soliciten la calificación de idoneidad y presenten los documentos que se solicitan en dicho artículo. PUBLICADO LA GACETA NO.46 DE FECHA 5 DE MARZO DEL 2008.