OFICINA VIRTUAL: electrónica MANUAL DE USUARIO
INDICE 1 Intrducción... 3 1.1 Acces a la Oficina Virtual... 3 1.2 Cóm ser acreedr de ICEX... 8 2 Funcinalidades de... 8 2.1 Dats de... 8 2.2 Nueva factura... 10 2.3 Mdificar una factura (factura rectificativa)... 19 2.4 Cnsulta facturas... 28 3 Cntact de dudas y cnsultas... 29 Página 2 de 29
1 Intrducción Cn la facturación electrónica ns puedes enviar las facturas y las facturas rectificativas a través de nuestra ficina virtual, sin necesidad de enviarlas a través de papel, l cual cnllevará a una mayr agilidad en el trámite y pag de las mismas. También pdrás cnsultar el estad en el que se encuentran las mismas, y mdificar ls dats de facturación. Este servici es sól para ls prveedres de ICEX. La aplicación web utiliza Cl@ve y el MiniApplet de @Firma prprcinad pr Frja-ctt que es una herramienta de Firma que sprta ls siguientes frmats de firma: PAdES-BES / EPES, XAdES-BES / EPES y CAdES-BES / EPES Se debe de tener en cuenta que aunque se dispnga de certificad digital, puede ser que la primera vez que accedams a la aplicación, se inicie de frma autmática la instalación de un prgrama de firma digital. Para ayudarte a la instalación del mism dispnes de un manual en la página principal de la facturación electrónica. 1.1 Acces a la Oficina Virtual Para acceder a la Oficina Virtual, ns dirigirems en primer lugar al prtal de ICEX a través de nuestr navegadr web mediante la dirección URL: http://www.icex.es Si bajams al área inferir de la página de inici del prtal encntrarems un menú cn acces direct a la ficina virtual: Página 3 de 29
También pdems acceder directamente mediante la URL: https://ficinavirtual.icex.es Al hacer clic en, ns muestra una ventana cn el acces a la herramienta, en la que explica brevemente cm se accede al frmulari de facturación en el que se incluye infrmación sbre el cliente de firma digital, ls requisits necesaris para pder utilizar la aplicación, infrmación de cóm presentar una factura en nmbre de un tercer, así cm pdems cntactar cn ICEX para slicitar asistencia. Página 4 de 29
Hacems clic en el enlace Acces, se muestra la siguiente ventana, dónde seleccinarems la frma de acceder, pudiend ser: Cl@ve @Firma. Si necesitams más infrmación sbre ellas, dispnems de uns enlaces para ell. @Firma, Es una aplicación que se ejecuta en cliente (en el rdenadr del usuari, n en el servidr Web). N almacena ningún tip de infrmación persnal del usuari, ni hace us de ckies, ni ningún tr mecanism para la gestión de dats de la sesión. Ns muestra una ventana cn la infrmación para acceder y ls requisits de la platafrma @Firma. Hacems clic en el btón Acceder. Página 5 de 29
Ns infrmará que está accediend al certificad que tengams instalad en nuestr equip cn una ventana cm la que se muestra a cntinuación: En el cas que tengams varis certificads instalads en el equip, ns mstrará un cuadr de diálg para pder seleccinar el certificad cn él que vams a acceder. Cl@ve, Es un Sistema de Identificación, Autentificación y Firma para ls ciudadans cmún a td el Sectr Públic Administrativ Estatal, basad en el us de claves cncertadas, cnfrme a l previst en el artícul 13.2 c) de la Ley 11/2007, de 22 de juni, de acces electrónic de ls ciudadans a ls servicis públics y cnfrme al Reglament Eurpe de Identidad y Firma 910/2014. Página 6 de 29
La principal nvedad que incrpra el sistema Cl@ve es la psibilidad de realizar firma electrónica mediante certificads electrónics centralizads, es decir, certificads electrónics almacenads y custdiads pr la Administración Pública. Ests certificads centralizads, certificads en la nube permiten al ciudadan firmar dcuments electrónics desde cualquier dispsitiv que tenga cnexión a Internet y sin ningún equipamient adicinal. En este cas, se frece un link para darse de alta en el sistema de Cl@ve. Psterirmente accederems a la herramienta cn una imagen similar a la que se muestra a cntinuación: En esta ventana se muestran ls siguientes dats: Un primer blque referente a ls Dats de usuari, dnde se muestran tdas las persnas físicas jurídicas autrizadas para perar cn el certificad digital que hems seleccinad al acceder, si ls hubiera, incluyend al mism titular del certificad, mstrand: NIF: NIF de la persna. Titular: nmbre de la persna. Un segund blque referente a las Entidades autrizadas, dnde se muestran tdas las persnas jurídicas que han autrizad al certificad utilizad para acceder a la aplicación a realizar facturas en su nmbre, mstrand: CIF: CIF de la empresa. Razón Scial: razón scial de la empresa. Nta: En el cas que la entidad n sea acreedra de ICEX, ns l indicará al situarns cn el ratón sbre el icn de prhibid. Página 7 de 29
1.2 Cóm ser acreedr de ICEX Para btener el usuari, debems registrar la Empresa en el Prtal ICEX. Una vez que sea aprbad pr ICEX se le remite pr crre electrónic el usuari de acces que también sirve para. 2 Funcinalidades de 2.1 Dats de La aplicación, recge ls dats que hems incluid cuand ns hems registrad en el Prtal de ICEX. En el cas de que ls dats de facturación sean diferentes a ls dats que hems facilitad cuand ns registrams en el prtal ICEX, ls pdems mdificar, para ell, hacems clic en Mdificar dats del acreedr: Ns muestra una ventana cn ls dats actuales: Página 8 de 29
El camp Cmplement, se refiere a ls dats cmplementaris de la dirección que n pdams reflejar en el rest de camps creads para tal efect. Nta: Pdems mdificar tds ls dats, except la Razón Scial y el NIF/CIF. Mdificams ls dats necesaris, y hacems clic en el btón Guardar. A cntinuación, ns mstrará una ventana cn ls dats actualizads. Página 9 de 29
En nuestr ejempl, hems mdificad el Tip de Vía. 2.2 Nueva factura Para crear una nueva factura, debems hacer clic sbre el btón crrespndiente del usuari entidad que querems que sea el autr de la factura. Accedems al frmulari de facturas, cn la estructura cm la que se muestra a cntinuación: Página 10 de 29
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Dats del emisr: En este blque se muestra la infrmación del acreedr que va a emitir la factura, pudiend ser ls dats del usuari, bien, la entidad que hayams elegid. Desde el frmulari de la factura n se pueden mdificar. En el cas de que ls querams mdificar, tendrems que hacerl a través de Mdificar ls dats de acreedr. Dats del receptr: En este blque se mstrará, a md infrmativ, ls dats del receptr de la factura, que será el ICEX. Mstrand: La razón scial, CIF, Dirección, Municipi, Prvincia, Códig Pstal y Teléfn/Fax. Página 12 de 29
Dats de la nueva factura: Este blque crrespnde a ls dats prpiamente de la factura. Debems incluir ls dats de ls siguientes camps: Prpuesta: Es un númer prprcinad pr el pnente. El prveedr debe slicitarl a dich pnente. El númer de prpuesta es necesari tant para las nuevas facturas, cm para las facturas rectificativas que realicems. Nº Factura: Númer de factura. Departament: Elegims el departament de ICEX crrespndiente al que vams a facturar. Psición Gast: Este dat l prprcina el pnente de ICEX. Camp numéric de 3 psicines. Númer Cntrat: Este dat l prprcina el pnente de ICEX. Camp alfanuméric. Pnente: Elegims la persna de cntact de ICEX a la que vams a facturar. Fecha de Factura: Pr defect, ns muestra la fecha actual. Fecha de Vencimient y Frma de Pag: N es psible mdificarl. SWIFT/IBAN: N es mdificable desde este frmulari, per si desde Mdificación de ls dats de Acreedr. Ntas de Pag: Incluirems ls cmentaris relacinads cn el pag. Página 13 de 29
Detalle de la factura, incluirems cada un de ls prducts/servicis pr ls que querems realizar la factura. Si necesitams incluir más de un prduct/servici, hacems clic en el btón Nta: Pdrá existir una factura cn IVA igual a 0. En ese cas, tds ls elements servicis facturads en la factura deben tener un IVA igual a 0. Observacines: Pdems incluir las bservacines que cnsiderems a la factura. Dcumentación: Pdems adjuntar ls dcuments necesaris. Nta: Tds ls dats que tienen *, sn camps bligatris. Página 14 de 29
Una vez que hems incluid tda la infrmación referente a la factura, hacems clic en el btón Tramitar. En cas de que exista algún errr en ls dats que hems intrducid, vlverá a mstrarns la misma ventana y ns infrmará de ls dats que n sn crrects, apareciend dichs dats en clr rj. En el cas que estén tds ls dats crrects, se crea un brradr de la factura cn la infrmación que hems incluid, y ns muestra una ventana del estil de la que se muestra a cntinuación: En la parte inferir derecha de la ventana hacems clic en el btón Firmar y enviar Página 15 de 29
Y ns muestra una ventana cn el listad de ls certificads que tenems instalads en nuestr equip; seleccinams el certificad crrespndiente y hacems clic en el btón Aceptar: Ns muestra una ventana indicand que se ha tramitad crrectamente, indicándns el númer de registr y de dcument que se han generad, así cm la fecha del registr. Ns pdems descargar el dcument haciend clic en el enlace que hay para ell. Página 16 de 29
Adicinalmente, pdems añadir un crre electrónic para que ns envíe una cpia de la factura, para ell, añadims el e-mail en el cuadr de text y pulsams el btón Enviar. Página 17 de 29
Y recibirems un crre del estil: Página 18 de 29
2.3 Mdificar una factura (factura rectificativa) Una vez que hems emitid una factura, n pdems mdificarla. Per pdems emitir una factura nueva que rectifique la errónea, para ell accedems a: Nueva Factura rectificativa. Accedems al frmulari de facturas rectificativas, cn la estructura cm la que se muestra a cntinuación: Página 19 de 29
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Dats del emisr: En este blque se muestra la infrmación del acreedr que va a emitir la factura, pudiend ser ls dats del usuari, bien, la entidad que hayams elegid. Desde el frmulari de la factura n se pueden mdificar. En el cas de que ls querams mdificar, tendrems que hacerl a través de Mdificar ls dats de acreedr. Dats del receptr: En este blque se mstrará, a md infrmativ, ls dats del receptr de la factura, que será el ICEX. Mstrand: La razón scial, CIF, Dirección, Municipi, Prvincia, Códig Pstal y Teléfn/Fax. Página 21 de 29
Dats de la factura a rectificar: Este blque crrespnde a ls dats y mtiv de la crrección de la factura. Debems incluir ls dats de ls siguientes camps: Númer de Factura a rectificar Fecha de factura a rectificar Causa de la rectificación Dats de la nueva factura: Este blque crrespnde a ls dats prpiamente de la factura. Debems incluir ls dats de ls siguientes camps: Página 22 de 29
Prpuesta: Es un númer prprcinad pr el pnente. El prveedr debe slicitarl a dich pnente. El númer de prpuesta es necesari tant para las nuevas facturas, cm para las facturas rectificativas que realicems. Nº Factura: Numer de factura. Departament: Elegims el departament de ICEX crrespndiente al que vams a facturar. Psición Gast: Este dat l prprcina el pnente de ICEX. Camp numéric de 3 psicines. Númer Cntrat: Este dat l prprcina el pnente de ICEX. Camp alfanuméric. Pnente: Elegims la persna de cntact de ICEX a la que vams a facturar. Fecha de Factura: Pr defect, ns muestra la fecha actual. Fecha de Vencimient y Frma de Pag: N es psible mdificarl. SWIFT/IBAN: N es mdificable desde este frmulari, per si desde Mdificación de ls dats de Acreedr. Ntas de Pag: Incluirems ls cmentaris relacinads cn el pag. Detalle de la factura, incluirems cada un de ls prducts/servicis pr ls que querems realizar la factura. Si necesitams incluir más de un prduct/servici, hacems clic en el btón Nta: Pdrá existir una factura cn IVA igual a 0. En ese cas, tds ls elements servicis facturads en la factura deben tener un IVA igual a 0. Observacines: Pdems incluir las bservacines que cnsiderems a la factura. Página 23 de 29
Dcumentación: Pdems adjuntar ls dcuments necesaris. Nta: Tds ls dats que tienen *, sn camps bligatris. Una vez que hems incluid tda la infrmación referente a la factura, hacems clic en el btón Tramitar. En cas de que exista algún errr en ls dats que hems intrducid, vlverá a mstrarns la misma ventana y ns infrmará de ls dats que n sn crrects, apareciend dichs dats en clr rj. En el cas que estén tds ls dats crrects, se crea un brradr de la factura cn la infrmación que hems incluid, y ns muestra una ventana del estil de la que se muestra a cntinuación: Página 24 de 29
En la parte inferir derecha de la ventana hacems clic en el btón Firmar y enviar Y ns muestra una ventana cn el listad de ls certificads que tenems instalads en nuestr equip; seleccinams el certificad crrespndiente y hacems clic en el btón Aceptar: Página 25 de 29
Ns muestra una ventana indicand que se ha tramitad crrectamente, indicándns el númer de registr y de dcument que se han generad, así cm la fecha del registr. Ns pdems descargar el dcument haciend clic en el enlace que hay para ell. Adicinalmente, pdems añadir un crre electrónic para que ns envíe una cpia de la factura, para ell, añadims el e-mail en el cuadr de text y pulsams el btón Enviar. Página 26 de 29
Y recibirems un crre del estil: Página 27 de 29
2.4 Cnsulta facturas Si querems cnsultar las facturas que hems emitid en un determinad perid de tiemp, pdems realizarl accediend a través del enlace Búsqueda de facturas. Ns muestra un frmulari dnde le indicarems las fechas de inici y fin del perid que querems buscar, y a cntinuación hacems clic en el btón Buscar: Ns muestra un listad cn las facturas que tengams entre el perid indicad, especificand el estad el que se encuentra cada una de las facturas. Si hacems clic en el btón Limpiar, ns eliminará las fechas que hubiésems cumplimentad anterirmente en ls camps crrespndientes a las fechas de inici y fin. Pdems descargarns cada una de las facturas haciend clic en el btón Descargar crrespndiente. Página 28 de 29
3 Cntact de dudas y cnsultas Para cualquier duda cnsulta, cntactar cn el Servici de Ventana Glbal de la Secretaría de Estad de Cmerci Exterir, a través de: Teléfn 900 349 000 Crre electrónic Frmulari infrmacin@icex.es Puedes encntrarl en la página web de inici de https://ficinavirtual.icex.es/facturacinelectrnica Página 29 de 29