Hoja de Control de Actualizaciones del Documento VERSION FECHA DESCRIPCION DE LA MODIFICACION Se efectuaron los siguientes cambios: 1. Se incluye el Centro de Conciliación 2. Los asuntos que superen una cuantía de 40 SMLV no se tramitan en el Consultorio Jurídico 3. Numeral 3.5.1: Se suprime la elaboración del oficio enviado al juzgado ya que es diligenciado un formato de práctica que es suministrado por el Consejo Superior de la Judicatura. 4. El estudiante presenta a la Sala Administrativa del Consejo Seccional de la Judicatura el 01 01/11/2011 formato suministrado para la práctica para efectos de legalizar ante esa corporación del pasantía del estudiante. 5. Numeral 3.5.5: se cambia el nombre del numeral por Informe a la oficina de control y registro de la judicatura de división Terminada la pasantía la Directora de Consultorio es responsable de remitir a la oficina de Control y Registro de la Decanatura de división en el FT-RC-05. 02 20/02/2013 Se modifica: 1. Numeral 3.2.2 ASESORÍA ATENCION DIRECTA AL USUARIO: Se adiciona Dicha entrevista al usuario debe ser diligenciada ya sea para dar información sobre trámite del algún asunto que no se lleve en el consultorio y aquellos que sean seleccionados para tramitarlos por el estudiante practicante. 03 29/05/2013 Se modifica: 1. Numeral 3.1 INDUCCION: Además se socializan los formatos establecidos en el Centro de Conciliación y consultorio jurídico. Todos los estudiantes matriculados en el Consultorio Jurídico que cumplan con la formación mínima exigida por el Ministerio de Justicia y del Derecho en Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos deberán realizar su práctica en el Centro de Conciliación del Consultorio Jurídico. 2. Numeral 3.2.2 ASESORÍA ATENCION DIRECTA AL USUARIO: - Siempre se debe diligenciar la entrevista al usuario, ya sea para dar información sobre trámite del algún asunto que no se lleve en el consultorio y aquellos que sean seleccionados para tramitarlos por el estudiante practicante. - Si el asunto de que se trata en materia de conciliación no puede ser tramitado por el Centro de conciliación, o el usuario no aporta como mínimo la cuenta de servicios públicos domiciliarios, se le indica a este la razón por la cual no se puede tramitar o que documentos e información debe aportar para darle tramite a su solicitud, dejando constancia de ello en el FT-CJ-01 ENTREVISTA AL USUARIO. Si el asunto se puede tramitar y se aporta como mínimo la cuenta de servicios públicos el estudiante elabora la RECEPCION DE SOLICITUD DE SERVICIO DE CONCILIACION FT-CJ-08 NOTA: Los asuntos en el área civil que superen una cuantía de 40 SMLV Consultorio Jurídico, en el área laboral el máximo es de 20 SMLV. no se tramitan en el ELABORO REVISO APROBO NOMBRE: Hilda Correa Valderrama NOMBRE: Guillermo Bolívar Ortiz NOMBRE: Hilda Correa Valderrama Director Consultorio Jurídico Responsable Mejora Continua Director Consultorio Jurídico
1. OBJETIVO Asesorar gratuitamente a personas de escasos recursos en todas las áreas del derecho, dando a conocer a la universidad SANTO TOMAS. 2. ALCANCE Asesoría en derecho laboral, civil, familia, administrativo, penal y el trámite de los procesos si lo requiere el usuario, suministro de formación a los líderes de la comunidad y capacitación en general, brigadas jurídicas, pasantías de los estudiantes de derecho de la universidad SANTO TOMAS, convenios de colaboración con otras entidades. 3. DESARROLLO 3.1 INDUCCION A ESTUDIANTES Al iniciar las prácticas del Consultorio del Jurídico a partir del octavo semestre, la Directora del Consultorio y del Centro de Conciliación realizan inducción a los estudiantes sobre el reglamento del consultorio, las modalidades de prácticas que pueden adelantar y la socialización de los formatos que son utilizados tanto en el Consultorio como en el Centro de Conciliación. Todos los estudiantes matriculados en el Consultorio Jurídico que cumplan con la formación mínima exigida por el Ministerio de Justicia y del Derecho en Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos deberán realizar su práctica en el Centro de Conciliación del Consultorio Jurídico. De esta actividad se dejará evidencia en el FT-CJ-08 INDUCCION CONSULTORIO. 3. 2 ASESORÍA EN DERECHO LABORAL, CIVIL, FAMILIA, ADMINISTRATIVO, PENAL 3.2.1 REQUISITOS PARA ACCEDER AL SERVICIO Cualquier ciudadano del área metropolitana que requiera de esta asesoría es atendido en el Consultorio Jurídico para esto debe presentarse ante la Secretaria del Consultorio Jurídico y suministrar los datos que son solicitados (Datos personales) quien lo direccionará ante el estudiante respectivo. La Secretaria del Consultorio Jurídico suministra información al ciudadano frente a su necesidad de asesoría jurídica y diligencia el FT-CJ-03 CONTROL DE USUARIOS. 3.2.2 ASESORÍA ATENCION DIRECTA AL USUARIO El estudiante toma nota en el FT-CJ-01 ENTREVISTA AL USUARIO, donde se detalla el diagnostico que presenta el usuario atendido y el motivo de consulta, en este registro el
estudiante ingresa las consideraciones sobre las actividades que se debe realizar. Siempre se debe diligenciar la entrevista al usuario, ya sea para dar información sobre trámite del algún asunto que no se lleve en el consultorio y aquellos que sean seleccionados para tramitarlos por el estudiante practicante. Al finalizar la entrevista el estudiante deberá verificar con la Secretaria del Consultorio Jurídico si ambos le asignaron la misma área al asunto motivo de la entrevista. Si el asunto de que se trata en materia de conciliación no puede ser tramitado por el Centro de conciliación, o el usuario no aporta como mínimo la cuenta de servicios públicos domiciliarios, se le indica a este la razón por la cual no se puede tramitar o que documentos e información debe aportar para darle tramite a su solicitud, dejando constancia de ello en el FT-CJ-01 ENTREVISTA AL USUARIO. Si el asunto se puede tramitar y se aporta como mínimo la cuenta de servicios públicos el estudiante elabora la RECEPCION DE SOLICITUD DE SERVICIO DE CONCILIACION FT-CJ-08 NOTA: Los asuntos en el área civil que superen una cuantía de 40 SMLV no se tramitan en el Consultorio Jurídico, en el área laboral el máximo es de 20 SMLV. Una vez finalizada la asesoría jurídica al usuario se indaga sobre la satisfacción de este frente a la asesoría en el FT-CJ-05 ENCUESTA AL USUARIO. Finalizada la entrevista si contiene los anexos exigidos, se le entrega a la Secretaria para que los remita a la Dirección del Consultorio Jurídico o a la Secretaría del Centro de Conciliación. La copia que repose en la carpeta del estudiante con la encuesta de satisfacción será firmada por la Secretaria del Consultorio, indicando la fecha de recibido, esta entrega se hará al finalizar la jornada de atención en el día en que fue recibida. Si el proceso se debe adelantar ante juzgados de otros Municipios se rechaza el trámite por falta de competencia; sin embargo el consultorio elabora una petición para el juez competente que se denomina amparo de pobreza con el fin de que el juzgado designe un abogado que adelante sin remuneración alguna el trámite del proceso. Si el asunto es seleccionado se le indica al usuario que debe aportar dentro de los cinco días hábiles siguientes los documentos necesarios para adelantar el trámite, de lo cual se dejará constancia en la entrevista Fotocopia de la cedula Factura de servicios públicos Fotocopia de la EPS o SISBEN (Si la tiene)
Cuando el usuario presente los documentos exigidos para determinar su capacidad económica y los indicados en la entrevista con fines probatorios, se realiza la selección del asunto y se designa, mediante reparto interno, al mismo estudiante que realizó la entrevista para que adelante el proceso. Para el reparto del asunto se dispone del término de dos (2) días, contados a partir del día siguiente de recibida la documentación por la dirección. Después de repartido el caso, el estudiante tendrá diez (10) hábiles para presentar ante al asesor del área, un estudio del mismo y un proyecto de demanda, acción de tutela, derecho de petición o actuación jurídica a seguir, informando las pruebas adicionales que solicitó al usuario y dándole a éste un término máximo de cinco (5) días hábiles para la entrega de las mismas, la aportación de las pruebas adicionales debe ser anterior al vencimiento de los diez (10) días. El Asesor del área podrá dar el visto bueno o exigirá la corrección, con indicación de que aspecto deben ser reformados, para lo cual se tendrá un término máximo de cinco (5) hábiles, para su nueva presentación ante el Asesor. NOTA: Si no son presentadas las evidencias por el usuario dentro del término establecido se se archiva el asunto indicando los motivos que se tiene para ello. Corregida la actuación jurídica adelantada por el asesor, el estudiante la presenta en la oficina de apoyo judicial del edificio de los juzgados, con el respectivo poder, si se trata de demanda, en un término no superior a dos (2) días hábiles, para que sea repartida y debe estar atento a todas las actuaciones emitidas por el juzgado a quien le correspondió por reparto la demanda y arrimar copia de la actuación judicial a su carpeta. El estudiante practicante deberá indicar cronológicamente las fechas de las actuaciones en el formato FT- CJ-02 RECORD DEL CASO. Si se trata de Acción de Tutela, Derecho de Petición y Amparo de Pobreza, se le entregará directamente al usuario dejando constancia de ello, con firma y fecha del usuario. El estudiante indicará al asesor respectivo las distintas diligencias que se programen en el proceso con el fin de recibir asesoría sobre la conducta procesal que debe asumir. Terminado el proceso el estudiante presentara copia de la decisión final que emita el juzgado de conocimiento.
3.3 SUMINISTRO DE FORMACIÓN A LOS LÍDERES DE LA COMUNIDAD Y CAPACITACIONES EN GENERAL De acuerdo con las necesidades de la comunidad el Consultorio Jurídico diseña un cronograma en donde plasma la programación para los cursos solicitados, estos son dictados por los estudiantes en práctica bajo la supervisión de la Directora del Consultorio Jurídico. El estudiante en práctica debe dejar evidencia de la asistencia de las personas de la comunidad en el FT-MC-01 REGISTRO DE ASISTENCIA A EVENTOS. 3.4 BRIGADAS JURÍDICAS El objetivo de esta actividad es el mismo que la asesoría dentro del consultorio ya descrita; lo especial es que se desarrollan en barrios, corregimientos y municipios en las sedes de acción comunal, con los cuales el Director del Consultorio hubiera celebrado compromiso, previo la realización del cronograma. El Consultorio Jurídico en conjunto con los líderes comunitarios y alcaldes hacen la difusión de este evento y señalan las fechas, hora y sitio en el cual se reunirán con los usuarios que estén interesados en la asesoría. Cuando se realizan las brigadas se deja evidencia en el FT-MC-01 REGISTRO DE ASISTENCIA A EVENTOS de los usuarios y los estudiantes asistentes y el FT-CJ-01 ENTREVISTA AL USUARIO. Una vez finalizada la asesoría jurídica al usuario se indaga sobre la satisfacción de este frente a la asesoría en el FT-CJ-05 ENCUESTA AL USUARIO. Si el caso es seleccionado el usuario se acerca al consultorio y se procede como se encuentra descrito en los párrafos anteriores. 3.5 PASANTIAS Los estudiantes de los últimos dos semestres de derecho adelantan sus prácticas en la modalidad de pasantías en distintos entidades: Despachos judiciales Bienestar familiar Fiscalía General de la Nación Entidades en convenio
3.5.1 INICIO DE LA PASANTÍA El estudiante debe indicar al Directora del consultorio el nombre del juez y el número del despacho donde va a adelantar la pasantía, la Directora del Consultorio Jurídico procede diligencia el formato de práctica académica del Consejo Superior de la Judicatura, en el cual se indica: el nombre del estudiante, identificación, el semestre que adelanta, designación del Juzgado u Oficina Judicial donde adelantará la práctica. Dicho formato se entrega al estudiante para que lo presente a la Sala Administrativa del Consejo Seccional de la Judicatura, para efectos de legalizar ante esa Corporación la pasantía del estudiante. 3.5.2 ACTIVIDADES QUE DESARROLLA DURANTE LA PASANTÍA El objetivo de la pasantía es que el estudiante adquiera el conocimiento y la practica en las actividades más básicas del funcionamiento de un juzgado, las actividades generales son: Radicación de procesos Atención al público Archivo de providencias Foliación de los expedientes Conocimiento de los distintos libros radicadores Elaboración de exhortos y oficios 3.5.3 DURACIÓN DE LA PASANTÍA Esta tiene una duración de dos semestres, el horario es fijado directamente con el titular del juzgado, el control de esta práctica es llevado por el juez y la universidad realiza seguimiento a cada sitio de práctica mensualmente dejando evidencia FT-CJ-04 CONTROL DE VISITAS A JUZGADOS. 3.5.4 FINALIZACIÓN Y REGISTRO DE LA PASANTÍA Cumplidos los dos semestres el juez o titular del despacho evalúa al estudiante con una nota de 1 a 5, los parámetros de dicha calificación están definidos en el FT-CJ-07 DESEMPEÑO ESTUDIANTES EN PASANTIA. La calificación emitida por el juez se archiva en la carpeta de cada estudiante.
3.5.5 INFORME A LA OFICINA DE CONTROL Y REGISTRO DE LA DECANATURA DE DIVISION. Terminada la pasantía por el estudiante el Director del Consultorio es responsable de remitir a la Oficina de Control y Registro de la Decanatura de División la novedad de la nota asignada al estudiante que terminó la práctica y que fue asignada por el Juez.; ya que dicha nota debe aparecer registrada como requisito para obtener la autorización para que el estudiante se titule, siempre y cuando haya cumplido con los demás requisitos. FT-RC-05- NOVEDAD DE NOTAS. 3.5.6 CONVENIOS DE COLABORACIÓN CON OTRAS ENTIDADES Para poder proveer las pasantías a los estudiantes de la universidad, el Director del Consultorio hace uso de los convenios suscritos con otras entidades. 4. ANEXOS FT-CJ-01 ENTREVISTA AL USUARIO FT-CJ-02 RECORD DEL CASO FT-CJ-03 CONTROL DE USUARIOS FT-CJ-04 CONTROL DE VISITAS A JUZGADOS FT-CJ-05 ENCUESTA USUARIOS FT-CJ-07 DESEMPEÑO ESTUDIANTES EN PASANTIA FT-CJ-08 INDUCCION CONSULTORIO FT-MC-01 REGISTRO DE ASISTENCIA A EVENTOS FT-RC-05 NOVEDAD NOTAS Demanda Sentencia Oficio enviado por la directora del consultorio Oficio enviado por el juzgado aceptando el practicante
ACTO ADMINISTRATIVO del juez definiendo la terminación de la pasantía Informe de los estudiantes que han terminado pasantía Convenios