MINISTERIO DE SANIDAD, SERVICIOS SOCIALES E IGUALDAD INSTITUTO DE LA JUVENTUD DIRECCIÓN GENERAL PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE UN SERVICIO PARA LA REALIZACIÓN DEL I ENCUENTRO MUNDIAL DE EMPLEO Y OPORTUNIDADES PARA LA JUVENTUD EN UN ENTORNO GLOBAL 1. DESCRIPCIÓN DEL I ENCUENTRO MUNDIAL DE EMPLEO Y OPORTUNIDADES PARA LA JUVENTUD EN UN ENTORNO GLOBAL El Instituto de la Juventud, mediante la convocatoria de carácter supranacional y realización del I Encuentro Mundial de Empleo y Oportunidades para la Juventud en un Entorno Global, pretende posibilitar la búsqueda de alianzas interculturales que posibiliten la formación y la inserción laboral de los jóvenes en un mundo globalizado, a la vez que llegar a acuerdos que faciliten las políticas de movilidad supranacional y oportunidades globales de formación y empleo de la juventud. En él se analizará, debatirá y alcanzarán conclusiones efectivas sobre: El empleo juvenil: problemas y desafíos. La formación para el empleo: claves de futuro, tendencia y modelos, fomento de calidad. La puesta en común de experiencias innovadoras de promoción y fomento del empleo juvenil y acuerdos de colaboración entre diferentes países. El autoempleo y espíritu empresarial entre jóvenes: cómo fomentarlo? La empresa privada como marco para la incorporación laboral de los jóvenes. Las medidas para la movilidad internacional de trabajadores. La utilización del 3.0 en el fomento del empleo y formación internacional: -Bolsas de trabajo internacional. -Plataformas de formación virtual, intercambios culturales y aprendizaje de idiomas Está prevista la asistencia de 38 Delegaciones de países pertenecientes al G 20 y a la Organización Iberoamericana de Juventud (Alemania, Arabia Saudita, Argentina, Australia, Bolivia, Brasil, Canadá, Chile, China, Colombia, Corea del Sur, Costa Rica, Cuba, Ecuador, Estados Unidos, El Salvador, España, Francia, Guatemala, Honduras, India, Indonesia, Italia, Japón, México, Nicaragua, Panamá, Paraguay, Perú, Portugal, Reino Unido, República Dominicana, Rusia, Sudáfrica, Turquía, Uruguay y Venezuela) y una representación de la Unión Europea. Dicho encuentro tendrá lugar, durante los días comprendidos entre el 15 y 19 de octubre de 2012, en las instalaciones del Centro Eurolatinoamericano de Juventud (CEULAJ), ubicado en la ciudad de Mollina (Málaga), y perteneciente al Instituto de la Juventud.
2. OBJETO DEL CONTRATO Lo constituye la contratación de diversos servicios que posibilite la convocatoria y realización del I Encuentro Mundial de Empleo y Oportunidades para la Juventud en un Entorno Global, detallándose a continuación los servicios que se deberán prestar. 3. SERVICIOS A CONTRATAR Y CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS 3.1. Alojamiento: El I Encuentro Mundial de Empleo y Oportunidades para la Juventud en un Entorno Global requerirá de alojamiento en dos localizaciones: Madrid y Antequera. La calificación mínima de los hoteles será de cuatro estrellas y el servicio tipo a contratar será el de habitación doble, de uso individual, con desayuno. Madrid El hotel a contratar en Madrid deberá ser céntrico y preferiblemente situado en el eje del Pº de la Castellana. Antequera * Días 14 y 19 de octubre, un máximo de 76 habitaciones. Dada las características y capacidad hotelera de esta ciudad y en previsión de ocupación, el Instituto de la Juventud ha reservado el hotel Antequera Golf. La empresa adjudicataria se hará cargo de dicha reserva, lo que permitirá alojar a todas las Delegaciones en las mismas condiciones y en un mismo emplazamiento. * Días 15, 16, 17 y 18 de octubre, un máximo de 80 habitaciones. 3.2. Manutención Madrid * Día 14 y 19 de octubre, cena en el hotel para un máximo de 76 comensales. * Día 15 de octubre, almuerzo para un máximo de 100 comensales. 2
Antequera * Día 15 de octubre, cena en hotel Antequera Golf, para un máximo de 80 comensales. * Día 16 de octubre, cena de gala XX Aniversario OIJ, para un máximo 100 comensales, en Antequera ciudad, en instalaciones adecuadas al nivel de este evento. * Día 17 de octubre, visita y cena en el museo Picasso de Málaga, para un máximo de 100 comensales. * Día 18 de octubre, cena para un máximo de 100 comensales, en Antequera ciudad, en instalaciones adecuadas al nivel de este evento. 3.3. Transportes 3.3.1 Autobuses El tipo de vehículo a utilizar en los desplazamientos que a continuación se indican, ya sea autobús y/o microbús, deberá estar calificado como de lujo. Madrid: * Día 15 de octubre, desplazamiento de un máximo de 100 personas, desde el hotel de residencia hasta las dependencias o instalaciones donde se vaya a celebrar la Recepción Oficial de las Delegaciones (Madrid ciudad y/o alrededores), y de aquí a la estación de tren Puerta de Atocha. Desplazamiento desde la sede donde haya tenido lugar la Recepción Oficial, hasta el restaurante donde se sirva el almuerzo y de ahí a la estación de tren Puerta de Atocha. Los vehículos estarán a libre disposición de la organización del Encuentro hasta la hora de embarque en el tren. * Día 19, desplazamiento de un máximo de 80 personas desde la estación de Puerta de Atocha hasta el hotel. Antequera: * Día 15 de octubre, desplazamiento desde la estación de tren de Antequera- Santa Ana, de un máximo de 80 personas, hasta el hotel Antequera Golf y de otras 30 hasta el CEULAJ. 3
* Días 16, 17 y 18 de octubre, desplazamiento (ida y vuelta) de un máximo de 80 personas desde el hotel, hasta las instalaciones del (CEULAJ), en Mollina (Málaga). Uno de los microbuses o autobuses empleado, permanecerá todo el día a libre disposición de la organización del Encuentro. Además de este servicio diario, se requerirá, en jornada de tarde-noche: * Día 16 de octubre, desplazamiento de ida y vuelta, de un máximo de 100 personas, dentro de la ciudad de Antequera. *Día 17 de octubre, traslado de ida y vuelta, de un máximo de 100 personas, desde Antequera a Málaga. *Día 18 de octubre, traslado de ida y vuelta, de un máximo de 100 personas, dentro de la ciudad de Antequera. *Día 19 de octubre, el desplazamiento de un máximo de 80 personas será desde el hotel en Antequera hasta el CEULAJ, y desde esta instalación, hasta la estación de tren Antequera-Santa Ana o aeropuerto de Málaga. A este número de personas habrá que añadir otras 30 más, que deberán ser trasladas, también, desde el CEULAJ hasta la estación de tren Antequera- Santa Ana. 3.3.2 AVE *Días 15 y 19 de octubre, desplazamiento de Madrid-Antequera y Antequera- Madrid, respectivamente, de un máximo de 76 delegados en clase preferente y de un máximo de 23 personas de protocolo en clase turista. 3.4. Acondicionamiento de espacios y medios técnicos y audiovisuales El Encuentro, cuya sede será el CEULAJ, constará de los siguientes espacios, susceptibles de ser acondicionados, como a continuación se especifica: 3.4.1. Set de Entrevistas Espacio destinado y acondicionado para posibilitar la grabación y transmisión de entrevistas a las personalidades concurrentes en el Encuentro. Dotado de trasera, moqueta e iluminación apropiada. 4
3.4.2. Sala de Asamblea Será el punto de encuentro principal y albergará la inauguración, la ponencia inaugural, las reuniones de la Asamblea y de una de las comisiones y la clausura. Estará constituida en torno a una mesa sin cabecera, con capacidad para 38 personas en un primer plano y otras 38 en un segundo plano, donde se ubicarán los asesores de cada Delegación. Estará dotada de sonido y de microfonía individual (38 puestos), conexión a Internet, toma de corriente para los 38 puestos, circuito cerrado de televisión, con conexiones a la Sala de Prensa y transmisión por Internet (streaming), así como del adecuado sonido e iluminación. Dispondrá de 4 pantallas de 50, con sus respectivos soportes y medios informáticos, 2 cámaras, 1 mezclador, 1 realizador y 2 operadores de cámara. Dispondrá de traducción simultánea para español/inglés e inglés/español. 3.4.3 Sala de Comisión Albergará las reuniones de una de las comisiones específicas, junto a la que se constituya en la Sala de Asamblea. El espacio imitará al de la Sala de Asamblea. Tendrá capacidad para 38 personas, en torno a una mesa redonda sin cabecera y estará dotada con los mismos medios técnicos que la Sala de Asamblea. 3.4.4. Salas de Trabajo Acondicionamiento de cinco salas de trabajo destinadas a reuniones bilaterales de carácter privado entre las distintas Delegaciones. Dispondrá del mobiliario adecuado para este tipo de reuniones. 3.4.5. Sala de Prensa Dotada para 20 puestos de trabajo, destinados a medios de comunicación acreditados y Gabinete de Comunicación. Dispondrá de circuito cerrado de televisión, conexiones a Internet, líneas RDSI, 2 fotocopiadora, 5 impresoras, 5 micrófonos de sobremesa y 2 inalámbricos de mano, así como del adecuado sonido e iluminación. Y dispondrá, también de 2 pantallas de 50, 1 cámara y 1 operador de cámara. 3.4.6. Sala de Autoridades Señalizada, amueblada y decorada, acorde con el nivel del evento. 5
La semana previa al desarrollo del Encuentro, se dedicará al montaje y verificación del correcto uso de las infraestructuras y medios que configuran la logística de este servicio que se contrata. 3.5. Producción de elementos La habilitación y adecuación de los diferentes espacios requerirá de la siguiente producción de elementos para: * Autobuses: - carteles para identificar los autobuses. * Hoteles: - carteles identificativos del Encuentro para los puntos de recepción de asistentes. * Recepción CEULAJ: - trasera (4 x 2,40 m.) aprox. y personalización de la recepción. * Set de Entrevistas: - trasera (4 x 2,40 m.) aprox. - señalización y decoración general y personalizada de la sala. * Sala de Asamblea: -mesas para 38 personas -trasera presidencia (6x3 m.) aprox. - atril. - trasera atril (2x3m.) aprox. - 38 identificadores de sobremesa para ponentes. - señalización y decoración general y personalizada de la sala. *Sala de Comisiones: - mesas para 38 personas. - trasera presidencia (4 x 2,40 m.) aprox. - 38 identificadores de sobremesa, para ponentes. - señalización y decoración general y personalizada de la sala. 6
*Sala de Prensa: -tarima de 5 x 4 m. a 20 cm. de altura. - trasera (4 x 2,40 m.) aprox. - mesas. - señalización y decoración general y personalizada de la sala. *Salas de trabajo: - 5 carteles identificativos *Exteriores: - En la sede del Instituto de la Juventud de la calle Marqués de Riscal, en Madrid: -1 pancartas de 350 x 185 cm. -1 de 150 x 1180 cm. - En la sede del Instituto de la Juventud de la calle José Ortega y Gasset, en Madrid: -1 pancarta 273 x 273 cm. - En la sede del Instituto de la Juventud del CEULAJ, en Mollina (Málaga): -1 pancartas de 350 x 185 cm. 3.6. Traducción simultánea El encuentro requerirá de traducción simultánea, español/inglés e inglés/español en la Sala de Asamblea y en una de las Salas de Comisiones, por lo que se necesitará: *Servicio de interpretación: - Días 16, 17 y 18 de octubre: 8 horas (Sala de Asamblea). - Días 17 y 18 de octubre: 4 horas (Sala de Comisiones). - Día 19 de octubre: 4 horas. *Alquiler de 100 auriculares. *Alquiler de 2 equipos completos de traducción simultánea. 7
3.7. Secretaría Técnica y Protocolo Cada una de las 38 Delegaciones estará asistida por profesionales del protocolo, bilingüe en español e inglés, que deberá atender a los representantes de cada Delegación durante los días de celebración del Encuentro. Desde el momento de llegada de las Delegaciones, hasta el de su partida de España, facilitando su estancia y atendiendo cualquier incidencia que pueda producirse. El número de profesionales del protocolo será de 23. La empresa adjudicataria designará a una o varias personas responsables de la supervisón, coordinación y realización de los cometidos asignados para el desarrollo del Encuentro, que trabajarán en estrecha colaboración con las personas designadas por el Instituto de la Juventud. A su vez constituirá en los meses previos al Encuentro y una vez adjudicado el presente contrato y hasta el 31 octubre, una Secretaría Técnica multilingüe (al menos español, inglés y otro idioma correspondiente a las delegaciones participantes), compuesta por: - 1 coordinador. - 3 auxiliar de protocolo. Estas personas de contrastada capacitación, auxiliarán al Instituto de la Juventud en tareas, para fomentar la participación al más alto nivel, transmitir los documentos previos de trabajo, coordinar los desplazamientos y alojamiento de las Delegaciones, supervisar los trabajos de producción técnica del evento. 4. PROYECTO Y PLAN DE TRABAJO Las ofertas deberán incluir una memoria técnica y otra de calidades, una o varias opciones de diseño de la actividad, descripción de los contenidos, así como un plan de trabajo minuciosamente detallado, de todos y cada uno de los servicios a prestar. Este contrato será cofinanciado por el Fondo Social Europeo, con cargo a las ayudas otorgadas a España a través del PROGRAMA OPERATIVO FSE 2007-2013 ASISTENCIA TÉCNICA (2007ES05UPO003). La existencia de cofinanciación comunitaria se hará constar en todos los documentos elaborados a través del presente contrato. 8
Madrid, 26 de marzo de 2012 VºBº El Director General El Jefe del Área de Creación Fdo. Rubén Urosa Sánchez Fdo. José Luis Navas Melchor 9