Manual Plataforma Web EasyChair Universidad Nacional de Colombia Facultad de Ciencias Económicas INTERGES
1. Introducción El objetivo del manual es otorgar una guía práctica para utilizar la plataforma web EasyChair para que los diferentes usuarios del sistema puedan utilizarla de forma adecuada, y así facilitar las actividades académicas que se lleven a cabo dentro de la plataforma. 2. Ingreso y creación de la cuenta Ingrese a la página web www.easychair.org. Una vez allí ubique en la parte superior derecha el vínculo llamado Log in y de clic ahí. Después ingrese en primer lugar a create an account (ver figura 1) para poder crear su cuenta. Figura 1: Paso 1. Crear cuenta Luego digite la imagen que le aparezca en el momento de su ingreso (ver figura 2) y de clic en continue. Figura 2: Paso 2. Imagen Luego encontrará un formulario solicitándole unos datos iniciales; complételo con su (1) nombre (s), (2) apellido (s), (3) correo, y finalmente (4) la confirmación de su correo (ver figura 3). Figura 3: Paso 3. Datos Iniciales 2
Tenga en cuenta que el correo en el que recibió el primer mensaje de invitación puede no ser el mismo que utilice para su cuenta en EasyChair; la elección del correo la decide usted según su preferencia. Inmediatamente le llegará a su correo un mensaje que contiene un link que lo rediccionará a otro formulario más completo (ver figura 4) que le pedirá toda la información necesaria para su adecuado registro. Figura 3: Paso 3. Datos Iniciales Una vez creada su cuente ingrese al sistema con el nombre de usuario y la contraseña creadas. 3. Subir trabajos a la plataforma EasyChair (Solamente autores) Ingrese al enlace que está en el correo de invitación para ingresar a la conferencia creada por INTERGES. Digite su usuario y contraseña previamente creados. Una vez ahí tiene la única opción de ingresar como un autor; de clic en enter as an author. 3.1. Información del autor Automáticamente se le va a desplegar un menú dónde podrá subir sus trabajos académicos para la previa revisión de los evaluadores (ver figura 4). En dicho menú pondrá los datos de cada uno de los autores del documento que vaya a subir. Cada autor marcado como autor correspondiente recibirá mensajes a su correo electrónico de parte del sistema sobre las actualizaciones que se hagan sobre el correspondiente envío. Debe haber al menos un autor correspondiente. La dirección de correo electrónico solo se usará para comunicarse con los autores, lo que implica que no aparecerá en las páginas web públicas de esta conferencia. La dirección de correo electrónico se puede omitir para los autores que no correspondan. Estos mismos tampoco tendrán acceso a la página de envío. 3
La página web que se ponga puede ser usada en las páginas web de la conferencia, por ejemplo, para crear el programa. Debe ser una página web del autor, no la página web de su organización. Figura 4: Paso 1. Datos del Autor Podrá subir hasta 3 autores inicialmente, y si su trabajo tiene más autores observe la opción Click here to add more authors, y al darle click se añadirán los autores que desee. Recuerde que para el caso de trabajos en la modalidad de ponencias, solamente se aceptarán hasta un máximo de 3 autores. 3.2. Información de su trabajo A continuación, en el mismo menú en la parte inferior, encontrará los espacios para llenar con cuatro datos acerca de su trabajo; título, resumen, palabras clave y temas (ver figura 5). Con respecto a los dos primeros, el texto no debe contener lenguaje HTML, y recuerde que el resumen tiene un máximo de 200 palabras. Ahora, cuando ponga las palabras clave de su trabajo, tenga en cuenta que debe ser una por línea, y que además debe contener mínimo tres palabras. Y finalmente debe seleccionar los temas que se relacionen con su documento. 4
Figura 5: Paso 2. Datos del Documento 3.3. Subir Archivo Antes de subir su documento, seleccione la modalidad de su trabajo, ya sea ponencia, coloquio o poster. Su documento se adjuntará en la parte final del menú (ver figura 6). Seleccione su documento que debe estar en formato de Microsoft Word para que este se pueda subir a la conferencia. Tenga en cuenta que su documento NO DEBE CONTENER INFORMACIÓN SOBRE LOS AUTORES, puesto que esta información se ya se ha registrado en el menú previamente, y los archivos deben ser anónimos para favorecer la posterior revisión por parte de los evaluadores. Figura 6: Paso 3. Subir archivo Una vez realizado esto su archivo se cargará, y estará listo para subir su documento. De click en Submit para finalizar el proceso. 5
4. Revisión del documento (Solamente para autores) Cuando haya subido sus documentos a la conferencia de INTERGES, todos los cambios o notificaciones se harán llegar al correo del autor correspondiente. Igualmente podrá revisar el estado de su documento en el menú que se encuentra en la parte superior de la página (ver figura 7). Figura 7: Archivo Al ingresar a dicha opción se desplegará toda la información de su documento y de las revisiones realizadas. Igualmente, si desea cambiar alguna información que ha subido, lo puede hacer en el menú que se encuentra en la parte superior a la derecha (ver figura 8). Figura 8: Cambio de información 5. Evaluar documentos (Solamente Evaluadores) Le llegará a su correo la invitación para hacer parte del grupo de evaluadores de los documentos que lleguen a la conferencia creada en la plataforma EasyChair. En este punto tiene que dirigirse al numeral 1 de este manual para crear su cuenta. 5.1. Responder invitación Creada su cuenta ingrese con su usuario y contraseña, entonces le mostrará el rol de evaluador a la conferencia que ha sido invitado (ver figura 9). De click en subreviewer para acceder a los trabajos que le han sido asignados para evaluar. Figura 9: Paso 1. Rol Evaluador 6
En el siguiente menú le aparecerán todos los trabajos que deberá evaluar organizado en una tabla con tres columnas. La primera contendrá el número del documento que se le ha asignado, seguido del nombre del trabajo, y finalmente el PC member (del comité organizador) que lo ha invitado. De click en el número para poder ingresar a los datos del trabajo que desea evaluar (ver figura 10). Figura 10: Paso 2. Datos del trabajo Descargue el archivo si así lo desea dando click en el siguiente ícono:. Una vez revisado los datos del trabajo que le ha sido asignado, responda la invitación en el menú de su pantalla en la parte superior derecha, dando click en Answer request. Allí encontrará el formato de correo, tal y como se ve en la figura 11. 7
Figura 11: Paso 3. Respuesta Una vez ahí tendrá tres opciones para escoger según su criterio; (1) aceptar evaluar el trabajo asignado, (2) no aceptar evaluarlo, y por último (3) decidir después. Si escoge la opción de tomar una decisión más tarde, puede escribir en el mensaje los comentarios que desea hacer acerca del por qué lo ha decidido, o si, por ejemplo, necesita más información. Este mensaje llegará al miembro del comité de organización que lo ha invitado para que este le dé una oportuna respuesta. Le llegará un mensaje a su correo cuando le respondan su petición. Si su decisión es no aceptar evaluarlo, automáticamente se borrará de su cuenta el trabajo al que lo invitaron a revisar para ser asignado a otro evaluador. Y si finalmente su decisión es aceptar evaluar el trabajo asignado, el documento aparecerá en su menú principal (ver figura 12). 5.2. Resultado de su evaluación Figura 11: Aceptó la invitación a evaluar Una vez realizada la evaluación, tendrá que informar el resultado de ésta por medio del sistema. Entre al menú del documento aceptado, y de click en Submit review que se encuentra en la parte superior derecha de la página. 8
Allí encontrará inicialmente los datos importantes del trabajo (título, autor anónimo -, y miembro del comité) seguido de un formulario con los siguientes tres campos: El primero, de carácter obligatorio, contiene la calificación que usted le ha dado al documento, seguido de una detallada explicación acerca del porqué de su decisión. Cabe aclarar que dicha explicación es ineludible, de lo contrario no le dejará subir su calificación. El segundo campo, está para calificar el nivel de confianza que tiene usted como evaluador al calificar el respectivo trabajo (ver figura 12). Figura 12: Evaluación parte 1 Finalmente, en el tercer campo, se encuentran los comentarios confidenciales que le tenga que hacer a los miembros del comité de organización. Lo que usted escriba en esta parte no lo verá el autor del trabajo evaluado, y será entre el comité de organización y usted como evaluador. Igualmente cabe aclarar que este campo es opcional (ver figura 13). 9
Figura 13: Evaluación parte 2 Una vez termine de llenar los campos requeridos, podrá subir su evaluación al darle click en Submit review. Si desea adicionalmente, adjuntar un documento, tendrá que enviarlo por correo a la dirección del miembro del comité que lo invito. 10