Fecha de probación: 04-12-2013 Pagina 1 de 14 OBJETIVO Describir las tareas necesarias para hacer efectivos los programas de movilidad de estudiantes de la Universidad Pedagógica Nacional en el marco de los diferentes convenios con instituciones extranjeras. RMTIVIDD Resolución No. 0046 del 30 de enero de 2004 Por la cual se adopta el Manual de Movilidad cadémica Internacional para los Estudiantes de la Universidad Pedagógica Nacional Resolución 0398 del 1 de abril de 2003 Por la cual se constituye el Comité de Internacionalización RESPONSBLE Oficina de Relaciones Interinstitucionales PLICCIONES Base de datos - Excel FI DEICIONES Semestre cadémico en el Exterior: Es un programa que permite cursar un semestre en una universidad en el exterior. Su admisión puede obtenerse a través de los convenios interinstitucionales y no implica reciprocidad, pero sí la homologación y reconocimiento de lo cursado. Los estudiantes pueden aplicar a este programa por medio de las dos s anuales que realiza la Oficina de Relaciones Interinstitucionales. Práctica Profesional: Es un programa que facilita la inserción del estudiante en las instituciones o empresas extranjeras, con el fin de realizar un periodo de prácticas educativas e investigativas, ligado a la capacitación teórica. La fecha límite de aplicación para este programa es el último día hábil de marzo de cada año. sistentes de Español en la Universidad de West Indies, Trinidad y Tobago: Es un programa que permite la incorporación del estudiante en la Universidad de West Indies como asistente de español, por dos semestres. Este promueve el perfeccionamiento de la segunda lengua y el conocimiento de los aspectos académicos, lingüísticos y culturales de las partes vinculadas. La se realiza en abril y es anual. Ponencia en Eventos Internacionales: Es un programa que promueve el desplazamiento y la estadía de estudiantes que tienen ponencias aceptadas en eventos internacionales y que previamente han sido avaladas por el respectivo Departamento y Facultad.
Fecha de probación: 04-12-2013 Pagina 2 de 14 DESCRIPCION SEMESTRE CDÉMICO EN EL EXTERIOR SEMESTRE CDÉMICO TRE REGISTRO TIEMPO OBSERVCIONES INICIO 1. Consulta en la Web de la el Manual de Movilidad cadémica Internacional para Estudiantes para el programa semestre académico en el exterior. Consultar en el portal institucional www.pedagogica.edu.co: Internacionalización / Estudiantes. 2. sesora al estudiante en los procedimientos y fechas para el programa de Semestre cadémico La asesoría se brinda vía correo electrónico o de manera personalizada. 3. Diligencia el formato de inscripción FOR001INT y el formato de proyecto de homologación FOR002INT y los presenta al coordinador de la licenciatura para que avale el proyecto de homologación de asignaturas. Coordinador realiza observaciones? 4. Realiza ajustes a la propuesta 5. Envía el proyecto de homologación avalado por el coordinador y toda la documentación al Director de Departamento para consideración del respectivo consejo de departamento. FOR001INT Inscripción de estudiante para movilidad internacional FOR002INT Proyecto de homologación de asignaturas Consultar la documentación en la pagina WEB: www.pedagogica.edu.co: La Universidad/ Internacionalización/ Estudiantes/ Programa de Semestre académico en el exterior. CONSEJO DE DEPRTMENTO 6. Recibe el proyecto de homologación y toda la documentación y en sesión de consejo de departamento se somete a aprobación. El proyecto de homologación es aprobado? 7. Envia a la Oficina de Relaciones Interinstitucionales el aval mediante el formato FOR007INT, adjuntando toda la documentación del estudiante según la matriz de documentación MTZ001INT y notifica al Consejo de Facultad. FOR023GDC cta/resumen de Reunión FOR007INT val estudiante programa de movilidad Para la documentación requerida ver matriz MTZ001INT Documentos soporte para Movilidad Internacional Este proceso debe hacerse con la suficiente anterioridad a la fecha límite de cada (desde un semestre previo de ser necesario), para que se cumpla con la totalidad de la documentación exigida. 8. Devuelve solicitud al estudiante con las observaciones. 9. Recibe y revisa la documentación de acuerdo con la lista de verificación entrega de documentos FOR003INT e informa a la Universidad de destino los candidatos y solicita carta de aceptación vía correo electrónico. Correo electrónico FOR003INT Lista de verificación entrega de documentos
Fecha de probación: 04-12-2013 Pagina 3 de 14 SEMESTRE CDÉMICO TRE REGISTRO TIEMPO OBSERVCIONES 10. Recibe Carta de ceptación de la Universidad de destino. 11. Entrega al estudiante Carta de ceptación y le informa los trámites que debe realizar de acuerdo con el cta de Compromiso y Guía de Viaje para Estudiantes FOR004INT y la lista de verificación de entrega de documentos FOR003INT. Carta de aceptación FOR003INT Lista de verificación de entrega de documentos FOR004INT cta de Compromiso y Guía de Viaje para Estudiantes Este trámite puede durar 1 mes según el tiempo de respuesta de la universidad de destino. 12. Recibe cta de Compromiso y Guía de Viaje para Estudiantes FOR004INT y firma en señal de aceptación. 13. Realiza los trámites correspondientes y entrega copia de la documentación completa a la Oficina de Relaciones Interinstitucionales. Carta de aceptación FOR004INT cta de Compromiso y Guía de Viaje para Estudiantes fimada 5 días Copia de los documentos a entregar: Recibo de matrícula y pago, pasaporte, visa, tiquete aéreo y constancia de adquisición del seguro médico. 14. Verifica la documentación de acuerdo con el formato «Lista de verificación entrega de documentos» FOR003INT. La documentación está completa? 15. Realiza el semestre académico en la universidad de destino. 16. Solicita la certificación de notas y los contenidos programáticos al finalizar el semestre académico en la universidad de destino para entregarla en el programa respectivo de la y copia a la Oficina de Relaciones Interinstitucionales. Certificado de notas Contenidos programáticos 1-2 semestres según corresponda El estudiante debe entregar el original de la certificación de notas y los contenidos programáticos al Departamento respectivo para actualizar el registro de notas en el GN DEPRTMENTO 18. Recibe certificación de notas obtenidas en la universidad extranjera y remite a la División de dmisiones y Registro para acreditar las asignaturas vistas adjuntando el formato FOR009GR creditaciones, validaciones y pruebas de eficiencia y los contenidos programáticos. FOR009GR creditaciones, validaciones y pruebas de eficiencia y los contenidos programáticos Certificado de notas Contenidos programáticos 2 días DIVIÓN DE DMIONES Y REGISTRO 19. Recibe formato FOR009GR creditaciones, validaciones y pruebas de eficiencia, diligenciado y con los soportes adjuntos e ingresa la información de acreditación al Sistema GN módulo MRES. Registro de acreditación en el Sistema GN módulo MRES 2 días Estas actividades se realizan simultáneamente 15. Recibe documentación de acuerdo con la lista de verificación entrega de documentos FOR003INT y archiva 16. ctualiza base de datos de movilidad estudiantil y genera estadísticas Copia del Certificado de notas y contenidos programáticos Base de datos actualizada Estadísticas
Fecha de probación: 04-12-2013 Pagina 4 de 14 DESCRIPCION PRÁCTIC PROFEONL (IESTE) PRCTIC PROFEONL (IESTE) TRE REGISTRO TIEMPO ESTNDR OBSERVCIONES INICIO 1. Consulta en la Web de la el Manual de Movilidad cadémica Internacional para Estudiantes para el programa de práctica profesional. Consultar en el portal institucional www.pedagogica.edu.co: Internacionalización / Estudiantes. 2. sesora al estudiante en los procedimientos y fechas para el programa IESTE La asesoría se brinda vía correo electrónico o de manera personalizada. 3. siste a charla informativa 4. Diligencia formato de inscripción FOR001INT FOR001INT Inscripción de estudiante para movilidad internacional Consultar pagina WEB: www.pedagogica.edu.co: La Universidad/ Internacionalización/ Estudiantes/ Práctica profesional 5. Envía formulario diligenciado a la Oficina de Relaciones Interinstitucionales. 6. Recibe formulario y verifica semestre, promedio acumulado y cumplimiento de requisitos. Estudiante cumple con los requisitos? 7. Informa al estudiante el motivo de incumplimiento. 8. Diligencia el formato FOR005INT registrando la información del estudiante para prueba de inglés. 9. Programa con el departamento de lenguas fecha y hora de la entrevista en inglés, registra programación en el formato FOR005INT y envía al Departamento de Lenguas. FOR005INT Programación estudiantes para prueba de inglés 2 Días 10. Cita a estudiantes a prueba en inglés. DEPRTMENTO DE LENGUS 11. Desarrolla las pruebas de acuerdo con la programación y el número de estudiantes citados. 12. Elabora informe de resultados y envía a la Oficina de Relaciones Interinstitucionales Informe de resultados de pruebas de inglés 3 días
Fecha de probación: 04-12-2013 Pagina 5 de 14 PRCTIC PROFEONL (IESTE) TRE REGISTRO TIEMPO ESTNDR OBSERVCIONES 13. Informa a los estudiantes vía correo electrónico el resultado de las pruebas y confirma a los que cumplieron con los requisitos y pueden realizar su pasantía. 14. Contacta a la universidad o empresa de destino y solicita envío de carta de aceptación. 15. Recibe carta de aceptación de la universidad o empresa de destino. Correo electrónico Carta de aceptación FOR003INT Lista de verificación de entrega de documentos 16. Entrega al estudiante Carta de ceptación le informa los trámites que debe realizar de acuerdo con el cta de Compromiso y Guía de Viaje para Estudiantes FOR004INT y la lista de verificación de entrega de documentos FOR003INT. FOR004INT cta de Compromiso y Guía de Viaje para Estudiantes 17. Recibe cta de Compromiso y Guía de Viaje para Estudiantes FOR004INT y firma en señal de aceptación. 18. Realiza los trámites correspondientes y entrega copia de la documentación completa a la Oficina de Relaciones Interinstitucionales según la matriz de documentación MTZ001INT. Carta de aceptación FOR004INT cta de Compromiso y Guía de Viaje para Estudiantes fimada Para la documentación requerida ver matriz MTZ001INT Documentos soporte para Movilidad Internacional 14. Verifica la documentación de acuerdo con el formato «Lista de verificación entrega de documentos» FOR003INT. La documentación está completa? 16. Realiza práctica profesional 17. Entrega copia del certificado de la práctica profesional en la Oficina de Relaciones Interinstitucionales. Copia del certificado de la práctica profesional 3 a 6 Meses OFICIN 18. Recibe la copia de la certificación y archiva con toda la documentación 19. ctualiza base de datos de movilidad estudiantil y genera estadísticas Base de datos actualizada Estadísticas
Fecha de probación: 04-12-2013 Pagina 6 de 14 DESCRIPCION STENTE DE IDIOMS - STENTE DE IDIOMS TRE REGISTRO TIEMPO ESTNDR OBSERVCIONES INICIO 1. Consulta en la Web de la el Manual de Movilidad cadémica Internacional para Estudiantes para el programa de sistente de Idiomas. Consultar en el portal institucional www.pedagogica.edu.co: Internacionalización / Estudiantes. 2. sesora al estudiante en los procedimientos y fechas para el programa de sistente de Idiomas La asesoría se brinda vía correo electrónico o de manera personalizada. 3. siste a charla informativa 4. Diligencia formulario de inscripción FOR001INT 5. Envía formulario diligenciado a la Oficina de Relaciones Interinstitucionales. FOR001INT Inscripción de estudiante para movilidad internacional Consultar pagina WEB: www.pedagogica.edu.co: La Universidad/ Internacionalización/ Estudiantes/ Programa de asistentes de idiomas 6. Recibe formulario y verifica semestre, promedio acumulado y cumplimiento de requisitos. Estudiante cumple con los requisitos? 7. Informa al estudiante el motivo de incumplimiento. 8. Diligencia el formato FOR005INT registrando la información del estudiante para prueba de inglés. 9. Programa con el departamento de lenguas fecha y hora de la entrevista en inglés, registra programación en el formato FOR005INT y envía al Departamento de Lenguas. FOR005INT Programación estudiantes para prueba de inglés 10. Cita a estudiantes a entrevista en inglés.
Fecha de probación: 04-12-2013 Pagina 7 de 14 STENTE DE IDIOMS TRE 11. Cita a estudiantes a entrevista en Ingles via correo electrónico. REGISTRO Correo electrónico TIEMPO ESTNDR OBSERVCIONES Sujeto al tiempo de respuesta del Departamento de Lenguas. DEPRTMENTO DE LENGUS 12. Desarrolla las pruebas de acuerdo con la programación y el número de estudiantes citados. 13. Elabora informe de resultados y envía a la Oficina de Relaciones Interinstitucionales Informe de resultados de pruebas de inglés 3 días 14. Informa mediante correo electrónico el resultado a los estudiantes que se presentaron y confirma a los elegidos (máximo tres por ), que cumplieron con los requisitos que pueden realizar su pasantia. Correo electrónico PRE-ELECCIONDO 15. Entrega la documentación al respectivo Departamento para solicitar el aval de continuidad en el proceso de movilidad. 16. Verifica documentación y emite aval de la solicitud del estudiante. CONSEJO DE DEPRTMENTO La solicitud es aprobada? 17. Informa al estudiante la negación de la solicitud. 18. Envia a la Oficina de Relaciones Interinstitucionales el aval mediante el formato FOR007INT, adjuntando toda la documentación del estudiante según la matriz de documentación MTZ001INT y notifica al Consejo de Facultad. FOR007INT val estudiante programa de movilidad 3 días Para la documentación requerida ver matriz MTZ001INT Documentos soporte para Movilidad Internacional B
Fecha de probación: 04-12-2013 Pagina 8 de 14 STENTE DE IDIOMS TRE REGISTRO TIEMPO ESTNDR OBSERVCIONES B 19. Recibe documentación y contacta a la Universidad de destino y solicita envío de carta de aceptación. 20. Recibe carta de aceptación de la universidad de destino. 21. Entrega al estudiante Carta de ceptación le informa los trámites que debe realizar de acuerdo con el cta de Compromiso y Guía de Viaje para Estudiantes FOR004INT y la lista de verificación de entrega de documentos FOR003INT. Carta de aceptación GUI001INT Guia de viaje de estudiantes de la Universidad Pedagógica Nacional 5 días 22. Recibe cta de Compromiso y Guía de Viaje para Estudiantes FOR004INT y firma en señal de aceptación. 23. Realiza los trámites correspondientes de acuerdo a la guía y entrega copia de la documentación completa a la Oficina de Relaciones Interinstitucionales. 24. Realiza pasantía Carta de aceptación FOR004INT cta de Compromiso y Guía de Viaje para Estudiantes fimada Copia de la Certificación de la pasantía 3 a 6 meses Copia de los documentos a entregar: Visa, tiquete aéreo, seguro médico, recibo de matrícula con pago. 25. Entrega copia del certificado de la pasantía en la Oficina de Relaciones Interinstitucionales y en el departamento Dentro de los 5 días hábiles de su regreso 26. Recibe copia de la certificación y archiva con toda la documentación 27. ctualiza base de datos de movilidad estudiantil y genera estadísticas Base de datos actualizada Estadísticas
Fecha de probación: 04-12-2013 Pagina 9 de 14 DESCRIPCIÓN PONENCI EN EVENTOS INTERNCIONLES PONENCI EN EVENTOS INT. TRE REGISTRO TIEMPO OBSERVCIONES INICIO 1. Consulta en la Web de la el Manual de Movilidad cadémica Internacional para Estudiantes con ponencia en eventos internacionales. Consultar en el portal institucional www.pedagogica.edu.co: Internacionalización / Estudiantes. OFICIN 2. sesora al estudiante en los procedimientos y fechas para el programa Ponencia en eventos internacionales. La asesoría se brinda vía correo electrónico o de manera personalizada. poyo económico hace referencia a 3. Diligencia formulario de inscripción FOR001INT 4. Presenta la carta de solicitud de apoyo económico dirigida al Comité de Internacionalización, el formato de inscripción FOR001INT diligenciado, y la demás documentación al respectivo Departamento. FOR001INT Inscripción de estudiante para movilidad internacional Como mínimo un (1) mes antes de la fecha del evento tiquetes aéreos, inscripción al evento y apoyo de manutención diaria. Para la documentación requerida ver matriz MTZ001INT Documentos soporte para Movilidad Internacional Consultar pagina WEB: www.pedagogica.edu.co: La Universidad/ Internacionalización/ Estudiantes/ Ponencia en eventos internacionales. 5. Verifica documentación y emite aval de la solicitud del estudiante. 3 días La solicitud es aprobada? CONSEJO DE DEPRTMENTO 6. Informa al estudiante la negación de la solicitud. 7. Envia al Consejo de Facultad el aval mediante el formato FOR007INT, adjuntando toda la documentación del estudiante según la matriz de documentación MTZ001INT. FOR007INT val estudiante programa de movilidad Consejo de Departamento Para la documentación requerida ver matriz MTZ001INT Documentos soporte para Movilidad Internacional 5. Verifica documentación y emite aval de la solicitud del estudiante. La solicitud es aprobada? CONSEJO DE FCULTD 6. Informa al estudiante la negación de la solicitud. 7. Envia a la Oficina de Relaciones Interinstitucionales el aval mediante el formato FOR008INT, adjuntando toda la documentación del estudiante según la matriz de documentación MTZ001INT. FOR008INT val estudiante programa de movilidad Consejo de Facultad Para la documentación requerida ver matriz MTZ001INT Documentos soporte para Movilidad Internacional 8. Recibe, revisa y agenda para sesión del Comité de Internacionalización la solicitud del estudiante para apoyo económico, con los documentos soporte. Según programación del comité COMITÉ DE INTERNCIONLIZCIÓN 9. naliza la solicitud y decide apoyo económico a otorgar. FOR023GDC cta/resumen de Reunión FOR025GDC cta dreferéndum 2 días
Fecha de probación: 04-12-2013 Pagina 10 de 14 PONENCI EN EVENTOS INT. RECTORI TRE REGISTRO TIEMPO OBSERVCIONES 10. Informa al estudiante la decisión del Comité de Internacionalización. Se otorga apoyo económico? 11. Recibe la respuesta del Comité de Internacionalización. cepta apoyo económico? 13. Recibe la comunicación del estudiante. 14. Diligencia (o corrige) la presolicitud del CDP en FI y remite por correo electrónico a la Rectoria para su aprobación en el Sistema. 15. Recibe y revisa la presolicitud de autorización del apoyo económico prueba pre-solicitud de CDP? 12. Comunica a la ORI su aceptación o rechazo del apoyo otorgado. 16. Devuelve la presolicitud a la ORI con Observaciones para ajustes 1 Comunicación Oficial Comunicación escrita o vía correo electrónico Presolicitud FI Correo electrónico Presolicitud FI con VoBo del Rector 1 a 2 días 1 a 2 días 1 a 2 días 17. prueba la presolicitud en el Sistema FI e informa a la ORI vía correo electrónico B
Fecha de probación: 04-12-2013 Pagina 11 de 14 PONENCI EN EVENTOS INT. TRE REGISTRO TIEMPO OBSERVCIONES C 18. Recibe notificación de aprobación por el Rector de la presolicitud y remite vía electrónica requerimiento de expedición de CDP a la División Financiera - Grupo de Presupuesto Presolicitud FI con VoBo del Rector DIVIÓN NCIER GRUPO PRESUPUESTO La División Financiera aprueba la solicitud con la emisión del CDP? 19. Expide CDP e informa vía electrónica a la Oficina de Relaciones Interinstitucionales. 1 1 a 2 días Ver procedimiento PRO002GFN Certificado de Disponibilidad Presupuestal 20. Recibe CDP 21. Elabora (o corrige) proyecto de Resolución 22. Envía a la Oficina Jurídica para VoBo. Proyecto de Resolución 2 día 23. Recibe resolución, revisa para dar el visto bueno. OFICIN JURÍDIC Da VoBo. a la Resolución? 24. Devuelve a la ORI con observaciones para su corrección. 25. Da Vo.Bo. y remite Resolución a Rectoría Proyecto de Resolución con Vo.Bo. de la OJU 1-2 días 26. Recibe y revisa la Resolución de autorización del apoyo económico. RECTORÍ prueba la Resolución? 1-2 días 27. Devuelve a la ORI con observaciones para su corrección. 28. Firma y envía a Secretaría General Resolución Firmada SECRETRÍ GENERL 29. Recibe Resolución firmada, numera, radica y envía copia vía correo electrónico a la Facultad respectiva, la División Financiera y a la ORI. Resolución numerada y fechada 2-3 días D
Fecha de probación: 04-12-2013 Pagina 12 de 14 PONENCI EN EVENTOS INT. TRE REGISTRO TIEMPO OBSERVCIONES D 30. Recibe copia de la Resolución firmada Resolución numerada y fechada Requiere tiquetes? Hay contrato vigente? 31. Realiza la reserva del pasaje aéreo y envía confirmación al estudiante 32. Recibe confirmación de la reserva por parte del estudiante. 33. Solicita a la unidad responsable la expedición del pasaje. Confirmación de pasaje aéreo 1 a 4 días 34. Envía al estudiante el tiquete electrónico. Tiquete electrónico 2 35. Envía solicitud a presupuesto para elaborar registro presupuestal para cancelar el apoyo económico otorgado al estudiante. E
Fecha de probación: 04-12-2013 Pagina 13 de 14 PONENCI EN EVENTOS INT. TRE REGISTRO TIEMPO OBSERVCIONES DIVIÓN NCIER GRUPO DE PRESUPUESTO 36. Recibe la solicitud del pago a realizar al estudiante. 37. Elabora registro presupuestal E 2-3 días 38. Envía a Tesorería para pago. 39. Recibe apoyo económico. 40. Realiza ponencia en el exterior. 2 41. Presenta informe a la Facultad en el formato FOR009INT con copia a la ORI, acompañado de la certificación o constancia de cumplimiento de asistencia al evento objeto de participación y socializa la ponencia ante la comunidad académica. FOR009INT Informe movilidad estudiantes de la con ponencia en el exterior 5 días hábiles siguientes a la finalización del evento académico 42. Recibe copia del informe 43. ctualiza información de movilidad de estudiantes de la con ponencia. 44. rchiva documentación. Base de datos Excel 2-3 días
Fecha de probación: 04-12-2013 Pagina 14 de 14 CONTROL DE CMBIOS FECH VERÓN DESCRIPCIÓN DEL CMBIO 04-12-2013 01 Creación del Documento ELBORDO POR: REVISDO POR: PROBDO POR: Equipo Oficina de Relaciones Interinstitucionales Equipo Gestión de Calidad Eliska Krausova Jefe Oficina de Relaciones Interinstitucionales Juan Carlos Orozco Cruz Rector