Objetivo de la Inspección C-TPAT Es un proceso que valida que los participantes de C-TPAT han: implementado las medidas de seguridad delineadas en el perfil de seguridad y que cumplen con las mismas
Bases de la Inspección Participación voluntaria Compartir información que protegerá la cadena de proveedores de terroristas u organizaciones terroristas. Discusión sobre criterios mínimos de seguridad que deben de cumplir los fabricantes extranjeros y los transportistas que transitan por carretera entre los Estados Unidos de Norteamérica y México Revisión conjunta del perfil de seguridad remitido por el miembro participante de C-TPAT. Revisión in situ del perfil de seguridad de la cadena de proveedores del miembro participante de C-TPAT Oportunidad para discutir temas relacionados a la seguridad y compartir criterios de mejores prácticas No es una auditoria
Cómo fuimos elegidos para participar de la Inspección? Varios factores determinan el motivo por el cual un miembro de C-TPAT es elegido para participar del proceso de Inspección. Entre éstos se destacan: Anomalías o incidentes relacionados con brechas de Seguridad Amenazas estratégicas (debido a ubicación geográfica u otra información de riesgo) Volumen de transacciones Evaluaciones de rutina del programa
Rol de los Especialistas de la Cadena de Proveedores y el Equipo de Inspección de Socios (en adelante PVT por su sigla en inglés) Evaluar el estado y la efectividad de las medidas claves en materia de seguridad descriptas en el perfil del participante y realizar las recomendaciones que sean necesarias.
Inspección de la localidad en el Extranjero La evaluación de ciertos aspectos de la cadena de proveedores en el extranjero, de participantes del programa C-TPAT permitirá seleccionar la localidad a inspeccionar. El criterio de selección se basa en: Evaluación de riesgo según ubicación geográfica Incidentes previos o anomalías Información de Origen Evaluación de riesgo de CBP Complejidad de la cadena de proveedores y de los procesos logísticos Volumen de transacciones Evaluación de riesgo del participante
Como prepararse para una Inspección? El especialista de la cadena de proveedores asignado le contactará solicitando información de la cadena global de proveedores seleccionada. Se solicitará la siguiente información: Nombre de la localidad a visitar La dirección completa de la localidad Nombre y Número de Teléfono del contacto local El PVT necesita visitar todas las entidades que interactúan con la carga. Esto incluye a los fabricantes, compañías de transporte, de consolidación de carga, fletes, playas de estacionamiento, puertos marítimos y aéreos.
Ejemplo de Agenda de una Inspección C-TPAT Bienvenida y Presentación (Compañía) Presentación C-TPAT (CBP) Discusión sobre criterios mínimos de seguridad que deben de cumplir los fabricantes extranjeros y los transportistas que transitan por carretera entre los Estados Unidos de Norteamérica y México (CBP) Perfil de la Compañía/Resumen Ejecutivo (Compañía) C-TPAT Participación/Estado/Respuesta (Compañía) Revisión del perfil de seguridad Cadena Global de Proveedores (Compañía y CBP) Visita de la Instalación e intercambio de ideas (Compañía y CBP) Pasos a seguir (Visita a instalaciones en el extranjero/finalización) (CBP) Preguntas y Respuestas (Participantes)
Inspección de la localidad (en el Extranjero) La compañía será responsable de coordinar reuniones con el personal de la localidad que puedan responder preguntas pertinente a la seguridad de la carga. El personal deberá también responder a preguntas relacionadas con la seguridad de la localidad. Entre los temas de discusión destacamos: Seguridad de la localidad (perímetro, guardias de seguridad, circuito cerrado de televisión) Empleo y evaluación del personal. Entrenamiento sobre Seguridad Operación de envío y recibo de productos Protección de los Datos
Inspección de la localidad (en el Extranjero) continuación El punto de contacto del participante C-TPAT (POC por su sigla en Inglés) y los Especialistas en Cadenas de Proveedores de CBP trabajarán juntos para coordinar la logística relacionada con la visita a las instalaciones. La visita a la localidad en el extranjero debe incluir: Reuniones con el personal del fabricante Visita a la fábrica, envío, consolidación de carga y facilidades portuarias Generalmente tiene una duración de entre uno y cuatro días dependiendo de la logística y del lugar seleccionado Reunión final entre los Especialistas en Cadena de Proveedores de CBP y el POC del participante
Reporte de la Inspección Los hallazgos de la Inspección serán presentados por los Especialistas en Cadenas de Proveedores de CBP (SCS por su sigla en Inglés) en un documento final llamado Reporte de Inspección. Este reporte incluirá las siguientes secciones: Hallazgos Una descripción detallada y explicativa de todas las reuniones sostenidas, sitios visitados y procesos observados Acciones Solicitadas Identificará los procesos y prácticas que se pueden mejorar así como cualquier otra flaqueza identificada en la cadena de proveedores del participante Mejores Prácticas Se identificará aquellos procesos, prácticas que fueron excepcionales y que hayan excedido claramente lo exigido por la norma. Además, se enviará una carta al participante junto al reporte solicitando que responda a las recomendaciones realizadas en el reporte en un plazo de 90 días.
Después de la Inspección Una vez concluida la Inspección, el rol del participante de C-TPAT en el programa continua a través de: Auto evaluación continua de la cadena de proveedores y de la seguridad de los procesos y los procedimientos Continuar en comunicación con CBP y el Especialista de la Cadena de Proveedores asignado Enfoque proactivo de los procesos de seguridad de la cadena de proveedores así como continuidad con la membresía de C-TPAT.