Responsable: Jefe de Comunicaciones y Servicios PÁGINA: 1 de 26 ÍNDICE: 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. GENERALIDADES 4. DESARROLLO 5. RESPONSABILIDADES 6. REFERENCIAS 7. REGISTROS 8. ANEXOS HISTORIAL DE CAMBIOS Revisión Descripción del cambio Fecha 0 Edición inicial 04/07/2016 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 REDACTÓ: REVISÓ: APROBÓ: Mónica Villarruel Rosanee Suwannphoume Gabriel Vázquez FECHA DE IMPRESIÓN: 09/02/2017 (VALIDEZ DE COPIA IMPRESA 24 HS.)
PÁGINA: 2 de 26 AFILIACIONES PROCEDIMIENTO DE ALTA, BAJA Y MODIFICACIÓN (ABM) DE AFILIADOS 1. OBJETIVO Determinar los pasos a seguir para el alta, modificación y baja de afiliados al Sistema de Salud de la Caja de Seguridad Social. 2. ALCANCE En el presente procedimiento se describen las acciones para realizar modificaciones al padrón de afiliados (Alta, baja y modificación) desde que se recibe la solicitud o novedad hasta la registración en el sistema y la correspondiente notificación. Incluye además la gestión para la emisión de credenciales cuando corresponda. 3. GENERALIDADES 3.1 Definiciones El Reglamento de Prestaciones Asistenciales y Subsidios enuncia los beneficiarios de las prestaciones asistenciales y subsidios, y las condiciones de acceso a los mismos. Beneficiarios principales: son beneficiarios principales, en las condiciones establecidas por el artículo 2º del Reglamento citado. Beneficiarios derivados: son los familiares de los beneficiarios enumerados en el listado anterior, a excepción de los pensionados, enunciados en el art. 3º del reglamento. Los pensionados de la Caja podrán incorporar como beneficiarios a los familiares cuando estos también sean hijos o nietos del causante que originó la pensión y con las condiciones establecidas por la Caja al efecto. Afiliados directos: el beneficiario principal realizará un aporte de acuerdo a lo establecido para cada caso, extendiendo la cobertura a todo el grupo familiar primario. Grupo familiar primario: se considera al compuesto por el beneficiario principal, su cónyuge o conviviente e hijos menores o hijos mayores incapacitados, a excepción de los pensionados que dentro de su grupo familiar primario no puede incluir cónyuge. Beneficiarios Adherentes: a los efectos de su incorporación al Régimen de Afiliados a la Caja, se afiliarán como Adherentes a los siguientes: hijos mayores de Notarios entre 21 y 29 años inclusive, económicamente a cargo del titular y solteros, (Art. 3º inc. c. del Reglamento); nietos de Notarios en actividad y jubilados, huérfanos de padre y madre, mayores de edad hasta los 29 años inclusive, no emancipados o mayores incapacitados para el trabajo, por el plazo establecido (Art. 3º inc. e. del Reglamento);
PÁGINA: 3 de 26 padres a cargo de afiliados. Según Resolución Nº 188 del Consejo Directivo, de fecha 26/04/2002, se suspende el ingreso de nuevas solicitudes de admisión de los padres a cargo en el régimen de Atención de la Salud; aquellos Escribanos que se encuentren en uso de licencia de su ejercicio profesional, para realizar las funciones de fiscalización, establecidas por los artículos 21 a 25 de la Ley 6.983 reformada por la Ley 12.172, o para realizar las funciones de fiscalización, establecidas en el convenio suscripto con la provincia de Buenos Aires, que forma parte del Decreto 2.815/96. (Art. 2º inc. e. del Reglamento). Podrán incorporar además a su grupo familiar primario e hijos mayores en carácter de adherentes; el Juez Notarial, Secretarios en actividad, los Inspectores del Juzgado Notarial incorporados hasta la entrada en vigencia de la Ley 12.172, como también aquellos que habiéndolo sido cesaren como tales para acogerse a cualquier régimen jubilatorio a condición de que cuenten con una afiliación al presente sistema durante los últimos 5 años de servicios. (Art. 2 inc. d. del Reglamento); aquellos Notarios que estando en actividad con Registro en la Provincia de Buenos Aires fueran designados para ejercer funciones en el Juzgado Notarial. (Art. 2 inc. h. del Reglamento); el Notario que se encuentra con uso de licencia por razones de índole particular junto a sus beneficiarios derivados, (Art. 4º inc. b del Reglamento); Pueden realizar la adhesión por un plazo máximo de un año y lo deberá solicitar antes de los 60 días de notificadas las mismas siempre y cuando no posean deudas con la Caja; el Notario que fuere suspendido en el ejercicio profesional junto a sus beneficiarios derivados siempre y cuando se encuentren sin deudas con la Caja, (Art. 4º inc. b del Reglamento); Pueden realizar la adhesión por un plazo máximo de un año y lo deberá solicitar antes de los 60 días de notificadas las mismas siempre y cuando no posean deudas con la Caja; Notarios que se encuentran con licencia por invalidez, que hicieron opción al subsidio por incapacidad y que cumpliendo las condiciones establecidas para obtener la jubilación extraordinaria por invalidez decidan no acogerse a ella, (Art. 4º inc. i del Reglamento); empleados con Licencia, siempre que lo soliciten; empleados jubilados del Colegio de Escribanos o no docentes de la Universidad Notarial Argentina siempre y cuando al 31/12/2000, hayan tenido una antigüedad de al menos diez años en el Colegio de Escribanos y una afiliación al sistema durante los últimos 5 años de servicio (art. 2 inc. g del Reglamento); hijos mayores de empleados afiliados a la Caja, entre 21 y 26 años inclusive, económicamente a cargo, solteros y que se encuentren estudiando en una institución educativa reconocida; Carencia: período establecido en el cual el beneficiario se encuentra inhabilitado para hacer uso del subsidio por salud, no obstante abona el cargo/cuota correspondiente a la asistencia (180 días). Afiliación transitoria: el Reglamento en su artículo 4º contempla un régimen de afiliación transitoria. Los mismos accederán a los beneficios asistenciales en las condiciones y por el plazo establecido, mediante el abono de una cuota mensual establecida por el Comité Ejecutivo. Casos de afiliación transitoria:
PÁGINA: 4 de 26 Cese de Actividad Profesional Aquellos Notarios que, habiendo finalizado su ejercicio profesional por la aplicación del art. 32 inc. 1 de la ley 9020 no hubieran solicitado formalmente la jubilación y optare por continuar adherido al sistema, gozarán de un período de afiliación transitoria por un plazo de 180 días, la cual incluirá a su grupo familiar. Esta afiliación es renovable por igual período y a condición de que el Afiliado no sea deudor de la Caja. Durante este período, deberá abonar una cuota mensual equivalente al cargo de Salud del Notario en actividad, en función de su grupo familiar incorporado. La falta de pago de esta cuota dará lugar a la suspensión del afiliado de acuerdo al Art. 15 del Reglamento de Prestaciones Asistenciales y Subsidios. Suspensiones por un período menor a 60 días Los Notarios que fueran suspendidos en el ejercicio de su profesión por un período menor a 60 días, gozarán de un período de Afiliación transitoria, la cual incluirá a su grupo familiar. Esta afiliación transitoria es automática y a condición de que no tenga deudas con la Caja. Durante dicho período, deberán abonar una cuota proporcional/mensual equivalente al cargo del Notario en actividad, en función del grupo familiar incorporado. La falta de pago dará lugar a la suspensión del Afiliado en los términos del Art. 15 del reglamento de Prestaciones Asistenciales y Subsidios. Licencias y Suspensiones por un período mayor a 60 días Los Notarios que se encontraran en uso de licencia por razones de índole particular y los que fueran suspendidos en el ejercicio profesional se podrán incorporar, junto con sus Beneficiarios Derivados con carácter de adherentes, al Sistema de Prestaciones Asistenciales a condición de que no sean deudores de la Caja. Lo podrán realizar por un plazo máximo de 1 año contado a partir de la fecha de otorgamiento de la licencia o suspensión y lo deberán solicitar antes de los 60 días de notificadas las mismas. Licencias prolongadas por enfermedad Invalidez Los Notarios que, teniendo las condiciones establecidas por la ley 6.983 modificada por la ley 12.172 para obtener la Jubilación Extraordinaria por Invalidez, decidan no acogerse a ella, podrán continuar dentro del sistema de atención de la salud que brinda la Caja por períodos consecutivos de 1 año. Para acceder a este beneficio, deberán haber hecho uso previamente del Subsidio por Incapacidad establecido en el artículo 57 de la ley 6.983 modificada por la ley 12.172 y del año adicional de uso del sistema de Atención de la Salud (Resolución 314/06), citado en el título anterior. Las condiciones de permanencia serán las establecidas en los artículos 36 y 37 del Reglamento de Prestaciones Asistenciales y Subsidios, y mientras no se produzcan las condiciones de cese, establecidas en el artículo 39 del mismo Reglamento. Se mantendrán en el sistema en condición de Afiliado Adherente, mediante el pago de una cuota mensual equivalente al cargo mínimo de los notarios activos y según composición del grupo familiar que tenga a cargo adherido al sistema.
PÁGINA: 5 de 26 3.2 Codificación de afiliados Categoría Descripción 1 Notarios en Actividad 2 Empleados del Colegio de Escribanos 3 Notarios Jubilados 4 Pensionados 5 Inspectores del Juzgado Notarial 7 Empleados del Colegio de Escribanos jubilados 8 Referencistas 9 Empleados de la UNA S/N Referencistas Jubilados Código Descripción 0 Beneficiario Titular 1 a 19 Hijos 20 Esposa 21 Esposo 22 Madre a Cargo 23 Padre a Cargo 24 Segunda Esposa 25 Segundo Esposo 26 Tercera Esposa 27 Tercer Esposo 30 a 39 Nietos 40 a 49 Menores en Guarda 50 Ex Esposas 51 Ex Esposos 3.3 Modalidad de incorporación Existen dos tipos de incorporaciones: Capítulo Tercero, Art. 7º del Reglamento de Prestaciones y Subsidios vigente 1. 1) Administrativas (sin necesidad de Resolución del CE): son aquellas incorporaciones que son resueltas automáticamente, sin necesidad de aprobación de las autoridades para cónyuges e hijos menores cuando la solicitud realiza dentro del período establecido por el Reglamento de Prestaciones (Art. 8º inc. a y b del Reglamento). 2) Con aprobación por parte de las autoridades. (Art. 8º inc. c del Reglamento) la continuidad de afiliados adherentes y afiliaciones transitorias (excepto los 1 Artículo 7º- Forma de incorporación. La calidad de los beneficiarios se adquiere de la siguiente forma: a) Los notarios titulares y adscriptos de registros de escrituras: en forma automática desde la fecha de iniciación de sus funciones (artículo 32, ley Nº 6983 y su modificatoria ley Nº 12.172). b) Los notarios jubilados: automáticamente desde el día en que tengan derecho a percibir su jubilación, salvo que exterioricen su voluntad en contrario. c) Los pensionados: en forma automática desde el día que tengan derecho a percibir su pensión, salvo que exterioricen su voluntad en contrario. d) Aquellos otros comprendidos en los incisos e), f), h), j) y k) del artículo 2º, por su voluntaria incorporación, previa justificación del carácter que invoquen y resolución favorable de "La Caja". e) Las personas a que se refiere el artículo 3º a través de la manifestación del beneficiario principal, previa justificación del carácter que invoquen y resolución favorable de "La Caja".
PÁGINA: 6 de 26 suspendidos por plazo menor a 60 días, a los cuales se les dará continuidad automáticamente) y solicitudes de incorporación de cónyuges e hijos menores con solicitudes efectuadas después de los 180 días de la fecha del acontecimiento. Los pedidos de incorporación se realizarán por nota firmada por el afiliado titular adjuntando la documentación requerida en cada caso en original o copia certificada por escribano público. (Art. 13º del Reglamento). La facultad de incorporar familiares será procedente cuando éstos se hallaren a cargo del beneficiario principal. Todos los pedidos ante la Caja deberán ser efectuados por el beneficiario principal. (Art. 5º del Reglamento). La fecha de alta en el sistema dependerá de la fecha de solicitud y presentación completa de la documentación requerida. (Art. 8º inc. a, b y c del Reglamento). En los supuestos en los cuales la incorporación se realice fuera de los plazos y condiciones establecidos en el Art. 8º del Reglamento, deberán transcurrir seis meses desde la admisión hasta su incorporación definitiva, o la reincorporación en su caso, quedando exceptuada de esta condición la incorporación del/la cónyuge o conviviente. El alta de beneficiario puede efectuarse como nuevo afiliado o por cambio de calidad del afiliados. En el segundo caso se requiere además asentar la baja en el sistema del afiliado con la calidad anterior. En determinadas situaciones un afiliado podrá obtener transitoriamente el acceso a los beneficios de atención a la salud en los plazos y condiciones establecidas por el Reglamento de Prestaciones. 4. DESARROLLO 4.1 Alta de un nuevo afiliado El alta de un nuevo afiliado se realiza a partir de: a) la notificación del alta de actividad de un Notario enviada al responsable de afiliaciones por el Departamento Administrativo con el alta de la vigencia de una actuación para un Notario (nuevo o un reingreso a la actividad). b) pedido del afiliado principal mediante la presentación de toda la documentación establecida en Mesa de Entrada de Sede Central o de Delegaciones. Todos los pedidos recibidos deben ser remitidos a Mesa de Entrada de Salud. 4.1.1 Solicitud de afiliación Administrativo de Mesa de Entradas de Salud: recibe solicitud de afiliación. Controla que la documentación de respaldo se encuentre completa de acuerdo a lo establecido 2 para cada uno de los casos. Si la documentación recibida presenta errores o se encuentra incompleta, requiere al solicitante que subsane la misma. Si la documentación es correcta, registra en el sistema de trámites y expedientes indicando el tipo de trámite. Consigna el número de trámite otorgado por el sistema en la documentación. Genera un remito y envía al Sector Comunicaciones y Servicios- Administrativo de afiliaciones. 2 Ver Anexo I
PÁGINA: 7 de 26 4.1.2 Aprobación de afiliación Administrativo de afiliaciones: acepta en el sistema los trámites de acuerdo al remito verificando la existencia física de los mismos. De acuerdo a las notificaciones recibidas analiza si corresponde la incorporación de un nuevo afiliado. Si el alta requiere aprobación por parte de las autoridades (afiliados adherentes e incorporaciones solicitadas fuera de los plazos establecidos) remite el trámite a la Secretaria de Atención de la Salud, para su incorporación al tratamiento de las autoridades. Ver Procedimiento de temas a tratar por las autoridades. Caso contrario procede al alta del afiliado en el sistema de Salud. Administrativo de afiliaciones: recibe expediente con resoluciones de aprobación de incorporación de un nuevo afiliado. En caso de que la afiliación haya sido denegada envía una carta documento al beneficiario titular comunicando lo resuelto. Si se aprueba la afiliación, o se trata de una afiliación automática otorga un número de afiliado. El número de afiliado se compone concatenando la categoría, número de carnet y un código que identifica el tipo de familiar de que se trate. En caso de incorporación de beneficiarios titulares arma un legajo con el conjunto de documentación que respalda el pedido. 4.1.3 Alta de afiliación en el sistema Da de alta el afiliado en el sistema indicando la fecha de acuerdo a lo dispuesto por el artículo 8 del Reglamento. Si se trata de la afiliación de un Notario que retoma la actividad, se da de alta en el sistema con la fecha correspondiente a la autorización de la primera escritura firmada por la cual retomó la actividad, según Art. 32 de la Ley Nº 6.983 3, texto reformado por Ley Nº 12.172. Se reincorpora recuperando el número de afiliación. 4.1.4 Generación de credencial Una vez dado de alta el afiliado en el sistema se genera automáticamente la credencial y la deja disponible para el armado de un lote a ser enviado a la impresión. Da inicio al Procedimiento de impresión de credenciales. 4.1.5 Notificación al solicitante Envía notificación 4 al solicitante junto con certificado provisorio 5, por correo electrónico a la casilla institucional y alternativa. Los mail enviados se guardan en una carpeta en la máquina del usuario. Si el afiliado ingresa con carencia de 180 días, indica el período de carencia en el sistema y retiene el envío de la credencial hasta su finalización. Si no posee e-mail declarado se remite por nota. 4.1.6 Facturación 3 Art. 32 - Para todos los fines de esta Ley los servicios se computarán desde el día en que el escribano haya comenzado a ejercer sus funciones, considerándose como tal la fecha de la primera escritura. El tiempo de ejercicio profesional se acreditará indistintamente con informes del Colegio de Escribanos o del Juzgado Notarial, con intervención de la Caja. 4 Ver Anexo III. Notificación de Alta al Afiliado. 5 Ver Anexo IV. Certificado de afiliación provisorio.
PÁGINA: 8 de 26 En caso de corresponder, realiza la facturación individual. Da inicio al Procedimiento de facturación. 4.1.7 Archivo Archiva una copia de la nota con la documentación del pedido y/o expediente en el Legajo del afiliado titular. 4.2 Baja de afiliados La baja de la afiliación al Sistema de Prestaciones Asistenciales y Subsidios, de acuerdo a lo establecido en el artículo 10º del Reglamento, tendrá lugar en forma automática, sin necesidad de previa interpelación o comunicación de la Caja a partir de: fecha en que, de acuerdo al tipo de afiliado, cesen los requisitos o condiciones que justifiquen su permanencia; fecha de recepción de nota con manifestación expresa del beneficiario principal solicitando la baja. Al momento de la baja se requerirá la devolución de la credencial. 4.2.1 Toma de conocimiento de situación Administrativo de afiliaciones: Recibe notificación para dar de baja a un afiliado o verifica que no se encuentran cumplidas las condiciones requeridas. Los casos que se pueden presentar son los siguientes: 1) Hijos de empleados o Notarios o nietos menores de Notarios huérfanos de padre y madre, no emancipados que alcanzan la mayoría de edad: al no recibir la documentación solicitada, o recibir notificación por parte del afiliado titular en la que expresa su decisión de no mantener al afiliado derivado en el sistema, genera la baja del afiliado. 2) Hijos o nietos mayores de Escribanos en actividad, jubilados o pensionados, que alcanzan los 30 años de edad o dejan de estar económicamente a cargo del titular o de ser solteros: al no recibir la DDJJ6 en donde detalla el estado civil y la dependencia económica o recibir notificación por parte del afiliado titular en la que expresa su decisión de no mantener al afiliado derivado en el sistema, genera la baja del afiliado. 3) Hijos mayores de empleados jubilados o en actividad, que alcanzan los 27 años de edad, dejan de estar económicamente a cargo, ser solteros o estudiantes: al no recibir la DDJJ7 en donde detalla el estado civil y la dependencia económica, el certificado de alumno regular de una institución educativa reconocida o recibir notificación por parte del afiliado titular en la que expresa su decisión de no mantener al afiliado derivado en el sistema, genera la baja del afiliado. 4) Inspectores de Juzgado Notarial: al recibir notificación del afiliado acerca del cese de sus funciones genera la baja. 5) Escribano con Licencia o Suspensión: cuando siendo mayor a los 60 días y no solicita continuidad se dan de baja del sistema. 6) Empleados del Colegio o la UNA: recibe desde el Sector Recursos Humanos una notificación acerca del cese de la relación laboral. A los noventa (90) días de producido y ante la falta de solicitud del interesado de continuar 6 7 Ver Anexo II. Declaración Jurada para hijos mayores a 21 años. Ver Anexo II. Declaración Jurada para hijos mayores a 21 años.
PÁGINA: 9 de 26 como afiliado jubilado, en aquellos casos que el Art. 2º del Reglamento de Prestaciones Asistenciales lo permita, inicia la baja con esa fecha. 7) Ex-esposa/so: recibe sentencia de divorcio en la cual el afiliado titular queda eximido de culpa y dictamen del Asesor Legal. Inicia la baja del afiliado con fecha de notificación de la sentencia judicial o a los sesenta (60) días a partir de la misma, lo que primero suceda. 8) Ex-concubina/o: con fecha de denuncia del afiliado titular comunicando el cese de la convivencia se da de baja. 9) Fallecimientos de afiliados: recibe notificación sobre el deceso de un afiliado y procede a la baja: desde el Sector Jubilaciones, en el caso de tratarse de un Notario jubilado o un pensionado de la Caja con certificado de defunción; desde el Departamento Administrativo, si se trata de un Escribano en Licencia o Suspensión o Notario en actividad; desde el Sector de Recursos Humanos si se trata de un empleado en actividad; por nota del afiliado titular informando el deceso de un integrante del grupo familiar con certificado de defunción. 10) Falta de pago de la cuota de adherentes: aquellos beneficiarios que se atrasen en el pago de tres mensualidades quedan automáticamente separados del sistema y pierden todo derecho a recibir subsidios en los términos del artículo 15 y 16 del Reglamento. 11) Los Notarios afiliados que cesen en su actividad y no corresponda su continuidad en el sistema o no la requieran en los plazos y condiciones establecidas o expresen su decisión de no continuar, se dan de baja del sistema. 12) Los Notarios destituidos se dan de baja en el sistema. 13) Todo otro motivo que a consideración de las autoridades amerite la pérdida de la condición de beneficiario del sistema. 4.2.2 Registro en el sistema Registra la baja en el sistema mediante la gestión solicitud de baja efectuada indicando el motivo. Es total si se da de baja todo el grupo o de familiares si se da de baja algún integrante. 4.2.3 Notificación al afiliado Envía un mail (si no posee mail por correo postal) al titular informando la baja y solicitando que envíe el carnet que se le había otorgado con anterioridad. 4.2.4 Archivo Archiva en el legajo la notificación de la baja. 4.3 Modificación de calidad de beneficiario El cambio de calidad (art. 9º del Reglamento de Prestaciones) de un afiliado se puede efectuar por: a. información recibida por los sectores de Jubilaciones y Pensiones o del Sector Administrativo sobre el cambio de la condición del afiliado. b. pedido del afiliado principal mediante la presentación de toda la documentación establecida en Mesa de Entrada de sede central o de Delegaciones. Todos los pedidos recibidos deben ser remitidos a Mesa de Entrada de Salud.
PÁGINA: 10 de 26 4.3.1 Ingreso de solicitud Administrativo de Mesa de Entradas de Salud: recibe solicitud de modificación de calidad de afiliado. Controla que la documentación de respaldo se encuentre completa de acuerdo a lo establecido8 para cada uno de los casos. Si la documentación recibida presenta errores o se encuentra incompleta, requiere al solicitante que subsane la misma. Si la documentación es correcta, registra en el sistema de trámites y expedientes indicando el tipo de trámite. Consigna el número de trámite otorgado por el sistema en la documentación. Genera un remito y envía al Sector Comunicaciones y Servicios-Administrativo de afiliaciones. 4.3.2 Modificación en la categoría o condición del afiliado Administrativo de Afiliaciones: revisa las notificaciones y expedientes recibidos. Cuando impliquen cambios de categorías de afiliaciones, procede considerando los siguientes los casos posibles: 1) Afiliados Escribanos que dejan de estar en actividad por alcanzar el beneficio de la jubilación: Solicita al Sector Jubilaciones y Pensiones las planillas de Solicitud de jubilación y planilla de solicitud de continuidad de grupo familiar 9 en la cual detalla si junto a su grupo familiar seguirá o no adherido a la Caja: a. Si inició el trámite jubilatorio, registra en el sistema la fecha de baja al titular y grupo familiar con motivo jubilación en trámite para darle cobertura, tendrán 60 días de afiliación transitoria, prorrogables por otro período igual cuando exista una demora en el trámite de pensión imputable al Colegio o a la Caja. Cuando se aprueba la jubilación y se asigne número de jubilado se modifica la categoría en el sistema de 1 a 3. (da de baja en categoría 1 y se genera un alta en categoría 3). Si se solicitó la incorporación de adherentes se realiza la facturación. b. Si no desea la obra social se da de baja del sistema con motivo 31,No solicitó continuidad en la obra social, conjuntamente al grupo familiar. 2) Afiliados que se convierten en pensionados: recibe información del deceso de un afiliado jubilado desde el Sector Jubilaciones y Pensiones, o desde el Departamento Administrativo, para un afiliado en actividad: solicita al Sector Jubilaciones y Pensiones las planillas de Solicitud de pensión y planilla de solicitud de continuidad de grupo familiar en la cual detalla si junto a su grupo familiar seguirá o no adherido a la Caja. Da de baja al afiliado titular con motivo 2, fallecimiento. Si tienen causahabientes con derecho a pensión verifica: a. Si se inició el trámite de la misma registra motivo de baja del afiliado con derecho a pensión con motivo 57, pensión en trámite. Tendrán 60 días de afiliación transitoria, prorrogables por otro período igual cuando exista una demora en el trámite de pensión imputable al Colegio o a la Caja y 8 Ver Anexo I. 9 Ver Anexo VI. Nota modelo de solicitud de continuidad de grupo familiar.
PÁGINA: 11 de 26 no existan derechos en contradicción, para lo cual previo a generar la prórroga se solicitará a Jubilaciones y Pensiones que informe sobre la existencia de derechos en contradicción. Durante el período de tramitación se le efectúa la facturación como adherente al solicitante y al grupo familiar si corresponde. Culminado el trámite y quedando firme la Resolución que lo confirma como beneficiario pensionado, recibe una comunicación de Jubilaciones con número de afiliado y fecha de otorgamiento del beneficio. Se ingresa el alta como pensionado en el sistema. Se modifica la categoría de 1 a 4 o de 3 a 4. (se da de baja en la categoría actual y el alta como afiliado en la categoría que corresponda). Si se solicitó la incorporación de adherentes se realiza la facturación. b. Si no desea la obra social o no inició el trámite se da de baja del sistema con motivo 31, No solicitó continuidad en la obra social, conjuntamente al grupo familiar. 3) Afiliados Notarios con ejercicio profesional finalizado por la aplicación del Art. 32 inc. 1 del decreto Ley 9.020 (75 años de edad): con la notificación del cese solicita al Sector Jubilaciones y Pensiones que informe si inició el trámite jubilatorio, en cuyo caso deberá adjuntar las planillas de Solicitud de jubilación y planilla de solicitud de continuidad de grupo familiar en la cual detalla si junto a su grupo familiar seguirá o no adherido a la Caja. a. Si es afirmativo se procede a la baja con motivo 6. Jubilación en trámite, lo que lo habilita al uso del sistema de salud. b. Si no lo inició se lo da de baja en el sistema junto al grupo familiar con motivo 31, No solicitó continuidad en la obra social. Envía nota al Notario informando que se encuentra sin cobertura hasta tanto inicie el trámite jubilatorio y que debe hacer opción por la afiliación transitoria entre el plazo de cese y del inicio del trámite de jubilación. Si hace la opción de afiliarse transitoriamente se modifica el motivo de baja a jubilación en trámite y se procede a la facturación por el período entre el cese y fecha de inicio de trámite de jubilación (ajuste de débito). Si no hubiera iniciado formalmente su jubilación, tendrán un período de afiliación transitoria en condición de adherente, junto a su grupo familiar, por un plazo de 180 días, automática y renovable por igual período, a condición de que el afiliado no sea deudor de la Caja, según Art. 4 inc. a del Reglamento de Prestaciones Asistenciales y Subsidios. Cuando se aprueba la jubilación y posee número de jubilado se modifica la categoría en el sistema de 1 a 3. (da de baja en categoría 1 y se genera un alta en categoría 3). 4) Inspectores de Juzgado Notarial o Inspectores del Colegio, que dejen el cargo y retomen su actividad como Notarios: recibe notificación desde el Departamento Administrativo con copia de nota o formulario firmado por el Escribano, indicando la fecha de firma de la escritura por la cual reanudó a la actividad. Se da de alta en el sistema con la fecha de la firma de la primera escritura desde que retomó la actividad. Se modifica la categoría de 5 a 1 o de 2 a 1 (se da de baja en una y el alta como afiliado en la categoría que corresponda). 5) Empleados que al 31/12/2000 contaran con una antigüedad de al menos diez años: verifica si se solicitó su permanencia como afiliado jubilado al sistema
PÁGINA: 12 de 26 de Salud mediante nota dentro de los 90 días del cese de la relación laboral y envía documentación a la Secretaria de Atención de la Salud para su aprobación por las autoridades. Si ingresó la solicitud modifica el estado a 6.Jubilación en trámite. Una vez jubilado modifica la categoría de 2 a 7. (da de baja en la categoría 2 y de alta en la 7). Caso contrario, pasados 90 días del cese de la relación laboral, da de baja. 6) Notarios en actividad que se convierten en Inspectores: a. si no solicitó continuidad se da de baja como Notario en actividad con motivo 31, No solicitó continuidad en la obra social ; b. si recibe solicitud de continuidad mediante nota con firma del afiliado, para continuar como adherente con su grupo familiar envía a la Secretaria de Atención de la Salud, para su aprobación por las autoridades. Una vez aprobado se da de baja como notario activo y se da de alta como inspector. Pasa de escribano activo a inspector del Juzgado (de 1 a 5); c. si solicitó licencia posee un plazo de cobertura de 60 días. En este caso la fecha de baja consignada contempla los 60 días posteriores. 7) Hijos de empleados o Notarios que alcanzan la mayoría de edad y nietos menores de Notarios huérfanos de padre y madre, no emancipados que alcanzan la mayoría de edad: controla mediante el sistema cuando el afiliado se encuentre a tres meses de cumplir la mayoría de edad. Envía Carta Documento al afiliado principal para que solicite la continuidad del beneficiario y solicita una Declaración Jurada en la que se exprese que el adherente se encuentra soltero y económicamente a cargo del titular el titular. Si no recibe respuesta en el plazo de 60 días envía una nueva Carta documento. En este caso además se envía nota a la Junta Ejecutiva poniendo en conocimiento la situación. Soin c4n395/2008. Si el titular es empleado, se informa por nota y se solicita además un certificado de alumno regular y el plazo para efectuar el pedido de continuidad es de 30 días posteriores a la fecha de cumplir la mayoría de edad. a. Si solicita continuidad se envía a la Secretaria de Atención de la Salud, para su aprobación por parte de las autoridades. Cuando se recibe la Resolución que aprueba su incorporación registra el alta en el sistema con continuidad. En caso de haber ingresado la solicitud luego de los 6 meses se da de alta con 180 días de carencia a partir de la fecha de resolución de aprobación. Luego de aprobada la solicitud de continuidad, se modifica en el sistema, en datos personales, el parentesco de hijo a hijo mayor o subsiguiente b. En todos los casos, a la fecha de cumplir la mayoría de edad se inhabilita automáticamente en el sistema con motivo no ingresado en el sistema. Si la opción elegida es deponer la afiliación, o no recibe respuesta en el término de 180 días, da de baja el afiliado con motivo 31 No solicitó continuidad. Informa al afiliado por nota mediante envío de correspondencia. 8) Licencias o suspensiones: Cuando el Departamento Administrativo carga dicha novedad en la base de datos, automáticamente se genera un mail a la casilla salud@colescba.org.ar, informando la situación al Sector Afiliaciones. a. Si la licencia es menor a 60 días no se efectúa ninguna acción ya que el Notario queda cubierto por los cargos. Si la suspensión es menor a 60
PÁGINA: 13 de 26 días por el art. 4 inc. c) se cambia la tarifa por el periodo de suspensión de Principal a Licencia y se realiza la facturación por el proporcional de los días que está suspendido b. Si la suspensión o licencia es de dos meses en adelante: se envía nota al afiliado para que exprese su voluntad de continuar como adherente junto a su grupo familiar mediante nota firmada por el Secretario de Salud. El plazo de solicitud deberá efectuarse dentro de los 60 posteriores a la notificación de la licencia o suspensión. El plazo máximo para la cobertura es de 1 año. Si la opción elegida es deponer la afiliación o no envía respuesta en el plazo establecido, da de baja en el sistema con motivo 31 No solicitó continuidad en la Obra social. Si el afiliado solicita la continuidad envía a la Secretaria de Atención de la Salud para su tratamiento por parte de las autoridades. Una vez resuelto favorablemente se cambia la tarifa por el periodo de suspensión/licencia de Principal a Licencia y se realiza la facturación por el proporcional de los días que está suspendido o de licencia. 9) Esposas/os que pasan a ser ex-esposas/os a cargo del titular: Sector afiliaciones recibe por parte del afiliado la sentencia de divorcio que declara culpable al afiliado titular o que deja a su cargo el pago de alimentos que hubieran sido reclamados judicialmente, según Art. 11 del Reglamento. Envía a la Secretaria de Atención de la Salud para su tratamiento por parte de las autoridades. Si se recibe Resolución favorable se modifica el parentesco de cónyuge a familiar a cargo y se realiza la facturación correspondiente. (Dígito 50 o 51). 4.3.3 Asignación de número de afiliado Administrativo de Afiliaciones: Si las autoridades aceptan la continuidad o se trata de una solicitud del beneficiario que no requiere aprobación, ingresa al sistema y asigna un nuevo número de afiliado. Si las solicitudes de modificación se realizan dentro del plazo determinado ingresa sin carencia, la fecha de alta se da a partir del cese en la categoría anterior. Si se realizan después de dicho plazo, el alta se da a partir de la fecha de la Resolución de Comité Ejecutivo que aprueba el cambio indicando el período de carencia en el sistema. Retiene el envío de credencial hasta su finalización. 4.3.4 Impresión de credenciales Da inicio al Procedimiento de impresión de credenciales. 4.3.5 Notificación al solicitante Envía notificación 10 al solicitante junto con la credencial provisoria 11, por correo electrónico a la casilla institucional y a la casilla alternativa declarada, en caso de que se trate de un Notario activo, o mediante nota para el resto. 4.3.6 Facturación 10 Ver Anexo III. Notificación de Alta al Afiliado. 11 Ver Anexo IV. Credencial Provisoria.
PÁGINA: 14 de 26 En los casos que corresponda el cobro de la cuota como afiliados adherentes 12 se procederá a la facturación de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de facturación-facturación individual. 4.3.7 Archivo Archiva en el legajo. 4.4 Impresión de credenciales La generación de credenciales surge como consecuencia de los procedimientos de Alta de Afiliados y Modificación de categoría, la introducción de cambios de datos personales (apellido y nombre, tipo y nro. de documento, fecha de nacimiento, grupo de parentesco y fecha de ingreso) y/o condición de IVA de un afiliado o ante la pérdida o extravío de una credencial otorgada con anterioridad con solicitud del beneficiario titular. 4.4.1 Generación de lote para impresión Administrativo de afiliaciones: recibe solicitud de credenciales e ingresa al sistema. Genera el listado de credenciales solicitadas. Incluye aquellos pedidos que derivan de altas, modificaciones de datos, cambios de categorías y solicitud de duplicados. 4.4.2 Solicitud de impresión Controla que los datos sean correctos. Si no observa errores, el sistema a través de la gestión exportación de datos de credenciales genera un lote que se envía como archivo adjunto a la solicitud de impresión dirigida al proveedor, que se envía por mail. 4.4.3 Notificación y envío Recibe credenciales, controla cantidad y detalle de las mismas. Consulta si el afiliado se encuentra en período de carencia, si es así archiva transitoriamente hasta que culmine. Caso contrario separa por grupo familiar las credenciales y notifica mediante el proceso de envío de correspondencia (precarga). 5. RESPONSABILIDADES Mesa de Entrada de sede central y delegaciones - Recibe las solicitudes. - Registra en el sistema de Mesa de Entrada. - Envía a Mesa de Entrada de Salud. Mesa de Entradas de Salud - Recibe la solicitud. - Controla la documentación. - Registra el trámite en Tramitex. - Genera remito. Comunicaciones y Servicios- Administrativo Afiliaciones - Registra en el sistema. 12 Ver ANEXO V. Instructivo para la generación de Chequera para Afiliados Adherentes.
PÁGINA: 15 de 26 - Notifica al solicitante. - Realiza la facturación si corresponde. - Archiva. Comunicaciones y Servicios- Analista/Administrativo Afiliaciones - Emite la facturación. Comunicaciones y Servicios- Jefe - Controla el cumplimiento de los requisitos formales según Reglamento y normativa vigente. - Controla la correcta facturación. Secretaría de Atención a la Salud - Genera Orden del Día. - Realiza la Resolución. Comisión de Atención de la Salud - Aconseja o deniega la aprobación Secretario de Aportes Notariales - Firma las notificaciones de lo resuelto Comité Ejecutivo - Aprueba o deniega las afiliaciones 6. REFERENCIAS NORMATIVAS - Ley 6.983, Texto Actualizado con las modificaciones introducidas por las Leyes 12.172, 12.940/02 y 13.918/08; - Reglamento de Prestaciones Asistenciales y Subsidios - Título primero; - Resoluciones del Comité Ejecutivo, Consejo Directivo y demás normativa vigente. 7. REGISTROS REGISTRO SOPORTE ACCESO LUGAR ARCHIVO TIEMPO RET. Sistema Tramitex Sistema Infomedical- Módulo Prestaci Sistema América Factura Aplicativo informático Aplicativo informático Aplicativo informático Electrónico Usuarios con clave y contraseña Usuarios con clave y contraseña Usuarios con clave y contraseña Legajo del afiliado Papel Empleados del sector Servidor Servidor Servidor Sector Atención a la Salud/Archivo administrativo 8. ANEXOS
PÁGINA: 16 de 26 ANEXO I. Requisitos y condiciones para afiliación del grupo familiar Seguidamente detallamos los requisitos a cumplimentar por el Afiliado titular, al momento de solicitar la incorporación al Sistema de Salud de la Caja, de los integrantes de su grupo familiar, de acuerdo al Reglamento de Prestaciones Asistenciales y Subsidios. Hijos menores de 21 años: Nota solicitando la incorporación. Original o Copia certificada de Partida de Nacimiento y DNI. Carencia: Se deberá solicitar la incorporación dentro de los 180 días a partir del nacimiento del menor o del ingreso del Afiliado titular al Sistema. Si la solicitud se realizara con posterioridad a dicho plazo, tendrá una carencia de 6 meses, período en el que el menor no gozará de los beneficios asistenciales que brinda la Caja. Hijos mayores de 21 años: Solicitud de continuidad o incorporación bajo Declaración Jurada de ser de Estado Civil soltero y no encontrarse en unión convivencial (Se recomienda presentar la misma con anterioridad a la fecha en que se alcanza la mayoría de edad, con el fin de evitar la acumulación de las cuotas y que se generen dudas en cuanto a la continuidad del Hijo en el grupo familiar.) Copia certificada de Partida de Nacimiento y DNI. No mantener ningún tipo de deuda exigible con la Caja. Pago de cuota mensual que se hará efectiva (una vez aprobada la solicitud) por adelantado, en cualquier Sucursal del Banco de la, Bapropagos, mediante pago electrónico utilizando las redes Link o Banelco. También cuenta con la posibilidad de adherirse al pago directo mediante débito automático, para mayor comodidad. Podrán permanecer hasta los 29 años inclusive en el Sistema de Atención de Salud, mientras se mantenga el estado civil del causante y su dependencia económica. Carencia: Se deberá solicitar la continuidad o incorporación dentro de los 180 días a partir de la fecha en que cumpla los 21 años o del ingreso del Afiliado titular al Sistema. Si la solicitud se realizara con posterioridad a dicho plazo, tendrá una carencia de 6 meses, período en el que el hijo mayor no gozará de los beneficios asistenciales que brinda la Caja. Cónyuge Nota solicitando la incorporación del cónyuge. Copia certificada de DNI. Partida de Matrimonio actualizada (original o copia Certificada).
PÁGINA: 17 de 26 Conviviente Nota solicitando la incorporación del conviviente, en carácter de Declaración Jurada, denunciando la fecha en la que comenzó la convivencia. Copia certificada de los DNI con coincidencia domiciliaria entre Afiliado y Conviviente. Documentación pública en común autenticada ante Escribano Público, como Escritura de Propiedad, Contrato de Alquiler, Cuenta bancaria, Título Automotor, Pasaportes, etc. Deberá acreditar una convivencia de 2 años con hijo en común y 5 años, si no lo hubiere. Los elementos de prueba serán evaluados por la Caja, la que resolverá la incorporación definitiva de los convivientes. Hijos mayores incapaces Nota solicitando la permanencia o incorporación del hijo en el Sistema de Salud. Toda documentación que considere necesaria a fin de probar la incapacidad. Certificado o Historia Clínica que avale la patología crónica. La Caja dispondrá una Junta Médica y solicitará los elementos que considere necesario a fin de constatar la presencia de la discapacidad denunciada. Menores en guarda Nota solicitando la incorporación del menor. Original o Copia certificada de Partida de Nacimiento y DNI. Resolución Judicial o documento público que avale el trámite de la guarda con fines de Adopción. Nietos a cargo Nota solicitando la incorporación del nieto. Original o Copia certificada de Partida de Nacimiento y DNI. Resolución Judicial o documento público que avale el trámite de la guarda ó tutela. Nietos menores: Deberá reunir los siguientes requisitos: ser huérfano de madre y padre, no emancipados o mayores incapacitados para el trabajo. Nietos mayores: Deben ser solteros y económicamente a cargo del Titular, requisito que se deberá informar mediante Declaración Jurada anual hasta los 29 años inclusive.
PÁGINA: 18 de 26 ANEXO II. Declaración Jurada para hijos mayores a 21 años. Para Notarios.
PÁGINA: 19 de 26 Otros afiliados. DECLARACIÓN JURADA, de de. Señor Presidente del Colegio de Escribanos de la S / D De mi mayor consideración: Por la presente declaro bajo juramento que mi hijo/hija afiliado/a adherente a esa Caja de Seguridad Social, es de estado civil y no se encuentra en unión convivencial. Adjunto certificado de regularidad de estudios correspondiente al presente año lectivo. Saludo a usted muy atentamente. FIRMA Aclaración de firma: Número de afiliado:
PÁGINA: 20 de 26 ANEXO III. Nota modelo de Notificación de Alta al Afiliado. (Varía ajustándose a las condiciones propias de cada caso) Modelo informando primera escritura. La Plata, de mayo de 2016 Señor/a Notario/a NN De mi mayor consideración: Me dirijo a usted a fin de informarle que ha sido incorporado/a como afiliado/a a esta Caja de Seguridad Social en carácter de Notario/a en actividad a partir del xx de xxxxxx del corriente año, fecha de su primera escritura. Se le adjunta certificado provisorio para hacer uso de la cobertura de salud, hasta tanto reciba la credencial definitiva. Sin otro particular, saludo a usted muy atentamente.
PÁGINA: 21 de 26 Con carencia
PÁGINA: 22 de 26 Sin Carencia La Plata, 14 de julio de 2016 Señor Notario NN Expediente nº 000000-000/2016 Af. x-xxxx/x De mi mayor consideración: Me dirijo a usted a fin de llevar a su conocimiento que el Comité Ejecutivo, en su sesión del x de xxxxxxxx del corriente año, aprobó la continuidad del/de la joven NN como hijo/a mayor a su cargo, en calidad de afiliado/a adherente al Sistema de Atención de la Salud que brinda esta Caja de Seguridad Social. Se le adjunta certificado provisorio para hacer uso de la cobertura de salud, hasta tanto reciba la credencial definitiva. Para el pago de las cuotas correspondientes, deberá ingresar al sector restringido de la Página Web, en el espacio destinado al Área de Salud de la Caja de Seguridad, a fin de descargar los comprobantes que estarán disponibles mensualmente y abonarlos en cualquier sucursal del Banco de la, en BAPRO pagos o electrónicamente a través de la red Link. La modificación que pudiera operarse en el estado civil del/de la causante o su dependencia económica, deberá comunicarse a esta Caja dentro de los treinta días de producida tal circunstancia. Sin otro particular, saludo a usted muy atentamente.
PÁGINA: 23 de 26 ANEXO IV. Credencial Provisoria ------CERTIFICO: por medio del presente que NN NN NN D.N.I. XX.XXX.XXX es afiliado/a al Sistema de Atención de la Salud de la Caja de Seguridad Social para Escribanos de la, bajo el Nº X-XXXX/XX.- Se expide el mismo con una validez de noventa días para ser presentado ante quien corresponda, a los XX días del mes de XXX de 2.016.------------NÚMERO DE CREDENCIAL XXXXXXXXXXX(NECESARIO PARA VALIDACIÓN) ---- ANEXO V. Instructivo para la generación de Chequera para Afiliados Adherentes. Con el objetivo de generar la chequera para afiliados adherentes, el Sector Afiliaciones deberá seguir los siguientes pasos: I) Una vez dado de alta el afiliado, con la fecha que corresponda, se genera un ajuste ingresando a la opción Cuentas Corrientes-Ajustes, de acuerdo a los días correspondientes entre fecha de alta y saldo mensual. II) Generar la facturación del afiliado ingresando en la opción Facturación-Facturación por afiliado. III) Luego ir a la solapa Regenerar y seleccionar el primero, y sólo el primero de los comprobantes, y ponerle el grupo de vencimiento Manual 10 y 20 días fecha de factura, para cambiar el vencimiento sólo del primer comprobante.
PÁGINA: 24 de 26 IV) Emitir las chequeras ingresando a Facturación-Facturación por afiliado, las que luego serán cargadas en el sitio Web del Colegio (www.colescba.org.ar). V) El usuario ingresa al sitio institucional, mediante su usuario y contraseña; dentro del link Caja, ítem Aportes podrá visualizar las chequeras correspondientes a su carnet e imprimirlas para su pago.
PÁGINA: 25 de 26
PÁGINA: 26 de 26 ANEXO VI. Nota modelo de solicitud de continuación de Grupo Familiar.