MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL GUÍA METODOLÓGICA PARA EL TRABAJO DE MESAS TÉCNICAS REFORMA AL SECTOR SALUD COMITE TÉCNICO PARA LA FACILITACIÓN DE LA REFORMA AL SECTOR SALUD MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL -MSPAS- MINISTRO DE SALUD DR. CARLOS ENRIQUE SOTO MENEGAZZO MARZO DE 2018
GUÍA METODOLÓGICA PARA EL TRABAJO DE MESAS TÉCNICAS MESA TECNICA PRESENTACIÓN Esta Guía Metodológica para el Trabajo de Mesas Técnicas, es un instrumento derivado de manera coherente al Manual de Mesas Técnicas de Trabajo. Es un instrumento de uso ejecutivo para los Facilitadores, Coordinadores, Integrantes y otros actores vinculados al que hacer de las Mesas, con el fin de que cuenten con una dirección y rutas de conducción para en el alcance de los objetivos, resultados y/o productos de trabajo esperados y planificados en la Agenda y Programación de la Mesa Técnica. 1
I. Instalación de la Mesa 1. Se instala la mesa con los integrantes convocados. 2. El Facilitador y Asistente Técnico: a. Invita a que los integrantes de la Mesa se presenten y mencionen un breve perfil profesional, de sus conocimientos y si procede de las organizaciones o instituciones que representan. b. Abre la primera sesión de trabajo y da la información general, recordando a los integrantes los Objetivos y Metas de la las Mesas Técnicas de Trabajo con la Agenta Temática en el marco de los contenidos temáticos de la Reforma al Sector Salud, y que existen instrumentos de trabajo y normativas internas para hacerlo. c. Explica los procedimientos iniciales para la activación de la Mesa y presenta el tema a tratar para que se inicie con la búsqueda de los objetivos, resultados y productos esperados a corto, mediano y largo plazo dentro de los contenidos de la Reforma al Sector Salud como trabajo inicial de la Mesa. II. Organización de la Mesa 2
1. El Facilitador procede a que la Mesa Técnica elija a un Coordinador y a un Secretario 1. Ambos deberán actuar con imparcialidad y equidad posible ante los integrantes de la Mesa. 2. El Facilitador previo a entregar la Coordinación, el facilitador asesora y facilita a que la Mesa elabore su Agenda y Programación de Trabajo, de conformidad a la matriz o instrumentos 2 establecido para ello. 3. La Agenda y la Programación de la Mesa Técnica deben ser elaboradas con los lineamientos estratégicos para alcanzar los resultados o productos esperados de conformidad a la temática o problema a tratar. 4. Terminada la Agenda y Programación de trabajo para la Mesa, el Facilitador entrega la dirección de la Mesa Técnica al Coordinador y Secretario electo para continuar con el trabajo de Mesa de conformidad a lo agendado y programado. 5. Para el seguimiento del trabajo de la Mesa Técnica de Trabajo, el Facilitador en cada inicio de sesión, estará informando a todos los integrantes el avance y cumplimiento de la Agenda y de la Programación de Trabajo y realizará un comentario evaluativo de las condiciones del avance del trabajo y de los alcances para el logro de los resultados o productos propuestos. III. Inicio de Sesión 1. El Coordinador abrirá las sesiones de la Mesa Técnica y dará el uso de la palabra al Facilitador y Asistente Técnico para que presente su informe a todos los integrantes sobre los avances y cumplimiento a la Agenda y Programación de Trabajo en marcada dentro de la Reforma al Sector Salud. Y se refiera de manera evaluativa a los avances del trabajo y de los alcances para el logro de los resultados o productos propuestos. 2. El Coordinador propondrá una agenda para la sesión a realizarse a los Integrantes de la Mesa. 3. La Mesa Técnica aprobará la agenda propuesta por el Coordinador o con las modificaciones sugeridas por los Integrantes y acordarán de manera conjunta los tiempos asignados para cada punto de agenda de la sesión para el mejor rendimiento del tiempo. Seguidamente, el Coordinador con el apoyo del Secretario: 1 En el caso de los Grupos de Trabajo estas funciones las cumplirán el Facilitador y Relato de grupo. 2 La Matriz de Agenda y Programación es estándar y de apoyo general, cuando se refiere a un Instrumento se debe a que el tema necesita de un tratamiento más amplio y especializado que el de la Matriz. 3
4. Dará lectura a la ayuda memoria de las sesiones anteriores. 5. Dará la información general o específica que corresponda en ese momento. 6. Retomará la Agenda y Programación en el punto que se encuentre o en los puntos acordados por los integrantes de la Mesa Técnica de Trabajo a tratar. 7. Dará la palabra a los integrantes de la Mesa Técnica de Trabajo y/o a los Facilitadores y Relatores de los Grupos de Trabajo (si los hubiera) para que informen a todo los integrantes de su trabajo y avances en lo que la Mesa Técnica les ha delegado. IV. Discusión y Debate de los Temas a Tratar 1. Bajo la Coordinación de la Mesa se inicia la discusión o debate. El Coordinador dará el uso de la palabra a los integrantes de la Mesa para los asuntos que corresponden tratar de conformidad a la Agenda y Programación establecida en la Mesa Técnica de Trabajo en el marco de la Reforma al Sector Salud. 2. El Coordinador moderará el uso de la palabra de los integrantes para que sean breves, puntuales, bien dirigidos, enmarcados en los temas de 4
interés de la Mesa, de manera que los Integrantes se refieran a los asuntos propios del momento con el fin de ir agotando los temas, que no divaguen en sus exposiciones. El Coordinador podrá llamar al orden en el tiempo del uso de la palabra, en el contenido de lo que expone el integrante y del respeto a la Mesa en aras de la buena utilización del tiempo de las sesiones y poder dar la oportunidad a que participen otros integrantes de la Mesa Técnica y se avance en lo Agendado y Programado. 3. Cuando el Coordinador se refiera a sus puntos de vista deberá advertirlo a los integrantes. Si en dado caso las ponencias del Coordinador generaran debate el Facilitador de la Mesa Técnica de Trabajo u otro Integrante nombrado podrá asumir temporalmente la moderación de la Mesa hasta que el tema se considere agotado. 4. El Secretario de la Mesa Técnica tomará nota de lo tratado y elaborará una ayuda memoria para el registro de lo más importante que se haya dicho o actuado durante cada sesión. V. Tratamiento Metodológico a los Temas por la Mesa Técnica Adicionalmente de la discusión o debate de la temática tratada en la dinámica de los consensos para búsquedas de resultados o productos, la Mesa Técnica de Trabajo podrá: 1. Organizar Grupos de Trabajo para temas específicos, bajo la misma metodología de esta guía. 2. Solicitar o proporcionar por iniciativas de los Integrantes o del Facilitador documentación u otros insumos de apoyo. 3. Invitar a especialistas sobre los temas a tratar para que emitan opinión o insumos de conocimientos ante la Mesa Técnica de Trabajo de utilidad al logro de los mejores resultados o productos esperados. 4. Realizar talleres sobre temas especiales de interés con participación de los Integrantes de la Mesa y/o incluyendo a otros participantes invitados, actores o expertos importantes para el logro de aportes e insumos para el mejor alcance de los resultados. 5. Si la importancia e incidencia del tema lo exige se podrá solicitar a las Autoridades realizar un evento de mayor magnituda nivel interno o externo. 6. Cualquier otro método de trabajo que no esté considerado en esta guía podrá ser planteado al Facilitador de la Mesa Técnica para que de 5
manera conjunta los integrantes de la Mesa Técnica de Trabajo resuelvan. VI. Manejo de Conclusiones, Resultados y/o Productos Presentación de Resultados 1. Cuando los Integrantes de la Mesa Técnica hayan llegado a resultados o producto acordados o consensuados se prosigue a su elaboración final la que se hará de conformidad a los formatos para sistematizar elaborados con este propósito, los que serán entregados al Facilitador de la Mesa Técnica de Trabajo con un oficio dirigido al Facilitador de la Coordinación Técnica de la Reforma para que el Comité de Coordinación lo conozca y después sea entregado oficialmente a la Rectoría del Sector Salud es decir al Ministro de Salud Pública y Asistencia Social para su trámite de implementación como corresponda. 2. Si se diera el caso que la Mesa Técnica de Trabajo concluyera con dos o más resultados o productos diferentes, todos estos se trabajaran de igual manera y se enviaran de la misma forma establecida en el párrafo anterior. 3. Los avances, conclusiones, resultados o productos de las Mesas Técnicas, cuando sus Integrantes lo consideren oportuno podrán ser presentados al Pleno de la Coordinación Técnica o con otras autoridades con fines de una futura o inmediata implementación. 6