MANUAL PARA LA OPERACIÓN DE LA NORMATECA INTERNA México, octubre 2007 Documento escrito en
CONTENIDO Pág. 1. Introducción... 2. Objetivo.... Administración de la Normateca Interna.1 Marco normativo... 4.2 Glosario... 4. Características funcionales... 5.4 Definición de disposiciones a integrar en la Normateca... 6 4. Operación de la Normateca... 4.1 Preparación de las disposiciones internas... 7 4.2 Consideraciones generales... 7 4. Tres procesos básicos: altas, bajas y modificación de disposiciones... 8 4.4 Respaldo de la Información... 8 2 de 8
1. INTRODUCCIÓN La Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas (CDI) tiene la necesidad de contar con disposiciones normativo-administrativas de carácter interno actualizadas, que aseguren la aplicación de la normatividad de la Administración Pública Federal y permita mejorar la productividad, eficiencia, eficacia y certeza jurídica para los servidores públicos que en ella prestan sus servicios. En el mes de marzo de 2006, la CDI instala el Comité de Mejora Regulatoria Interna (COMERI), el cual es el órgano colegiado encargado de revisar y, en su caso, aprobar las disposiciones de carácter interno que apoyen eficazmente la operación de los Programas, Proyectos y acciones a cargo de la Institución. Una vez aprobadas, las disposiciones requieren ser difundidas a través de diferentes medios, entre los cuales destaca la Normateca Interna. 2. OBJETIVO Establecer los mecanismos y lineamientos de, como medio electrónico de acceso y consulta a disposiciones vigentes y actualizadas de aplicación interna orientadas a: Ahorrar tiempo y dinero; Facilitar los trámites; Proporcionar servicios de mayor calidad; Procesar de manera más sencilla y expedita; Combatir la corrupción; Mayor certeza; Mayor transparencia; Mayor credibilidad hacia las instituciones; y Mejorar la imagen pública de la institución de 8
. ADMINISTRACIÓN DE LA NORMATECA INTERNA.1 Marco normativo Acuerdo por el que se crea el Comité de Mejora Regulatoria Interna de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas y se establecen los lineamientos generales para su operación y funcionamiento. Manual de Integración y Funcionamiento del Comité de Mejora Regulatoria Interna de la CDI..2 Glosario Los términos utilizados en el presente Manual son: Administrador de la Normateca Interna: La Subdirección de Mejora Regulatoria, adscrita a la Dirección General Adjunta de Innovación y Mejora. CDI: Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. COMERI: Comité de Mejora Regulatoria Interna de la CDI. Disposiciones: las políticas, lineamientos, acuerdos, normas, circulares, formatos, oficios, reglamentos, así como criterios, metodologías, instructivos, directivas, reglas, manuales y otras disposiciones de naturaleza análoga a los actos anteriores, para regular la operación y funcionamiento interno de sus unidades administrativas en las materias objeto de estos criterios generales, sean o no publicadas en el Diario Oficial de la Federación. Documento electrónico: Todo texto o formato susceptible de ser almacenado en medios magnéticos u ópticos, así como de ser transmitidos a través de redes electrónicas de datos. Emisores: Titulares de las Unidades Administrativas de la CDI, que tienen la facultad de emitir disposiciones hacia el interior de la Institución. En esta categoría también se ubican los enlaces designados por los primeros, quienes se encargan de publicar disposiciones en la Normateca Interna. Normateca Interna: Página de Intranet de la CDI, que contendrá las disposiciones normativo administrativas internas vigentes, así como los nuevos anteproyectos de disposiciones por emitir. Se aloja en la dirección http://normateca.cdi.gob.mx. Secretario Ejecutivo del COMERI: El Director General Adjunto de Innovación y Mejora, adscrito a la Coordinación General de Administración y Finanzas. Sección de Anteproyectos: El espacio ubicado en la Normateca Interna, donde los emisores podrán proponer anteproyectos de disposiciones y donde permanecerán publicados mientras no sean aprobados por el COMERI. 4 de 8
Unidades administrativas: Las áreas de la CDI que requieran consultar alguna disposición normativa para el desarrollo de sus atribuciones, o el cumplimiento de las mismas. Usuarios: Todas las unidades administrativas y servidores públicos que integran la CDI.. Características funcionales La Normateca Interna permite a los servidores públicos de la CDI consultar de manera expedita y por medios electrónicos las disposiciones actualizadas que norman las actividades operativas y administrativas internas entre las áreas de la Institución, y que les facilitan el desempeño de sus tareas. a) Es un Motor de Búsqueda electrónico en Red (en Intranet de la CDI, www.indigenas.gob.mx o con acceso directo http://normateca.cdi.gob.mx), que contiene todos los documentos, validados y actualizados, de las disposiciones legales, normativas y administrativas de aplicación intra institucional que regulan la operación y funcionamiento de la CDI. b) Es un instrumento que permite a los servidores públicos de la institución navegar a través del Intranet, de manera ágil, sencilla y oportuna, para efectos de consulta acerca de las disposiciones internas (vigentes y no vigentes). c) Cuenta con un índice de las disposiciones que contiene la fecha de su emisión y las características generales de su aplicación d) Cuenta con un apartado para la publicación de Anteproyectos el cual incluye por cada registro La propuesta de disposición, Un resumen ejecutivo El sustento jurídico que la respalde La fecha de su publicación como anteproyecto e) Mediante la herramienta denominada <Foro>, permite a los usuarios de forma transparente y abierta especificar dudas, comentarios u aclaraciones sobre tópicos relativos a la Normateca Interna. f) Mantiene una liga con la <Normateca Federal>, para apoyo en la ampliación de búsqueda de documentos normativo-administrativos en la Administración Pública Federal. g) Cuenta con 16 apartados específicos para localizar el tipo de disposición de que se trate, clasificado por área emisora hasta el nivel de Dirección de Área. h) Adicionalmente permite administrar secciones temáticas de información especializada, por lo que a la fecha se cuenta con secciones: COMERI, Anteproyectos y Guía Técnica. i) Existe un apartado especial del COMERI, donde se publican anteproyectos, se consulta el calendario de sesiones y las minutas de las mismas. j) Cuenta con un apartado histórico de consulta, en el cual se depositan todas las disposiciones que han dejado de ser vigentes, por haber sido sustituidas o dadas de baja. 5 de 8
.4 Definición de disposiciones a integrar en la Normateca Interna Acuerdo Avisos Bases Circulares Formatos Guías Lineamientos Manuales Normas Políticas Procedimientos Reglamentos internos Instrumento emitido por servidores públicos facultados para definir o delegar funciones, atribuciones o acciones específicas de sus destinatarios. Notificaciones temporales, de interés general para los servidores públicos de la CDI. Fundamento documental o apoyo principal en que descansa una función o actividad institucional. Instrumento dictado por autoridad competente dirigido a destinatarios determinados para regular o dar instrucciones sobre temas específicos. Documento estructurado con espacios específicos para ser llenados con información y datos según se requiera, para dar inicio a un trámite o servicio. Documento referente a la ejecución de Programas a cargo de la CDI. Establecimiento de los términos, límites y características de las actividades del sector público. Documento que contienen instrucciones detalladas y precisas para realizar de forma ordenada y sistemática, los objetivos, las políticas, las atribuciones, las funciones y los procedimientos determinados por objetivos institucionales. Regla que se debe seguir o modelo a seguir en la realización de un trabajo. Criterio o directriz de acción elegida como guía en el proceso de toma de decisiones al ejecutar los objetivos específicos de nivel institucional. Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad de función para la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, determinación de tiempos de métodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones. Documento normativo que establece aspectos técnicos y operativos en materias específicas. 6 de 8
4. OPERACIÓN DE LA NORMATECA INTERNA 4.1 Preparación de disposiciones internas a) Los emisores deberán enviar sus Anteproyectos invariablemente en formato Word o Excel, para facilitar su edición orientada a la mejora por parte de usuarios y otros emisores. b) Una vez que las disposiciones internas sean aprobadas y firmadas por el Director General, el Secretario Ejecutivo del COMERI deberá convertir el documento original a formato PDF para proceder a su publicación y difusión formales. Esta actividad será independiente de la estrategia de respaldo que establezca el Administrador de la Normateca Interna. c) El Secretario Ejecutivo del COMERI instruirá al Administrador de la Normateca Interna la baja del documento en el apartado de <Anteproyectos>. 4.2 Consideraciones generales Los documentos a publicar en la Normateca Interna tendrán dos rutas críticas: 1. Documentos que no requieren dictamen por parte del COMERI para su aprobación y difusión: Ejemplos: Avisos, Circulares, Minutas, Oficios, Manuales de Integración y Funcionamiento de Comités. Estas disposiciones serán publicadas por los emisores, sin restricción alguna. 2. Documentos que sí requieren dictamen por parte del COMERI para su aprobación y difusión: Ejemplos: Las demás disposiciones, excepto en los casos debidamente fundados y motivados, ante el Presidente o Secretario Ejecutivo del COMERI, las cuales serán hechas del conocimiento al órgano colegiado. Los anteproyectos siempre deberán contener los requisitos referidos en el numeral., inciso d). Sólo en caso de disposiciones en su versión definitiva con aprobación, únicamente se requerirá del documento, es decir sin resumen ejecutivo y sustento legal. 7 de 8
4. Tres procesos básicos: altas, bajas y cambios de disposiciones Enseguida se refieren las principales características de los tres procesos: Proceso No. 1. El alta de disposiciones Sólo podrán ser publicadas las disposiciones de carácter interno por el Administrador de la Normateca Interna y el Secretario Ejecutivo del COMERI. Proceso No. 2: La baja de disposiciones Este proceso se lleva a cabo cuando: La disposición publicada deja de ser vigente, o Los Anteproyectos de disposiciones fueron aprobados, puesto que una vez formalizados mediante firmas autógrafas, formarán parte de las disposiciones vigentes. Por lo general, esta actividad será trimestral, después de las sesiones del COMERI. La modificación o derogación de documentos solo podrá ser efectuada por el COMERI, quien solicitará al Secretario Ejecutivo, la baja del documento. Para llevar a cabo esta actividad, el Secretario Ejecutivo se apoyará en el Administrador de la Normateca Interna. Proceso No. : La modificación de disposiciones La mejora o actualización de disposiciones implica la sustitución de las que se encuentran publicadas en la Normateca, por lo que deberá procederse de manera coordinada en la siguiente secuencia: Primero, se da de alta la disposición modificada, conforme el proceso de Alta, y Segundo, se da de baja la disposición sustituida, conforme al proceso de Baja. Estos pasos deben ser realizados el mismo día, de forma secuencial, con el objeto de mantener la Normateca Interna actualizada de forma adecuada. La mejora o actualización serán llevadas a cabo por el Administrador de la Normateca Interna, con el Vo. Bo. del Secretario Ejecutivo del COMERI. 4.4 Respaldo de información El Administrador de la Normateca Interna deberá implementar acciones periódicas que aseguren y garanticen la integridad del Motor de búsqueda y de la información depositada en él. 8 de 8