Seminario 52. Microsoft Office 365

Contenidos 1. Qué es Office 365 2. Servicios de Office 365 3. Portal de Microsoft Office 365 4. Configuración básica Microsoft Office 365 5. Microsoft Outlook Web App 6. Configuración, uso y práctica de Microsoft Outlook Web App

Microsoft Office 365 Que es Office 365 Es una plataforma de servicios alojados en la nube que combina productos Microsoft para ofrecer servicios online como Microsoft Lync, Microsoft Skype, Microsoft SharePoint Online y Microsoft Office Professional Plus.

Microsoft Office 365 Beneficios de Office 365 Es una solución completa y flexible que ofrece a los usuarios la capacidad de trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Microsoft Office 365 Beneficios de Office 365 Ello significa que podrán por ejemplo comunicarse por videoconferencia con cualquier persona y crear reuniones en línea a través de Skype o Lync, trabajar con documentos en línea a través de Microsoft Office Professional Plus Online, guardar y compartir su trabajo en tiempo real con SharePoint y utilizar el correo electrónico, programar actividades en su calendario, crear tareas y obtener información de los contactos con Microsoft Outlook Web App desde todo tipo de dispositivos.

Servicios de Microsoft Office 365 Servicios de Microsoft Office 365 Microsoft SharePoint Online Permite trabajar con distintas personas en los mismos documentos y presentaciones compartidos sin importar donde se encuentre, realizar cambios que distintos usuarios puedan observar y comentar in situ. Microsoft Lync Permite localizar y contactar con compañeros al instante, organizar reuniones de audio y video online, compartir documentos y enviar presentaciones sin importar el lugar donde se encuentre.

Servicios de Microsoft Office 365 Servicios de Microsoft Office 365 Microsoft Office Professional Plus Entorno de aplicaciones de productividad que están completamente integradas con Exchange, SharePoint y Lync Microsoft Word Microsoft Excel Microsoft PowerPoint Microsoft Access Microsoft OneNote Microsoft Publisher Microsoft Outlook Microsoft OneDrive

Servicios de Microsoft Office 365 Servicios de Microsoft Office 365 Microsoft Office Web Apps Office Web Apps es la herramienta en línea para las aplicaciones de Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc. que permite a los usuarios a acceder a documentos desde cualquier lugar. Pueden ver, compartir y trabajar en documentos en línea con otros a través de PC, dispositivos móviles y navegadores Web.

Servicios de Microsoft Office 365 Servicios de Microsoft Office 365 Microsoft Exchange Online Una cuenta de Microsoft Exchange es una cuenta de correo electrónico profesional o educativa. La organización que proporciona la cuenta de correo de Exchange tiene un departamento de tecnología y comunicaciones (TI) que ejecuta un programa denominado Microsoft Exchange Server. Este servidor proporciona el servicio de correo electrónico Por lo tanto, Microsoft Exchange Online proporciona acceso a correo electrónico, calendario, contactos y tareas a través de los PCs, navegadores y dispositivos móviles. Proporciona las funcionalidades de Microsoft Exchange Server como un servicio basado en nube.

Servicios de Microsoft Office 365 Características de Exchange Online El usuario final de carácter funcional que utiliza la cuenta de correo electrónico utiliza el programa cliente de correo denominada Microsoft Outlook Web App

Portal Microsoft Office 365 Portal Microsoft Office 365 Para configurar, administrar y acceder a los servicios es necesario registrase en el portal de Microsoft 365. Para acceder a esta plataforma lo primero que debe hacer es ingresar al portal de Office 365 bien a través de un buscador o bien directamente informando la siguiente URL: https://www.office.com/?ref=logout

Portal Microsoft Office 365 Portal Microsoft Office 365

Portal Microsoft Office 365 Acceso a Portal Microsoft Office 365 Informar credenciales Usuario: Cuenta o correo Contraseña El primer inicio de sesión se exige actualizar la contraseña ya que trata de una contraseña temporal. Informar en Contraseña Anterior la contraseña temporal proporcionada por el administrador Informar tanto en Nueva Contraseña como en Confirmación Contraseña la nueva contraseña, esta es la contraseña se utilizará para acceder cada vez que quiera entrar a la plataforma. Hacer click en Enviar

Portal Microsoft Office 365 Portal Microsoft Office 365 Tras actualizar la contraseña se regresa a la pagina de inicio del Portal de Office 365 para ingresar usuario y definitivamente nueva contraseña

Portal Microsoft Office 365 Portal Microsoft Office 365 Al hacer clic en Iniciar Sesión se presentara la siguiente pantalla de inicio dentro de la plataforma.

Portal Microsoft Office 365 Configuración Microsoft Office 365 Al pulsar el icono Office situado en la parte superior izquierda de la pantalla se habilita el panel de selección de servicios y aplicaciones. En función del tipo cuenta de Microsoft Office 365 contratada encontramos unas u otras herramientas y servicios disponibles como se muestra a continuación.

Portal Microsoft Office 365 Configuración Microsoft Office 365 Outlook: software cliente de correo electrónico de Microsoft. Calendario: gestión de eventos a través de Microsoft Outlook. Personas: gestor de contactos a través de Microsoft Outlook OneDrive: gestor almacenamiento de contenidos en la nube. Tareas: gestor de actividades y tareas a través de Microsoft Outlook. Word: procesador de texto online Excel: herramienta de hoja de calculo online PowerPoint: herramienta de presentaciones en la nube OneNote: herramienta online que facilita la toma de notas y recogida de información Sway: software de presentación de diapositivas o videos en línea.

Portal Microsoft Office 365 Configuración Microsoft Office 365 Skype: software propietario distribuido por Microsoft que permite comunicaciones de texto, voz y vídeo sobre Internet. Bing: buscador web de Microsoft. MSN: The Microsoft Network es una colección de servicios de internet ofrecidos por Microsoft. Flow: servicio que tiene como objetivo crear flujos de trabajo automatizados entre sus aplicaciones y servicios favoritos para sincronizar archivos, obtener notificaciones y recopilar datos, entre otras operaciones Lync: cliente de reuniones que establece una conexión virtual permitiendo mantener conversaciones, compartir el escritorio y las aplicaciones y trabajar conjuntamente en tiempo real directamente desde el equipo con otros usuarios.

Portal Microsoft Office 365 Configuración Microsoft Office 365

Portal Microsoft Office 365 Configuración Microsoft Office 365 Si pulsamos en el icono simbolizado por un interrogante accedemos a la ayuda Nos encontramos las siguientes opciones: Ayuda online Términos Privacidad y cookies Accesibilidad Cambiar idioma

Portal Microsoft Office 365 Configuración Microsoft Office 365 Nos encontramos las siguientes opciones: Ayuda online: enlace a la URL de acceso a los contenidos de ayuda y aprendizaje de Office 365

Portal Microsoft Office 365 Configuración Microsoft Office 365 Términos: se especifican las condiciones de contrato de servicios de Microsoft.

Portal Microsoft Office 365 Configuración Microsoft Office 365 Privacidad y cookies: Declaración de privacidad de Microsoft

Portal Microsoft Office 365 Configuración Microsoft Office 365 Accesibilidad: se especifican las condiciones de contrato de servicios de Microsoft

Portal Microsoft Office 365 Configuración Microsoft Office 365 Por otra parte, si se pulsa en el extremo superior derecho de la pantalla sobre el nombre de usuario se accede a la configuración de la cuenta de usuario de Office 365. Se encuentran disponibles las siguientes opciones Mi perfil Mi Cuenta Cerrar sesión

Portal Microsoft Office 365 Configuración Microsoft Office 365 Mi perfil: permite editar y actualizar información del perfil usuario Imagen de usuario. Nombre de usuario. Información personal. Información de facturación. Información de contacto. Correo electrónico. Teléfono. Dirección.

Portal Microsoft Office 365 Configuración Microsoft Office 365 Mi cuenta: permite editar y actualizar información de la cuenta de usuario Editar imagen de usuario. Editar nombre de usuario. Cambiar contraseña correo electrónico. Agregar o actualizar información y opciones pago. Consultar compras recientes. Dispositivos electrónicos vinculados. de

Portal Microsoft Office 365 Escritorio de Microsoft Office 365 En la parte central de la pantalla de inicio se alojan accesos directos de las distintas herramientas y servicios disponibles. Por último, en la parte inferior del escritorio aparecen elementos de trabajo recientes de utilizados la herramienta. Pulsando sobre cada uno de estos enlaces se habilita la aplicación web correspondiente (OWA, Word WebApp, Excel WebApp, etc.) y la opción de abrir los documentos recientes alojados en el espacio OneDrive del usuario

Microsoft Outlook Web App La herramienta de Microsoft Outlook Web App de Office 365 tiene apariencia análoga a la aplicación instalada de forma local en el equipo del usuario pero con características añadidas además de mayor capacidad de almacenamiento. Para iniciar la herramienta de correo electrónico online, 2 formas diferentes de acceso: Hacer clic en el icono del acceso directo correspondiente ubicado en la parte central de la pantalla de inicio del portal Office 365 o bien Habilitar panel de aplicaciones a través del ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla y se pulsa finalmente el icono de la aplicación. Al abrirse la aplicación, se inicializa la misma en una nueva pestaña del navegador web correspondiente.

Microsoft Outlook Web App Acceso a través de enlace directo del escritorio

Microsoft Outlook Web App Acceso a través del panel de aplicaciones

Bandeja de entrada Cuando se accede a Microsoft Outlook Web App lo primero que se observa es la bandeja de entrada

Bandeja de entrada Si se pulsa en el extremo superior izquierdo de la pantalla se habilita el panel de aplicaciones de Office 365 de igual forma que si se realiza desde la pantalla de inicio del portal. Pulsando sobre cualquier aplicación, esta se inicializa en una nueva pestaña del navegador web.

Bandeja de entrada

Opciones de configuración Microsoft Web App Se pulsamos en el icono simbolizado a través de una tuerca en la parte superior derecha de la pantalla de la herramienta. se accede a la configuración Se habilitan las siguientes opciones de configuración rápida: Temas Vista de la conversación Panel de lectura Bandeja de entrada prioritarios Imagen de remitente Agrupar mensajes por fecha Vista previa de datos adjuntos Texto de vista previa de mensaje

Opciones de configuración Microsoft Web App

Opciones de configuración Microsoft Web App Se pueden explorar opciones de configuración a través de la barra de búsqueda Por otra parte, en la parte inferior de las opciones de configuración se encuentra las opciones avanzadas: Temas Vista de la conversación Panel de lectura Bandeja de entrada prioritarios Imagen de remitente Agrupar mensajes por fecha Vista previa de datos adjuntos Texto de vista previa de mensaje

Nuevas características y funcionalidades de correo Se ha añadido nuevas funcionalidades y procesos de trabajo con mensajes en la bandeja de entrada respecto a la versión local de Outlook Acceso con un solo clic para filtrar correos El correo de Office 365 permite filtrar los correos con un solo clic: Todos: es la opción definida que permite ver todos los correos. No Leídos: los correos que aún no ha revisado o abierto. Para Mí: los correos que son exclusivamente para el usuario. Marcados: los correos que están marcados por algún motivo, porque es un correo importante, porque tiene una tarea asociada o porque es algo que tiene que tener presente.

Nuevas características y funcionalidades de correo

Nuevas características y funcionalidades de correo Asimismo, permite ordenar la lista de correo por carpeta por fecha, remitente y tamaño.

Nuevas características y funcionalidades de correo Aplicaciones o complementos para Outlook Agregan características al correo. Por ejemplo, si un mensaje contiene una dirección postal, una aplicación de Outlook agregará una pestaña con un mapa e indicaciones para llegar a dicha dirección.

Nuevas características de correo Redacción en línea Además de leer el correo, se puede redactar respuestas y reenviar mensajes dentro del panel de lectura. Asimismo, se mantiene la opción de abrir la respuesta en una nueva ventana.

Nuevas características de correo

Nuevas características de correo Arrastrar y soltar para agregar un archivo adjunto En algunos exploradores se puede agregar un archivo adjunto a un mensaje arrastrándolo desde el escritorio hasta el formulario del mensaje.

Nuevas características de correo Buscar borradores rápidamente No es necesario ir a la carpeta de borradores o abrir una conversación para buscar los borradores. Las conversaciones en las que se haya iniciado un nuevo mensaje se quedarán marcadas de forma clara en la vista de la lista.

Nuevas características de correo Limitar los resultados de búsqueda con un solo clic Se puede restringir de forma rápida los resultados de una búsqueda seleccionando una opción para cambiar las carpetas incluidas en la búsqueda y el período de tiempo ésta.

Lista de carpetas En la parte izquierda de la pantalla los correos están organizados en carpetas: Bandeja de entrada Borradores Enviados Eliminados Correos no deseados Archivados En cada uno de estas carpetas y dentro de ellas se puede de igual forma filtrar los correos. Igualmente, Outlook Web App permite ordenar los correos por Fecha, Remitente, Destinatario, Asunto, Importancia, tamaño, etc.

Lista de carpetas Asimismo, Outlook Web App permite visualizar los correos como Mensajes o como conversaciones.

Barra de búsqueda El buscador de Outlook Web App permite buscar correos y contactos simplemente haciendo clic en la barra de búsqueda situada en la parte superior central de la pantalla. Basta con informar algún término clave del correo o el nombre de su emisor para localizar correos y el nombre de usuario para buscar contactos.

Barra de búsqueda El buscador de Outlook Web App permite asimismo filtrar la búsqueda correos y contactos discriminando o diferenciando entre las distintas carpetas disponibles: Todas las carpetas Bandeja de entrada Elementos eliminados Elementos enviados Archivo

Barra de búsqueda Una vez que la aplicación identifique coincidencias con las palabras o términos clave tanto en la lista de correo como en la lista de contactos para que muestre los resultados de la búsqueda. Resultados en la lista de correo

Lista de Resultados en la lista de contactos

Lista de mensajes La lista de mensajes muestra los mensajes ubicados en la carpeta seleccionada actual.

Lista de mensajes Los mensajes mostrados pueden administrarse seleccionando un filtro o mediante una búsqueda. La lista de mensajes dispone de herramientas que permiten administrar de forma rápida y ágil algunas tareas. Seleccionando los iconos situados en la parte derecha de la lista de mensajes se puede eliminar un mensaje o una conversación o agregar una marca. Otros iconos mostrarán que mensajes tienen datos adjuntos, su importancia (alta, media, baja) y cuantos elementos sin leer existen en una conversación.

Lista de mensajes Haciendo clic con el botón derecho secundaria en un mensaje se visuliza un menú de opciones. Son las siguientes: Responder Responder a todos Reenviar Eliminar Archivo Mover Marcar como leído Marcar Anclar

Lista de mensajes Marcar como correo no deseado Crear regla Mostrar en lector inmersivo Abrir en una nueva pestaña

Lista de mensajes Haciendo clic sobre el triángulo situado a la izquierda de un mensaje se expande una conversación visualizando todos los mensajes de la misma.

Panel de lectura En el panel de lectura se muestran los mensajes. No solo se leen mensajes en el panel, también permite responder a los mismos sin necesidad de abrir una nueva ventana. Basta con seleccionar Responder Responder a todos Reenviar en la parte superior de un mensaje para responderlo. Aparecerá un mensaje en blanco en el panel de lectura situado en la parte superior de la conversación. Para modificar el estado de lectura de un mensaje, se utiliza las opciones de Marcar como leído y Marcar como no leído.

Panel de lectura

Panel de lectura Para visualizar un menú con más opciones, seleccionar el icono simbolizado con 3 puntos del menú ampliado

Crear y responder mensaje Para crear un nuevo mensaje basta con hacer clic en el botón + Nuevo correo y redactar el mensaje.

Crear y responder mensaje Tras redactar el mensaje e indicar el asunto, se añade uno o varios destinatarios en la sección Para y se pulsa Enviar.

Crear y responder mensaje Si se desea añadir destinarios en copia y/o copia oculta se detallan las direcciones de correo de los destinatarios en las secciones CC y CCO respectivamente. Si el destinatario se encuentra en nuestra lista de contactos y la aplicación identifica al mismo lo muestra como sugerencia.

Crear y responder mensaje Para responder a un mensaje recibido se pulsa el vínculo situado en la parte superior de cada mensaje en el panel de lectura de la aplicación. Al pulsar Responder (RE). Responder a todos Reenviar aparecerá un nuevo mensaje en el panel de lectura (FW). Al responder a un mensaje, el asunto se copia automáticamente y se agrega al principio de un prefijo que indica que es una repuesta (RE:). El texto del mensaje original se copia automáticamente en el nuevo mensaje. En el caso de reenvio el Pulsar Enviar en la parte superior del mensaje para expedirlo al destinatario.

Crear, responder y enviar mensaje Responder un mensaje

Crear, responder y enviar mensaje Enviar un mensaje como respuesta

Crear y responder mensaje Una vez que el mensaje ha sido definitivamente enviado el correo se aloja en la bandeja de enviados

Adjuntar elementos en un mensaje Para agregar datos adjuntos en un mensaje, pulsar en primer el icono simbolizado por un clip,

Adjuntar elementos en un mensaje En segundo lugar seleccionar el archivo desde su ubicación y pulsar Abrir para adjuntarlo al mensaje.

Adjuntar elementos en un mensaje Indicar destinatario Para (CC y CCO si es pertinente) y Asunto. Para más opciones pulsar el icono del menú extendido Enviar el mensaje

Calendario El calendario permite crear y seguir citas y reuniones. Con OWA se pueden crear varios calendarios, establecer vínculos de calendarios de otras personas y compartir su calendario con otros miembros de la organización. Para acceder al calendario se pulsa el icono simbolizado con un calendario situado en el extremo inferior izquierdo del panel de lista de carpetas. Tras pulsar el icono, el calendario se inicial za en una nueva pestaña del navegador web

Calendario Asimismo se puede acceder al calendario desde el escritorio de Office 360 pulsando el icono de acceso directo ubicado en la parte central de la pantalla o bien desde el panel de aplicaciones

Calendario

Calendario El calendario puede visualizarse de 4 formas diferentes: Día Semana laboral Semana Mes

Calendario Día

Calendario Semana Laboral

Calendario Semana

Calendario Mes

Calendario Para desplazarse entre distintas fechas del calendario basta con pulsar los botones de desplazamiento simbolizados por flechas o bien seleccionar e mes correspondiente. Estas opciones se encuentras alojadas en la parte superior central de la pantalla. Igualmente, se puede seleccionar fechas desde el panel izquierdo del calendario

Calendario Para desplazarse entre distintas fechas del calendario basta con pulsar los botones de desplazamiento simbolizados por flechas o bien seleccionar Hoy o el mes correspondiente. Estas opciones se encuentras alojadas en la parte superior central de la pantalla. Igualmente, se puede seleccionar fechas desde el panel izquierdo del calendario

Calendario Si pulsamos sobre el botón situado en el extremo superior izquierdo de la pantalla simbolizado por 3 líneas horizontal se habilita el panel del calendario. Si pulsamos de nuevo se oculta de nuevo.

Eventos del calendario Para obtener una vista rápida de un evento basta con hacer clic sobre él.

Eventos del calendario Un evento que un determinado usuario haya creado aparecerá como creador y mantendrá un vínculo que permita editarlo o eliminarlo.

Eventos del calendario Un evento o reunión a la que un usuario haya sido invitado incluirá vínculos para responder a la invitación. Si el organizador ha incluido una invitación en línea a la reunión, los invitados visualizarán un vínculo para acceder a la reunión.

Eventos del calendario Mensaje de correo electrónico de invitación al evento

Eventos del calendario Calendario del invitado al evento

Crear eventos del calendario Para crear un nuevo evento se pulsa en la opción + Nuevo evento situado en la parte superior izquierda de la pantalla.

Crear eventos del calendario Un evento puede ser una cita, una reunión o cualquier otro acontecimiento que puede durar incluso todo el día. Aparece en pantalla un nuevo formulario donde se informa y se completan los datos del nuevo evento.

Crear eventos del calendario Aparece en pantalla un nuevo formulario donde se informan los siguientes datos del nuevo evento: Título de evento Fechas del evento Hora inicio y hora fin del evento Ubicación del evento Repetir: seleccionar el patrón de repetición, con qué frecuencia se realizará el mismo evento Nunca Todos los días Todas las semanas Todos los años

Crear eventos del calendario

Crear eventos del calendario Recordatorios

Crear eventos del calendario Pulsar Guardar para acumular el evento en el calendario o descartar para no hacerlo.

Tareas Una tarea es un elemento creado a través de Outlook Web App sobre la que desea hacer un seguimiento hasta que sea completada. OWA permite crear, editar, clasificar y administrar tareas. Es posible crear tareas de un mensaje de correo electrónico que se haya marcado para su seguimiento o pueden ser nuevas entradas de la lista de tareas pendientes que han añadido. Se puede acceder a tareas de Outlook desde el panel de aplicaciones de Office 360 de igual forma que para el resto de servicios Asimismo, para acceder a tareas desde el propio Outlook Web App basta con pulsar el icono correspondiente ubicado en la parte inferior del panel principal de carpetas. Tareas se inicializará en una nuevo pestaña del navegador web.

Tareas

Creación de tareas Para crear una nueva tarea pulsar la opción + Nuevo ubicada tras la barra de menú en la parte central de la pantalla. Aparece una nueva sección en la pantalla donde se especifica: Asunto de la tarea Vencimiento Detalles Descripción de la tarea.

Creación de tareas

Creación de tareas Pulsando en Mostrar detalles se informan datos adicionales de la tarea: Fecha de inicio y fecha de finalización Estado de la tarea Porcentaje de cumplimiento Prioridad Aviso y repetición Horas de trabajo total y trabajo real Kilometraje Facturación Empresa

Creación de tareas

Creación de tareas Tras informar todos los datos relevantes se pulsa el botón Guardar para salvar la tarea.

Consulta y edición de tareas Las tareas guardadas se muestran en el panel principal de tareas. En la parte izquierda de la pantalla aparecen listadas En la parte derecha de la pantalla se muestra el detalle la tarea seleccionada de la lista Se permite filtrar tareas por los siguientes criterios: Todas Activas Vencidas Completadas Igualmente se pueden ordenar las tareas por diferentes criterios como fecha de inicio, fecha de vencimiento, estado, asunto, prioridad, etc.

Consulta y edición de tareas

Creación de tareas

Consulta y edición de tareas Se puede editar la información de la tarea desde la parte derecha de la pantalla donde muestra el detalle la tarea pulsando el botón de modificar. Aparece la ventana de creación y edición de la tarea donde se modifican los datos que procedan. Pulsar guardar para salvar los datos.

Consulta y edición de tareas Por ultimo, concretar que se permite eliminar una tarea desde la lista de tareas pulsando el icono correspondiente simbolizado por una papelera y ubicado en la etiqueta de la tarea junto a otros iconos o O bien pulsando el botón de eliminar alojado justo encima en la barra de menú.

6. Preguntas y Dudas

Muchas Gracias!!