TÉRMINOS DE REFERENCIA ASISTENTE DE LOGISTICA Y ADMINISTRACION I. Introducción El presente contrato se enmarca en el proyecto Programa Regional de Seguridad Alimentaria y Nutricional para Centroamérica II, en adelante denominado PRESANCA II, financiado por la Unión Europea a través del Convenio de Financiación DCI-FOOD/2010/233289, y ejecutado por la Secretaría General del SICA. Los objetivos del programa son: Objetivo General: Contribuir a la reducción de la inseguridad alimentaria y nutricional en las poblaciones más vulnerables de Centroamérica, fortaleciendo el sistema de integración centroamericana en el marco de un proceso de concertación de políticas sociales y económicas. Objetivo Específico: Consolidar la estrategia regional de Seguridad Alimentaria y Nutricional en los procesos político-normativos, en la gestión del conocimiento y el desarrollo territorial. Resultado Esperado 1: Fortalecidas las políticas y estrategias regionales, nacionales y locales en SAN. A través de este resultado, y a partir de la información generada por el PRESISAN, el RE2 y el RE3, se busca fortalecer e institucionalizar mecanismos y procesos para la consolidación de las políticas regionales en SAN, y la armonización de éstas con las nacionales y locales. Así también se busca armonizar la cooperación externa en SAN en la región, mediante la apropiación de conceptos y metodologías por parte de los actores regionales, nacionales y locales. Se busca integrar aspectos de SAN en otras estrategias regionales de desarrollo. Resultado Esperado 2: Fortalecidas las capacidades profesionales e institucionales para la generación y gestión del conocimiento en SAN. Este resultado busca fortalecer las capacidades de generación y gestión del conocimiento de las instituciones involucradas en la SAN en sus diferentes niveles. Esto se hará a partir de la formación y capacitación de recursos humanos de los niveles involucrados, tomando insumos provenientes de estudios, investigaciones, y procesos de análisis, generados desde el PRESANCA I y el PRESISAN, que se consolidaran durante el PRESANCA. Se diseñará una estrategia de comunicación y diseminación para los conocimientos generados por el Programa. En cuanto al programa de recursos humanos -especialmente a nivel de Maestría-, que se vincula a los procesos de investigación de observatorios, y partiendo de la propuesta del programa académico desarrollada por el PRESANCA en su primera fase: SAN y Desarrollo Local, éste se desarrollará en una modalidad estudiotrabajo que fortalezca los procesos de gestión de la SAN en instituciones a nivel regional, nacional y municipal. La estructura del programa incluirá un tronco común básico y diferentes áreas de énfasis a nivel de especializaciones en temas relevantes a la SAN que por lo menos cubran temas vinculados a: los procesos de desarrollo local (a nivel municipal), gestión pública de programas (a nivel nacional), integración regional (a nivel regional) y vinculados a sistemas de información y vigilancia alimentaria-nutricional, que serán desarrollados por el PRESISAN, entre otras. En todo el proceso se definirán y crearán alianzas para desarrollar capacidades a nivel de universidades y centros académicos de la Región, desarrollando módulos
que permitan a los participantes adecuar su formación a las realidades nacionales y enmarcados en los contextos regionales y locales. Modalidades similares serán desarrolladas para los programas de técnicos municipales que se espera participen en el programa como parte del proceso de fortalecimiento institucional. Resultado Esperado 3: Fortalecimiento del desarrollo territorial con énfasis en la SAN. A través de este resultado se busca fortalecer las capacidades de gestión de los municipios fronterizos y sus respectivas de mancomunidades o asociaciones municipales que integran municipios fronterizos, en planificación y gestión de políticas, planes y programas en SAN. Los tres resultados se deberán trabajar de forma integrada y mantener una vinculación y coordinación que permita el abordaje del programa con una visión única en términos de conceptualización de la intervención. El fortalecimiento de las políticas y estrategias en los diferentes niveles de intervención (R1) se concibe enlazado con el fortalecimiento de capacidades profesionales e institucionales por medio de la formación y capacitación del RRHH tomador de decisiones (R2), vinculando los estudios, las investigaciones, los análisis de información proveniente de los diversos observatorios temáticos, otros instrumentos de monitoreo disponibles, facilitando en este proceso la consolidación de los productos del PRESISAN a través de una retroalimentación técnica constante. Los RRHH formados y capacitados en los diferentes niveles serán los responsables de brindar insumos de análisis para la mejora del desarrollo e implementación de políticas y estrategias de la SAN en lo local, nacional y regional. Su relación institucional de estudio trabajo, se espera ofrezca herramientas novedosas que faciliten la gestión de la SAN desde una concepción integral y transversal. A través del trabajo en el territorio, se espera operativizar las políticas y estrategias de la SAN y los aportes producto de la gestión del conocimiento para que las intervenciones en los territorios contengan una riqueza conceptual agregada. Las acciones focalizadas en el territorio, contarán con una visión multidimensional y multisectorial, que permita encontrar soluciones con un enfoque integral con la visión y oportunidad del ámbito nacional y regional. En el desarrollo del programa se consideran principalmente los temas relacionados al cambio climático, la crisis internacional de precios de los combustibles, financiera y económica, la búsqueda de nuevas fuentes renovables de energía, la degradación ambiental, la migración, temas relacionados a la equidad de género, grupos indígenas, y el enfoque de ciclo de vida como ejes transversales de análisis. Beneficiarios: El grupo meta final del programa es la población rural en situación de inseguridad alimentaria y nutricional más crítica, y muy especialmente los niños y las mujeres de las zonas de gran vulnerabilidad en la Región, especialmente ubicados en Guatemala, El Salvador, Honduras y Nicaragua. El programa beneficia directamente a las instancias de la integración centroamericana, que serán reforzadas en su papel de promotoras de políticas sociales, económicas y ambientales, para lo cual la SG-SICA movilizará las instancias técnicas de la integración (SISCA, COMISCA, INCAP, CAC, OSPESCA y otras de la sociedad civil, entre ellas, FEMICA) con la finalidad de perfeccionar las políticas regionales, mejorar su capacidad de análisis de la situación de inseguridad alimentaria y nutricional y acompañar la ejecución de las actividades de terreno.
En cooperación con las instancias regionales, se reforzarán también a las instituciones nacionales de los países de la región que se ocupan de la SAN gracias también a un apoyo institucional, no sólo las instancias públicas (ministerios de agricultura, de salud, municipios, sistemas de prevención y atenuación de riesgos, etc.) sino también de las organizaciones de la sociedad civil (centros de investigación, ONG, organizaciones de productores, etc.) II. Objetivo de la Contratación El/la Asistente de Logística y Administración, como personal de apoyo a la Dirección y Administración del Programa, ejecutará procesos de logística, técnicos y administrativo-contables que le sean asignados, para la gestión cotidiana de la Unidad de Coordinación Técnica (UCT), relativos a la ejecución del Programa Regional de Seguridad Alimentaria y Nutricional para Centroamérica PRESANCA II. III. Funciones y atribuciones del cargo EN LOGISTICA Brindar apoyo administrativo y de asistente de logística a la Directora del PRESANCA II-PRESISAN II. Asistir en el apoyo logístico, técnico y de procuraduría, que sea requerido en el marco del programa Apoyar en la organización de eventos y reuniones de trabajo, que incluye las convocatorias, protocolo, logística de viajes, viáticos, reservaciones, alimentación, hospedaje, trasladados y documentación y equipo, entre otros Coordinar citas interinstitucionales, recibir y efectuar llamadas telefónicas según se requiera Recibir a los visitantes según normas de seguridad, orientándolos hacia la persona indicada según su requerimiento Coordinar y verificar en conjunto con otro personal de apoyo, la agenda del personal de la UCT, dándole el seguimiento conjunto a los compromisos adquiridos cotidianamente Preparar y enviar oportunamente la correspondencia siguiendo los procedimientos internos y verificando que estén completos los anexos y correctas las direcciones Transcribir una amplia variedad de material y borradores para su impresión, comprobando que su contenido sea el correcto Tomar notas en las reuniones que se requiera y proceder en consecuencia Asegurar agendas, programas y autorizaciones de misiones (viajes) del personal de la UCT Coordinar la logística y procedimientos para viajes, que incluye: efectuar reservas y situar tiquetes, solicitar información sobre el estado de las carreteras, tener información actualizada de la situación de seguridad de los sitios a visitar, verificar y confirmar itinerarios, hacer reservas hoteleras, solicitar y confirmar las autorizaciones para desplazamientos y demás aspectos relativos a los viajes terrestres o aéreos de los funcionarios del programa y coordinar con puntos focales o contrapartes en los lugares de destino Verificar y garantizar que toda la documentación que surja como consecuencia de la operación del programa, esté debidamente archivada física y electrónicamente, manteniendo al día los archivos de la oficina, siguiendo la codificación del programa Recibir y ubicar en orden numérico toda la correspondencia que llegue a la oficina, entregándola oportunamente a su destinatario, utilizando las herramientas administrativas y de sistemas existentes. Recibir a los visitantes según normas de seguridad, orientándolos hacia la persona indicada según su requerimiento. Mantener actualizado el directorio telefónico y de contactos electrónicos de la UCT.
SOBRE ASPECTOS ADMINISTRATIVO-CONTABLES Brindar apoyo al Administrador del PRESANCA II PRESISAN, en compra y seguimiento del uso de suministros, y de servicios generales, así como los trámites correspondientes con proveedores. Elaborar según procedimientos del Programa, las solicitudes de pago de bienes y servicios del programa, asegurando la documentación de soporte para las mismas. Elaboración de FACES para el pago de bienes y servicios prestados al proyecto. En coordinación con la Administración, colaborar en el mantenimiento y funcionamiento de la oficina y de los servicios generales de la misma, entre otros Elaborar y tramitar las solicitudes de anticipos y liquidaciones para viajes, preparando oportunamente las reclamaciones de gastos de viaje y pasándolos a la revisión/autorización. Organizar los registros, soportes, reembolsos y demás aspectos de dicho manejo de acuerdo con las normas y procedimientos señalados por el Programa, en lo referente a pagos y reembolsos Tener actualizado el listado de cuentas por cobrar y cuentas por pagar Conseguir las cotizaciones para adquirir bienes y servicios a nivel local y enviarlas al área administrativa de la oficina de país para su autorización Revisar y dar trámite oportuno y pertinente a las facturas que paga la oficina de país Apoyar en la organización y mantenimiento adecuado de los documentos del archivo, fotografías y material multimedia, de acuerdo con los lineamientos de la Administración. Atender visitas y/o reuniones programadas por el Programa Capacitar y dar seguimiento al personal de apoyo secretarial y de logística que de forma complementaria sea requerido por el Programa. Apoyar en los procesos vinculados al monitoreo, evaluación y auditoria de los Programas. Ejecutar aquellas funciones adicionales que fuesen asignadas por la Directora de la UCT. Apoyar según solicitud de la Administradora en el manejo, supervisión, seguimiento, control y rendición de Avances de Fondos y Caja chica. IV. Requisitos para el Cargo Profesional con título en Administración, Economía, Contabilidad o carreras afines. Experiencia laboral comprobable en organismos de integraciones regionales, internacionales o similares. Manejo eficiente de Word, Excel u hojas electrónicas financieras y contables Capacidad de trabajar en equipo Disponibilidad de horario V. Ubicación Para el desarrollo de su trabajo estará ubicado/a en la ciudad de San Salvador, sin perjuicio de su movilización al resto de los países que conforman el SICA.
VI. Duración: 10 Meses, con un período de prueba de 03 meses. VII. Aplicaciones Para aplicar a este cargo, deberá enviar Curriculum Vitae actualizado, más carta de intención indicando sus aspiraciones salariales, al correo contrataciones.presancaii@sica.int a más tardar el día miércoles 24 de junio del 2015 a las 5:00pm. Solo los candidatos preseleccionados para pruebas y entrevista serán contactados.