Integración de AuraPortal con SAP
Se puede definir como la estrategia empresarial enfocada a gestionar los procesos de negocio. BPM se soporta sobre tecnología de información para automatizar tareas y dar agilidad a los cambios requeridos por la empresa. La tecnología que posibilita la implantación y adopción de BPM constituye una categoría nueva de sistemas informáticos denominada Business Process Management System (BPMS).
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PROCESOS
SAP es un ERP en el que se gestionan los procesos empresariales de la empresa, pero no suele ser un sistema proactivo en la toma de las decisiones en flujos de negocio y para el usuario. BPMS constituye una capa superior a SAP, con la que puede interaccionar en cualquier momento. En SAP existen los procesos de negocio, pero la lógica del proceso y el modelaje de cómo debe funcionar se realiza desde la capa superior, el BPMS. Mediante la aplicación de un sistema BPMS en SAP, las principales ventajas que se derivan son las siguientes: Aumento en la eficiencia operativa Mayor rapidez y adaptación a los cambios en la empresa Mejora en la productividad de los trabajadores
La modelización de un proceso supone determinar hasta el mínimo detalle cómo debe actuar un proceso al ser ejecutado. Dibujar el diagrama de flujo del proceso mediante Objetos: Tareas, Eventos, Compuertas, KPI s, etc Determinación del funcionamiento de cada uno de los objetos definidos en el punto anterior: Tareas personales (ejecutores; instrucciones; creación de formularios con sus divisiones, campos, botones, ; cronometrías; reglas de proceso; condiciones; opciones inteligentes; creación automática documentos, etc), Tareas de Sistema que realizan los trabajos de forma automática (sin intervención humana),etc. Realizar simulaciones (tanto con datos ficticios como reales). Una vez modelado, el proceso ya está listo para ser ejecutado. BPMS es una herramienta que pretende plasmar los procesos de negocio
Los BPMS que afirman que no se necesita programación para su diseño, implementación y funcionamiento, sólo suele ser cierto cuando: Consisten en procesos sencillos. Automatización de procesos es mínima. Las prestaciones que exige la empresa al BPMS son pocas (normalmente por desconocimiento de la potencialidad del BPM) Un BPMS creará procesos complejos sin necesidad de programación en el momento que internamente contenga las opciones que permitan las mismas posibilidades que la programación. Esta característica es una de las más importantes de Auraportal.
AuraPortal incluye un sistema llamado Generatriz que se encarga de guiar a la persona que realiza la modelización para que pueda determinar todas las opciones de configuración que definen las características, funcionamiento, comportamiento, estética, etc de todos y cada uno de los objetos del diagrama. Ello permite un enorme ahorro de tiempo ya que supone sustituir la programación por opciones de configuración. Además, el sistema presenta todas las opciones posibles guiando al modelizador en su trabajo y reduciendo los tiempos de modelización, al mismo tiempo que la documentación se realiza automática. Para la creación del modelo, AuraPortal no necesita programación, ya que dispone de opciones de configuración que cubren las posibilidades lógicas que puedan darse.
Tareas Personales Tareas de Sistema Campos de los Formularios
Sustituyen el trabajo que deberían realizar las personas, reduciendo obviamente la posibilidad de error y el coste de tiempo derivado de ellas. Estas tareas simples, rápidas y sin necesidad de código y pueden englobar: Ingresar información (valores, campos, documentos) Aplicar reglas de negocio y de proceso Crear documentos automáticamente Notificación de manera automática de información a empleados y externos Ejecución de scripts y servicios web Desviar el flujo de corriente a otros procesos
Son las tareas realizadas por las personas, por lo que es muy importante conseguir una total optimización de los trabajos. AuraPortal contiene múltiplos parámetros para configurar y optimizar el funcionamiento de las tareas sin necesidad de programación, como mantener la misma tarea o crear de nuevas, optimizar su rendimiento, determinar cuándo es necesario realizar los diferentes cálculos de datos y reglas, etc. Todo ello con marcar o seleccionar un botón. Se pueden definir los formularios de tareas todo lo complejo que se requiera que pueden generar automatismos: avisos, campos condicionales, campos calculados, reglas de negocio y cálculo, creación automática de documentos, etc También se pueden definir campos que en función de las circunstancias, el ejecutar pueda ver o actuar sobre aquellos que necesite estrictamente y así evitar errores.
A través de los campos de los formularios, se puede determinar el funcionamiento del proceso. No necesitar programación no es simplemente la posibilidad de añadir un nuevo campo a un formulario, ya que también puede determinar el comportamiento que debe tener ese campo en cada uno de los elementos que intervenga, ya que puede ser diferente en función de las tareas personales, en función de las tareas personales, de las de sistema, del evento, de la regla de proceso, de la regla de negocio, etc. Además, el sistema incluye la posibilidad al modelizador de realizar un test de comprobación del comportamiento para verificar cuál va a ser el resultado.
En un BPMS existe un flujo diario de interacción y de comunicación automática con las aplicaciones informáticas que utiliza cada empresa (ERP,Legacy, ). Por ello, un BPMS debe estar integrado con estas aplicaciones y disponen de herramientas para integrarse con aplicaciones de cualquier tecnología. Aunque en algunos casos las herramientas suelen permitir los traspasos de información sin necesidad de programación, en otros sí que es necesaria la programación. Aunque en Auraportal no hay necesidad de programar para modelizar los procesos, sí será necesaria la generación de código para realizar algunas integraciones. AuraPortal incluye herramientas que permitan que sea fácil la integración con aplicaciones externas también sin programación. En caso de que se requiera usar una programación específica, AuraPortal incluye mecanismos para integrarla con los procesos BPMS, a través de las Tareas de Sistema EJECUTOR (Ejecuta Script o Procedimiento Almacenado).
Las herramientas incluidas en AuraPortal para integración con aplicaciones externas son las siguientes: Importación de datos Servicios Web Tareas de Sistema EJECUTOR Adapters Server Formularios externos. AuraPortal dispone, a través de conexiones ODBC, de varias herramientas para importar datos de aplicaciones (de forma automática, manual, puntual o periódica). AuraPortal es 100% SOA (Service Oriented Architecture) y todos los datos pueden ser obtenidos y/ o transmitidos desde y hacia aplicaciones externas a través de Servicios Web. Esta tarea de sistema permite la ejecución automática de Scripts y código de programación de cualquier naturaleza a través del funcionamiento de los procesos BPMS. Herramienta incluida en Auraportal cuya principal función es consultar y / o modificar datos alojados en bases de Datos externas (ERP, CRM) desde los Procesos de AuraPortal. El diseño de los formularios de Tareas Personales permite la integración de los formularios externos realizados con otras herramientas. Debido a ello, el usuario puede estar trabajando en una aplicación externa desde una Tarea de Auraportal, sin que note ninguna diferencia.
La definición de los flujos de trabajo es mucho más fácil realizarla a través del BPMS que desde su sistema SAP, donde la parametrización y definición de los Workflows no es tan intuitiva. BPMS es mucho más intuitivo para el usuario y el usuario puede enviar / recibir avisos y tener monitorizadas las tareas. La idea final de interconexión entre SAP /ERP y BPMS es que en SAP existen los datos transaccionales y en BPMS existen las reglas y definición de los procesos de negocio. BPMS dispone de muchas herramientas y posibilidades de parametrización enfocadas a procesos de negocio, lo que supone un ahorro en costes de programación importante. BPMS dispone de una documentación automática de los flujos de negocio, lo que supone que si los flujos se modifican, la documentación se modifica automáticamente.
USUARIOS INTERNOS ANALISTAS DE NEGOCIO GESTORES ADMINISTRADORES OTROS NO REQUIERE PROGRAMACIÓN USUARIOS INTERNOS EMPLEADOS GESTORES SUPERVISORES OTROS MODELIZACIÓN Y SIMULACIÓN EJECUCIÓN Y MONITORIZACIÓN USUARIOS EXTERNOS CLIENTES PROVEEDORES OTROS USUARIOS INVITADOS VISITANTES WEB OPTIMIZACIÓN 16
Falta de planificación para el cambio en la gestión empresarial. La escasez de conocimientos BPM en las empresas. Imposibilidad de establecer un contexto empresarial adecuado. Ningún cambio en lo referente a la gestión está exento de riesgos, pero como es habitual, mayor importancia a la implantación, el porcentaje de fracaso será menor.
Análisis Formación Instalación Configuración Modelización Integración Simulación Aprobación Producción
Optimización de procesos Apoyo a los esfuerzos de otros departamentos Aumentar la productividad de los trabajadores Cambio de procesos rápido y fácil Garantizar ejecución de procesos Europa Norte América Modelar procesos de negocio Visibilidad tiempo real de procesos clave
CUVIV es una consultora SAP con gran experiencia en el ámbito de la consultoría SAP, como en el ámbito de los procesos de negocio. Mantenemos una relación de confianza con AuraPortal, lo que establece a CUVIV como un proveedor de servicios de AuraPortal Alto grado de satisfacción de los clientes que se traduce con un alto índice de repetición en nuestros clientes. Nuestro fuerte compromiso e involucración, así como el fácil trato y comprensión hacia nuestros clientes y usuarios resultan claves en el éxito de nuestros proyectos.
David Vives Account Executive-CUVIV dvives@cuviv.com / http:/www.cuviv.com/