Manual de Usuario Trámites virtuales RUP-REP Trámites virtuales ISA-REP 1
Contenido 1. Registro de proveedores 1.1 Registro de nuevos usuarios 1.2 Confirmación de inscripción 1.3 Cambio de contraseña 2. Ingreso al sistema 3. Diligenciamiento del registro 3.1 Información básica 3.2 Documentos ISA 3.3 Contactos del proveedor 3.4 Registro mercantil 3.5 Información financiera 3.6 Información de experiencias 3.7 Información certificaciones 3.8 Información representación y/o distribuciones 4. Calificación del servicio 5. Generar certificación Trámites virtuales ISA-REP 2
Registro de proveedores 1.1 Registro de nuevos usuarios Al ingresar al link: https://www.parservicios.com/isa/index.php se podrá acceder al Sistema RUP- ISA donde se procede con el registro de nuevos usuarios. Para realizar este registro, haga click en el botón Inscríbase. (Ver Ilustración 1). Una vez proceda con el registro, el sistema desplegará una nueva ventana en la cual se permite diligenciar el formulario con los datos básicos de la persona natural o jurídica que va a adquirir el servicio, el tipo de registro que va a solicitar y del usuario que utilizará la plataforma. Una vez complete toda la información solicitada presione el botón Enviar (Ver ilustración 2). Trámites virtuales ISA-REP 3
Una vez terminado el diligenciamiento del formulario, y solicitar la inscripción, el sistema le enviará al correo electrónico ingresado en el pre-registro un link de confirmación de la solicitud realizada. 1.2 Confirmación de inscripción Luego de enviar la inscripción al servicio, el sistema le informará que la solicitud ha sido aprobada y enviará un correo electrónico con la clave de acceso al sistema. Trámites virtuales ISA-REP 4
1.3 Cambio de contraseña Ingrese su usuario y presione la opción olvido su contraseña, el sistema le pedirá una validación de datos para posteriormente recibir una nueva contraseña de acceso. Ingreso al sistema Ingrese al sistema con el usuario dado condiciones y de click en Ingresar y clave que usted asigno, acepte términos y Trámites virtuales ISA-REP 5
Seleccione el país al cual pertenece su registro: Una vez se de Ingresar se despliega la ventana de inicio, donde encontrara nuestras políticas de Veracidad de la información, Habeas Data, publicación de la información y consulta en listas restrictivas y centrales de riesgo y Declaración lavado de activos y financiación del terrorismo LA/FT, las cual podrá leer y dar click Acepte términos y condiciones en cada una de ellas y por ultimo en Ingresar Trámites virtuales ISA-REP 6
Diligenciamiento del registro 3.1 Información básica En el módulo de datos básicos se ingresa toda la información general de la empresa tal como Nombre o Razón Social, teléfono, Dirección comercial y dirección para notificaciones, entre otros. Trámites virtuales ISA-REP 7
La dirección se debe digitar con el teclado que aparece al hacer click en el espacio frente a Dirección. (La dirección digitada en este apartado debe ser la dirección comercial que figure en la ficha RUC). Al finalizar de digitar la dirección, hacer click en Dirección Completa para guardar los cambios. Una vez haya introducido la Información General y todas las casillas estén diligenciadas, hacer click en Guardar Información para que esta información se cargue efectivamente en el sistema. Trámites virtuales ISA-REP 8
3.2 Documentos ISA Este modulo cuenta con casilla para cargue de todos los formatos solicitados para el registro de ISA, estos formatos deben estar diligenciados y firmados y para su ingreso deben estar en formato PDF y no superar un peso de 5 MG, recuerde que los cuatro primeros son obligatorios el sistema terminar el proceso de no contar con ellos. Al hacer click en Ingresar nueva información, se desplegara una nueva pantalla donde podrá adjuntar los documentos en formato PDF, solicitado. Se ingresa cada documento en su respectiva casilla y se da Anexar Documento, al terminar este paso se da Grabar Información para confirmar el cargue. Trámites virtuales ISA-REP 9
3.3 Contactos del proveedor En el módulo Contactos del Proveedor se deben ingresar los datos de las persona (s) encargada (s) de gestionar el registro de la entidad. a. Para ingresar los nombres de un contacto, presione el botón Agregar nueva información. Se desplegara una nueva pantalla. b. Ingrese el detalle del contacto. Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios. c. Después de ingresar los nombres del contacto selecciónelo y presione el botón Grabar información. El único contacto que debe contar obligatoriamente con documento de identificación es el representante legal Trámites virtuales ISA-REP 10
En este módulo también podrá ingresar los datos de las sucursales con las que cuente la compañía: Trámites virtuales ISA-REP 11
a. Para ingresar la sucursal, presione el botón Agregar nueva información. Se desplegara una nueva pantalla. b. Ingrese el detalle del contacto. Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios. c. Después de ingresar los nombres del contacto selecciónelo y presione el botón Grabar información. Trámites virtuales ISA-REP 12
3.4 Registro mercantil El módulo de Registro Mercantil también encontrara la información vigencia de poderes, ficha ruc y bancaria los cuales son obligatorios y se deben adjuntar todos los documentos soporte. a. Todos los campos solicitados en el registro mercantil son obligatorios en el caso de no tener limitación en la Facultad de Aprobación se debe poner 0. Al terminar de diligenciar e ingresar el documento se debe dar Click en Guardar Cambios. b. Para ingresar la Información de acta de constitución, socios y accionistas, hacer click en Ingresar nueva información en ese momento se despliega una nueva ventana donde se solicitan los datos de los miembros relacionados en la ficha ruc, una vez diligenciados se da click en el botón Grabar Información por cada miembro se debe hacer el mismo procedimiento. Para los socios se debe tener en cuenta que solo se ingresan los que tengan una participación mayor al 5% c. Para el ingreso de la vigencia de poderes se debe hacer Click en el botón Ingresar nueva información, lo cual desplegara una nueva ventana, una vez diligenciados todos los datos y anexado el documento se debe dar Click en el botón Grabar Información d. Para el ingreso de la ficha RUC se debe hacer Click en el botón Ingresar nueva información, lo cual desplegara una nueva ventana, una vez diligenciados todos los datos y anexado el documento se debe dar Click en el botón Grabar Información. e. Para el ingreso de la Información Bancaria se debe hacer Click en el botón Ingresar nueva información, lo cual desplegara una nueva ventana, una vez diligenciados todos los datos y anexado el documento se debe dar Click en el botón Grabar Información. Trámites virtuales ISA-REP 13
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3.5 Información financiera Para registró nuevos se deben ingresar los estados financieros de los últimos 2 años fiscales, en caso de renovación o actualización el ultimo estado financiero generado por la compañía. Pasos 1. Se debe hacer click en Crear nuevo balance, inmediatamente abrirá una nueva venta donde podrá ingresar la información correspondiente. 2. El año debe seleccionarse de la lista desplegable, igualmente el mes de corte de los estados financieros y la moneda correspondiente. Trámites virtuales ISA-REP 15
c. Todos los valores introducidos para cada una de las cuentas respectivas debe escribirse pegado, sin espacios, sin puntos, sin comas y sin guiones. Si el activo no es igual al pasivo más el patrimonio, el sistema no va a permitir grabar los datos. d. En caso de no presentar depreciación y amortización, hacer click en el recuadro frente al título Valor Inexistente en Notas. e. Para anexar el Balance General, Estado de Resultados y las notas a los estados financieros del respectivo año deben estar en un mismo documento, hacer click en Seleccionar archivo. Una vez se ha seleccionado el archivo correspondiente, hacer click en Guardar Balance General. f. El sistema dará la opción de modificar o eliminar los balances que haya cargado, por si se requiere algún cambio. Trámites virtuales ISA-REP 16
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3.6 Información de experiencias En este módulo se ingresan los datos de los contratos que posea, tales como Entidad contratante, valor del contrato, estado, entre Otros. Importante: Mínimo se debe inscribir 1 contrato con su respectivo soporte. Debe anexar el documento soporte de la experiencia del contrato, si esta certificación no se adjunta el contrato no se tiene en cuenta para la inscripción. Si el contrato está en ejecución debe tener el 80% o más. a. Para ingresar la Experiencia, hacer click en Nueva Experiencia. Trámites virtuales ISA-REP 18
b. Al dar click en Nueva Experiencia, inmediatamente abrirá una nueva venta donde podrá ingresar la información correspondiente. Las experiencias ingresadas deben contener obligatoriamente el siguiente parámetro. Fecha de inicio y finalización Valor del contrato Objeto del contrato Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios c. Una vez ingresado todos los datos damos Click en Seleccionar archivo, en ese momento se abrirá un vínculo a los documentos del ordenador. Seleccionar el documento pdf con el certificado. Trámites virtuales ISA-REP 19
d. Ya seleccionado el archivo correspondiente a la experiencia damos Click en Guardar Experiencia. e. La información quedara en el sistema y debe dar Click en Cerrar Ventana Trámites virtuales ISA-REP 20
f. Esto lo llevara a la pantalla inicial de Información de experiencias se hace Click en Experiencias no Asociadas esto desplegará la información de la experiencia que acaba de ingresar ahí encontrará el botón asociar. g. Le aparecerá la matriz para asociar su experiencia a una de nuestras actividades, utilice el buscador para ubicar la actividad a la que corresponda la certificación. Se debe seleccionar la actividad que corresponde a su experiencia ingresada, si son varias actividades puede seleccionarlas y las va a ver reflejadas en el cuadro Actividades Seleccionadas, una vez termine la selección de actividades se da Click en Asociar Actividad para que quede relacionada la certificación a la selección. Trámites virtuales ISA-REP 21
h. Después de estos pasos la experiencia la podrá visualizar en Experiencias Asociadas y en Actividades, en la correspondiente a la asociación; esta información será verificada en PAR Servicios antes de que pueda ser vista por el cliente, quedará en estado No Calificado Trámites virtuales ISA-REP 22
Nota: Repetir este mismo procedimiento para cada una de las experiencias con las que cuenta la empresa 3.7 Información certificaciones Este módulo permite el ingreso de certificaciones vigentes que posee la empresa de los sistemas de gestión, al igual que las licencias, resoluciones, permisos u otros requeridos por la entidad contratante, en este caso ISA, según la guía de inscripción correspondiente. a. Para ingresar una certificación, presione el botón Crear Nueva Certificación. b. Se desplegara una nueva ventana donde se debe diligenciar y seleccionar la información solicitada. Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios. Trámites virtuales ISA-REP 23
c. Anexar el documento que soporta dicha certificación en formato PDF. d. Presione el botón Guardar Certificado Trámites virtuales ISA-REP 24
3.8 Información representación y/o distribuidores Este módulo permite el ingreso de certificaciones vigentes que posee la empresa de Distribuidores y/o Representantes, según la guía de inscripción correspondiente. a. Para ingresar una certificación, presione el botón Ingresar Nueva Información. b. Se desplegara una nueva ventana donde se debe diligenciar y seleccionar la información solicitada. c. Anexar el documento que soporta dicha certificación en formato PDF. Trámites virtuales ISA-REP 25
d. Presione el botón Grabar información Con este paso se da por terminado proceso de registro de información, recuerdo de que los pasos pueden variar dependiendo del tipo de registro LIVIANO o INTEGRAL. La documentación ingresada para a proceso de verificación por parte de PAR Servicios, una vez verificada podrá ingresar nuevamente para poder general el certificado. Trámites virtuales ISA-REP 26
Los tiempos de verificación varían de acuerdo al tipo de registro: Registro liviano 24 horas hábiles. Registro Integral 48 horas hábiles. Actualización 8 horas hábiles. Calificación del servicio Para obtener su respectivo certificado de vinculación es importante diligenciar una encuesta, está información contribuye con nuestro proceso de calidad. Generar certificación Pasado el tiempo de verificación estipulado, según su registro podrá ingresar nuevamente a la plataforma con el usuario y clave asignado y generar el certificado de vinculación. Trámites virtuales ISA-REP 27