Manizales, 15 de enero de 2.014. REFERENCIA: INVITACION PARA PRESENTAR PROPUESTAS EN LA CONVOCATORIA Nro 003-2014 PARA CONTRATAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA EL MANEJO INTEGRAL DE LAS ESTRATEGIAS PUBLICITARIAS DE EMSA-LOTERIA DE MANIZALES. OBJETO DE LA INVITACIÓN. Prestación de Servicios Profesionales para el manejo integral de las estrategias publicitarias de EMSA-LOTERIA DE MANIZALES, recibiendo de ella todos sus servicios profesionales los cuales incluye: Generación y desarrollo de estrategias comerciales con el fin de incrementar las ventas de EMSA; participación activa en el proceso de diseño de producto, creación y desarrollo de las diferentes estrategias publicitarias y de mercadeo, elaboración de la totalidad de los diseños para las piezas publicitarias gráficas que se requieran, elaboración de todos los artes finales, creación de guiones para diferentes cuñas de radio y medios audiovisuales, creación y desarrollo de piezas en medios no convencionales y de las diversas actividades promocionales, planeación y ejecución en medios, acompañamiento a EMSA en las diferentes actividades que esta realice, para el desarrollo de las campañas que llegue a convocar y presentar EMSA LOTERÍA DE MANIZALES, de igual forma el contratista se compromete a presentar a EMSA, avances de la ejecución del contrato en forma semanal. Para el cumplimiento del objeto del contrato el PROPONENTE deberá cumplir con: Presentación de estrategias de mercadeo y si es necesario con su campaña publicitaria, cuyo objetivo sea alcanzar un nivel óptimo de ventas. Presentación oportuna de recomendaciones relativas al contenido de los mensajes y logotipos (Artes) de las campañas y promociones publicitarias. Ejecutar el objeto en lo que a ello hubiere lugar con los medios más adecuados para llevar el mensaje de manera eficaz al comprador de lotería y/o otros juegos de suerte y azar que llegare a explotar, administrar u operar; EMSA Lotería de Manizales de conformidad con la Ley. Determinar el establecimiento de las estrategias de mercadeo y campañas publicitarias que convoque y presente EMSA - Lotería de Manizales y/o otros juegos Página1
de suerte y azar, para el logro de los índices más altos de venta. Control estricto y permanente sobre los medios publicitarios que utilice el contratista, de tal manera que asegure que las directrices a estas impartidas tengan oportuno y adecuado cumplimiento. Hacer seguimiento a la programación de televisión, radio, medio escrito, o de relaciones públicas que se adelante en desarrollo de la campaña o de cualquiera otra estrategia publicitaria que adelante la Lotería de Manizales. Producción de la totalidad de las piezas o elementos publicitarios, para la ejecución de las campañas publicitarias. Dirigir la producción de los Comerciales de Televisión y las Cuñas radiales. Programación y realización de eventos especiales que organice EMSA (Lotería de Manizales) fuera de las campañas. Dirigir y Coordinar los estudios de mercadeo que se realicen de la Lotería de Manizales y/o de otros juegos de suerte y azar que este llegare a tener. Participar activamente en el desarrollo de producto, haciendo presencia en cada reunión planeada para dicho efecto. La Planeación y la posibilidad de ordenación de medios (Grabación de cuñas, Medios de Comunicación, material Impreso, Actividades Comerciales, Arrendamiento de vallas, etc), si EMSA lo considera conveniente, esto quiere decir que EMSA se reserva el derecho de contratar directamente o determinar que se realice a través del contratista REQUISITOS DE PARTICIPACION: Podrán participar todas las personas Naturales, Jurídicas, Consorcios y /o Uniones Temporales que reúnan los requisitos y condiciones exigidas en el documento de Invitación Directa y específicamente en lo relacionado con: Página2
CONDICIONES TÉCNICAS, JURÍDICAS, FINANCIERAS. TÉCNICAS. CAPACIDAD ADMISTRATIVA Relación de la capacidad administrativa; en dicha relación deberá ir: Organigrama del oferente, relación de personal indicando cuáles de ellos son profesionales y cómo está conformado el equipo interdisciplinario. Igualmente se exigirá: CONDICIONES JURIDICAS. JURIDICAS: Los proponentes acreditarán su capacidad y condiciones jurídicas mediante la presentación de la siguiente información: Personas Jurídicas: 1. Que el objeto social les permita ejecutar el contrato, lo cual acreditará con el Certificado de Existencia y Representación Legal, el que deberá tener una fecha de expedición no superior a 30 días calendario, contados con antelación a la fecha de cierre de esta Invitación, acreditando que su duración no será inferior al plazo del contrato y un (1) año más. 2. RUT 3. Si fuere del caso, autorización del órgano competente según los estatutos, si en razón de la cuantía el Representante Legal no puede contratar directamente. 4. Manifestación expresa bajo la gravedad del juramento en el escrito de presentación de la propuesta, que el Proponente no se halla incurso en ninguna de las causales de inhabilidad, incompatibilidad, o prohibiciones consagradas en la Constitución o la Ley. 5. Manifestar expresamente con la presentación de la propuesta cual es el porcentaje de inclusión en su nómina de trabajadores discapacitados. 6. Constancia por medio de la cual se acredite el pago de los aportes Parafiscales de sus empleados, mediante certificación expedida por el Revisor Fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de Ley, o por el Representante Legal, durante un lapso no inferior a los últimos 6 meses así: Sistema de Salud, Riesgos Profesionales, Pensiones y Página3
Aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. 7. No tener Antecedentes Disciplinarios, lo cual se acredita con la Certificación expedida por la Procuraduría General de la Nación. 8. No estar Reportado en el Boletín de Responsables Fiscales la Persona Jurídica, ni el Representante Legal, lo cual se acreditará con la Certificación expedida por la Contraloría General de la República. Personas Naturales 1. Que el oferente sea comerciante, lo cual acreditará con el Certificado de Cámara de Comercio respectiva en el cual aparezca que la actividad mercantil le permite desarrollar el objeto del contrato proyectado; certificado este que deberá tener una fecha de expedición no superior a 30 días calendario, contados con antelación a la fecha de cierre de esta Invitación. 2. RUT 3. Manifestación expresa bajo la gravedad del juramento en el escrito de presentación de la propuesta, que no se halla incurso en ninguna de las causales de inhabilidad, incompatibilidad, o prohibiciones consagradas en la Constitución o la Ley. 4. Manifestar expresamente con la presentación de la propuesta cual es el porcentaje de inclusión en su nómina de trabajadores discapacitados. 5. Constancia de afiliación a seguridad social integral y de que se halla al día en la cancelación de dichos aportes, acreditando el pago de seguridad social integral (Salud, Pensión y Riesgos Profesionales). 6. No tener Antecedentes Disciplinarios, lo cual se acredita con la Certificación expedida por la Procuraduría General de la Nación. 7. No estar Reportado en el Boletín de Responsables Fiscales, lo cual se acreditará con la Certificación expedida por la Contraloría General de la República. FINANCIERAS. Los proponentes deberán presentar Estados Financieros a Diciembre 31 de 2.012, avalados por el Contador Público y Revisor Fiscal si la ley exigiere este último; deberán presentar además Declaración de Renta del año gravable 2.012. Se verificará el estado actual del oferente en cuanto a utilidades o pérdidas en el ejercicio, con los Estados Financieros a Diciembre 31 de 2.012, igualmente se le Página4
aplicarán los siguientes Indicadores Financieros, así: Endeudamiento Financiero (Deuda Financiera / Total Activo): no debe ser superior al 50%. Endeudamiento Total / Activos: No debe ser superior al 60% Razón Corriente: igual o superior a 1.3. Capital de Trabajo: igual o superior al 50% del Presupuesto Oficial. Se harán comprobaciones de los Estados Financieros frente a la Declaración de Renta presentada. Cada miembro del consorcio o de la unión temporal debe cumplir individualmente los requisitos exigidos en la Invitación, salvo las siguientes excepciones: La Experiencia (Por composición agregada); el Objeto: Se exigirá que por lo menos uno de los integrantes del consorcio o unión temporal cumpla con el requisito de que el objeto social le permita desarrollar el objeto contractual; la Capacidad Financiera: Se determinarán separadamente los indicadores financieros de los integrantes de la UNION TEMPORAL o CONSORCIO, los índices obtenidos se multiplicarán por el porcentaje de participación de cada integrante en la Unión temporal o Consorcio. Este resultado se sumará para consolidar el total de los índices de la Unión Temporal o Consorcio. Cuando el participante sea un Consorcio o Unión Temporal deberá además: Indicar si su participación es a título de Consorcio o Unión Temporal. En el segundo caso, deberán señalar los términos y extensión de su participación en la propuesta y en la ejecución del contrato. Tal participación no podrá ser modificada sin el consentimiento previo y escrito de EMSA. Si el Consorcio o la Unión Temporal está integrada por una o varias Personas Jurídicas deberán adjuntar la autorización escrita y expresa de los órganos societarios respectivos para conformar el Consorcio o Unión Temporal, si a ello hay lugar. En todos los casos se deberá designar la persona que representará al Consorcio o Unión Temporal. Debe anexarse el documento del Consorcio o Unión Temporal, en el cual conste Página5
por lo menos lo siguiente: Objeto, duración no inferior al plazo del contrato y un año más, manifestación expresa de la responsabilidad solidaria e ilimitada de sus miembros frente a EMSA en la celebración y ejecución del contrato y el porcentaje de participación de cada uno de los miembros. Si el Consorcio o Unión Temporal conformado está integrado con alguna Persona jurídica, deberá demostrar que su duración no es inferior al plazo del contrato y un año más. Facultades del Representante del Consorcio o de la Unión Temporal: El Representante designado por los miembros para representar el Consorcio o Unión Temporal no podrá ser remplazado durante la vigencia del contrato y mientras subsistan efectos de la relación contractual, sin la autorización previa y escrita del representante de EMSA y el acuerdo unánime de los integrantes. En el evento de adjudicación del contrato a un Consorcio o Unión Temporal, deberán obtener un Nit. Temporal para dicho Consorcio o Unión Temporal. Cada uno de los miembros del Consorcio o de la Unión Temporal debe presentar autorización para comprometerse por el 100% del valor del contrato (No se considera suficiente la autorización para comprometerse por el valor equivalente a su porcentaje de participación, en virtud del principio de solidaridad, aplicable por disposición legal) Nota: Los anteriores criterios relacionados con las condiciones técnicas, jurídicas y financieras, serán objeto de verificación de cumplimiento. En caso de que el oferente no cumpla con alguno o algunos de los criterios ya descritos, no se le tendrá en cuenta para continuar el proceso con la evaluación de la oferta, quedando en consecuencia Eliminado. VALOR DE LA OFERTA: Los Proponentes deberán indicar en la Propuesta: Valor Fee Mensual con IVA Valor Fee Total: con IVA Página6
FORMA DE PAGO EMSA cancelará al contratista 1.) Una suma fija mensual o FEE en cuotas iguales mensuales y proporcional por fracción de mes según fuere del caso, según informe mensual entregado por el vigilante del contrato. 2). EMSA cancelará mensualmente al contratista de manera adicional el valor que se cause por la ejecución de medios publicitarios que en desarrollo del contrato utilice el contratista debidamente comprobados y previa aprobación por parte del Vigilante o supervisor del Contrato, en todo caso sin que durante el termino de duración del contrato supere la suma indicada para la ejecución de medios. PARAGRAFO: El valor estipulado en el contrato se cancelara por EMSA dentro de los diez (10) primeros días siguientes al vencimiento de cada mes, previo informe de liquidación mensual por parte del vigilante del contrato. DURACION DEL CONTRATO DIEZ (10) MESES Y DOCE (12) DIAS, Desde el 20 de Febrero hasta el 31 de diciembre de 2014 previa aprobación de la Garantía que constituya el Contratista y previo pago de las Estampilla Pro Universidades y Pro Bienestar del Adulto Mayor, término este que podrá prorrogarse previo y mutuo acuerdo entre las partes. FORMA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA: La propuesta será entregada y depositada por el Proponente, en sobre cerrado, en original, en la urna que para tales efectos se ubicará en la Sala de Juntas de la Empresa Municipal para la Salud-EMSA, ubicada en la Carrera 21 Nro 29 29 Piso 4 Edificio Infi Manizales en la ciudad de Manizales, hasta las 2.00 p.m. del día 04 de Febrero de 2.014, para lo cual se le expedirá un certificado de la fecha y hora exacta de la presentación y depósito de la propuesta. El proponente deberá presentar con la Propuesta Garantía de Seriedad de la Oferta que ampare las obligaciones surgidas del ofrecimiento hecho, por valor equivalente al 10% del valor de la Disponibilidad Presupuestal (Presupuesto Oficial $ 150.000.000), con vigencia mínima de 60 días calendario contados desde la fecha de entrega de la propuesta respectiva. CRITERIOS O FACTORES DE ESCOGENCIA DE LA OFERTA Y PONDERACION MATEMATICA PRECISA CONCRETA Y DETALLADA DE LOS MISMOS: CONCEPTO TOTAL 1.ECONOMICA 400 Puntos 2.EXPERIENCIA 600 Puntos Página7
OFERTA ECONOMICA: (400 puntos) Las propuestas se evaluarán de acuerdo con los siguientes factores: La Evaluación de las propuestas se hará sobre la base de Mil (1.000) puntos que se aplicaran a los siguientes criterios así: OFERTA ECONOMICA 400 PUNTOS: El valor de la oferta se evaluará considerando el costo total de la propuesta incluido IVA (FEE), se asignará 400 puntos a la propuesta cuyo valor (FEE) sea más bajo, a las demás se les otorgará un puntaje proporcional por regla de tres inversa. PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACION DE PUNTOS: Para la calificación de éste parámetro se utilizará la siguiente metodología. Obtendrá el Máximo puntaje de cuatrocientos (400) puntos, el proponente que ofrezca el menor precio (FEE), el cual debe incluir el valor del IVA. A las demás ofertas se les asignará un puntaje proporcional descendente con respecto a la mejor oferta, utilizando la siguiente formula. PUNTAJE = Valor Propuesta más baja x 400 Valor de la Propuesta Analizada EXPERIENCIA 600 PUNTOS DISTRIBUIDOS COMO SE INDICA A CONTINUACIÓN: El proponente deberá comprobar o certificar su experiencia en contratos cuyo objeto se halle dentro de por los menos 3 de las siguientes actividades: 1.- Participación en la elaboración de Planes de Premios de Loterías. 2.- Diseño de imagen corporativa, a empresas del sector de Juegos de Suerte y Azar. 3.- Planeación, ejecución y/o manejo de medios tales como radio, prensa, y tv. 4.- Diseño y desarrollo de campañas relacionadas con el posicionamiento de marca de juegos de Suerte y Azar. 5.- Experiencia en asesoría para Comerciales de Televisión y Cuñas Radiales 6.- Elaboración de estrategias de Mercadeo y Ventas de Juegos de Suerte y Azar. Dentro de los últimos Cinco (5) años, con antelación al cierre de la invitación. Página8
Sólo se tendrán en cuenta los certificados cuyos contratos hayan sido ejecutados en su totalidad o estén en ejecución con constancia de cumplimiento de los mismos, los cuales deberán contener: Nombre de La Entidad Contratante Nombre del Contratista Objeto del Contrato Fecha de Iniciación Y Fecha de Terminación Nombre Cargo Y Firma de quien Certifica Fecha de Expedición del Certificado Dirección Teléfonos de La Entidad que Certifica. Por cada Ítem en el cual se tenga la experiencia se presentarán hasta un máximo de diez (10) Contratos. Cada Ítem tendrá un valor hasta de CIEN (100) puntos así: De uno (1) a tres (3) contratos 30 puntos De cuatro (4) a siete (7) contratos 60 puntos De ocho (8) a diez (10) o más contratos 100 puntos La Adjudicación se hará al proponente que obtenga el Mayor Puntaje General de Calificación Presentar con la propuesta los siguientes documentos: 1) Carta de presentación firmada por el proponente o por el representante legal de la persona jurídica donde afirme de manera expresa el pleno conocimiento de la invitación indicando además su dirección, teléfono, fax, correo electrónico y ciudad. 2) Indicar el valor total FEE incluido IVA y el valor mensual FEE incluido IVA. Página9
3) Si es persona Jurídica Certificado de Existencia y Representación Legal,, el que deberá tener una fecha de expedición no superior a 30 días calendario, contados con antelación a la fecha de cierre de esta Invitación, acreditando que su duración no será inferior al plazo del contrato y un (1) año más. Si es persona natural certificado de Cámara de Comercio respectiva en el cual aparezca que la actividad mercantil le permite desarrollar el objeto del contrato proyectado; certificado este que deberá tener una fecha de expedición no superior a 30 días calendario, contados con antelación a la fecha de cierre de esta Invitación. 4) RUT 5) Si fuere del caso, autorización del órgano competente según los estatutos, si en razón de la cuantía el Representante Legal no puede contratar directamente si es persona jurídica 5) Manifestar expresamente con la presentación de la propuesta cual es el porcentaje de inclusión en su nómina de trabajadores discapacitados. 6) Si es persona Jurídica constancia por medio de la cual se acredite el pago de los aportes Parafiscales de sus empleados, mediante certificación expedida por el Revisor Fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de Ley, o por el Representante Legal, durante un lapso no inferior a los últimos 6 meses así: Sistema de Salud, Riesgos Profesionales, Pensiones y Aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. Si es persona natural, certificado de Cámara de Comercio respectiva en el cual aparezca que la actividad mercantil le permite desarrollar el objeto del contrato proyectado; certificado este que deberá tener una fecha de expedición no superior a 30 días calendario, contados con antelación a la fecha de cierre de esta Invitación. 7) No tener Antecedentes Disciplinarios, lo cual se acredita con la Certificación expedida por la Procuraduría General de la Nación. 8) No estar Reportado en el Boletín de Responsables Fiscales, lo cual se acreditará con la Certificación expedida por la Contraloría General de la República. 9) En General todos los documentos que tratan las condiciones Técnicas, Jurídicas y Administrativas APERTURA Y CIERRE DE LA CONVOCATORIA: Se abrirá el día 16 de enero de 2.014 hora 8 AM en las oficinas de la Sala de Juntas de EMSA, ubicada en la Carrera 21 Nro 29-29 Piso 4, y se cerrará en el mismo lugar del día 04 de Febrero de 2.014 hora 2.00 P.M Página10
AUDIENCIA INFORMATIVA: Con el fin de absolver las dudas que puedan tener los interesados, se realizará una audiencia informativa Se realizará Audiencia Informativa con el fin de resolver inquietudes frente a la Invitación el día 20 de enero de 2.014 hora 9 AM, en las oficinas de la Sala de Juntas de EMSA, ubicada en la Carrera 21 Nro 29-29 Piso 4 del Municipio de Manizales TERMINO PARA PRESENTAR OBSERVACIONES A LA INVITACION Hasta el 22 de enero de 2014 TERMINO PARA RESPONDER OBSERVACIONES Y EXPEDIR ADENDAS Hasta el 23 de enero de 2014 para responder observaciones y 24 de enero de 2014 para expedir adendas. FECHA Y HORA LIMITE DE PRESENTACION DE LAS PROPUESTAS: La propuesta será entregada y depositada por el Proponente, en sobre cerrado, en original, en la urna que para tales efectos se ubicará en la Sala de Juntas de la Empresa Municipal para la Salud-EMSA, ubicada en la Carrera 21 Nro 29 29 Piso 4 Edificio Infi Manizales en la ciudad de Manizales, hasta las 2.00 p.m. del día 04 de Febrero de 2.014, para lo cual se le expedirá un certificado de la fecha y hora exacta de la presentación y depósito de la propuesta. En la fecha y hora señalada se procederá a la diligencia de apertura de la urna que contiene las propuestas, a la apertura de las mismas, en acto público en las oficinas ya señaladas; levantándose el acta respectiva. RECHAZO DE PROPUESTAS Se rechazará la propuesta que no se ajuste a las especificaciones Técnicas, Jurídicas o Financieras mínimas exigidas en esta Invitación y demás requerimientos de la misma. CRITERIOS DE DESEMPATE: En caso de empate entre dos (2) o más oferentes en cuanto al puntaje General, ( Factor Económico y Experiencia), se preferirá al oferente que haya presentado la mayor calificación en cuanto al Factor Económico; en igualdad de puntaje de Calificación de Factor Económico se adjudicará al oferente que haya obtenido el mayor puntaje en la Experiencia; en igualdad de puntajes en Experiencia se adjudicará al oferente que primero haya presentado la propuesta en el tiempo, en caso de empate Página11
en la presentación de las propuestas se adjudicara a aquellos Proponentes que hubieran incluido en sus nominas al menos el 10% de Trabajadores en condiciones de discapacidad. En igualdad de estas condiciones se hará un sorteo entre los proponentes. TRASLADO DE LA EVALUACION DE OFERTAS (PLAZO PARA PRESENTACIÓN DE OBSERVACIONES A LA EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS) Tres (3) días hábiles contados a partir de la fecha de traslado del documento del Estudio de Evaluación de Ofertas. ADJUDICACION PÚBLICA: La adjudicación se hará en audiencia pública al proponente que haya presentado la oferta más favorable para la entidad, y siempre que la misma resulte coherente con la consulta de precios o condiciones del mercado, entendiéndose por oferta más favorable la que obtenga el mayor Puntaje General de Calificación, teniendo en cuenta si fuere del caso los criterios de desempate. Si sólo se presenta una oferta, o sólo una cumple con los requisitos exigidos, el contrato se celebrará siempre que reúna los requisitos exigidos. MONTO Y VIGENCIA DE GARANTÍAS CONTRACTUALES El contratista deberá constituir las Garantías de acuerdo a la Invitación a favor de la Empresa Municipal para la Salud- Emsa, en Compañía de Seguros legalmente establecida en el país, o Bancaria, así: De cumplimiento de las obligaciones contractuales, por el 20% del valor total del contrato, con vigencia de Un (1) año y Un (1) mes. De Calidad del Servicio por el 20% del valor del ítem correspondiente a la ejecución de medios, de Un (1) año y Un (1) mes. Pago de Salarios, Prestaciones Sociales, Indemnizaciones por el 10% del valor total del contrato, con vigencia de Cuatro (4) años, Un (1) mes.. OTROS GASTOS DE LEGALIZACION: Página12
El Contratista seleccionado deberá cancelar el costo de las siguientes Estampillas: 1) Prouniversidades EL CONTRATISTA deberá cancelar el costo de la Estampilla Pro- Universidad Nacional Sede Manizales, Universidad de Caldas hacia el tercer milenio, de que trata el Acuerdo 0798 del 11 de Diciembre de 2.012 del H. Concejo Municipal de Manizales, que hace obligatorio en el Municipio de Manizales el uso de dicha estampilla autorizada por la Ley 426 de 1.998 y contenida en la Ordenanza 674 de 2.011 de la Asamblea Departamental de Caldas, modificada por la Ordenanza 693 de 2.012 de la misma Corporación, la cual se causará cuando se realicen los hechos generadores de la misma con el Municipio de Manizales, las entidades descentralizadas, Personería Municipal, Contraloría Municipal y Concejo Municipal, Acuerdo este que actualiza y unifica el cobro de dicha Estampilla por el 1% sobre el valor incorporado en el Contrato, Convenio y sus adiciones. 2) De conformidad con el Acuerdo Municipal No 0794 del 29 de octubre 2012, del H. Concejo de Manizales, por medio del cual se autoriza la emisión de la estampilla Para el Bienestar del Adulto Mayor, el Contratista deberá cancelar un valor equivalente al 2% del valor del contrato y sus adiciones antes de IVA. INFORMACION SOBRE EL MECANISMO DE COMUNICACIÓN INTERACTIVO Emsa, establece los siguientes mecanismos, de comunicación interactiva entre los participantes y la entidad. Página WEB: www.loteriademanizales.com Correo Electrónico: mercadeo@loteriademanizales.com loteriademanizales@une.net.co emsa.loteriademanizales@gmail.com: HUGO ANDRES HOYOS VARGAS DIRECTOR TECNICO Página13