Tutorial Paso a Paso para la Importación de Datos desde otras aplicaciones de Contabilidad y Adaptación a la Normativa NIC (White Paper Revisión: 21/04/2008) ContaWin Office, ContaWin CS, IslaWin Gestión e IslaWin Nóminas, son una marca registradas propiedad de Isla Soft. Otras marcas citadas así como logotipos son marcas registradas por sus respectivos fabricantes.
Contenido Introducción... 3 Asistente de Importación de Datos... 4 Recomendaciones de uso... 4 Paso 1. Bienvenido y selección programa que contiene los datos originales... 5 Paso 2. Seleccionar las empresas con los datos originales... 6 Paso 3. Actualización de las definiciones NIC... 7 Paso 5. Resumen... 9 Visión global del proceso de adaptación de las empresas... 10 Caso Práctico:... 10 Preguntas más frecuentes... 12 Cómo continuar?... 14 Particularidades según el origen de los datos... 15 Usuarios del programa IMADCONTA... 15 Página 2
Tutorial Paso a Paso para la Importación de Datos desde otras aplicaciones de Contabilidad y Adaptación a la Normativa NIC Introducción. Junto con la instalación de ContaWin, además se instala un nuevo asistente para la migración de datos contables almacenados, en otros productos de contabilidad reconocidos en el mercado español como son: ContaPlus, Contagewin, ClassicConta, Visual Conta, EuroWin etc. Además con este asistente no solo podrá importar los datos sino que además estos quedarán adaptados a la nueva normativa NIC, vigente a partir de Enero de 2008. Si usted tiene datos almacenados en otros programas de contabilidad siga atentamente todo lo incluido en esta guía. La presente documentación ha sido elaborada pensando desde el punto de vista del usuario final. De esta forma usted sabrá exactamente los pasos a seguir para importar desde otras aplicaciones de contabilidad y adaptar los datos de sus empresas, actualmente regidas por el Plan General Contable de 1990, al nuevo Plan General Contable de 2007. Isla Soft, dispone de múltiples orígenes de datos de diferentes programas de contabilidad, para conocer con más detalles estos orígenes de datos consulte www.islasoft.com Página 3
Asistente de Importación de Datos En Isla Soft, hemos pensado que la manera más cómoda y segura para que nuestros usuarios importe sus datos desde otros programas y los adapten a la nueva normativa, es a través de un Asistente Paso a Paso. Este asistente le guiará en todo el proceso de adaptación. Todo lo que usted tiene que conocer acerca de dicho asistente es: 1. El asistente lo podrá localizar a través del menú Inicio Programas ContaWin Office o Inicio Programas Isla Soft ContaWin CS Importar datos, según sea la versión de su producto. El asistente se llama Asistente de Importación de Datos de Otros productos y Adaptación a la NIC. 2. Deberá elegir el programa de contabilidad que contiene los datos de Origen. (Véase el último capítulo de esta documentación, para conocer si existe alguna particularidad dependiendo del programa contable donde están sus datos originales) 3. Se creará una empresa nueva de forma automática 4. No se afectarán los datos de las empresas originales. 5. El proceso permite la selección masiva de empresas (ideal para asesorías, grupos de empresas, etc.) 6. La creación de una nueva empresa implica la incorporación de nuevos balances, asientos modelos, etc. adaptados al nuevo Plan Contable 2007 /Pymes 2007 7. Las empresas creadas estarán bajo una categoría denominada NIC para una fácil localización en el diálogo de Abrir Empresa 8. Las definiciones del plan de cuentas, traducción de cuentas, etc. son archivos externos que acompañan al asistente, fácilmente actualizables desde el área SMA en www.islasoft.com o a través de nuestro departamento de soporte técnico. Esto le permitirá seguir realizando cambios a través del asistente, incluso una vez adaptada la empresa final. 9. Una vez pasado por el asistente cualquiera de sus empresas con el PGC1990, ésta será renombrada con el prefijo PGC1990. Ejemplo: La empresa Ebano pasará a llamarse PGC1990 Ebano, mientras que la nueva empresa creada en el proceso de adaptación seguirá respetando el nombre original. Recomendaciones de uso Antes de usar por primera vez este asistente haga uso de las siguientes recomendaciones con el fin de garantizar la mayor seguridad y éxito en el proceso de conversión. 1. Haga copia de Seguridad de sus datos. 2. Reservar los números de asiento 2 y 3, para un nuevo asiento de regularización que efectuará el asistente. 3. Comprobar que no hay cuentas faltantes en el Plan de cuentas de las empresas a convertir (Use para ello la herramienta de diagnóstico o bien el botón cuentas faltantes de la vista formulario del Plan de Cuentas. 4. Si usted trabaja en RED, ejecutar este proceso en modo MONOUSUARIO. Solo desde uno de los ordenadores. No puede haber ningún usuario ejecutando ContaWin desde otra estación de trabajo. 5. El proceso no se puede interrumpir. Página 4
Paso 1. Bienvenido y selección programa que contiene los datos originales Una vez iniciado el asistente se encontrará el siguiente diálogo: Asistente de Adaptación de empresas de ContaWin a la Normativa NIC Como podrá apreciar, existe un total de 5 pasos para convertir su empresa, el último es un resumen con todos los datos y estadísticas de la conversión. Selecciones el origen de los datos. Seleccione dentro de la lista desplegable el programa de contabilidad donde están almacenados sus datos. Véase el último capítulo de esta documentación, para conocer si existe alguna particularidad dependiendo del programa contable donde están sus datos originales. Si es la primera vez que inicia el asistente, lea detenidamente toda la documentación ofrecida en la pantalla. Deberá marcar la casilla de las recomendaciones para seguir adelante. Importante: Se recomienda utilizar el Asistente de Importación y Adaptación a la Normativa NIC una vez realizado el CIERRE definitivo del ejercicio 2007 y APERTURA en el ejercicio 2008 con la normativa del PGC1990. Además también se recomienda dejar libres los asientos nº 2 y 3 del ejercicio 2008 ya que serán usados por el asistente para realizar un asiento de regularización de aquellas cuentas que desaparecen en el nuevo plan. Página 5
Paso 2. Seleccionar las empresas con los datos originales El paso 2 mostrará la siguiente pantalla: Paso 2: Traspaso Este paso será el responsable de la creación de una nueva empresa para cada una de las empresas que usted desea convertir. A continuación siga estos pasos: 1. Marque las empresas que va a convertir. Use los botones situados a la izquierda para marcar o desmarcar todas las empresas. 2. Opciones del traspaso. Por defecto estas opciones están pensadas para la mayoría de nuestros usuarios, por lo que no hará falta que las modifique. Una vez creada la empresa nueva, el siguiente paso del proceso es la consolidación de toda la información en la empresa final. El mero hecho de crear una nueva empresa, garantiza que por ejemplo los balances especiales, asientos modelos, etc. estén adaptados a la nueva normativa. Si usted ha personalizado asientos modelos o balances entonces tiene dos opciones. 3. Pulse el botón Traspasar para que comience el proceso. En función de la cantidad de empresas que haya marcado, la cantidad de datos, etc. el proceso pudiera demorarse. No interrumpa el proceso y permita que este se complete. Página 6
Paso 3. Actualización de las definiciones NIC El objetivo de este paso es cargar al programa las últimas definiciones relativas al nuevo plan de cuentas, conversión de cuentas, etc. Estas definiciones se localizan en archivos externos en formato XML y se distribuyen con el producto. Consulte su zona del SMA o con nuestro departamento de soporte técnico para disponer de las últimas definiciones. Paso 3: Actualización de las definiciones NIC Presione el botón Comenzar para realizar este paso. Página 7
Paso 4. Adaptación El asistente realizará la baja de ciertos activos y pasivos no reconocidos con el PGC 2007/Pymes 2007, generando estos ajustes mediante nuevos asientos creados automáticamente sobre el diario de apuntes del ejercicio 2008 de la empresa adaptada. Para ello, se creará una cuenta de reservas proponiendo la cuenta 116.RESERVAS POR AJUSTES PLAN 2007. Los asientos generados, en su caso, por el asistente se realizarán ocupando los números de asiento 2 y 3 del ejercicio 2008. En caso de existir previamente apuntes con estos números de asiento, los apuntes generados por el asistente se añadirán a los existentes, de forma que no se pierda ningún apunte con el uso del Asistente de Importación y Adaptación a la Normativa NIC. Por tanto, en caso de existir saldo en las cuentas indicadas a continuación, el Asistente realizará automáticamente los siguientes asientos de ajuste: Cuenta Fecha Asiento Debe Haber 2000000000 01/01/2008 2 X 2010000000 01/01/2008 2 X 2020000000 01/01/2008 2 X 2700000000 01/01/2008 2 X 1160000000 01/01/2008 2 X 1360000000 01/01/2008 3 X 1160000000 01/01/2008 3 X Llegado a este punto del asistente, sólo nos queda la adaptación de los datos sobre las nuevas empresas creadas en el paso 2, usando las últimas definiciones de cuentas del paso anterior. Este proceso recorrerá el Plan de Cuentas de su empresa. Una vez cambiada con éxito la cuenta en el plan se continuará con el resto de la contabilidad (diario, iva, cartera, analítica ) Asistente de Conversión PGC1990 a PGC2007. Paso 4 Adaptación Página 8
Paso 5. Resumen Todas y cada una de las acciones realizadas durante la ejecución del asistente quedarán grabadas y podrán ser vistas en el último paso del mismo. Además se creará un archivo LOG dentro de la carpeta LOG del programa donde se resume cualquier acción realizada por el asistente en anteriores ejecuciones. Página 9
Visión global del proceso de adaptación de las empresas Lo primero que debe hacerse es obtener sus datos importándolos a ContaWin. Evidentemente la conversión de una sola empresa contable de ContaWin a esta nueva normativa es un proceso delicado y complejo. Por este motivo, Isla Soft ha desarrollado un nuevo asistente de importación y adaptación a la normativa NIC que le permitirá importar primero y adaptar sus empresas de forma individual o masiva. Uno de los primeros pasos del asistente, es la creación de una nueva empresa donde se almacenarán los datos importados, sobre esta nueva empresa se efectuarán todas las modificaciones, permaneciendo sus datos originales en el antiguo programa. De esta forma se asegura la protección de los datos originales. Dicho asistente resuelve una parte de la adaptación de forma automática, pero en muchos casos y dependiendo de la complejidad y desarrollo del plan de cuentas usado por el contable o empresa, el porcentaje de adaptación será mayor o menor. Por lo que el contable tiene que en última instancia resolver los casos de adaptación de cuentas que el asistente no puede convertir. Con el fin de facilitar la comprensión al usuario del proceso de adaptación, el asistente marcará en el PLAN DE CUENTAS de la empresa adaptada (nunca en la empresa de origen), el resultado de la conversión. Para dichas marcas se usarán los campos Opc1 y Opc2 del Plan de cuentas. Caso Práctico: Caso 1: La cuenta PGC1990 no cambia con respecto al PGC2007 El más sencillo de los casos, el Asistente de importación y adaptación a la normativa NIC, no realiza ninguna operación y por lo tanto no dejará ninguna marca en el campo OPC2 del plan de cuentas. Caso 2: La cuenta PGC1990 cambia sin consecuencias a una cuenta PGC2007 El Asistente de importación y adaptación a la normativa NIC, sustituye el número de cuenta propio del PGC1990 por el correspondiente del PGC2007, conservando la coherencia en todas las tablas, es decir se revisan todos los datos de la empresa (Libro de IVA, Efectos, Inventario, etc.), realizando los respectivos reemplazos. Una vez finalizado este proceso, el Asistente de Importación y Adaptación a la normativa NIC, con carácter informativo marcará en la columna Opc1 la cuenta correspondiente al PGC1990 y en la columna Opc2 la etiqueta Adaptado Caso 3: La cuenta PGC1990 difiere de la cuenta PGC2007 en nivel Un ejemplo particular de este caso, corresponde a la cuenta 248 de PGC1990, que debe ser remplazada por la cuenta 2493 del PGC2007. En este caso existe un cambio en la longitud o nivel de la cuenta. La original es de tres dígitos y la final de 4 dígitos. Para ello, se verifica el valor del 6º dígito de la cuenta origen. Si este valor corresponde a cero, la cuenta resultante para el plan PGC2007, se ajustará suprimiendo el 6º digito y al igual que en el caso 2, la columna Opc1 contendrá el número de la cuenta correspondiente al PGC1990 y la columna Opc2 mostrará la etiqueta Adaptado. Si el 6º dígito es diferente de cero, no se registrarán cambios en el número de cuenta, sin Página 10
embargo, la columna Opc2 mostrará la etiqueta A revisar y en la columna Opc1 se mostrará???. Ejemplo: Cuenta PGC 1990 Cuenta Final en el PGC 2007 Opc2 248 2493 Adaptada 2480000000 2493000000 Adaptada 2480010000??? A Revisar Caso 4: La cuenta PGC2007 solapa una cuenta PGC1990 Si una cuenta del PGC1990 al intentar realizar la conversión al PGC2007, coincide con otra del plan de cuentas (y éstas tienen significados diferentes en ambos planes), el Asistente de Importación y Adaptación a la Normativa NIC, no realizará cambios en el número de cuenta, no obstante, la columna Opc1 contendrá el número de la cuenta que correspondería con el PGC2007 y la columna Opc2 mostrará la etiqueta A revisar. Caso 5: La cuenta PGC1990 debe darse de baja El Asistente de Importación y Adaptación a la Normativa NIC, marcará aquellas cuentas del PGC1990 que, en caso de tener saldo, deberán darse de baja como consecuencia de la aplicación de la nueva normativa contable. Para este caso, el campo Opc2 indicará Dar de baja. El contable tendrá que saldar estar cuentas de acuerdo a la disposición transitoria primera de los Reales Decretos 1514 y 1515, por los que se aprueban los nuevos planes contables, así como por aplicación de las normas de registro y valoración recogidas en segunda parte de los nuevos planes contables: PGC2007 y PGC2007 Pymes. Caso 6: La cuenta PGC1990 debe ser revisada El campo Opc2 del plan de cuentas de la empresa adaptada indicará A revisar, en aquellas cuentas del PGC 1990 que, en caso de tener saldo, deberán ser traspasadas a cuentas del nuevo plan con el cuadro de cuentas que incorpora el Asistente de Importación y Adaptación a la Normativa NIC. El asiste no adapta de forma automática estas cuentas puesto que estos saldos pueden llevarse a más de una cuenta contable del nuevo PGC2007/ PGC Pymes. Para solucionar los casos donde se requiera la intervención manual del usuario puede usar la función Reemplazar Cuentas en la vista formulario del Plan de Cuentas. Página 11
Preguntas más frecuentes 1. Qué adaptaciones concretas incorpora el asistente sobre mis empresas? Las adaptaciones implican los siguientes puntos: a. Importa los datos desde los programa originales b. Incorporación del nuevo plan de cuentas PGC 2007/ Pymes 2007. c. Realiza los ajustes básicos en partidas del PGC 1990 necesarios para adaptar la contabilidad a la nueva normativa. Ej: El Asistente confecciona los asientos sobre el diario necesarios para dar de baja los Gastos de Establecimiento no reconocidos en la nueva normativa contable. d. Conversión automática de las cuentas contables que cambian su codificación. e. Incorporación de los nuevos estados financieros PGC 2007/Pymes 2007. Nota: Todas estas adaptaciones se realizan sobre una empresa nueva, que es copia de su actual empresa con el Plan General Contable de 1990. 2. Antes de comenzar a contabilizar en el 2008, debo convertir mis empresas actuales? Se recomienda utilizar el Asistente de Importación y Adaptación a la Normativa NIC una vez realizado el CIERRE definitivo del ejercicio 2007 y APERTURA en el ejercicio 2008 con la normativa del PGC1990. De esta forma, el Asistente de Importación y Adaptación a la Normativa NIC generará las modificaciones necesarias para adaptarse al PGC 2007 o Pymes 2007, según sea el caso, realizando los ajustes básicos por baja de activos y pasivos sobre el ejercicio 2008 del DIARIO de apuntes de la empresa/as adaptada/as. En la práctica, puesto que el cierre definitivo del ejercicio 2007 se realiza durante los primeros meses del año 2008, es conveniente, a efectos de un resultado óptimo del Asistente de Importación y Adaptación a la Normativa NIC, continuar contabilizando en el ejercicio 2008 con la empresa sin adaptar, esto es, con la normativa del PGC1990, hasta que realice el cierre 2007 y apertura 2008, momento exacto en el que usted deberá hacer uso del Asistente de Importación y Adaptación a la Normativa NIC. Importante: En caso de uso del Asistente de Importación y Adaptación a la Normativa NIC sin haber realizado el asiento de apertura del ejercicio 2008 (con la normativa PGC1990), el asistente no efectuará la baja de ciertos activos y pasivos no reconocidos con el PGC 2007, puesto que el asistente realiza estos ajustes mediante asientos generados automáticamente sobre el diario de apuntes del ejercicio 2008 de la empresa adaptada. También se recomienda dejar libres los asientos 2 y 3 del ejercicio 2008. Estos dos asientos son usados por el Asistente de Importación y Adaptación a la Normativa NIC para realizar un asiento de regularización de aquellas cuentas que desaparecen o se descontinúa su uso. 3. Qué pasa si ya comencé el año 2008 y sigo contabilizando la empresa con el PGC 1990? En función de la urgencia de la presentación de cuentas, usted puede decidir entre realizar la conversión inmediata para disponer del nuevo cuadro de cuentas, o bien esperar al cierre del ejercicio 2007, para entonces convertir la empresa a través del asistente de adaptación y continuar trabajando con la nueva empresa. Mientras tanto usted puede seguir contabilizando en el ejercicio 2008 con la normativa del PGC Página 12
1990. De hecho, se recomienda convertir la empresa con el Asistente de Importación y Adaptación a la Normativa NIC una vez realizado el CIERRE definitivo del ejercicio 2007 y APERTURA en el ejercicio 2008 con la normativa del PGC1990 (ver pregunta anterior). 4. La conversión o adaptación afecta a todos los ejercicios? Sí, insistimos nuevamente que la empresa original no se modifica y realizándose una copia de la misma. Esta empresa nueva, contiene todos los datos de la empresa anterior y las adaptaciones correspondientes aportadas por el Asistente de Importación y Adaptación a la Normativa NIC. 5. Qué Plan aplico a mi empresa a partir del 1 de enero de 2008: PGC 2007 ó PGC PYMES? Podrán aplicar el PGC Pymes las empresas que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes: 1.- Que el total de las partidas de activo del balance 2.850.000 euros. 2.- Que el importe neto de su cifra anual de negocios 5.700.000 euros. 3.- Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio 50. Las empresas perderán la facultad de aplicar el PGC Pymes si dejan de reunir, durante dos ejercicios consecutivos, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, dos de las circunstancias indicadas anteriormente. Atención! Si la empresa formase parte de un grupo de empresas en los términos descritos en la norma de elaboración de las cuentas anuales 11.ª Empresas de grupo, multigrupo y asociadas contenida en la tercera parte del Plan General de Contabilidad de Pymes, para la cuantificación de los importes se tendrá en cuenta la suma del activo, del importe neto de la cifra de negocios y del número medio de trabajadores del conjunto de las entidades que conformen el grupo. 6. Qué hago con mis hojas de ContaWin Financial? Las empresas nuevas creadas a partir del asistente de adaptación tomarán un código de empresa diferente. Usted debe actualizar sus hojas creadas con el código de empresa nuevo. Además deberá valorar qué aspecto de sus hojas cambian para su adaptación a la normativa NIC. Recuerde que con el producto se distribuyen las nuevas plantillas de Excel con los balances NIC. 7. Cómo se presenta la información del ejercicio 2007? La presentación los Libros Oficiales (Libro diario y Libro de Inventarios y cuentas Anuales) con datos del ejercicio 2007, se realizará según el PGC1990. Por lo tanto, lo más recomendable es acudir a la empresa original para la impresión de balances. 8. Si ya he adaptado mis empresas y ya he contabilizado en ellas. Puedo hacer cambios en las empresas originales (PGC1990) y volver a consolidarlos en las empresas ya adaptadas? Si usted ya usó el Asistente de Importación y Adaptación a la Normativa NIC y necesita hacer cambios en la empresa original podrá hacerlo. Una vez terminado los cambios debe volver a efectuar el cierre del ejercicio 2007 y la apertura del ejercicio 2008 en la empresa con el PGC1990. Ejecute nuevamente el asistente y seleccione la segunda de la opción Actualizar una empresa ya adaptada a la normativa. Pulse Siguiente y se Página 13
mostrará todas las empresas que ya han sido adaptadas. Seleccione la empresa donde efectuó los cambios y haga nuevamente el traspaso. Aplique los pasos 3 y 4 del asistente. Nota: Se traspasará nuevamente el ejercicio 2007 y la apertura del 2008. Para más información y consideración de las preguntas más frecuentes, por favor visite nuestro sitio web en www.islasoft.com Cómo continuar? Ahora sólo le resta cerrar el asistente y abrir ContaWin. Abra su empresa adaptada. Use el desplegable de categorías en el diálogo de abrir empresa para localizarla. Abra el Plan de Cuentas Use el desplegable de filtros propios en la parte superior derecha de la ventana para filtrar las cuentas adaptadas, a revisar o a dar de baja. Revise la información de los campos Opc1 y Opc2 del plan de cuentas. Aplique su criterio contable para resolver la adaptación de las cuentas que el asistente no pudo convertir. Recuerde que puede usar la función Reemplazar Cuenta en la vista formulario del Plan. Abra el diario contable y filtre por el código del punteo si usted seleccionó marcar los apuntes en el asistente de adaptación NIC. Verifique el estado de sus cuentas a través de los nuevos balances especiales o estados financieros. Para más información sobre la normativa NIC, noticias, tutoriales, vídeos, FAQ, etc. visite www.islasoft.com Importante: Los títulos de cuenta a nivel cero (subcuentas), permanecerán sin alterar tras el uso del Asistente. Por ello, es necesario que el usuario repase minuciosamente el Plan de Cuentas de la empresa adaptada modificando los títulos de las subcuentas que sean precisos conforme al nuevo plan de cuentas que encontrará en su empresa adatada. Página 14
Particularidades según el origen de los datos En el siguiente apartado se describen diferentes notas y particularidades según sea el programa contable donde están los datos originales. Es muy importante que usted revise en su caso si existe alguna nota. Usuarios del programa IMADCONTA Antes de proceder con la importación es importante que revise los siguientes puntos: 1. Abra su programa IMADCONTA 2. Acceda al menú Archivo Datos de empresa 3. Seleccione la empresa que desea importar a ContaWin y seleccione Modificar Empresa 4. Si tiene el campo Nombre vacío deberá completarlo asociándolo con el ejercicio. Por ejemplo Mi Empresa 07 (nombre de la empresa + ejercicio que contiene) 5. Una vez comprobado que todas las empresas a importar tienen cumplimentado este campo, está listo para importar. Página 15