VICEPRESIDENCIA FINANCIERA REGISTRO Y ANALISIS DE CUENTAS POR PAGAR GESTION CON PROVEEDORES Carolina.munoz@ecopetrol.com.co miércoles, 18 de mayo de 2011
ESTRUCTURA REGIONAL CUENTAS x PAGAR Unidad de Información Contable Tributaria Coordinación Registro y Análisis de Cuentas por Pagar Regionales Bogotá B/bermeja Cartagena Neiva Cúcuta VIT ICP UNIS BARRANQUILLA COVEÑAS VPR: SUPERORITO SUPERHUILATOLIMA COVEÑAS ASOCIADOS Zonas que atiende OPA CUSIANA EL CENTRO VIT OCCIDENTE: OPERACIONES TÉCNICA CIG TIBU RSS-UNIS: NEIVA ORITO CALI UNIS VILLAVICENCIO MEDELLIN PTO SALGAR UNIS BUCARAMANGA TIBU CUCUTA EL CENTRO FACTURACIÓN INGRESOS NO INDUSTRIALES
PRESENTACION DE FACTURAS El Contratista podrá consultar los requisitos y lugar de presentación de la factura en la página web www.ecopetrol.com.co/atencióna proveedores. El Contratista antes de radicar su factura en Ecopetrol debe tener en cuenta: La información del Contratista debe estar actualizada en la maestra de acreedores. Las únicas dependencias autorizadas por Ecopetrol para la recepción de facturas o cuentas de cobro son las regionales de Cuentas por Pagar de Bogotá, Barrancabermeja, Cartagena, Neiva, Cúcuta. La factura debe cumplir con los requisitos legales. En la factura se debe indicar el número del contrato o pedido y el número de contabilización de la entrada de servicio. Para cuentas de cobro se debe indicar el número del Certificado de Registro Presupuestal CRP. Gestion con proveedores 3
REQUISITOS DE UNA FACTURA Estar denominada expresamente como Factura de Venta. Apellidos y nombres o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio Apellidos y nombre o razón social y Nit del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de factura de venta. Fecha de su expedición. Descripción específica o genérica de los bienes vendidos o servicios prestados. Valor total de la operación. Nombre ó razón social y NIT del impresor de la factura. Indicar la calidad del agente retenedor de IVA. Al momento de la expedición de la factura, los requisitos de los puntos 1, 2, 4 y 8, deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios, se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. Gestion con proveedores 4
Consecuencias por expedir facturas con la resolución de facturación vencida o sin ella Expedir una factura sin la resolución de autorización o con la resolución vencida, expone al contribuyente a que la Dian le pueda cerrar su establecimiento de comercio. Para quien la recibe, es decir, para el cliente, no hay ninguna consecuencia negativa, por cuanto la factura expedida sin resolución de facturación o con la resolución vencida, no afecta en nada la validez de la factura como título valor o como soporte para la procedencia de los costos o deducciones Aunque en el artículo 617 del estatuto tributario no contempla dentro de sus requisitos la inclusión en la factura de la resolución de autorización de facturación, sí lo exige la resolución 3878 de 1996 de la Dian. Si bien no hay una ley o decreto que de forma expresa imponga una sanción por el incumplimiento de esta obligación, hay que considerar que la ley [artículos 684, 684-1 y 684-2 del estatuto tributario] faculta ampliamente a la Dian para que implemente los sistemas técnicos de control que a su juicio considere necesarios, y en desarrollo de esa facultad, la Dian expidió la resolución 3878 de 1996, en la cual consideró la obligación de solicitar autorización para facturar, por lo tanto, esta es de obligatorio cumplimiento. Espacio para reproducir el título de la presentación que va en la portada 5
INCONFORMIDADES DEL PROCESO TESORERIA GENERA EL PAGO PROVEEDORES y CONTRATISTAS Entrega Personal Entrega x Correo PROCESO RECEPCIÓN Y CAUSACIÓN DE FACTURAS O.U.R.C - Bogotá - Barranca - Cartagena - Neiva y Cúcuta Requisitos Ley de Factura Fecha de la Factura Proceso Verificación Revisión Detallada Identificación Item/Entrada Servc y No.Pedido Verificación de Entregables CUMPLE CON REQUISITOS..? NO Se devuelve la Factura SI RADICACIÓN Y CAUSACIÓN Verificación del Beneficiario Pago Actualización Fecha Base Revisión Calidad del Contribuyente Selección Retenciones Aplicables Amortización Anticipo y Registro Retenciones en Garantía.
INCONVENIENTES QUE AFECTAN LA CAUSACION Y PAGO DE LOS DOCUMENTOS Fallas en el diligenciamiento de las facturas (errores aritméticos o de forma) o sin el lleno de los requisitos de ley. Pagos devueltos realizados a los proveedores (cuentas inactivas o canceladas). Falta de información para la creación en la maestra de acreedores. Instrucciones incompletas o erradas en el cuerpo de la factura en cuanto a cesión de pagos, retención en garantía, amortización de anticipos. Documentos soporte incompletos. Entrega de facturas al gestor del contrato en vez de directamente a la Oficina Única de Recepción de Cuentas Demora en el pago de nómina, aportes al sistema de seguridad social y parafiscales Entrega del material en unidades y valores diferentes a los acordados contractualmente. Falta discriminar la base gravable para efectos del IVA. Entrega de la factura en el mes siguiente a la fecha de su expedición Gestion con proveedores 7
MAESTRA DE ACREEDORES La Maestra de Acreedores y Clientes de Ecopetrol, es el área encargada de recibir, validar y registrar en SAP la información relacionada con proveedores y clientes suministrada por las áreas originadoras de contratación, compras y convenios, así como el área de mercadeo. La Maestra es también el custodio de la base de datos de proveedores y clientes y de los soportes que los mismos presentan para entablar una relación comercial con Ecopetrol. La Maestra de Acreedores y Clientes de Ecopetrol cuenta con una página en la web de Ecopetrol para actualizar su información general sin necesidad de enviar los formularios físicos a la Maestra, www.ecopetrol.com.co/ en Proveedores/AtencionaProveedores/actualicesusdatos@ecopetrol.com.co
Actualice sus datos Para cambio de dirección postal, teléfonos (fijo, celular, fax) y correo electrónico Enviar información actualizada a: actualicesusdatos@ecopetrol.com.co informando el NIT. Para cambio de representante Legal 1. Carta original firmada por el Representante Legal informando sobre la modificación 2. Certificado original de cámara de comercio con fecha de expedición no mayor a 30 días. 3. Copia ampliada a 150% de la cédula del Representante Legal Para cambio de cuenta bancaria 1. Carta original firmada por el Representante Legal informando sobre la modificación, indicando número de cuenta anterior y número de cuenta nueva. 2. Certificación bancaria original de la nueva cuenta Para cambio de información tributaria 1. Copia de la resolución de la DIAN 2. Copia actualizada del RUT Gestion con proveedores 9
Actualice sus datos Para cambio de tipo de sociedad 1. Carta original firmada por el Representante Legal informando sobre la modificación 2. Copia del RUT 3. Certificado original de cámara de comercio con fecha de expedición no mayor a 30 días. 4. Certificación bancaria original Servicio de call center Ecopetrol dispone de un único call center que integra entre otros, el servicio de atención a proveedores. Teléfonos: en Bogotá 2345000 o la línea gratuita nacional 018000918418. Correo electrónico atencionproveedores@ecopetrol.com.co. Gestion con proveedores 10
POLÍTICA DE PAGOS Establece los lineamientos y directrices para los procesos de pagos en pesos y dólares en ECOPETROL S.A. Otorga un marco de referencia para las relaciones con proveedores y clientes al establecer: Condiciones de pago Moneda de pago Periodicidad de pagos Descuentos Los administradores e interventores de contratos deben propender por el cumplimiento de lo establecido en la política. Ninguno esta facultado para acordar condiciones diferentes a las allí estipuladas. Gestion con proveedores 11
ASPECTOS PRINCIPALES Plazo para pago de facturas es de 30 días, a partir de la fecha de radicado en la oficinas de Cuentas por Pagar. Pagos en moneda nacional se realizan los días: Lunes - Miércoles y Viernes. La semana que presente lunes festivo: Martes Jueves Viernes. Todos los documentos deben estar aprobados con 5 días de antelación a la fecha del pago. Pagos en moneda extranjera se realizan todos los días. Todos los documentos deben estar aprobados en SAP con 5 días antes a la fecha del pago. Los pagos anticipados serán solicitados única y exclusivamente por los Proveedores mediante carta dirigida a la Coordinación de Pagos y Operaciones Bancarias, acogiéndose al descuento financiero por pronto pago, establecido para tal fin. La Coordinación de Pagos y Operaciones Bancarias no se responsabilizará de pagos que no cumplan estas condiciones. Gestion con proveedores 12
LEY 1231 DEL 17 JULIO DEL 2008 - Por la cual se unifica la factura como titulo valor como mecanismo de financiación para el micro, pequeño y mediano empresario, y se dictan otras disposiciones Factura: es un titulo valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio. No podrá librarse factura alguna que no corresponda a bienes entregados real y materialmente o a servicios efectivamente prestados en virtud de un contrato verbal o escrito. El emisor vendedor o prestador del servicio emitirá un original y dos copias de la factura. Para todos los efectos legales derivados del carácter de título valor de la factura, el original firmado por el emisor y el obligado, será título valor negociable por endoso por el emisor y lo deberá conservar el emisor, vendedor o prestador del servicio. Una de las copias se le entregará al obligado y la otra quedará en poder del emisor, para sus registros contables. La factura se considera irrevocablemente aceptada por el comprador o beneficiario del servicio, si no reclamare en contra de su contenido, bien sea mediante devolución de la misma y de los documentos de despacho, según el caso, o bien mediante reclamo escrito dirigido al emisor o tenedor del título, dentro de los diez (10) días calendarios siguientes a su recepción. Espacio para reproducir el título de la presentación que va en la portada 13
PROCEDIMIENTO PARA PAGO DE FACTURAS ENDOSADAS POR PROVEEDORES DE ECOPETROL 1-. Radicar la factura, la cual debe cumplir con los requisitos mínimos dispuestos en art. 617 del Estatuto Tributario, y los artículos 621 y 774 del Código del Comercio en original y dos copias en las Oficinas de Cuentas por Pagar a fin de que al interior de Ecopetrol S.A. se inicie el proceso Contable. El original de la factura radicada le será devuelto, pues sólo el original puede circular como título valor. 2-. El proveedor que decida endosar la factura debidamente aceptada, deberá hacer saber al endosatario que es su deber informar de dicho endoso a Ecopetrol S.A. y entregar el original de la factura en las oficinas de Cuentas por Pagar por tarde 3 días antes del vencimiento del plazo para el pago en cumplimiento de lo dispuesto en el parágrafo del artículo 773 Código del Comercio modificado por el artículo 2 de la ley 1231 de 2008. 3-. En caso de que el último tenedor no esté registrado o requiera registro o actualización en la base maestra de proveedores de Ecopetrol S.A., la Oficina de Cuentas por Pagar entregará al poseedor del título, el formulario único de creación de endosatarios a fin de dar cumplimiento al artículo 102 del decreto 663 de 1993 sobre lavado de activos. -. El tenedor final del título, deberá entregar el formulario de registro / actualización de proveedores debidamente diligenciado a la Maestra de Proveedores Cra. 7 N 37-69 piso 2 Edificio Teusacá en Bogotá ó, en las regionales de Cuentas por Pagar ya mencionadas. Espacio para reproducir el título de la presentación que va en la portada 14
Espacio para reproducir el título de la presentación que va en la portada 15
NOVEDADES EN EL PROCESO NUEVA RETENCION EN LA FUENTE A TITULO DE IVA AL 75% Decreto 493 del 23 de febrero de 2011. la tarifa de retención en la fuente a título de impuesto sobre las ventas aplicable a todos los pagos o abonos en cuenta, que realice ECOPETROL S.A. en la adquisición de bienes y servicios gravados, será del setenta y cinco (75%) del valor del impuesto. IMPUESTO DE TIMBRE 0% El Consejo de Estado mediante sentencia del 3 de marzo de 2011 declaró la nulidad del concepto de timbre No. 064693 del 7 de julio de 2008. La demanda de nulidad fue interpuesta por ECOPETROL S.A., a fin de permitir que los contratos de cuantía indeterminada suscritos antes del año 2010, se sujeten a la reducción de la tarifa que determinó la reforma tributaria de 2006. En este sentido, a partir del día 3 de mayo de 2011, fecha en la cual quedó notificada y ejecutoriada la sentencia, los pagos o abonos en cuenta correspondientes a contratos de cuantía indeterminada suscritos con anterioridad al 1 de enero de 2010, se someterán a la tarifa del 0% vigente en el año 2011. 16
GASTOS REEMBOLSABLES A partir de la fecha, en los contratos que se firmen en ECOPETROL S.A., deben decir que máximo el 10% de su valor, corresponde a gastos reembolsables. Se va a manejar una planilla estándar para el pago de los gastos reembolsables (se entregara a los gestores), la cual debe estar firmada por el contador/revisor fiscal, por el representante legal del contratista, gestor administrativo y administrador. El proveedor debe presentar 3 cotizaciones con los gastos en que va a incurrir. El valor de los gastos reembolsables deben están incluidos en el contrato con Entrada de servicio en SAP. No se van a volver a tramitar por CRP. Administración de gastos reembolsables es 0% Espacio para reproducir el título de la presentación que va en la portada 17
GRACIAS POR SU PARTICIPACION! Gestion con proveedores 18