HISTORIA DEL DOCUMENTO

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1 Controlado ANEXO FACTURACION Página 1 de 5 HISTORIA DEL DOCUMENTO VERSIÓN DESCRIPCIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA 3 Se modifican los plazos de pago de facturación. Y directrices de devolución de anticipos. Tesorería/ Cuentas por pagar Gte. Financiera y cumplimient o VP Contraloría Página 1 de 5

2 Controlado ANEXO FACTURACION Página 2 de 5 El CONTRATISTA o PROVEEDOR deberá cumplir los siguientes términos para las facturas a ser presentadas ante LA COMPAÑÍA: 1. Todas las facturas, deberán cumplir con el lleno de los siguientes requisitos: 1.1. Requisitos de Ley (Art 617 Estatuto Tributario): a. Estar denominada expresamente como factura de venta. b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. e. Fecha de su expedición. f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g. Valor total de la operación. h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas Requisitos adicionales de la factura solicitados por LA COMPAÑÍA: a. Contener la expresión si es ORIGINAL o COPIA. b. Número del Contrato/Orden. c. Deducción de anticipos en caso de haberlos recibido. d. Plazo de Pago: Incluir la siguiente frase: La factura será pagada el jueves siguiente a los sesenta (60) días calendario contados desde su correcta radicación y siempre que esté debidamente soportada. e. Los artículos vendidos o servicios prestados deben estar acorde con la ejecución del Objeto del Contrato/Orden y Lugar de Ejecución. f. Descripción de los Servicios/Obra ejecutados, ítems suministrados y tarifas que se incluyan. g. En el cuerpo de la factura, indicar el Régimen de impuestos sobre las ventas al que pertenece y si es agente autorretenedor a título de IVA y a título de Renta. h. Número de la resolución vigente de la DIAN autorizando la impresión de las facturas. i. Para contribuyentes del Impuesto de Industria y Comercio, indicación de la actividad económica, porcentaje aplicable y jurisdicción distrital o municipal a la que, le corresponden los ingresos. j. La factura y los soportes de la misma, deberán estar en idioma Castellano. 2. Radicación de facturas: Con anterioridad a la expedición de la correspondiente factura, el CONTRATISTA deberá contactar al Administrador del Contrato/Orden para asegurar la obtención de Aceptación de Bienes y/o Servicios, con la cual podrá proceder a emitir y entregar su factura en la oficina de radicación de LA COMPAÑÍA. Documentos exigidos para la radicación: a. Original de la factura. b. Una copia de la factura, la cual será entregada con el sello oficial al momento de la radicación. c. En el evento que el tercero le dé tratamiento de título valor, para su directa negociación, deberá radicar, dentro de ley: i. Dos copias de la factura, en donde se evidencie que el título valor ha sido endosado, una de las cuales le será devuelta con el sello oficial de radicación. ii. Carta autenticada, firmada por representante legal del CONTRATISTA en la cual se notifique el endoso, entidad financiera a quien se ceden los derechos de las facturas, instrucciones bancarias del beneficiario del giro, números de las facturas, valor, fecha de expedición y fecha de vencimiento. Esta carta se radica en correspondencia. Página 2 de 5

3 Controlado ANEXO FACTURACION Página 3 de 5 d. La factura deberá estar acompañada por los siguientes documentos: Copia de la Orden de compra o servicio, copia del Contrato, Otrosí u Oferta, según el caso. Copia de la Aceptación de Bienes y/o Servicios por parte de LA COMPAÑÍA o documento equivalente. Para los casos de gastos rembolsables, la facturación se debe realizar bajo la figura de mandato, de acuerdo con lo establecido en art. 3 del Decreto 1514 de 1998 y anexar copia de las facturas objeto de reembolso. Artículo 3º. Facturación en mandato. En los contratos de mandato, las facturas deberán ser expedidas en todos los casos por el mandatario. Si el mandatario adquiere bienes o servicios en cumplimiento del mandato, la factura deberá ser expedida a nombre del mandatario. Para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones o impuestos descontables, o devoluciones a que tenga derecho el mandante, el mandatario deberá expedir al mandante una certificación donde se consigne la cuantía y concepto de éstos, la cual debe ser avalada por contador público o revisor fiscal, según las disposiciones legales vigentes sobre la materia. En el caso de devoluciones se adjuntará además una copia del contrato de mandato. El mandatario deberá conservar por el término señalado en el Estatuto Tributario, las facturas y demás documentos comerciales que soporten las operaciones que realizó por orden del mandante. El CONTRATISTA del Régimen Simplificado debe adjuntar a sus cuentas de cobro copia actualizada del RUT Para el pago de anticipos y facturas el CONTRATISTA deberá presentar, previamente, las pólizas o garantías exigidas junto con el certificado de pago, conforme a los requisitos exigidos en el Contrato/Orden. Por efectos de exigencia de las autoridades tributarias, todos los contratos con CONTRATISTAS DEL EXTERIOR, por SERVICIOS TECNICOS Y DE ASISTENCIA TECNICA (importación de tecnología) deben ser suscritos en el idioma español, debidamente firmados por las Partes y ser registrados ante la DIAN. Los demás documentos que se indiquen en las Condiciones Especiales o Generales del Contrato/Orden e. Se debe presentar una factura por aceptación recibida, NO se recibirán varias facturas que estén amparadas con una sola Aceptación, ni varias Aceptaciones que soporten una sola factura. En caso de tener inconvenientes debe consultar con el Administrador de Contrato respectivo. f. Si su empresa se acogió al beneficio de Régimen de progresividad en el Impuesto de Renta y Complementarios (Ley 1429/2010, decreto reglamentario 4910 de diciembre/2011), deberá adjuntar a sus facturas la calidad de beneficiario de dicha ley mediante certificado expedido con fecha del mismo mes de radicación, suscrito por el representante legal cuando corresponda a persona jurídica o por el contribuyente cuando corresponda a persona natural, anexando certificado de Cámara de Comercio con vigencia máximo de tres meses anteriores a la fecha de radicación, en el que conste la fecha de inicio de su actividad económica empresarial y una carta firmada por el representante legal donde se mencione la adopción a dicha ley. Sin lo anterior se presume que no está amparado con ese beneficio y se practicará la retención en la fuente a título de renta según corresponda. g. Si su empresa desarrolla actividades del sector hotelero y se encuentra acogida al beneficio del Decreto 2755/2003 para hoteles nuevos o remodelados, por favor adjuntar los documentos que lo acrediten como tal y especificar dicho beneficio en el cuerpo de la factura. Página 3 de 5

4 Controlado ANEXO FACTURACION Página 4 de 5 3. Lugar y horario de radicación de facturas: Las facturas se deberán radicar en las oficinas de LA COMPAÑÍA, ubicadas en Calle 110 No Local 106: de Lunes a Viernes de 7:30 A. M a 11:30 A. M. para las siguientes empresas: LA COMPAÑÍA Meta Petroleum, Corp. Pacific Stratus Energy Colombia Corp. Unión Temporal Moriche Agro Cascada S.A.S Grupo C&C Energía (Barbados) Sucursal Colombia Petrominerales Colombia Ltd. Las facturas únicamente podrán ser radicadas en los horarios estipulados por LA COMPAÑÍA, y dentro de las fechas límites de radicación establecidas para cada cierre mensual, de conformidad con lo establecido en el Contrato/Orden. LA COMPAÑÍA notificará oportunamente las modificaciones que se puedan generar a dichos horarios. 4. Requisitos para Aceptación y pago de facturas: a) Cumplir con los requisitos e instrucciones mencionados anteriormente. b) Solo se entenderán recibidas las facturas que tengan el sello o tiquete de radicación dentro de los horarios establecidos por LA COMPAÑÍA, por ende absténgase de entregar documentos a personas diferentes de las ubicadas en la ventanilla de radicación. c) Asegurarse de incluir en el cuerpo de la factura el número del Contrato, el de la Orden de compra o servicio y el número de documento contable de la Aceptación o el de la entrada de mercancía y la amortización de anticipos en caso de haberlos recibido. d) Asegurarse que sus facturas estén debidamente elaboradas de acuerdo con las unidades y valores aceptados. No se recibirán si no cumplen esta condición. e) No se aceptaran facturas que no estén elaboradas con fecha del mes corriente de radicación. Si la compra o servicio corresponde a un período anterior, el CONTRATISTA así deberá indicarlo en el cuerpo de la factura. f) PROVEEDORES y CONTRATISTAS del régimen simplificado deben adjuntar al documento equivalente a la factura de venta, copia actualizada del RUT. g) El CONTRATISTA deberá abstenerse de presentar soportes en papel térmico o copias en fax. h) LA COMPAÑÍA podrá objetar las facturas que no estén preparadas conforme a lo dispuesto en esta cláusula y la objeción será informada al CONTRATISTA dentro de los diez (10) días calendario siguientes al recibo de la factura, especificando el motivo por el cual se objeta. Cuando una factura sea devuelta al CONTRATISTA, por razones imputables a éste, el término de los días para su pago comenzará a contarse a partir de la fecha en que LA COMPAÑÍA reciba nuevamente la factura con las correcciones pertinentes. No obstante lo anterior, LA COMPAÑÍA se reserva el derecho de solicitar el reembolso de las sumas facturadas indebidamente, aun cuando éstas hayan sido pagadas, siempre y cuando este derecho se ejercite dentro de los doce (12) meses siguientes a su pago, dando las razones de su objeción. Tratándose de errores aritméticos, LA COMPAÑÍA podrá ejercer el anterior derecho en cualquier tiempo. No se podrá expedir factura alguna que corresponda a la contratación de Bienes y Servicios que no se hayan entregado y/o prestado efectivamente y de manera previa a la emisión de la factura y que no se encuentren soportados, por escrito, en un Contrato, otrosí, u Orden, según sea el caso. La expedición y contenido de la factura deberá estar acorde con los términos y condiciones estipulados en el respectivo Contrato, otrosí u Orden; de lo contrario, la misma será rechazada por LA COMPAÑIA. 5. Devoluciones Anticipos: Cuando de conformidad con lo establecido en el Contrato/ Orden el CONTRATISTA haya recibido Anticipo, éste estará obligado a incluir en el cuerpo de la factura el valor que se deduce o amortiza por concepto de cualquier Anticipo que haya recibido. En el evento en que el CONTRATISTA incumpla esta obligación, LA COMPAÑÍA queda facultada para calcular intereses de mora a la tasa máxima legal vigente desde el momento de la radicación de la factura o cuenta de cobro, que debió contener dicha amortización. Para tal efecto el CONTRATISTA renuncia expresamente a ser constituido en mora. Página 4 de 5

5 Controlado ANEXO FACTURACION Página 5 de 5 LA COMPAÑÍA entregará reportes al Comité de Ética sobre los proveedores que no ha realizado las deducciones por concepto de Anticipo de conformidad con la Cláusula de ÉTICA, ANTICORRUPCIÓN Y PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS de del Contrato/ Orden. 6. Devoluciones Retención en Garantía: Para la radicación de facturas y/o cuentas de cobro que correspondan a solicitud de Devoluciones de Retención en Garantía, el CONTRATISTA debe indicar en el cuerpo del documento el Contrato al cual hace referencia. De igual manera debe adjuntar el Acta Parcial o Final de Liquidación con las firmas del representante legal de LA COMPAÑÍA y del CONTRATISTA, previo el cumplimiento de las obligaciones a su cargo para tal devolución de conformidad con el Contrato/Orden. 7. Información de pagos de facturas presentadas ante Meta Petroleum Corp. y Pacific Stratus Energy Colombia Corp.: Meta Petroleum Corp. y Pacific Stratus Energy Colombia Corp. cuentan con un canal de información a proveedores que facilita realizar consultas de facturas pendientes de pago y pagadas, retenciones aplicadas y anticipos pendientes por legalizar. Para el ingreso a este canal, los CONTRATISTAS deben acceder al link en donde encontrarán el respectivo instructivo. Para acceder al portal es importante tener en cuenta que la clave de acceso es enviada al correo electrónico del proveedor registrado para reporte de pagos en SAP. Para la actualización del correo, los proveedores deben acudir al Administrador del Contrato, quien es el encargado de canalizar la actualización de datos de contacto en SAP. La programación de pagos del departamento de Tesorería es la siguiente: A. El día martes se realizan los pagos en dólares americanos, de las obligaciones a cargo de LA COMPAÑÍA o de las compañías, filiales o subsidiarias, que LA COMPAÑÍA controle operativamente. B. Los días jueves, se realiza el pago en pesos colombianos (COP), de las obligaciones a cargo de LA COMPAÑÍA o de las compañías, filiales o subsidiarias, que LA COMPAÑÍA controle operativamente. En consideración a las actividades de cierre contable y caja de LA COMPAÑÍA, durante la última semana hábil del mes, el departamento de Tesorería no realiza programación de pagos. 8. Información de pagos de facturas presentadas ante Grupo C&C Energía (Barbados) Sucursal Colombia y Agro Cascada S.A.S. Grupo C&C Energía (Barbados) Sucursal Colombia y Agro Cascada S.A.S cuentan con un canal de información a proveedores que facilita realizar consultas vía correo electrónico de facturas pendientes de pago y pagadas, retenciones aplicadas y anticipos pendientes por legalizar. Los PROVEEDORES o CONTRATISTAS deben enviar su solicitud según corresponda: Empresa Grupo C&C Energía (Barbados) Sucursal Colombia Agro Cascada S.A.S Correo electrónico [email protected] [email protected] LA COMPAÑÍA podrá modificar el presente Anexo y para tal fin de conformidad con el Contrato/Orden realizará las publicaciones correspondientes en los medios que designe para tal fin. Cualquier comentario u observación del CONTRATISTA podrá ser dirigida a los medios de contacto establecidos en la Cláusula de ÉTICA, ANTICORRUPCIÓN Y PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS de del Contrato/ Orden. Página 5 de 5