2015 INFORME DE AUDITORIA INTERNA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA AGO No. 169-2015 27/11/2015
Estimadas señoras y señores Junta Directiva, Colegiados y Colaboradores de la Institución: Este informe corresponde a la labor realizada por a la Auditoría Interna del Colegio de Periodistas de Costa Rica, por el período que va de setiembre del año 2014 a octubre del año 2015. El trabajo obedeció al Plan de Trabajo de Auditoria, previamente aprobado por la Junta Directiva del periodo 2015 y elaborado conforme los lineamientos emanados por la Contraloría General de la Republica. El trabajo se realizó tomando como base las Normas Internacionales de Auditoría, a fin de brindar un trabajo asesor a la Junta. La Junta Directiva es la responsable de establecer los lineamientos a seguir en materia de procedimientos, la administración es la responsable de cumplir estos procedimientos en la ejecución de todo acuerdo emanado por la Junta directiva, dentro del marco legal vigente, junto con la colaboración de todos los funcionarios del Colegio de Periodistas; el objetivo de esta Auditoría Interna es velar por el cumplimiento del adecuado control interno, así como asesorar en la implementación de las medidas de control, tanto para prevenir, detectar y corregir las deficiencias. Con respecto a este punto se realizó un informe, donde se determinaron hallazgos. Se tomaron las medidas correctivas con el propósito de subsanar los procesos para que continúen conforme la Ley de Contratación Administrativa y su respectivo reglamento, así mismo el reglamento institucional de adquisiciones. 1 P á g i n a A G O 1 6 9-2 0 1 5
Durante este periodo se realizaron dos arqueos al mes de los fondos de caja general, caja chica, así mismo del fondo mutualidad caja chica y préstamos, así como cada dos meses de formularios, los cuales han salido con éxito. Verificando el uso consecutivo de estos últimos, igualmente la jefatura del Departamento Financiero Contable, ha realizado también arqueos correspondientes, dejándose evidencia escrita de los mismos. Las observaciones menores fueron implementadas de inmediato, para mejora de controles. Se le dio seguimiento a las remodelaciones aprobadas por Asamblea, las cuales se llevaron a cabo conforme lo solicitado es de suma importancia que al contar con terreno y edificaciones el mantenimiento correspondiente. Ahora corresponde mercadear dichas instalaciones entre las colegiadas y colegiados, así mismo promocionarlo para atraer usuarios nuevos para alquileres y recuperar los recursos invertidos. La liquidación se realiza de enero a diciembre de cada año, hasta la fecha se ha ejecutado un 51% de los gastos de este ya que prácticamente quedan cuatro meses del año, controlando los gastos se ajustes a los ingresos reales recibidos. Cabe indicar que mensualmente Junta Directiva revisa el avance del mismo el cual es incluido en las actas. Los cambios de este presupuesto que fue para las remodelaciones de la finca se aprobaron por la Asamblea General Extraordinaria en Marzo. Todavía quedan revisiones pendientes de acuerdo al Plan, y se determinaron hallazgos de menor importancia, cuya subsanación se realizar inmediatamente correo electrónico al área correspondiente con copia a la Dirección Ejecutiva. Proceso interno para los Informes 2 P á g i n a A G O 1 6 9-2 0 1 5
Se realiza el estudio y cuando está listo el borrador se discute con las partes que serían el o los departamentos más la Dirección Ejecutiva. Una vez conforme la discusión de las justificaciones correspondientes se envía a Junta Directiva para su acuse de recibo e implementación de las medidas. Observaciones mínimas de clasificación contable que no afectan resultados del registro de horas extraordinarias. Verificar el manejo de la colocación de fondos de inversión con BN Fondos a través de una visita al lugar, los cuales se pueden consultar en línea en el momento que se desee. Las decisiones las toma el Consejo conforme las recomendaciones del Sr. Roger Herrera, Administrador del Fondo de Mutualidad y el asesor del Fondo de Inversión del Banco Nacional asignado, con el propósito de realizar los movimientos en el momento oportuno conforme el comportamiento para las renovaciones, modificaciones que se requieran. Cabe destacar que los rendimientos de estos son muy favorables y estables en el mercado, con respaldo de solidez. Se recibió una consulta por parte de un colegiado sobre gastos de capacitación. La misma se respondió conforme los criterios correspondientes al colegiado, inclusive se envió copia a Junta Directiva. En este caso es importante recalcar que las capacitaciones son gratuitas y debe crearse conciencia de que el miembro activo que se inscribe debe asistir o de no poder participar justificar que no puede continuar, ya que el Colegio ofrece crecimiento profesional a sus miembros. Y muchas de las capacitaciones impartidas responden a las necesidades que los mismos colegiados plantean. La Junta Directiva está abierta a recibir y analizar objetivamente toda propuesta, así como aquellos miembros que quieran ofrecer su participación en comisiones que colaboran con el avance del Colegio, en diferentes áreas, una de ellas la formación profesional. 3 P á g i n a A G O 1 6 9-2 0 1 5
De los informes, oficios u correos electrónicos se han implementado un 100% de las observaciones, otras se verá los resultados de la implementación a corto plazo, o a largo plazo para verificar si estas se adaptan o deben sustituirse. SIAC (Sistema Informativo de la Actividad Contractual) Mensualmente se reportan todos los movimientos de Contratación Administrativa. Autoevaluación de Auditoría Está finalizando el periodo de autoevaluación sobre el primer semestre, el cual únicamente está pendiente de presentación electrónica a la CGR Pao 2015 y Pao 2016 Se presenta antes del 15 de noviembre cada año, ya incluido en sistema de la Contraloría, y si hubiera alguna variación aprobada por esta Asamblea se realiza la modificación, únicamente. Curso: Charlas: Elaboración eficiente de Informes de Auditoría CICAI 02 y 03 de Octubre 2014 Participación del mes de la Contaduría Pública en varias de las charlas gratuitas Mayo 2015 4 P á g i n a A G O 1 6 9-2 0 1 5 Síndrome del quedamado por el trabajo Colegio de Periodistas C.R. 15/07/2015 Congreso II Congreso de Contadores Públicos C.R. 15 y 16 de Octubre 2015
a. Normativa Interna b. Cierre del Presupuesto c. Semana de la Comunicación Recordatorio Importante En los controles internos no sólo deben estar las políticas y procedimientos por escrito, depende del ambiente, control involucra a la administración junto con los demás funcionarios; inclusive los y las miembros activos cuando utilizan los canales correctos para obtener los servicios que requieren y se informan con la finalidad de salvaguardar, aprovechar, maximizar los recursos con los que cuenta la institución. Por otra parte, estos son preventivos, detectivos y correctivos; como dice el refrán Es mejor prevenir que lamentar. Toda participación es de suma importancia para el crecimiento de la institución, y esta Auditoria se despide indicándole que estoy siempre está a las órdenes de los miembros del Colegio. Atentamente, Licda. Andrea Isabel Umaña Méndez Auditora Interna 5 P á g i n a A G O 1 6 9-2 0 1 5