INFORME DE AUSTERIDAD DEL GASTO ABRIL JUNIO 2016

Transcripción

1 ABRIL JUNIO Responsable: Sistema Control Interno de Pácora SA E.S.P - II TRIMESTRE Elaboró: Revisó: Comité Control Interno Aprobó: Comité Control Interno

2 de Página 2 de II TRIMESTRE DE El sistema de Control Interno de la Empresa de Pácora S.A., dando cumplimiento al Decreto 1737 de y al Decreto 0984 del 14 de Mayo de 2012, el cual establece en su artículo primero que: Las oficinas de Control Interno serán las encargadas de verificar en forma mensual el cumplimiento de estas disposiciones al igual que las restricciones en el Gasto Público, estas dependencias prepararán y enviarán al Representante Legal de la Entidad u organismo respectivo un informe trimestral que determine el grado de cumplimiento de las acciones que se deben tomar al respecto El informe de Austeridad del Gasto que presenten los Jefes de las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces, podrán ser objeto de seguimiento por parte de la Contraloría General de la República, a través de sus auditorías regulares. Por lo expuesto anteriormente, La Oficina de Control Interno presenta el informe de Austeridad del Gasto Público correspondiente al Segundo Semestre del año FUNDAMENTO LEGAL Constitución Política de Colombia (Artículo 209, 339 y 346). Estatuto Orgánico de Presupuesto Decreto 26 de Por el cual se dictan normas de austeridad en el gasto público. Decreto 1737 de Por el cual se expiden medidas de austeridad y eficiencia y se

3 de Página 3 de someten a condiciones especiales la asunción de compromisos por parte de las entidades públicas que manejan recursos del Tesoro Público. Decreto 1738 de Por el cual se dictan medidas para la debida recaudación y administración de las rentas y caudales públicos tendientes a reducir el gasto público. Decreto 2209 de Por el cual se modifican parcialmente los Decreto 1737 y 1738 del 21 de agosto de 1998 Decreto 2445 de 2000 Por el cual se modifican los artículos 8, 12, 15 y 17 del Decreto 1737 de 1998 Decreto 2465 de 2000 Por el cual se modifica el artículo 8º del Decreto 1737 de 1998" Decreto 1598 de 2011 Por el cual se modifica el artículo 15 del Decreto 1737 de 1998 Ley 1474 de julio de 2011, Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Directiva Presidencial 03 de abril 3 de Plan de mejoramiento, informe mensual de seguimiento, austeridad del gasto. Directiva Presidencial 04 del 3 de abril de Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la Administración Pública. Directiva Presidencial No. 06 del 2 de Diciembre de Por la cual establece direcciones para racionalizar los gastos de funcionamiento del Estado en el marco del Plan de Austeridad.

4 de Página 4 de Directiva Presidencial No. 01 de Febrero 10 de. Plan de Austeridad Decreto 0984 del 14 de mayo de Modificación artículo 22 del Decreto 1737 de en el cual indica: Artículo 1. El artículo 22 del Decreto 1737 de 1998, quedará así : ARTICULO 22. Las oficinas de Control Interno verificarán en forma mensual el cumplimiento de estas disposiciones, como de las demás de restricción de gasto que continúan vigentes; estas dependencias prepararán y enviarán al representante legal de la entidad u organismo respectivo, un informe trimestral, que determine el grado de cumplimiento de estas disposiciones y las acciones que se deben tomar al respecto. Si se requiere tomar medidas antes de la presentación del informe, así lo hará saber el responsable del control interno del organismo. En todo caso será responsabilidad de los secretarios generales, o quienes hagan sus veces, por el estricto cumplimiento de las disposiciones aquí contenidas. El informe de austeridad que presenten los jefes de Control Interno podrá ser objeto de seguimiento por parte de la Contraloría General de la República a través del ejercicio de sus auditorías regulares. OBJETIVO GENERAL Rendir informe trimestral de Austeridad del Gasto Púbico, respecto de los gastos generados por la Empresa de Servicios Públicos de Pácora S.A. E.S.P., durante el segundo trimestre del año. ESPECÍFICO Presentar y hacer las sugerencias y recomendaciones que sean necesarias ante el Representante Legal de la Empresa, para dar cumplimiento a la normatividad vigente en procura de la eficiencia y la economía como principios rectores de la Empresa.

5 de Página 5 de ALCANCE: En concordancia con la GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL AUSTERIDAD EN EL PÚBLICO, diseñada por el Departamento Administrativo de la Función Pública, el presente informe analizará los gastos efectuados por, durante el Primer Trimestre de para los siguientes Rubros: Servicios Públicos (teléfonos fijo y celular, agua y energía, internet) Contratación por prestación de servicios personales. Gastos generales (fotocopias). El informe, muestra el manejo de los recursos por concepto de Gastos Generales ejecutados en el Segundo Semestre de en la empresa en el marco de las políticas de austeridad del Gasto. FUENTES DE INFORMACIÓN Para la realización del presente informe, se solicitaron los documentos, los cuales cuáles son analizados, consolidados y comparados con el propósito de poder establecer el grado de cumplimiento frente a la normatividad vigente; efectuando observaciones, recomendaciones y sugerencias cuando así lo amerite. PRINCIPIOS De acuerdo al artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales los cuales se desarrollan con fundamento en los siguientes principios:

6 de Página 6 de Eficiencia: Todas las actividades y recursos de la entidad deben estar dirigidos al logro de sus objetivos y metas, exigiendo la elaboración y oportuna ejecución de los planes y programas, así como verificando su idoneidad y estricto cumplimiento e identificando de manera oportuna los ajustes que se tengan que hacer. Economía: Este principio orienta a la entidad pública al ejercicio de una sana austeridad y mesura en el gasto, con una medición racional de costos en el gasto público buscando siempre la proporcionalidad razonable entre los conceptos de costobeneficio INFORME En el desarrollo de políticas de Austeridad AGUAS MANANTIALES DE PÁCORA S.A. E.S.P, Adoptó medidas contempladas en los Decretos 1737 de 1998 y el decreto 0984 de mayo de Mediante estos actos administrativos se han establecido y ampliado las políticas de Austeridad del Gasto Público, las cuales son directrices que sobre la materia han impartido las instancias a nivel nacional En atención al seguimiento por parte del Sistema de Control Interno de la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios, analiza la ejecución de los gastos en el segundo trimestre de la vigencia, para lo cual se hace un comparativo entre los meses de Abril, Mayo y Junio RESULTADOS La información que se presenta a continuación es el reflejo del comportamiento de los Gastos efectuados por, durante el Primer

7 de Página 7 de Trimestre de (enero-marzo), para los diferentes conceptos que hace referencia la normatividad expedida para el control de la Austeridad del Gasto. SERVICIOS PÚBLICOS COMPARATIVO EN SERVICIOS PÚBLICOS- PRIMER TRIMESTRE Y SUS VARIACIONES MES POR MES. CONCEPTO DEL ABRIL MAYO VARIACIÓN JUNIO VARIACIÓN JUSTIFICACIÓN Telefonía fija Telefonía Celular , , , ,00 (-) 215,39 % (+) 202,90% , ,56 (+) 2,19 % (-) 199,56 % Internet , ,00 0 % ,00 0 % Acueducto, Alcantarilla do, Aseo , ,00 (+) 9,37 % ,00 (-) 14,18% Energía , ,00 (-) 225,66 % ,00 (+) 427,04 % De Marzo a Abril se aumentó en un 75 % el gasto por este concepto, debido al incremento oneroso se emprendieron acciones y se logró disminuir el gasto en un 215,3 % La Telefonía celular presentó un aumento considerable en el mes de Mayo, debido a acciones emprendidas y a las indicaciones señaladas por el aumento la Alta Dirección aplicó correctivos que hicieron que la Telefonía móvil disminuyera en Junio El gasto por concepto de internet tiene un cargo fijo mensual. Las variaciones por concepto de acueducto no son considerables. La empresa toma acciones constantes para el cuidado del agua.- El aumento ostensible del consumo de energía fue informado y se están tomando acciones, se realizará seguimiento mensual y se verá el comportamiento en julio.

8 de Página 8 de TELEFONÍA FIJA TELEFONÍA FIJA TELEFONÍA FIJA $ 250,000 $ 200,000 $ 184,905 $ 150,000 $ 100,000 $ 85,844 $ 87,767 $ 50,000 $ TELEFONÍA CELULAR TELEFONIA CELULAR $700, $600, Título del eje $500, $400, $300, $200, $100, $- ABRIL MAYO JUNIO TELEFONIA CELULAR $297, $603, $302,356.00

9 de Página 9 de INTERNET ABRIL MAYO JUNIO 33% 34% 33% Título del eje $43, $42, $41, $40, $39, $38, $37, $36, $35, $34, ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO, ASEO ABRIL, $37, MAYO, $41, Título del eje ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO, ASEO JUNIO, $35,700.00

10 de Página 10 de ENERGÍA $600, $500, Título del eje $400, $300, $200, $100, $- ABRIL MAYO JUNIO ENERGÍA $292, $129, $553, NÓMINA DE PERSONAL, CONTRATISTAS, VIÁTICOS. COMPARTIVO ABRIL MAYO - JUNIO CONCEPTO DEL ABRIL MAYO VARIACIÓN JUNIO VARIACIÓN JUSTIFICACIÓN NÓMINA CONTRATISTAS VIÁTICOS (+) 2,84% (-) 2,29% Los incrementos están dentro de los rangos normales debido a que en la nómina existe personal que debe estar disponible para atender emergencias % (+) 14,16 % El incremento se debe a la contratación del asesor en Control Interno, profesional que adolecía la entidad para asesorar a la empresa N/A (+) 286 % Es de destacar que en abril no se presentaron gastos por concepto de viáticos pero el incremento en junio hace que se deban tomar medidas de austeridad por este rubro.

11 de Página 11 de La nómina de la empresa de Aguas manantiales. está integrada por 12 funcionarios y 5 contratistas. Como política la empresa conserva el número de funcionarios evitando incrementos en la nómina, así como contratistas necesarios para cumplir con las obligaciones asignadas a la empresa. NÓMINA $ 15,500,000 $ 15,400,000 $ 15,300,000 VALOR NÓMINA $ 15,200,000 $ 15,100,000 $ 15,000,000 $ 14,900,000 $ 14,800,000 ABRIL MAYO JUNIO ABRIL MAYO JUNIO NÓMINA $ 15,040,726 $ 15,481,629 $ 15,126,218

12 de Página 12 de CONTRATOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS CONTRATOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS Título del eje 7,200, ,000, ,800, ,600, ,400, ,200, ,000, ,800, CONTRATOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS ABRIL MAYO JUNIO 6,330, ,330, ,025, VIÁTICOS 100% 80% Título del eje 60% 40% 20% 0% ABRIL MAYO JUNIO ABRIL MAYO JUNIO VIÁTICOS - 214, ,633.00

13 de Página 13 de S PAPELERÍA CONCEPTO DEL ABRIL MAYO VARIACIÓN JUNIO VARIACIÓN JUSTIFICACIÓN S PAPELERÍA (-) 22,31% (-) 5,19 % Es de reconocer la política de austeridad en el consumo de papelería que en el segundo trimestre siempre disminuyó. S PAPELERÍA $250, $200, Título del eje $150, $100, $50, $- ABRIL MAYO JUNIO S PAPELERÍA $241, $187, $177, RECOMENDACIONES Dar cumplimiento para la vigencia 2015, a las Directivas Presidenciales No. 06 de 2 de diciembre de 2014, para racionalizar los gastos de funcionamiento del estado en el marco del Plan de Austeridad y No. 04 del 3 de abril de 2012 Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Política Cero Papel en la Empresa. Se recomienda fomentar una cultura que cumpla con las políticas de Austeridad del

14 de Página 14 de gasto al interior de cada una las oficinas de la empresa. Se debe continuar en cada dependencia fomentando en los Funcionarios una cultura de ahorro en la Empresa, en relación a la reutilización del papel usado para los borradores, el uso del correo electrónico para la notificación y entrega de documentos internos, entre otros. Seguir realizando un adecuado y estricto control relacionado con los temas contractuales, para poder contar con la satisfacción de las necesidades con calidad, lo que equivale a un ahorro en términos administrativos. Realizar una proyección del presupuesto mirando las necesidades de la empresa para su funcionamiento eficiente. La Oficina de Control Interno recomienda dar cumplimiento a las instrucciones en materia de gastos de nómina y reducción de contratación por servicios personales contenidos en la Directiva Presidencial No. 06 del 2 de Diciembre de Con el fin de lograr la meta de reducción del 1.8% en los gastos de nómina, Aguas manantiales, debe implementar las siguientes instrucciones establecidas en la Directiva Presidencial No. 06 del 2014: Como regla general, las vacaciones no deben ser acumuladas ni interrumpidas sin motivo legal realmente justificado y no podrán ser compensadas en dinero, salvo retiro del funcionario. El funcionario encargado de otorgar las vacaciones debe reconocerlas de oficio si no le son solicitadas dentro del término prudencial una vez que se causen. Hacer un seguimiento a los controles de austeridad del gasto implementados en la empresa, con el fin de evaluar su eficacia e impacto en la reducción de los gastos

15 de Página 15 de Finalmente se recomienda aprobar, adoptar y socializar una política de austeridad que contenga los lineamientos fijados en la Directiva Presidencial No. 06 de Diciembre de 2014 ORIGINAL FIRMADO JORGE MAURICIO AGUDELO BETANCUR Contador Público Especialista en Legislación tributaria y Aduanera Contratista Control Interno