Informe anual programa de adquisiciones 2016 Departamento Administrativo Unidad de Activos Fijos y Proveeduría

Transcripción

1 Departamento Administrativo Unidad de Activos Fijos y Proveeduría Informe anual programa de adquisiciones

2 I. Antecedentes La Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional es un ente público no estatal, con personería jurídica y patrimonio propio. Como tal, está sujeta a las normas de la ley que la rigen, así como al ordenamiento jurídico administrativos público, creado por la Ley 2248 del 5 de septiembre de 1958 y sus reformas. Con este informe se pretende analizar y presentar los resultados de los procesos de contratación de bienes y servicios solicitados por los diferentes departamentos de la institución durante el año En la estructura organizacional de la institución recae sobre el Departamento Administrativo y específicamente en la Unidad de Activos Fijos y Compras la responsabilidad de satisfacer las necesidades de bienes y servicios de la institución. II. III. Objetivo Unidad Activos Fijos y Compras Proveer a la Institución de todos los bienes y servicios que se requieren para su buen funcionamiento, mediante los procesos y lineamientos establecidos en el Reglamento de Contratación Administrativa. Descripción Con el fin de cumplir con el principio de publicidad del programa de adquisiciones, anualmente en el mes de enero la Unidad de Activos Fijos y Compras publica en la página web de la institución el Programa de Adquisiciones para el periodo correspondiente, lo anterior, basado en la planificación previa que realizaran los departamentos y el presupuesto anual aprobado por la Junta Directiva. El periodo que cubre el presente informe va de enero a diciembre del año 2016, y se toma como fuente el sistema de compras institucional y la ejecución de presupuesto. IV. Detalle de procesos de contratación de bienes y servicios realizados Cantidad de procesos realizados La cantidad de procesos de contratación de bienes y servicios realizados durante el 2016, da como resultado la elaboración de órdenes de compra o contratos, los cuales se presentan en el siguiente cuadro: 2

3 Total órdenes de compra o contratos 2016 Periodo Cantidad I Cuatrimestre 534 II Cuatrimestre 581 III Cuatrimestre 660 Total 1775 Por lo cual se presenta el siguiente gráfico: Gráfico N 1 Total órdenes de compra o contratos I Cuatrimestre II Cuatrimestre III Cuatrimestre Como puede observarse hubo un aumento en el tercer cuatrimestre del año 2016, esto por cuanto se requirieron una mayor cantidad de contrataciones de bienes y servicios para satisfacer las necesidades de los departamentos solicitantes. Monto total de procesos realizados El monto total de procesos de contratación administrativa de bienes y servicios según las órdenes de compra y contratos generados durante el año 2016 incluidos en el Programa de Adquisiciones se detalla en el siguiente cuadro: Monto de órdenes de compra y contratos 2016 Periodo Monto I Cuatrimestre ,57 II Cuatrimestre ,25 III Cuatrimestre ,02 Total ,84 3

4 Por lo cual se presenta el siguiente gráfico: Gráfico N 2 Monto de órdenes de compra y contratos 1,000,000, ,000, ,000, ,000, ,000, ,000, ,000, ,000, ,000, ,000, I Cuatrimestre II Cuatrimestre III Cuatrimestre Al igual que el cuadro anterior se presenta un aumento en el tercer cuatrimestre, tomando en cuenta tanto los procesos ordinarios así como principalmente asociado a las contrataciones que para el proyecto de construcción se han realizado. Compras por departamento El detalle de procesos de contratación de bienes y servicios solicitados por los departamentos se indica en la siguiente tabla: Órdenes por departamento Departamento solicitante Cantidad Actuarial 5 Administrativo 380 Auditoria Interna 19 Comunicación y Mercadeo 147 Concesión de Derechos 2 Crédito y Cobro 19 Dirección Ejecutiva 37 Financiero Contable 16 Gestión de Talento Humano 70 Inversiones 7 Junta Directiva 12 Legal 6 4

5 Masivas (1) 158 Oficina de Servicio al Usuario 2 Plataforma de Servicios 54 Prestaciones Sociales 617 Salud Ocupacional 2 Suministros 116 Tecnología de Información 93 Unidad de Gestión y Control de Calidad 5 Unidad Integral de Riesgo 8 Total 1775 (1 Incluye a varios departamentos) El cual se representa en el siguiente gráfico: Gráfico N 3 Órdenes por departamento Como puede observarse los dos departamentos que requieren mayor cantidad de contratación de bienes y servicios son: Prestaciones Sociales: este departamento tiene como objetivo ofrecer a la membresía del Magisterio Nacional mediante el fortalecimiento de servicios sociales una mejor calidad de vida a través de la promulgación y desarrollo de acciones educativas, informativas, preventivas y de participación social, en 5

6 coordinación con otras instituciones magisteriales e instituciones públicas y privadas. Administrativo: este departamento tiene como objetivo satisfacer las necesidades de bienes y servicios (suministros, caja chica, seguridad, transporte, mantenimiento, limpieza y control de activos), de la Institución, que les permita llevar a cabo su trabajo en forma eficiente y sin ningún contratiempo para el adecuado servicio a los afiliados. Invitaciones a cotizar a sobre cerrado Según el Reglamento de Contratación Administrativa de la institución, las compras superiores a deben realizarse por medio de invitación a cotizar a sobre cerrado. Para el año 2016 se realizaron 24 procesos de invitación a sobre cerrado según el siguiente cuadro: Invitaciones a cotizar a sobre cerrado Departamento solicitante Cantidad Actuarial 1 Administrativo 2 Comunicación Y Mercadeo 1 Crédito y Cobro 1 Financiero Contable/Riesgos 1 Gestión de Talento Humano 2 Masiva 2 Plataforma de Servicios 2 Prestaciones Sociales 2 Tecnología de Información 10 Total 24 El cual se representa en el siguiente gráfico: 6

7 Gráfico N 4 Invitaciones a sobre cerrado por departamento La ejecución de las invitaciones a cotizar a sobre cerrado se indica en el siguiente cuadro: Ejecución invitaciones a sobre cerrado Estado Invitaciones Adjudicado 20 Anulada 1 Desierta 1 Infructuosas 2 Total 24 El cual se representa en el siguiente gráfico: 25 Gráfico N 5 Ejecución invitaciones a sobre cerrado Adjudicado Anulada Desierta Infructuosas 7

8 V. Otras actividades del área de proveeduría Como parte de las demás tareas que se realizan en el área de proveeduría se ha realizado la invitación y actualización de los proveedores en la base de datos. Es importante indicar que no se inhabilitó para el periodo 2016 ningún proveedor en la base de datos. Se está trabajando en la implementación de los cambios en el sistema de compras con el fin de automatizar el proceso de compra virtual por medio de la página web institucional. VI. Plan de mejoras para el proceso de contratación administrativa Motivar a los Departamentos para que las contrataciones que soliciten se realicen durante los dos primeros trimestres y no durante los dos últimos, de manera que el ritmo de ejecución sea consistente, siempre y cuando la naturaleza o necesidad lo permita. Publicar este documento en el sitio web institucional, así como en la Intranet institucional con el fin de que esté al alcance de todos los interesados. La Unidad de Activos Fijos y Compras promueve la realización de contrataciones masivas con el fin de disminuir los procesos y obtener mayores beneficios por contratar un mayor número de servicios y así aprovechar la económica a escala. VII. Conclusiones de la evaluación La evaluación al final del periodo del programa de adquisiciones de la institución y el cual fue aprobado por Junta Directiva, se cumplió a satisfacción, pues la Unidad de Activos Fijos y Compras atendió satisfactoriamente los procesos de contratación de bienes y servicios. Para que el proceso de contratación de bienes y servicios se desarrolle de una manera eficaz y eficiente es necesario continuar con el fortalecimiento del trabajo en equipo y apoyo a los departamentos involucrados, con el fin de que se cumplan los plazos establecidos, se cumplan los objetivos y se ejecute satisfactoriamente el presupuesto designado. 8