REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN. Revisión por la Dirección del 2016 Cuarto trimestre.

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1 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN F-SD.04 INFORME Página 1 de 9 Revisión por la Dirección del 2016 Cuarto trimestre. INFORMACIÓN DE ENTRADA PARA LA REVISIÓN 1) Indicadores Estratégicos - Desempeño de los procesos y la conformidad del producto - Objetivos Estratégicos. Análisis del grado de cumplimiento de los objetivos estratégicos correspondientes a octubre-noviembre-diciembre del año ) Indicadores Operativos - Desempeño de los procesos y la conformidad del producto - Objetivos Operativos. Revisión de indicadores de gestión correspondientes a los períodos octubre-noviembre-diciembre del año 2016 de los procesos Atención de Afiliados, Compras, Recursos Humanos, Cuentas de Aportes, Sistemas, Otorgamiento de Beneficios, Liquidación de Beneficios y Gestión de la Calidad para ver el desempeño de los procesos y conformidad del producto. 3) Política de Gestión de la Calidad. 4) Cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión. 5) Auditorías Internas. Cronograma de Auditorías Internas para el ) Auditoría Externa. No se encontró ningún Hallazgos en la Auditoría Externa de IRAM de noviembre del ) Resultados de la retroalimentación de los Afiliados grado de satisfacción-quejas-reclamos. Análisis del trimestre octubre-noviembre-diciembre del año ) Oportunidades de Mejora. Seguimiento del estado de las Oportunidades de mejoras generadas en el período ) Sistema de No Conformidades. Análisis de No Conformidades y de las Acciones Correctivas, Preventivas. 10) Seguimiento de decisiones y acciones de la Revisión por la Dirección anterior. 11) Resumen de las decisiones y acciones tomadas en la presente Revisión. 12) Desempeño global del Sistema de Gestión Página 1 de 9

2 INFORME Página 2 de 9 1) Indicadores Estratégicos - Desempeño de los procesos y la conformidad del producto - Objetivos Estratégicos. Año 2016: SEGUIMIENTO OBJETIVOS ESTRATÉGICOS USUALES Objetivo estratégico 1: Alcanzar un 85% de trámites gestionados conforme a los parámetros preestablecidos, en el proceso Atención de Afiliados en relación con el Otorgamiento de Beneficios Previsionales. Nuevo Objetivo Estratégico 2 (Fecha Estimada): Alcanzar un 85% de los trámites gestionados conforme los parámetros preestablecidos en el proceso de Otorgamiento de Beneficios Previsionales. Objetivo estratégico 3: Llevar a cabo jornadas de capacitación alcanzando un 85% de eficacia en las mismas. ene-16 feb-16 mar-16 abr-16 may-16 jun-16 jul-16 ago-16 sep-16 oct-16 nov-16 dic-16 OBJETIVO 100,00% 99,38% 98,62% 100,00% 100,00% 99,21% 99,21% 98,60% 100% 100% 99,25% 98,44% 85,00% 97,87% 100,00% 100,00% 91,67% 96,88% 100,00% 100,00% 100,00% 98,04% 100% 96,97% 100% 85,00% 100,00% 100,00% 100,00% 88,89% 96,77% 98,26% 98,39% 98,56% 98,88% 98,00% 98,97% 98,52% 85,00% Objetivo estratégicos 1: mide los trámites contemplando todas las actividades desarrolladas (completas o no) en el Proceso de Atención al Afiliado, tanto en Sede Provincial como en las Delegaciones, en el inicio y la finalización de cada trámite del período calculado. Objetivo Estratégico 2: comprende la medición de las solicitudes de jubilación ordinaria, parcial, por invalidez y pensión, consideradas usuales dentro del sistema de gestión de la calidad, que se encuentran cerradas, desde la tarea Confirma inicio de trámite hasta la tarea Firma de cheques por Directores y Gerentes Los trámites que se consideran usuales son: JOP a1 Sin cancelación matricular. Sin deuda aportes JOP a2 Con cancelación matricular. Sin deuda aportes JI.a1 Con cancelación matricular. Sin deuda aportes. Sin solicitud documentación adicional. P.a1 Sin deuda de aportes. Sin solicitud documentación adicional Nuevo Objetivo Estratégico 2: comprende la medición de las solicitudes de jubilación ordinaria, parcial, por invalidez y pensión, consideradas usuales dentro del sistema de gestión de la calidad, que se encuentran cerradas, desde la tarea Confirma inicio de trámite hasta la tarea Firma de cheques por Directores y Gerentes comparando la fecha en la que se estimo se pagaría y la fecha real en la que se pago. Página 2 de 9

3 INFORME Página 3 de 9 Los trámites que se consideran usuales son: JOP a1 Sin cancelación matricular. Sin deuda aportes JOP a2 Con cancelación matricular. Sin deuda aportes JI.a1 Con cancelación matricular. Sin deuda aportes. Sin solicitud documentación adicional. P.a1 Sin deuda de aportes. Sin solicitud documentación adicional Objetivo Estratégico 3: Mide la eficacia de los cursos de capacitación evaluado. 2) Indicadores Operativos - Desempeño de los procesos y la conformidad del producto - Objetivos Operativos. Página 3 de 9

4 INFORME Página 4 de 9 Indicadores Mensuales 2016 SEGUIMIENTO OBJETIVOS OPERATIVOS MENSUALES Atención de Afiliados Contable - Liq. Beneficios Contable - RRHH Indicador Gestión de Trámites Iniciar al menos el 85 % de los trámites gestionados conforme a los parámetros preestablecidos, en el proceso Atención de Afiliados en relación con el Otorgamiento de Beneficios Previsionales. Liquidar con 4 días hábiles de anticipación a la fecha de pago (primer día hábil del mes Liquidación siguiente al que se liquida),el 80% de las altas de beneficios de aprobadas por Seguridad beneficios Social, recibidas con 8 días hábiles de anticipación a la fecha de cierre de la liquidación. Eficacia de capacitaciones Cuentas de de Delegaciones Aportes Finanzas - Tesorería Sistemas Que al menos el 85% de actividades de capacitación llevadas a cabo sean eficaces Plan anual Porcentaje de avance menusla de del Plan de Capacitación capacitación (avance) Pago inmediato ene-16 feb-16 mar-16 abr-16 may-16 jun-16 jul-16 ago-16 sep-16 oct-16 nov-16 dic-16 ESPERADO 100,00% 98,46% 96,30% 100% 100% 98,15 98,18 96, ,25 97,06 85% 100% 100% 100% 100% 100% 100% % 100% 100% 100% 88,89 96,77 98% 98,39 98,56 98,45 98,88 98,97 98,52 85% 0% 0% 0% 29,07 39,01 41,18 41,42 86,75 88,58 90,49 90,79 93,64 75% Que al menos el 85% de las tareas a cargo de la Delegaciones sean gestionadas dentro de los parámetros establecidos en los Acuerdos de Servicios: AS- D-01, AS-D-02, AS-S-02, AS- S-03, AS-S ,22 96, , % Efectuar el pago de al menos el 85% de los haberes previsionales en tiempo 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 85% inferior a 8 días hábiles. Incidentes Cantidad de Incidentes por Falta resueltos marcados como de Falta de Mantenimiento / Total Mantenimiento de Incidentes Resueltos. No superar el 20% Incidentes Cantidad de Incidentes por Resueltos Críticos Vencidos Seguridad pertenecientes al SGC / Total de de Incidentes Resueltos Información Cantidad de Incidentes Resolución resueltos en los plazos previstos / Total de Incidentes de Resueltos Alcanzar al menos Incidentes un 85% VALORES 4% 0,00% 2,63% 2,33% 0,00% 1,72% 1, % 0% 0% 0% 0 0% % 87,5% 100,0% 84,2% 95, ,55 96, , ,11 85% Los indicadores que no alcanzaron satisfactoriamente el objetivo esperado tienen sus correspondientes no conformidades generadas. En el trimestre en análisis se alcanzaron satisfactoriamente los resultados esperados en función de los valores esperados. El objetivo a alcanzar (85%) es de medición anual y en tal sentido la comparación contra el indicador debe realizarse a fin de año. Página 4 de 9

5 INFORME Página 5 de 9 Indicadores Trimestral 2016 SEGUIMIENTO OBJETIVOS OPERATIVOS TRIMESTRALES Atención a Afiliados Contable - Compras Satisfacción del Afiliado Calificación de Proveedores Requerimientos de Insumos Críticos Cumplidos Que el 90% de los profesionales que completaron las encuestas de satisfacción hayan manifestado que la atención recibida fue muy buena o buena. Que al menos en el 80% de las compras de insumos críticos y prestación de servicios, los proveedores obtengan calificación de compra - servicio "Muy Buena", "Buena" y "Aceptable" en el Trimestre Que al menos el 80% de los requerimientos de insumos críticos cumplan con las especificaciones establecidas en el trimestre 1er. Trimestre 2do. Trimestre VALORES 3er. Trimestre 4to. Trimestre ESPERADO 100% 100% 98% 100% 90,00% 95,07% 95,31% 95,39% 95,56% 80,00% 100% 100% 100% 100% 80,00% 3) Política de Gestión de la Calidad. Podemos asegurar que los esfuerzos realizados durante estos años y a través de diferentes mecanismos de comunicación donde se ha procedido a repasar el concepto y los contenidos de sus principios;, arribándose a la conclusión que la Política de Calidad está percibida correctamente dentro de la Organización 4) Cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión. Los eventuales o potenciales cambios de escenarios que pueden afectar al funcionamiento del Sistema se analizan constantemente dentro de la Organización podría tratarse de las diferentes partes de intereses en la Organización, no solo los profesionales en Ciencias Económicas que están afiliados/clientes sino también otros partes interesadas como los sindicatos, proveedores, personal de La Caja. Los requisitos legales y reglamentarios establecidos en la Ley N 12724, con modificaciones incluidas por Ley N de la Caja de Seguridad Social para Profesionales en Ciencias Económicas de la Provincia de Buenos Aires, están íntimamente relacionados con los procesos definidos. Cabe mencionar que por las características de nuestra Organización los grupos de intereses en varias oportunidades son los mismos profesionales que son clientes pero a la vez accionistas y las demás partes interesadas como ser el personal o la sociedad en su conjunto siempre estuvieron involucrados dentro del marco general del Sistema de Gestión de la Calidad contemplados dentro de la Visión y en nuestros objetivos estratégicos. Asimismo se comenzó a realizar un análisis de la Gestión de Riesgos por procesos, donde se identifican los mismos, se determina que naturaleza /tipología se enmarcan y se procede a analizar los riesgos valorando la intensidad o gravedad del los riesgos y su probabilidad de frecuencia. A raíz de todo esto se llevaran las acciones correctivas oportunidades de mejora que se consideren. Se adjunta archivo. Página 5 de 9

6 INFORME Página 6 de 9 5) Auditorías Internas. Auditorías Presenciales Internas para el año 2016: Las auditorías presenciales se realizaron en noviembre y se pudo verificar el cumplimiento de los nuevos requerimientos de la versión ISO 9001:2015. Resultados de Auditorías Internas año Seguimiento de los Resultados de las realizadas a la fecha Los hallazgos encontrados en las Auditorías Internas realizadas en julio de 2015 se encuentran documentadas en el CRM/ / Formulario de Oportunidades de Mejora. 8) Oportunidades de Mejora. Para identificar fácilmente las Oportunidades de mejora se incorporaron en el CRM dos nuevas vistas para identificarlas; según el proceso que la generó y según el estado de cumplimiento de las mismas. Procesos que generan oportunidades de mejoras y su estado: Cumplida (9) Cumplida (15) En desarrollo (2) (10) o c omen ada (2) Descartada (6) (15) Cumplida (13) Descartada (2) Cumplida (1) Cumplida (1) En desarrollo (1) (25) (1) (2) Página 6 de 9

7 INFORME Página 7 de 9 (16) Cumplida (14) No comenzada (1) Liquidación de Benefi (4) Cumplida (3) (11) Cumplida (7) Descartada (4) En desarrollo: (1) Recursos Humanos (18) Cumplida (12) n desarrollo: (5) (15) Cumplida (10) Descartada (2) En desarrollo (1) No comenzada (2) (1) 9) Sistema de No Conformidades: Análisis durante los meses de octubre, noviembre y diciembre del año de gestión: Proceso de Liquidación de Beneficios: 20 NC Proceso de Compras no se generaron NC Página 7 de 9

8 INFORME Página 8 de 9 Proceso de Cuentas de aportes:1 NC Proceso de Atención de Afiliados se generaron 5 NC Proceso de Recursos Humanos: no se generaron NC Proceso de Seguridad Social: 3 NC Proceso de Sistemas se generaron 2 NC Proceso de Finanzas Tesorería no se generaron NC Proceso de Gestión de Calidad no se generaron NC 10) Seguimiento de decisiones y acciones de la Revisión por la Dirección anterior. Se refuerza la decisión de la Alta Dirección respecto del cálculo del objetivo estratégico 2 con la metodología de contar el tiempo, que demandan las tareas de los procesos involucrados, desde la solicitud hasta el primer pago del otorgamiento de beneficios previsionales; lo cual se encuentra en pleno desarrollo. En función de lo expresado, los diferentes beneficios previsionales obedecen a un comportamiento de 3 cuellos de botella atendiendo a las definiciones o criterios institucionales; la primera espera se debe a que las Delegaciones cuentan con un bolsín por semana para enviarlos trámites a Sede Central, la otra espera se debe a la aprobación de la Mesa Directiva que requieren los beneficios previsionales y por último está la espera de liquidación que hoy se realiza una vez por mes. Asimismo, se informa al profesional al momento de solicitud de su beneficio previsional, la fecha probable de pago, la mencionada fecha se encuentra en el CRM 11) Resumen de las decisiones y acciones tomadas en la presente Revisión. Se han realizado las 3 Jornadas Regionales de Capacitación. De esta manera se transmitieron los requisitos de la nueva versión de la Norma ISO 9001:20015, la capacitación, formación y toma de conciencia de todos los usuarios del Sistema de Gestión desde las Autoridades Políticas de las Delegaciones, los Secretarios Técnicos hasta el personal administrativo. Además de lo expuesto se continúa afianzando la metodología de las Auditorías Internas Remotas, sumadas a las Auditorías Presenciales, para tener una visión amplia. 12) Desempeño global del Sistema de Gestión En función de todo lo expuesto en el presente documento, se puede asegurar y mostrar que el Sistema de Gestión se encuentra implantado y con un adecuado funcionamiento. En función de los tiempos que demanda el ciclo de diseño, desarrollo, definición e implantación y aplicación de un SG, considerando el comienzo en el primer semestre del año 2008 a la fecha, la Dirección asume que el Sistema de Calidad en la gestión posee un desempeño aceptable y actualizado a la nueva versión de la Norma ISO 9001:2015. La Alta Dirección asume la responsabilidad de continuar con el trabajo de docencia sobre la importancia de cumplir con los procedimientos, instructivos y registros previstos para cada uno de los procesos determinados. Página 8 de 9

9 INFORME Página 9 de 9 Se continúa trabajando en el afianzamiento del sistema utilizando todos los recursos necesarios para consolidar los conocimientos. Asimismo, se analizan diferentes alternativas de herramientas de software, comprometidos con el camino de la mejora continua para brindar un servicio acorde a las expectativas de nuestros afiliados Dr. Ricardo Arzoz Contador Público Presidente La Plata, 1 de febrero de 2017 Página 9 de 9