Introducción a la Contabilidad

PRESENTA - 1 -

Introducción a la Contabilidad - 2 -

Introducción a la Contabilidad La contabilidad refleja y resume con números lo que está sucediendo a su negocio en el mundo real. Proporciona un método uniforme de presentar la condición financiera de la compañía a los operadores, propietarios, banqueros e inversionistas. La contabilidad le permite medir el progreso de su negocio y proporciona un criterio para medir los Resultados de su compañía contra los Resultados de Otras compañías. Sistema de Partida Doble El Sistema de Partida Doble es el método aceptado de la contabilidad mundial. El Sistema de Partida Doble, como su nombre lo sugiere, requiere dos asientos por cada evento financiero. Pero que es un asiento? Un asiento es realizado cuando usted asigna un importe a una cuenta. Si usted depositara $ l00 en la cuenta de cheques de la Empresa, el asiento podría verse como Sigue: Cuenta Cuenta Caja $ 500.00 Importe Sin embargo, este asiento refleja solo un lado de la transacción. No le dice de donde provino el dinero. Si estos $ 100 se originaron de una venta al menudeo, el asiento podría verse como sigue: Cuenta Importe Ventas de mostrador $ 500.00 Estos dos asientos, cuando se colocan juntos, componen un doble asiento parecido a esto: Cuenta Importe Importe Cuenta Caja $ 500.00 Ventas de mostrador $ 500.00 Como puede ver, usted ahora tiene un doble asiento, que refleja de donde provino el dinero y a donde se fue. Esto es la función básica del sistema de partida doble. Cuentas El sistema de partida doble asigna los importes a las cuentas, Los importes son fáciles, pero que hay de las cuentas? Las cuentas son categorías que usted utiliza para organizar su negocio. Existen seis tipos de cuentas básicos: - 3 -

TIPOS DE CUENTAS Activos: Son Todas las cosas que un negocio tiene. Los activos incluyen las cuentas de cheques, inventarios, mobiliarios, etc. Si alguien le debe a Ud. dinero, el dinero que le deben es considerado como un Activo. Es decir todo lo que tenemos en la empresa las hayamos pagado o aun las estemos debiendo a alguien. Pasivos: Todas las cosas que un negocio debe a sus acreedores se consideran los pasivos incluido préstamos. Tarjetas de crédito, etc. Si usted debe dinero a alguien. Esa deuda se considera como un pasivo. Haya pasivos o deudas que se deben cancelar dentro del año corriente ( año en curso), se llaman Pasivos Corrientes, y las deudas con un plazo mayor a un año, se las denomina Pasivos a Largo Plazo. Capital: El Capital es lo que sobra cuando usted resta sus pasivos de sus activos. La diferencia o resta de lo que tengo y lo que debo. Ingresos: El total de las ventas de los productos y/o servicios que la empresa ha entregado o generado. Costo de Ventas: El costo directo de los productos y/o servicios vendidos. Materia prima costo de mano de obra, etc. son cuentas de costo de ventas. Gastos: El dinero pagado para operar el negocio, Herramientas, renta, servicio postal, etc. son cuentas usuales de gastos. Otros Ingresos: Ventas o ingresos generados por transacciones diferentes a las normales del negocio, por ejemplo intereses ganados en bancos. Otros Egresos: Gastos o pagos generados por transacciones diferentes a las normales del negocio, por ejemplo intereses pagados por mora en préstamos.. Es una buena idea revisar esta lista y tomar unos minutos para pensar como debería usted utilizar estos ocho tipos de cuentas para organizar su negocio. - 4 -

Estados Financieros Estos ocho tipos de cuentas activos, pasivos, capital, ingresos, costo de ventas, gastos, otros ingresos y otros egresos están organizadas en dos estados financieros básicos: el Balance General y el Estado de Resultados, Las cuentas de activos, pasivos y capital se combinan pata pintar un cuadro de la condición financiera de un negocio en un punto del tiempo. Ellas se encuentran en el Balance General. Las cuentas de ingresos, costo de ventas y gastos se combinan para mostrar el resultado financiero durante un periodo de tiempo. Ellas se encuentran en el Estado de Resultados. Balance General: Es una situación económica o cuadro de la condición final de un negocio en un punto en el tiempo. Contiene las cuentas de activos, pasivos y capital. Si examina la definición de estos tres tipos de cuenta, usted puede ver que ellos definen un punto del tiempo. Los activos muestran todas las cosas que usted tiene en un punto del tiempo, mientras que los pasivos presentan todas las cosas que usted debe en un punto del tiempo. El capital es la diferencia, naturalmente, en el mismo punto en el tiempo. Por eso es que la definición del Balance General es: la situación financiera de la compañía en un punto en una fecha determinada. Entonces por qué se llama Balance General? Porqué no llamarlo Estado de la condición financiera o resumen del negocio? Como el capital es lo que sobra después que usted resta sus pasivos de sus activos, se deriva que los activos deben ser iguales a los pasivos más el capital. Y así es como un Balance General es presentado. Las cuentas de activos son totalizadas por un lado y las cuentas de pasivos y capital son totalizadas por el otro lado. Cuando concuerdan los dos totales, lo cual debe ser en un sistema de partida doble, ellas son consideradas en Balance. Estado de Resultados: El Resultado financiero de un negocio durante un periodo de tiempo. Contiene las cuentas de ingresos, costos de ventas y gastos, otros ingresos y otros gastos. Por ejemplo, si usted fuera a producir un Balance General y un Estado de Resultados para Marzo de 2006, el Estado de Resultados mostrará las entradas (ingresos y otros ingresos) y salidas (gastos y otros gastos) de dinero del negocio para el mes completo de Marzo. El Balance General mostrará la condición financiera de la compañía en Marzo 31 del 2006 (activos, pasivos y capital). El estado de resultados muestra el desempeño de un negocio durante un periodo de tiempo. Los resultados son reportados para un mes, trimestre, año o algún otro periodo de tiempo. El estado de resultados lista sus cuentas de ingresos, costo de ventas y gastos. Las cuentas de costo de ventas y de gastos son muy similares. Los negocios utilizan dos diferentes tipos de cuentas para distinguir entre los costos directos relacionados a las ventas y los costos de operación de un negocio. Los costos de ventas y gastos son restados de los ingresos para calcular la utilidad (o pérdida) del periodo. Por esos es que el estado de ingresos también es llamado Estado de Resultados. - 5 -

Dónde se enlazan el Balance General y el estado de Resultados. Existe un enlace entre los dos estados financieros. Es un enlace importante y un concepto clave. La utilidad o pérdida neta del estado de resultados es asentada automáticamente a la sección de capital del balance general. Si esto no sucede el balance general no podría balancearse. Abajo encuentra un ejemplo básico de este asiento especial para hacer breve este ejemplo suponga que la única transacción que tiene lugar fue la venta al menudeo por $100. Los libros se verían como esto: Estado de Resultados Ingreso 500.00 Costo de los Bienes 0.00 Gastos 0.00 Utilidad o pérdida 500.00 Balance General Activos Cuenta Caja registradora 500.00 Pasivos 0.00 Capital Utilidades o perdidas 500.00 Total de pasivos y Capital 500.00 Este Balance General y el Estado de resultados reflejan el asiento realizado anteriormente por la venta al por menor de $ 500. al efectuar esta transacción comercial Usted realizó un doble asiento: $ 500 a la cuenta Caja registradora y $ 500 a la cuenta de ingresos por ventas. Asumiendo que no existen otros asientos, el Balance General y Estado de Resultados deberían verse como los de arriba. En el ejemplo, la cuenta de capital para la Utilidad o Pérdida refleja (asiento automático de la utilidad por $500.00 se muestra en negritas. Sin éste, las cuentas de activo no igualarían el total de las cuentas de pasivos y capital, y el Balance General no estaría Balanceado. - 6 -

Cargos y Abonos La Partida Doble Una vez que usted haya dominado los ocho tipos de cuentas y los dos Estado s financieros, los siguientes conceptos a aprender son los cargos y abonos. En el sistema de partida doble, todo valor es clasificado como un valor de cargo o un valor de abono. Y cada una de los ocho tipos de cuentas activos, pasivos, capital, ingresos, costos de ventas, gastos, otros ingresos y otros gastos, son clasificadas como cuentas de cargo o cuentas de abono. Las cuentas de activos, costos de ventas y gastos otros gastos, son llamadas cuentas de cargos porque sus saldos generalmente son valor de cargo o saldos deudores. Los otros tres tipos de cuentas son cuentas de abono porque sus saldos Generalmente son importes de abono o saldos acreedores. Aunque es de gran ayuda tener un buen conocimiento de como trabajan los cargos y los abonos, no es necesario para utilizar a E.A.S.Y. En la mayoría de las transacciones, E.A.S.Y calcula los importes correctos de cargo y abono por usted. Como los cargos y abonos no siguen ninguna regla obvia, es difícil recordar cuales cuentas normalmente tienen un saldo deudor, Si usted recuerda que los activos son cargos o saldo deudor, se deduce que los pasivos y capital son abonos o cuentas con saldo acreedor. Si usted recuerda que las ventas son abonos o cuentas con saldo acreedor, se deduce que los costos de ventas y gastos y otros gastos son cargos o cuentas con saldo deudor. En el Balance General, los activos las cosas que usted tiene las deba o no son buenos y son cargos o débitos. Los pasivos las cosas que usted debe son malos y son abonos o créditos. En el Estado de Resultados, las cuentas de ingresos las entradas de dinero son buenas y son abonos o débitos. Las cuentas de gastos salidas de dinero son malas y son cargos o débitos. El siguiente diagrama muestra las cuentas y el signo que ellas llevan (saldo normal) Cuenta Saldo Normal Descripción Activos Cargo = Todas las cosas que un negocio tiene. Pasivos Abono = Todas las cosas que un negocio debe. Capital Abono = La diferencia de lo que se tiene y lo que se debe. Ingresos Abono = El dinero recibido por productos y/o servicios vendidos. Costo de Ventas Cargo = El costo directo de los productos y/o servicios vendidos. Gastos Cargo = El dinero pagado para operar el negocio. Otros Ingresos Abono = El dinero recibido por productos y/o servicios vendidos. Otros Gastos Cargo = El dinero pagado para por otras cosas ajenas al negocio. - 7 -

La Regla Básica de los Cargos y Abonos. Toda transacción del sistema de partida doble debe estar Balanceada; esto es, 1os importes de los Cargos deben ser iguales a los importes de los Abonos. Ejemplo # 1 Los activos son cuentas deudoras Su Caja Registradora es un activo. Los activos son cuentas deudoras. Si su cuenta de Caja registradora tiene $ 500, un contador diría que tiene un saldo deudor de $ 500. Para registrar el depósito, usted cargaría o debitaría la cuenta. Para registrar un retiro de dinero, usted abonaría o acreditaría la cuenta. Ejemplo # 2 Los pasivos son lo opuesto a los pasivos; ellos son cuentas acreedoras. Si usted tiene una tarjeta de crédito con un saldo de $500, un contador diría que tiene un saldo acreedor de $500. Cuando usted realiza un cargo a la deuda usted abonaría la cuenta. Cuando usted paga el cargo de la tarjeta, usted carga la cuenta. Las cuentas de ingresos son cuentas acreedoras. Para registrar una venta, simplemente abone la cuenta de ingresos. Las cuentas de gastos (y costos de ventas) son cuentas deudoras. Para registrar una factura de herramientas, solo cargue la cuenta de gastos. Una Transacción Sencilla. Ahora, veamos la venta al por menor de $ 500 que hemos estado estudiando. Usted vende productos equivalentes a quinientos dólares y deposita el dinero en su Caja registradora. Agregue $ 500 a la cuenta de ventas al por menor, asentando o escribiendo un abono o crédito de $ 500. Agregue $ 500 a su cuenta de Caja registradora asentando o escribiendo un cargo o débito de $ 500. El importe del cargo es igual al importe de abono; la transacción está Balanceada. Conclusión. Como usted pudo haber adivinado, por ahora el sistema de partida doble puede y ha causado una gran confusión. Un asiento sencillo parece simple, pero mientras diferentes tipos de asientos son agregados a los libros de la contabilidad, el sistema se vuelve más complejo y más difícil de entender. Nosotros diseñamos a E.A.S.Y para que él, se encargue de hacer la mayor parte de la contabilidad confusa. Ayudándole a UD. Se pueda dedicar más a su negocio. - 8 -

Acumulativa Tipos de Contabilidades En los negocios existen dos tipos de contabilidad: con base al efectivo y acumulativa. En la contabilidad con base al efectivo usted registra los ingresos el día que usted recibe los pagos del cliente y registra los el día que usted paga sus facturas. En la contabilidad acumulativa usted registra los ingresos el día que son vendidos, no cuando el cliente los paga. Usted registra los gastos el día que usted recibe los bienes o servicios, no cuando usted llega a pagarlos. Con la contabilidad acumulativa, una cuenta de cuentas por pagar es utilizada para ajustar el tiempo de sus compras, y una cuenta de cuentas por cobrar es utilizada para ajustar el tiempo de sus ventas. Ejemplo: Usted vende algunos de sus productos en Enero con términos de 30 días. Esto significa que usted obtendría el pago hasta Marzo. Como envió los artículos en Febrero, con la contabilidad acumulativa, usted debe registrar la venta en Febrero aunque no haya recibido dinero. Al contabilizar esta transacción usted debe tener una cuenta de activo para registrar el dinero que le deben. Esta usualmente es llamada una cuenta de cuentas por cobrar. Para registrar la venta, en Enero usted abonaría su cuenta de ingresos con $ 500 y pasaría a su cuenta de cuentas por cobrar un cargo por $ 500. Cuando usted obtiene el pago en Marzo, usted sacaría el dinero de la cuenta de cuentas por cobrar y lo colocaría en su cuenta de Caja registradora, abonando o acreditando las cuentas por cobrar y cargando o debitando su cuenta de Caja registradora. - 9 -

Glosario de Términos: Acciones Comunes: El interés de los propietarios en la compañía está comprendido del importe invertido por los propietarios más las utilidades del ejercicio actual y las utilidades de ejercicios anteriores. Aclarado: Un cheque o depósito está aclarado cuando su banco ajusta el saldo de su cuenta para éste. Actividad: Algo para el cual usted desea registrar los ingresos y egresos- En E.A.S.Y. una Actividad puede ser un centro productivo, una línea de producto o cualquier otro subconjunto de su negocio que requiere un Estado de Resultados por separado. Activos: Los activos son cosas que usted tiene. Su cuenta de cheques es una cuenta de activo, también lo es su computadora. Si alguien le debe dinero, también es un activo. Los activos que se pueden convenir en efectivo dentro de un periodo relativamente corto (menos de un año) son Llamados activos circulantes. Las cosas que tomas tiempo en convertirse en efectivo, como el edificio de una fabrica, son llamadas activos fijos. Los activos Generalmente tienen un saldo deudor. Activos Circulantes: Los activos que se convertirán en efectivo dentro del ciclo normal de operaciones de un año, o menos, son llamados activos circulantes. Algunos de sus activos circulantes son sus cuentas de cheques y cuentas de ahorros, la cuenta de cuentas por cobrar y la caja chica. Los activos circulantes generalmente no pierden su valor durante el tiempo. Lo activos circulantes regularmente tienen un saldo deudor. Como regla general, es más nuevo un activo mientras mas cerca se encuentra del inicio de su catálogo de cuentas. Activos Fijo: Los activos que tienen una vida relativamente larga. Sus edificios, carros y computadoras son activos fijos. Los activos fijos Generalmente son depreciados; esto es, ellos pierden algo de ese valor mientras los circulantes no. Agenda: Un registro de los eventos para cada registro del inventario Antigüedad de Cuentas por Cobrar: El número de días entre la facturación a mi cliente y una fecha de antigüedad (generalmente el día de hoy. Antigüedad de Cuentas por Pagar: El número de días entre la recepción de una factura de un proveedor y una fecha de antigüedad (Generalmente el día de hoy). - 10 -

Año Fiscal: El periodo de 12 meses que usted utiliza para definir su año contable E.A.S.Y. no requiere que coincide con el año calendario. E.A.S.Y también proporciona un 13vo periodo opcional para realizar los ajustes de fin de año que usted no desea que afecten aun mes en particular. Aplicar Nota de Débito: Cuando devuelve algo aun proveedor, usted debe ingresar una nota de Debito en el modulo de Compra que tenga un saldo acreedor negativo. Liquidar este importe negativo es llamado Aplicar Nora de Debito. Utilice la función Aplicar Notas de Debito para depositar un cheque de reembolso del proveedor o para aplicar el importe a otra compra abierta. Aplicar Nota de Crédito: Cuando alguien devuelve algo, usted registra una factura que tiene un saldo deudor negativo. Esta es llamada nota de crédito. La liquidación de este importe negativo es llamada Aplicar Nota de crédito. Utilice la función Aplicar Notas de Crédito para elaborar un cheque de reembolso o para aplicar el importe a otra factura abierta. Artículo: Una unidad de Un artículo puede ser un inventario físico, como un par de zapatos, o puede ser no físico como una hora de su tiempo. Balance General: El balance General es una fotografía de la condición financiera de una compañía en un punto del tiempo. Un Balance General contiene un listado de las cuentas de activos pasivos y capital de la compañía. Es llamado Balance General porque el valor total de las cuentas de activo siempre es igual al valor total de las cuentas de pasivo y capital. Balance de Comprobación: Es un reporte que muestra toda la actividad para una cuenta o cuentas dentro de un rango seleccionado de fechas. Muestra el saldo de la cuenta al principio del rango de fechas, la actividad dentro del rango de fechas, y el saldo final al final del rango de fechas. El Balance de comprobación es una herramienta de utilidad para revisar sus asientos antes de realizar su proceso de fin de periodo. Capital: El valor neto de una compañía. La parte de capital de una compañía es igual a sus activos menos sus pasivos. Capital es un tipo de cuenta en E.A.S.Y. Generalmente lleva un saldo acreedor. Algunas cuentas de capital comunes son: Resultado del Ejercicio, Resultado de Ejercicios Anteriores y Capital en Acciones. - 11 -

Capital Invertido: La cantidad de dinero pagado por las acciones comunes arriba del valor par. Debe: En el lado izquierdo del diario (el importe de abono ocupa el lado derecho) un importe de cargo incrementa el saldo de las cuentas con un saldo deudor y reducen el saldo de las cuentas con un saldo acreedor. Las cuentas que regularmente llevan un saldo deudor son las cuentas de activo, costo ventas gastos y otros gastos. Catalogo de Cuentas: Una lista de todas sus cuentas de activos, pasivos, capital, ingresos, costo de ventas, gastos, otros ingresos, y otros gastos. Categoría: Un código alfanumérico que UD puede asignar a los expedientes. E.A.S.Y. le permite asignar hasta infinidad de categorías Centros Costos: Es todo aquello para lo cual se elabora un Estado de Resultado por separado E.A.S.Y llama actividades a los centros de costos generando un resumen de sus cuentas de resultados por una actividad especifica. UD. puede crear los centros de costos que requiera. Cliente: Alguien a quien usted le vende bienes o servicios. Con E.A.S.Y usted debe registrar un cliente antes que usted pueda registrar el saldo de una cuenta por cobrar. Compra Abierta: Una compra con un saldo acreedor pendiente. Compra Cerrada: La compra que ha sido pagada completamente. Compra Histórica: Una compra realizada antes de utilizar el módulo Compras y Cuentas por Pagar de E.A.S.Y. llamada también Otras compras E.A.S.Y requiere que usted registre las compras históricas que componen el saldo de la cuenta ligada de cuentas por pagar antes de que usted pueda utilizar el módulo Compras y Cuentas por Pagar. Conciliar: El proceso de revisar que sus registros financieros concuerden con las transacciones registradas en el estado de cuenta emitido por el banco. Costo de Ventas: Algunas veces llamado costo de bienes vendidos, este tipo de cuenta trabaja en forma similar a una cuenta de gastos. La única diferencia es dónde aparecen en el Estado de Resultados, las cuentas de costos de ventas aparecen después de sus cuentas de ingresos, antes de las cuentas de gastos, los costos de ventas son restado de sus ingresos para - 12 -

producir la utilidad bruta. Sus gastos son restados de su utilidad bruta para producir la utilidad neta. Con E.A.S.Y., no se necesita que usted utilice las cuentas de costo de ventas de forma manual, ya que la misma es automáticamente utilizada en cada venta de productos. Costo del Artículo: El costo de un articulo del inventario. E.A.S.Y. utiliza costo promedio. Esto es, integra el costo de todas sus compras de los artículos actualmente en existencia y lo divide por el número de artículos. Cuenta: Las cuentas son categorías que usted desea utilizar para organizar su negocio Las cuentas en E.A.S.Y. son una de ocho categorías: activos, pasivos, capital, ingresos, costo de ventas, gastos, otros ingresos, otros gastos. Cuenta de Caja: Registra la existencia de dinero en efectivo, en cheques, sean estos al día, fecha o vouchers. Cuenta de Control: Una cuenta de control en E.A.S.Y. es utilizada para agrupar juntas otras cuentas para tener claridad en los reportes. Usted no puede afectar una transacción a una cuenta de registro Cuenta de Registro: Una cuenta de E.A.S.Y. a las cuales pueden ser asignadas transacciones. Cuentas de Reparto: En E.A.S.Y. cuando elabora un cheque o registra un depósito, las cuentas de reparto son las cuentas de gasto, ingresos, etc. que Balancean la transacción. Cuenta Ligada: Las cuentas ligadas son las que utiliza E.A.S.Y. para afectar sus transacciones de inventario, ventas y compras. Por ejemplo, cuando liga sus cuentas de cuentas por cobrar, usted está indicando a E.A.S.Y. que cuentas afectan el saldo deudor de una venta. Cuentas por Cobrar: Lo que alguien le debe por los artículos o servicios enviados, en E.A.S.Y. la cuenta de cuentas por cobrar es una cuenta de activo. En cualquier momento que usted registre una venta en el módulo Ventas el saldo no pagado de la venta es agregado al saldo de su cuenta de cuentas por cobrar. Cada vez que usted registra un pago del cliente utilizando la función Aplicar Pagos del módulo Ventas y Cuentas por Cobrar, el importe es restado del saldo de su cuenta de cuentas por cobrar. Recuerde que E.A.S.Y. en la cuenta ligada de Cuentas por Cobrar es sumado o restado el total de las cuentas por cobrar - 13 -

Cuentas por Pagar: Lo que usted le debe a alguien por los artículos o servidos recibidos. En E.A.S.Y. la cuenta de cuentas por pagares una cuentas de pasivo. En cualquier momento que usted registre una compra en el módulo Compras y Cuentas por Pagar, el saldo no pagado de la compra es agregado a su cuenta de cuentas por pagar. Cada vez que usted paga una factura utilizando la función Realizar Pagos del módulo de Compras y Cuentas por Pagar, el impone es restado del saldo de su cuenta cuentas por pagar. Recuerde que E.A.S.Y. en la cuenta ligada de Cuentas por Pagar es sumado o restado el total de las cuentas por pagar Depreciación: La asignación de gastos al costo de un activo durante un periodo de tiempo Una transacción típica de depreciación abona la cuenta contra activo y carga a una cuenta de gastos de depreciación. La depreciación es registrada a menudo como un asiento al diario General. Descuento: El importe descontado de un costo de un artículo debido a un arreglo especial del proveedor o cliente. Diario: Un diario es una herramienta para organizar sus asientos contables. E.A.S.Y. agrupa todos los asientos en uno de seis diarios: General, Egresos, Ingresos, Ventas, Compras, O Inventario. Diario General: Un diario es una herramienta de organización de gran ayuda. Liga las transacciones parecidas para un fácil acceso. En E.A.S.Y. el diario General registra las transacciones que no pertenecen a los diarios de Ventas, Compras, Inventario, Egresos e Ingresos. Estado de Resultados: También llamado estado de ingresos, el estado de Resultados muestra el desempeño de su compañía durante un periodo de tiempo. Un Estado de Resultados de E.A.S.Y. empieza con los ingresos. Luego resta los costos ventas para producir una utilidad bruta. Los gastos son restados de la utilidad bruta para producir la utilidad de operación. Las cuentas de otros ingresos son agregadas a la utilidad de operación y las cuentas de otros gastos son restadas de la utilidad de operación para producir la utilidad neta. Estados Financieros: El Balance General y el Estado de Resultados. El Balance General es la imagen financiera de su compañía en un punto del tiempo. El Estado de Resultados muestra el desempeño financiero durante un periodo de tiempo. Factura: El registro escrito de una venta se llama Factura o Nota de Venta E.A.S.Y. maneja dos tipos de factura: artículos o servicios. Una factura de artículos es utilizada para vender las cosas de su lista de artículos. Una factura de servicios es utilizada para vender las cosas que usted no tiene en su lista de artículos. - 14 -

Factura de Artículos: Es el registro escrito de una venta de algo de la lista de artículos de E.A.S.Y. Factura de Servicios: Es l registro escrito de una venta de algo que no se encuentra en la lista de artículos de E.A.S.Y. Fecha de Envío: La fecha en la cual una venta pendiente o compra pendiente es enviada. Si una venta pendiente no es enviada a partir de esta fecha de envío, un aviso es afectado a la lista de Pendientes de E.A.S.Y. Fecha de Próximo Evento: En la Agenda de E.A.S.Y. la fecha de próximo evento es la fecha que usted prometió estar en contacto con la persona, una vez que el evento es realizado E.A.S.Y. considerará terminado el evento y establecerá la fecha de próximo evento de la agenda. De lo contrario, esta se mostrará con su Lista de Pendientes. Fin de Año: El final de su año fiscal. No necesariamente concuerda con el final del año calendario. Flujo de Efectivo: El flujo neto de la entradas de dinero menos las salidas de dinero durante un rango de fechas seleccionado. Gastos: Los costos asociados con la operación de un negocio. Gastos con un tipo de cuenta en E.A.S.Y. Generalmente lleva un saldo deudor. Gastos Acumulados: Estos son los gastos por los bienes o servicios recibidos, pero que aún no han sido facturados. Una vez facturados se convierten en una cuenta por pagar. Gastos Pagados por Adelantado: Algunas veces usted paga (Generalmente un servicio) por anticipado antes de recibir. Los gastos pagados por adelantado son activos. Un buen ejemplo de los gastos pagados por adelantado es su pago de seguros. Supongamos que su seguro cuesta $100 mensuales. Al principio del año, usted paga $ 1,200 por un seguro anual, El importe $1200 es un gasto pagado por adelantado y es registrado como un activo. Cada mes, mientras hace uso de su seguro. Usted necesita pasar $100 de la cuenta de activo de gastos pagados por adelantado a su cuenta de gastos por seguros. Haber: En el lado derecho del diario (un importe de cargo ocupa el lado izquierdo), un importe de abono incrementa el saldo de las cuentas con un saldo acreedor y reduce el saldo de las cuentas con un saldo deudor. Las cuentas que regularmente llevan un saldo acreedor son las cuentas de pasivo, capital e ingresos y otros ingresos - 15 -

Ingreso: Entrada de una venta de bienes o servicios. Ingresos es un tipo de cuenta en E.A.S.Y. General mente lleva una saldo acreedor. Ingreso de Efectivo: Las entradas de dinero. Todo el dinero asignado con las funciones Realizar Depósitos, Anticipos (Ventas), Aplicar pagos. Y Depositar de Reembolso (Aplicar Notas de Cargo) es registrado como un ingreso de efectivo y asentado en el Diario de Ingresos. Ingresos Netos: El total de todas las cuentas de ingreso menos la suma de sus gastos y costos de ventas. También llamado Utilidad Neta. Inventarios: Los artículos físicos conservados para ventas posibles a un cliente. La mayoría de los contadores registra un valor del inventario en una cuenta de activo circulante. Mayor General: Este es donde se encuentra junta toda su información contable (ventas, compras, inventario, ingresos, egresos). Usted puede trazar sus Estados financieros (Balance general y Estados de resultados) a partir del mayor General. Nota de Debito: En E.A.S.Y. una nota de debito es una factura con un saldo deudor negativo. Generalmente causada por una devolución o un ajuste, la nota de debito es ajustada utilizando la función Aplicar Notas de Debito. Ahí usted puede depositar un cheque de reembolso del proveedor o aplicar el impone a otra cuenta por pagar abierta. Nota de Crédito: En E.A.S.Y. una nota de crédito es una venta con un saldo deudor negativo. General mente causada por una devolución o ajuste, una nota de crédito es ajustada con La función Aplicar Notas de Crédito. Ahí usted pueda elaborar al cliente un cheque de reembolso o aplicar el importe a otra cuenta por pagar abierta. Orden de Compra: El registro escrito de una compra a un proveedor. E.A.S.Y. maneja dos tipos de órdenes de compra: artículos o servicios. Una orden de compra de artículos es utilizada para comprar cosas de su lista de artículos. Una orden de compra de servicios es utilizada para comprar cosas que no están en su lista de artículos. Orden de Compra de Artículos: El registro escrito de una compra de algo de la lista de artículos de E.A.S.Y. Orden de Compra de Servicios; El registro escrito de una compra de algo que no se encuentra en la lista de artículos de E.A.S.Y. - 16 -

Otras Compras: Utilizadas en E.A.S.Y. Para registrar las compras de no-artículos que no requieren una orden de compra impresa. Otras Ventas: Utilizadas en E.A.S.Y para registrar la ventas de no-artículos que no requieren una factura impresa. Otros Gastos: Un tipo de cuenta de E.A.S.Y. utilizado para registrar los gastos que no están directamente relacionados con las operaciones de su compañía. Utilice las cuentas de otros gastos para registrar los gastos que están fuera de la operación normal de su negocio, como los intereses de los préstamos, multas, etc. Cuando usted observa su Estado de Resultados, E.A.S.Y. reduce estos costos de los costos de operación y le da una imagen más clara de sus operaciones. Las cuentas de otros gastos General mente tienen un saldo deudor. Otros Ingresos: Un tipo de cuenta de E.A.S.Y. utilizado para registrar los ingresos que no están directamente relacionados con las operaciones de su compañía. Utilice las cuentas de otros ingresos para registrar los ingresos que están fuera de la operación normal de su negocio, como los ingresos por intereses. Cuando usted observa su Estado de Resultados, E.A.S.Y. reduce estos ingresos de sus ingresos de operación y leda una visión más clara de sus operaciones. Las cuentas de otros ingresos General mente tienen un saldo acreedor. Pasivo: Los pasivos son las cosas que usted debe. Su préstamo de capital para trabajar es un pasivo. Su cuenta de cuentas por pagar, que es lo que usted le debe a alguien por una compra, también es un pasivo. Los pasivos que se deben dentro del siguiente año son llamados pasivos circulantes o pasivos a corto piazo. Cuando un pasivo se debe por más de un año, es llamado pasivo a largo plazo.los pasivos regularmente tienen un saldo acreedor. Pasivos a Largo plazo: Algo que usted debe que tiene que ser pagado por al menos un año. Pasivos Circulante: Los pasivos que se pagan dentro de! ciclo normal de operaciones de un año, o menos, son llamados pasivos circulante o pasivos a corto plazo. Cuando registra un pasivo que se va a pagar durante los siguientes años, muchos contadores lo dividen en dos pasivos. La parte que se va a pagar dentro del siguiente año es asignada como un pasivo a corto plazo, el resto es asignado a un pasivo a largo plazo. Periodo Contable: Proceso secuencial de acciones técnicas que provee información acerca de las actividades económicas de una empresa con la finalidad de poder establecer comparaciones y realizar análisis que permitan la adecuada toma de decisiones. E.A.S.Y. le permite analizar sus estados Financieros después de cada transacción. - 17 -

Proveedor: Alguien a quien usted le compra bienes o servicios. En E.A.S.Y. usted debe registrar un proveedor antes que usted pueda registrar el saldo de una cuenta por pagar. Presupuestos: La actividad neta mensual esperada de Una cuenta. Los presupuestos son útiles para la planeación del futuro y el análisis del desempeño actual contra el desempeño planeado. Registro de Auditoria: Una lista de las transacciones que componen el saldo de una cuenta o cuentas. Resultado Ejercicios Anteriores: El dinero de utilidades de años anteriores que ha sido dejado en la compañía. Al final de un año fiscal cualquier utilidad o pérdida de dinero durante el año fiscal es transferido a la cuenta resultado de ejercicios anteriores, la cuenta resultados de ejercicios anteriores de una cuenta de capital Resultado del Ejercicio: El resultado del ejercicio es una cuenta de tipo capital. Su saldo es igual a sus ingresos menos el costo de ventas y gasto El resultado del ejercicio es cero al principio de un año fiscal, Mientras transcurre el año fiscal, el resultado del ejercicio es conservado como el total corriente. Cuando usted empieza un nuevo año fiscal el resultado del ejercicio es inicializado a cero al pasar su saldo a la cuenta llamada Resultados de ejercicios Anteriores. Saldo: La suma de todo el dinero agregado y restado de una cuenta. Saldo de Apertura: El valor de una cuenta a partir de su año fiscal. En E.A.S.Y. Los saldos de apertura son registrados con la función Otras Compras para cuentas por pagar, Otras Ventas para cuentas por cobrar, Bancos (Nota de crédito si es positivo o nota de debito si es negativo) Diario General (cuentas que no pertenecen a los grupos ya mencionados).el total de los activos debe ser igual a total de los pasivos más el capital. Sistema de Partida Doble: Un método contable en el cual cada asiento está Balanceado con otro asiento. Transacción: Un asiento en E.A.S.Y que afecta una cuenta o cuentas. Transacción Repetitivas: Una asiento contable que es realizado periódicamente, como la nómina semanal, alquiler mensual, etc. E.A.S.Y. le permite establecer cheques, depósitos y asientos al diario General repetitivos. - 18 -

Utilidad: La utilidad tiene diferentes formas: El total de todas las cuentas de ingresos menos sus costos de ventas es llamado utilidad bruta El total de todas sus cuentas de ingresos menos sus costos de ventas y sus gastos es llamado utilidad de operación. Cuando usted resta las cuentas de otros gastos y agrega las cuentas de otros ingresos a la utilidad de operación usted tiene una utilidad neta. Utilidad de Operación: Su utilidad antes de considerar los tipos de cuenta otras compras y otros gastos Venta Abierta: Una venta con un saldo deudor pendiente. Venta Cerrada: La venta que ha sido pagada completamente. ******* HIGHWARE SOFTWARE SOLUTIONS S.A. García Moreno # 715 y 1 de Mayo Ofc. 2-3 - 2º `piso Guayaquil Ecuador Web: www.solucioncontable.com Mail: info@solucioncontable.com Fecha: 14-12-05 Fuente: MVC SA DE C.V. Manual contable de por EDUARDO ALCIVAR BERNAL - 19 -