RESUMEN DE LA AGENCIA BASE LEGAL: Uniforme. Plan de Reorganización Núm. 2 (Sustituto) de 1971; Ley Núm. 164 de 23 de julio de 1974, según enmendada, Ley de Preferencia y Ley de Procedimiento Administrativo MISIÓN: Establecer la política pública y proveer las herramientas necesarias y de avanzada para la adquisición de bienes y servicios de calidad y al menor costo para las agencias. METAS ESTRATÉGICAS: Reducir los gastos y el tiempo que toman los procesos de los servicios en un 50% del tiempo actual. Capacitar al personal de las agencias en las áreas de compras, transporte y documentos públicos para cumplir con su responsabilidad de manera efectiva. Transformar la estructura y procesos de la agencia para mantener la capacidad competitiva y generar los ingresos necesarios. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: La Administración de Servicios Generales se compone de las siguientes unidades, en orden alfabético: Área de Administración Área de Operaciones Junta de Preferencia Junta de Reconsideración Junta Reguladora Oficina de Asesoramiento Legal y Reglamentación Oficina de Comunicación y Divulgación Oficina de Fiscalización Oficina de Informática Oficina del Administrador y Subadministrador Programa de Documentos Públicos Programa de Compras, Servicios y Suministros Programa de Construcción, Conservación y Mantenimiento y Arrendamiento de Locales Programa de Imprenta y Centros de Reproducción Programa de Transporte y Mantenimiento de Vehículos de Motor Programa de Propiedad Excedente
ESTRUCTURA GEOGRÁFICA: localizadas en: La Administración de Servicios Generales tiene sus Oficinas Centrales localizada en Río Piedras. Además, cuenta con Oficinas Regionales Guayama Manatí Mayaguez Ponce ESTRUCTURA PROGRAMÁTICA: La Administración de Servicios Generales tiene los siguientes programas en orden alfabético: Administración de Documentos Públicos Compras, Servicios y Suministros Construcción, Conservación, Administración y Mantenimiento de Edificios Públicos y Arrendamiento de Locales Dirección y Administración General Imprenta y Centros de Reproducción Transporte y Mantenimiento de Vehículos de Motor PROPUESTAS PRINCIPALES DEL PROGRAMA DE GOBIERNO: Efectuar una revisión de la legislación relacionada con subastas públicas. Establecer un Código de Ética para las entidades y personas privadas que deseen bienes y servicios y que regirá su relación con el gobierno de Puerto Rico y sus instrumentalidades. La aceptación de estas normas será condición para la contratación. PUESTOS OCUPADOS: Puestos Ocupados y Propuestos 2000 2001 2002 2003 Cantidad total de puestos 284 314 260 260 Costo promedio por puesto (en miles de dólares) 27 27 33 33 PROGRAMAS PROGRAMA: Administración de Documentos Públicos DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA: Velar por el cumplimiento de la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada y los reglamentos aplicables. La política pública del programa consiste en establecer en cada agencia un procedimiento sistemático para la conservación y disposición de los documentos públicos.
OBJETIVOS: Aumentar el conocimiento sobre el manejo de documentos entre los funcionarios responsables de éstos, mediante adiestramientos sobre la reglamentación aplicable. CLIENTELA: Agencias del gobierno, corporaciones públicas, municipios y algunas empresas privadas. RECURSOS HUMANOS: Puestos Ocupados y Propuestos 9/94 9/95 9/96 9/97 9/98 9/99 9/2000 9/2001 9/2002 Profesionales, Directivos y/o Administrativos 5 9 9 4 3 8 8 9 9 De Oficina 2 2 2 6 9 6 6 2 2 Total, Puestos Ocupados 7 11 11 10 12 14 14 11 11 PROGRAMA: Compras, Servicios y Suministros DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA: El programa de Compras, Servicios y Suministros presta sus servicios a las agencias del gobierno, conforme al Artículo 16 de la Ley Núm. 164 de 23 de julio de 1974, según enmendada, los reglamentos adaptados a su amparo y todas las disposiciones generales y especiales que rigen esta materia en el gobierno. El mismo coordina, dirige, supervisa y adquiere los bienes y servicios no profesionales que las agencias solicitan y vende materiales de oficina y de limpieza a las agencias del Gobierno y algunos municipios. Este programa se mantiene el Registro de Licitadores de las agencias de la Rama Ejecutiva con información relacionada con los licitadores hábiles para ofrecer bienes y servicios al Gobierno. OBJETIVOS: Reducir el trámite que conllevan los procesos de compra, logrando aumentar la satisfacción de la clientela sobre los servicios de la agencia.
DATOS ESTADÍSTICOS: Datos Estadísticos 2001 2002 2003 Solicitud de procesos de subastas 223 377 377 CLIENTELA: Agencias del Gobierno, Corporaciones Públicas, Municipios, Industriales y Comerciantes. RECURSOS HUMANOS: Puestos Ocupados y Propuestos 9/94 9/95 9/96 9/97 9/98 9/99 9/2000 9/2001 9/2002 Profesionales, Directivos y/o Administrativos 11 20 20 38 28 7 25 20 20 De Oficina 26 23 43 35 15 15 14 15 15 Auxiliares y otros 12 23 50 15 7 29 28 7 7 Total, Puestos Ocupados 49 66 113 88 50 51 67 42 42 PROGRAMA: Construcción, Conservación, Administración, Mantenimiento de Edificios Públicos y Arrendamiento de Locales DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA: Planificar, programar, diseñar, construir, conservar, inspeccionar proyectos de construcción, asesora en procesos de subasta para construcción, reparación y remodelación de edificios públicos no escolares. OBJETIVOS: Proveer mantenimiento a las facilidades físicas bajo su jurisdicción. Aumentar el número de facilidades físicas bajo arrendamiento.
DATOS ESTADÍSTICOS: Datos Estadísticos 2001 2002 2003 Solicitud y órdenes de servicios 101 481 481 Inspección de proyectos 12 21 21 CLIENTELA: Agencias del Gobierno, Corporaciones Públicas y Municipios. RECURSOS HUMANOS: Puestos Ocupados y Propuestos 9/94 9/95 9/96 9/97 9/98 9/99 9/2000 9/2001 9/2002 Profesionales, Directivos y/o Administrativos 9 9 8 24 16 8 7 11 11 De Oficina 4 4 4 23 8 5 4 8 8 Auxiliares y otros 92 92 98 138 71 33 45 72 72 Total, Puestos Ocupados 105 105 110 185 95 46 56 91 91 PROGRAMA: Dirección y Administración General DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA: Planificar, dirigir, coordinar y supervisar con el propósito de lograr los objetivos establecidos en la agencia. OBJETIVOS: Extender la infraestructura de la red local existente en la agencia para integrar al sistema las Oficinas y Programas que no están conectados. Actualizar los mecanismos existentes para asegurarnos que permiten la agilidad, eficiencia y efectividad de los procesos, garantizando la transparencia de las transacciones. Aumentar la eficiencia del personal. Ofrecer nuevos servicios a las agencias de la Rama Ejecutiva ubicadas en el área metropolitana. CLIENTELA: Los programas operacionales de la Administración. Tipo de Clientela 2000 2001 2002 2003 Atendida 284 284 284 284
RECURSOS HUMANOS: Puestos Ocupados y Propuestos 9/94 9/95 9/96 9/97 9/98 9/99 9/2000 9/2001 9/2002 Profesionales, Directivos y Administrativos 43 42 42 7 7 22 36 7 7 De Oficina 95 88 88 3 3 43 43 3 3 Auxiliares y otros 34 33 33 0 0 23 23 0 0 Total, Puestos Ocupados 172 163 163 10 10 88 102 10 10 PROGRAMA: Imprenta y Centros de Reproducción DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA: El programa provee y regula los servicios de imprenta y los costos de reproducción a las agencias bajo la Ley Núm. 164 de 23 de julio de 1974. Además autoriza el establecimiento de centros de reproducción en las agencias. OBJETIVOS: Aumentar la eficiencia en servicios de reproducción. Mejorar la calidad de los servicios de imprenta. DATOS ESTADÍSTICOS: Datos Estadísticos 2001 2002 2003 Tareas procesadas 422 451 451 CLIENTELA: Agencias, municipios y entidades sin fines de lucro. RECURSOS HUMANOS: Puestos Ocupados y Propuestos 9/94 9/95 9/96 9/97 9/98 9/99 9/2000 9/2001 9/2002 Profesionales, directivos y Administrativos 10 10 10 16 8 4 4 5 5
De Oficina 5 6 6 3 1 3 3 1 1 Auxiliares y otros 75 55 55 38 24 15 14 21 21 Total, Puestos Ocupados 90 71 71 57 33 22 21 27 27 PROGRAMA: Transporte y Mantenimiento de Vehículos de Motor DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA: Administra la flota de vehículos de transportación aérea, marítima y terrestre del Gobierno. Reglamenta y supervisa su uso. Provee servicios de reparación, conservación, mantenimiento, remolque y transportación. Además, tiene a su cargo la venta de combustible, lubricantes y servicios de transportación. Expide autorizaciones para conducir vehículos oficiales; adiestra y certifica Gerentes de Transportación en las agencias. Realiza investigaciones de los accidentes de vehículos oficiales. Somete las recomendaciones a las aseguradoras y refiere a las agencias el resultado de las investigaciones para las acciones correspondientes. OBJETIVOS: Reparar el 100% de los vehículos recibidos. Otorgar un promedio de 6,700 autorizaciones para conducir vehículos de motor. DATOS ESTADÍSTICOS: Datos Estadísticos 2001 2002 2003 Licencias expedidas y renovadas 3,508 6,693 6,700 Estimados de accidentes 2,117 2,274 2,300 Servicios de remolque 202 204 205 CLIENTELA: Agencias del gobierno, corporaciones públicas y municipios. RECURSOS HUMANOS: Puestos Ocupados y Propuestos 9/94 9/95 9/96 9/97 9/98 9/99 9/2000 9/2001 9/2002 Profesionales, directivos y Administrativos 6 7 7 23 16 5 4 14 14
De Oficina 59 56 56 60 24 28 27 22 22 Auxiliares y otros 2,094 226 226 181 64 30 23 43 43 Total, Puestos Ocupados 2,159 289 289 264 104 63 54 79 79 PRESUPUESTO RECOMENDADO DE LA AGENCIA 2003 El presupuesto recomendado asciende a $10.4 millones y refleja un aumento de $17 mil en los recursos del Fondo General. Para cumplir con las Leyes Núm. 169 del 20 de julio de 1999 y la Núm. 410 del 8 de octubre de 2000. Este presupuesto estará dirigido a continuar prestando los servicios a las agencias en forma rápida y eficiente. RESUMEN DE LOS RECURSOS DISPONIBLES DE LA AGENCIA: Presupuesto Consolidado: (en miles de dólares) Programas 2000 2001 2002 2003 Gastos Operacionales Gasto Gasto Vigente Recomendado Administración de Documentos Públicos 456 741 420 430 Compras, Servicios y Suministros 1,664 1,783 1,964 1,964 Construcción, Conservación, Administración y Mantenimiento de Edificios Públicos y Arrendamiento de Locales 1,009 1,298 1,029 1,029 Dirección y Administración General 4,532 5,087 4,167 4,175 Imprenta y Centros de Reproducción 1,210 1,240 968 968 Transporte 2,589 2,096 1,928 1,928 Subtotal, Gastos Operacionales 11,460 12,245 10,476 10,494 Compras, Servicios y Suministros 17,000 8,184 0 0 Construcción, Conservación, Administración y Mantenimiento de Edificios Públicos y Arrendamiento de Locales 5,291 3,897 600 0 Dirección y Administración General 0 250 0 0 Subtotal, 22,291 12,331 600 0 Total, Presupuesto Consolidado 33,751 24,576 11,076 10,494
2000 2001 2002 2003 Gasto Gasto Vigente Recomendado Origen de Recursos Gastos Operacionales R. C. del Presupuesto General 548 800 767 784 Asignaciones Especiales 720 458 0 0 Ingresos Propios 10,192 10,987 9,709 9,710 Subtotal, Gastos Operacionales 11,460 12,245 10,476 10,494 Asignaciones Especiales 878 250 0 0 Fondo de Mejoras Públicas 21,413 12,081 600 0 Subtotal, 22,291 12,331 600 0 Total, Recursos 33,751 24,576 11,076 10,494 Presupuesto Operacional por Concepto Nómina y Costos Relacionados 7,693 8,421 8,480 8,498 Facilidades y Pagos por Servicios Públicos 618 1,009 531 531 Donativos, Subsidios y Distribuciones 731 458 0 0 Servicios Comprados 841 904 774 774 Sistema de Información 11 0 14 14 Gastos de Transportación 450 557 339 339 Otros Gastos 1,116 896 338 338 Total, Gastos Operacionales 11,460 12,245 10,476 10,494 RESUMEN DE RECURSOS POR PROGRAMA: (en miles de dólares) PROGRAMA: Administración de Documentos Públicos Programa 2000 2001 2002 2003 Gastos Operacionales Gasto Gasto Vigente Recomendado Administración de Documentos Públicos 456 741 420 430 Subtotal, Gastos Operacionales 456 741 420 430 Total, Presupuesto 456 741 420 430 Origen de Recursos Gastos Operacionales R. C. del Presupuesto General 192 287 254 264 Ingresos Propios 264 454 166 166 Subtotal, Gastos Operacionales 456 741 420 430 Total, Recursos 456 741 420 430
2000 2001 2002 2003 Gasto Gasto Vigente Recomendado Presupuesto Operacional por Concepto Nómina y Costos Relacionados 366 616 359 369 Facilidades y Pagos por Servicios Públicos 14 35 6 6 Servicios Comprados 37 35 26 26 Sistema de Información 1 0 0 0 Gastos de Transportación 24 21 14 14 Otros Gastos 14 34 15 15 Total, Gastos Operacionales 456 741 420 430 PROGRAMA: Compras, Servicios y Suministros Programa 2000 2001 2002 2003 Gastos Operacionales Gasto Gasto Vigente Recomendado Compras, Servicios y Suministros 1,664 1,783 1,964 1,964 Subtotal, Gastos Operacionales 1,664 1,783 1,964 1,964 Compras, Servicios y Suministros 17,000 8,184 0 0 Subtotal, 17,000 8,184 0 0 Total, Presupuesto 18,664 9,967 1,964 1,964 Origen de Recursos Gastos Operacionales Ingresos Propios 1,664 1,783 1,964 1,964 Subtotal, Gastos Operacionales 1,664 1,783 1,964 1,964 Fondo de Mejoras Públicas 17,000 8,184 0 0 Subtotal, 17,000 8,184 0 0 Total, Recursos 18,664 9,967 1,964 1,964 Presupuesto Operacional por Concepto Nómina y Costos Relacionados 1,326 1,323 1,665 1,665 Facilidades y Pagos por Servicios Públicos 59 147 57 57 Donativos, Subsidios y Distribuciones 1 0 0 0 Servicios Comprados 66 68 125 125 Sistema de Información 2 0 0 0 Gastos de Transportación 85 97 59 59 Otros Gastos 125 148 58 58 Total, Gastos Operacionales 1,664 1,783 1,964 1,964
PROGRAMA: Construcción, Conservación, Administración y Mantenimiento de Edificios Públicos y Arrendamiento de Locales Programa 2000 2001 2002 2003 Gastos Operacionales Gasto Gasto Vigente Recomendado Construcción, Conservación, Administración y Mantenimiento de Edificios Públicos y Arrendamiento de Locales 1,009 1,298 1,029 1,029 Subtotal, Gastos Operacionales 1,009 1,298 1,029 1,029 Construcción, Conservación, Administración y Mantenimiento de Edificios Públicos y Arrendamiento de Locales 5,291 3,897 600 0 Subtotal, 5,291 3,897 600 0 Total, Presupuesto 6,300 5,195 1,629 1,029 Origen de Recursos Gastos Operacionales Ingresos Propios 1,009 1,298 1,029 1,029 Subtotal, Gastos Operacionales 1,009 1,298 1,029 1,029 Asignaciones Especiales 878 0 0 0 Fondo de Mejoras Públicas 4,413 3,897 600 0 Subtotal, 5,291 3,897 600 0 Total, Recursos 6,300 5,195 1,629 1,029 Presupuesto Operacional por Concepto Nómina y Costos Relacionados 833 953 852 852 Facilidades y Pagos por Servicios Públicos 28 104 39 39 Donativos, Subsidios y Distribuciones 2 0 0 0 Servicios Comprados 86 78 71 71 Sistema de Información 2 0 0 0 Gastos de Transportación 52 60 32 32 Otros Gastos 6 103 35 35 Total, Gastos Operacionales 1,009 1,298 1,029 1,029
PROGRAMA: Dirección y Administración General Programa 2000 2001 2002 2003 Gastos Operacionales Gasto Gasto Vigente Recomendado Dirección y Administración General 4,532 5,087 4,167 4,175 Subtotal, Gastos Operacionales 4,532 5,087 4,167 4,175 Dirección y Administración General 0 250 0 0 Subtotal, 0 250 0 0 Total, Presupuesto 4,532 5,337 4,167 4,175 Origen de Recursos Gastos Operacionales R. C. del Presupuesto General 356 513 513 520 Asignaciones Especiales 720 458 0 0 Ingresos Propios 3,456 4,116 3,654 3,655 Subtotal, Gastos Operacionales 4,532 5,087 4,167 4,175 Asignaciones Especiales 0 250 0 0 Subtotal, 0 250 0 0 Total, Recursos 4,532 5,337 4,167 4,175 Presupuesto Operacional por Concepto Nómina y Costos Relacionados 2,752 3,185 3,502 3,510 Facilidades y Pagos por Servicios Públicos 161 473 208 208 Donativos, Subsidios y Distribuciones 728 458 0 0 Servicios Comprados 355 394 227 227 Sistema de Información 6 0 14 14 Gastos de Transportación 152 215 83 83 Otros Gastos 378 362 133 133 Total, Gastos Operacionales 4,532 5,087 4,167 4,175
PROGRAMA: Imprenta y Centros de Reproducción Programa 2000 2001 2002 2003 Gastos Operacionales Gasto Gasto Vigente Recomendado Imprenta y Centros de Reproducción 1,210 1,240 968 968 Subtotal, Gastos Operacionales 1,210 1,240 968 968 Total, Presupuesto 1,210 1,240 968 968 Origen de Recursos Gastos Operacionales Ingresos Propios 1,210 1,240 968 968 Subtotal, Gastos Operacionales 1,210 1,240 968 968 Total, Recursos 1,210 1,240 968 968 Presupuesto Operacional por Concepto Nómina y Costos Relacionados 808 808 670 670 Facilidades y Pagos por Servicios Públicos 82 86 35 35 Servicios Comprados 192 204 217 217 Gastos de Transportación 11 56 14 14 Otros Gastos 117 86 32 32 Total, Gastos Operacionales 1,210 1,240 968 968 PROGRAMA: Transporte Programa 2000 2001 2002 2003 Gastos Operacionales Gasto Gasto Vigente Recomendado Transporte 2,589 2,096 1,928 1,928 Subtotal, Gastos Operacionales 2,589 2,096 1,928 1,928 Total, Presupuesto 2,589 2,096 1,928 1,928 Origen de Recursos Gastos Operacionales Ingresos Propios 2,589 2,096 1,928 1,928 Subtotal, Gastos Operacionales 2,589 2,096 1,928 1,928 Total, Recursos 2,589 2,096 1,928 1,928
2000 2001 2002 2003 Gasto Gasto Vigente Recomendado Presupuesto Operacional por Concepto Nómina y Costos Relacionados 1,608 1,536 1,432 1,432 Facilidades y Pagos por Servicios Públicos 274 164 186 186 Servicios Comprados 105 125 108 108 Gastos de Transportación 126 108 137 137 Otros Gastos 476 163 65 65 Total, Gastos Operacionales 2,589 2,096 1,928 1,928