Fase de Planeación. Unidad 2 Una etapa primordial en la gestión de un proyecto es la Planeación. Durante ésta se realizan actividades para estimar costos y recursos asegurando que el proyecto satisfaga las necesidades del cliente o del usuario, con la funcionalidad y calidad requerida del cliente con la funcionalidad y calidad requerida. En la planeación se debe precisar el Alcance y sus requisitos. El Alcance marca la pauta para la toma de decisiones futuras y la realización de actividades a nivel operativo, ayuda a: Mejorar la precisión en las estimaciones de tiempo, costos y recursos. Facilitar la asignación clara de responsabilidades Definir la línea base para la medición del desempeño y control Una vez definido el Alcance del Proyecto, debemos desarrollar una línea de acción (Plan de Gestión del Proyecto) para definir la manera en que el proyecto se ejecuta, se monitorea, se controla y se cierra. 28 El contenido de este Plan de Gestión del Proyecto varía en función del área de aplicación y de la complejidad del proyecto. Si queremos tener seguridad en lograr todos los objetivos, propuestos debemos formular una secuencia de acciones o tareas que nos lleven al logro de lo planteado, así como, identificar los recursos (presupuesto, instrumentos, espacios, personas, etc.) e información asociada a cada una de éstas tareas. El Plan de Gestión del Proyecto es un mecanismo de seguimiento y control que puede presentarse en forma resumida o detallada, y puede estar compuesto por uno o más planes subsidiarios. El nivel de detalle de cada uno de los planes subsidiarios depende de las necesidades del proyecto específico. Una vez que las líneas base del Plan de Gestión del Proyecto han sido definidas, sólo pueden cambiarse tras la generación y aprobación de una solicitud de cambio La Gestión de un Proyecto implica manejar una gran cantidad de variables que además se encuentran en diferentes fases dentro de un ciclo de vida del proyecto. 1. Iniciación 2. Planificación 3. Producción o ejecución 4. Supervisión y control 5. Finalización o cierre Es conveniente entonces el uso de herramientas que faciliten la implementación y ejecución del proyecto tales como: Diagramas de Flujo, Diagramas de Gantt, Mapas Conceptuales, Herramientas Informáticas. Todas enfocadas en lograr cumplir con los requisitos establecidos en la planificación: control de recursos, costos, calendarios, gráficos, presupuesto, calidad y documentación.
Vamos entonces a desarrollar las siguientes actividades 1. Formulación de tareas y recursos (Estructura de la División del Trabajo EDT-WBS. 2. Implementación Plan de Gestión del Proyecto. 3. Análisis de riesgos También vamos indagar sobre algunas entidades que estuviesen interesadas en financiar el proyecto y establecer la información sobre los procedimientos que se tendrían que seguir para tal propósito. 29
Sesión 3 Formulación de tareas y recursos. Durante la fase de Planificación, definiremos y describiremos el Alcance del Proyecto conforme se va recabando mayor información acerca del mismo. El Alcance se define como el límite esperado hasta donde se cree puede llegar el proyecto, estos implican compromisos, que comienzan a ser evidentes después de la lectura del objetivo general y los objetivos específicos. En el Alcance debemos precisar las limitaciones que tendrá el proyecto. Estas limitaciones se pueden formular para los elementos que intervienen en el proyecto, como son: El producto, el proceso y el contexto. Para esto interesados. se deben tener muy claro las necesidades de los El desarrollo de los requisitos comienza con un análisis de la información contenida en el Acta de Constitución del Proyecto. Estos requisitos deben recabarse, analizarse y registrarse con un nivel de detalle suficiente, que permita medirlos una vez que se inicia el proyecto. 30 Mayor claridad de lo anterior, veremos el video Tips para recopilar los requisitos de tu proyecto http://www. youtube.com/watch?v=b1y8lbwdevs Se encuentra disponible en el Aula Virtual.
Los requisitos constituyen la base para la elaboración de una Estructura de División del Trabajo (EDT-WBS). Una vez recopilados todos los requisitos, se debe elaborar una Estructura de División del Trabajo, esta es una técnica de planeación mediante la cual se define y cuantifica el trabajo a realizar en un proyecto el proyecto. Una Estructura de División del Trabajo (EDT - WBS) es una descomposición jerárquica, basada en los entregables del trabajo para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos. Consiste en subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar. La descomposición de la totalidad del trabajo del proyecto en paquetes de trabajo implica generalmente las siguientes actividades: Identificar y analizar los entregables y el trabajo relacionado Estructurar y organizar la EDT Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT Verificar que el grado de descomposición del trabajo sea el necesario y suficiente La Estructura de División del Trabajo identifica cada uno de los subproductos que genera el proyecto, esta permite precisar las diferentes actividades que se deben desarrollar durante el proyecto. 31 Las actividades se deben secuenciar y plasmar en un cronograma con el propósito de establecer plazos, en los cuales, deben ser terminados cada uno de los entregables del proyecto. Ya con el Alcance, Requisitos y Estructura de División del Trabajo definidos, se puede implementar un Plan de Gestión del Proyecto en donde se precisa el presupuesto y los recursos que deben ser asignados al proyecto ( personas, equipos, materiales, insumos, etc.).
32 Fuente: http://gestion-de-proyectos.gedpro.com/home/procesos/iniciacion Al finalizar la sesión debemos adquirimos las competencias que nos indicarán los requisitos y entregables del proyecto, además de las condiciones para la construcción del acta de iniciación del proyecto, los cuales son el punto de partida o la apertura de la propuesta.
Actividad Evaluativa 3. 1. Consulte el Acta de Constitución del Proyecto elaborada y aprobada en la Fase de Diseño. 2. Consulte el documento Identificación Interesados Proyecto e identifique y aborde a los interesados del proyecto para obtener información que le permita definir y precisar los requerimientos que debe cumplir los entrégales del proyecto (Director de Proyecto, Docentes de módulos de formación asociados al proyecto, comunidad relacionada con el proyecto). 3. Recopile la información en el Registro de Interesados del Proyecto. Este documento debe contener: La información de identificación: nombre, puesto en la organización, ubicación, rol en el proyecto, información de contacto. La información de evaluación: principales requisitos, principales expectativas, influencia potencial en el proyecto, fase en el ciclo de vida del proyecto en donde el interés es mayor. La clasificación de los interesados: interno/externo, partidario/neutral/opositor, etc. Consulte el documento Qué es el alcance del proyecto? Consulte los ITEMS del 1 al 5 del documento Plan de Gestión del Proyecto. Diligencie los ITEMS del 1 al 5 del documento Plan de Gestión del Proyecto. 33
Sesión 4. Implementación del plan de gestión del proyecto. En la sesión anterior formalizamos el Alcance y los Requisitos del proyecto, pero estos no basta con guardarlos y olvidarse de ellos, es necesario establecer mecanismos para llevar un seguimiento y control a posibles cambios durante el desarrollo del proyecto, esto se logra por medio del Plan de Gestión del Proyecto. 34 Como mencionamos anteriormente, el Plan de Gestión del Proyecto define la manera en que el proyecto se ejecuta, se monitorea, se controla y se cierra. El contenido de este plan varía en función del área de aplicación y de la complejidad del proyecto.
La respuesta a la pregunta anterior, es que en realidad cuando recopilamos toda esta información, ya estamos desarrollando el proyecto y estamos justamente en la fase de Planificación del Proyecto. Igualmente la Fase de Planificación es muy importante en el desarrollo de un proyecto, evita que el proyecto tome un ciclo no muy deseado. 35
Entonces para establecer un buen nivel de éxito en el desarrollo de un proyecto se debe analizar información asociada a diferentes áreas de conocimiento. Información que se debe recopilar en un documento o en un sistema de información. Hoy en día, las organizaciones que desarrollan proyectos, tienen documentos tipo o plantillas que facilitan la recopilación y presentación de la información para la planificación de un proyecto, como la siguiente por ejemplo: Plantilla Plan de Gestión del Proyecto. 36 Entonces planificar no se trata de cumplir con unos requisitos sino de preciar que es lo que queremos hacer en realidad y como debemos hacerlo. La planificación nos permite disminuir el nivel de fracaso en el desarrollo del proyecto, claro la planificación no asegura el éxito del proyecto, pero si se llegan a presentar problemas, una buena planificación nos facilita el encontrar soluciones y realizar ajustes y, en el peor de los casos sino finalizamos de forma satisfactoria el proyecto, al menos habremos adquirido una gran experiencia y tendremos todo un historial para identificar donde estuvieron las fallas y así evitar repetirla. Ahora los nuevos ambientes tecnológicos y la competencia globalizada han cambiado la forma en que la Gestión de Proyectos se lleva a cabo actualmente en las organizaciones. Las tecnologías de la Información juegan un papel clave en esta evolución con herramientas de apoyo a la gestión de proyectos, herramientas que deben adaptarse a las características y objetivos propios de cada organización. En el siglo pasado innumerables áreas de Tecnología han tenido progresos considerables, pero una destaca sobre las demás no porque haya dejado de existir o por que se haya convertido en una innovación radical, sino porque ha cambiado tanto que apenas es reconocible a la situación en la que se encontraba hace 10 años: la gestión de proyectos (Rapoza, 2005).
Tanto ha cambiado la manera de Gestionar un Proyecto que es difícil identificar las herramientas que están disponibles para apoyar esta actividad. Hoy en día, no solo se habla de herramientas que emplean los tradicionales Diagramas de Gantt, PERT y capacidades para elaborar reportes rápidamente, sino que se habla de soluciones que se hacen llamar formalmente como Herramientas de Gestión de Proyectos. Una Herramienta de Gestión de Proyectos es un programa que facilita la aplicación de conocimientos y técnicas para la planificación y control de los recursos, costos y horarios para cumplir con los requisitos de un proyecto. Incluye funciones integradas, tales como calendarios, gráficos, gestión de presupuesto, programación y gestión de la calidad y la documentación. Estas herramientas se pueden implementar ya sea en un computador de escritorio o como una aplicación en entorno WEB. La ventaja de las herramientas de escritorio, es que su interfaz puede presentar de forma muy sofisticada la información. Mientras que las herramientas basadas en entornos WEB tienen la ventaja de ser accesibles desde cualquier lugar con conexión a Internet y sin necesidad de instalar software en el computador del usuario. Herramientas de Escritorio OpenProj (Windows, Linux) MS Project (Windows) Taskjuggler (Linux) KPlato (Linux) Openworkbench (Windows) Herramientas Entorno WEB Endeavour Software Project Management Redmine Trac dotproject Collabtive Deskaway Zoho projects Gantter web2project. ]project-open[ Una consideración importante sobre el uso de las Herramientas de Gestión de Proyectos, es que por más potente que sea la herramienta, de nada servirá si el personal que la utiliza no la utiliza adecuadamente y más aún, los productos más sofisticados nunca podrán sustituir a un buen Gestor de Proyectos (Murtagh, 2004). 37 La frase anterior es muy cierta, pero hoy en día, el uso de Herramientas de Gestión de Proyectos sea convertido en una necesidad vital en muchas organizaciones. Con estas herramientas se mejora enormemente la Gestión de un Proyecto. Y dadas las características de competitividad actual, su uso se convierte en obligatorio, pues promueven: la aplicación de Tecnologías de Información y Comunicaciones en la organización, facilitan la implementación de planes e iniciativas, mejoran la calidad de los proceso de gestión de proyectos, fomentan el aprendizaje organizacional y la implementación de nuevas técnicas y modelos de colaboración que apoyan la estrategia de la organización. Al terminar la sesión, adquirimos las competencias para la elaboración del Plan de Gestión del Proyecto y sus herramientas de ejecución, monitoreo, control y cierre, todo esto mediante la planeación de lo que se desea lograr y como debemos hacerlo. La planificación nos permite reducir el nivel de fracaso en el desarrollo del proyecto.
Actividad Evaluativa 4. 1. Consulte los ITEMS del 6 al 14 del documento Plan de Gestión del Proyecto y defina y secuencie actividades, estime recursos, establezca el costo de los entregables y del desarrollo de actividades, defina estándares, políticas, procesos, procedimientos, herramientas, Identifique el Equipo del Proyecto (recurso humano), Identifique la información que necesita cada interesado y quien debe proporcionarla, identifique los posibles riesgos, establezca tiempos estimados y la estrategia para la adquisición equipos, insumos, software necesarias para el desarrollo del proyecto, defina el organigrama y establezca roles y responsabilidades. 2. Presente el Plan de Gestión del Proyecto al Docente (Director de Proyecto) para su revisión. El Director de Proyecto puede establecer dos condiciones al devolver el Plan de Gestión del Proyecto: Aprobado o Con Recomendaciones: Si es Aprobado: estará habilitado para pasar a la siguiente fase del proyecto. Si es Con Recomendaciones: Revise las recomendaciones y realice los ajustes pertinentes al Plan de Gestión del Proyecto, envíelo nuevamente al director del proyecto para su revisión. 38 3. Descargue e instale la aplicación OpenProj http://sourceforge.net/projects/openproj/files/. 4 Consulte el Manual de OpenProj y explore los recursos que la herramienta proporciona. 5. Revise el Plan de Gestión del Proyecto elaborado en la actividad anterior e identifique los recursos, dentro de la aplicación OpenProj, donde debe ir la información registrada en cada uno delos ítems del plan. 6. Ingrese la información contenida en el Plan de Gestión del Proyecto en la Herramienta de Gestión OpenProj. 7. Después de haber ingresado la información contenida en el plan de Gestión del Proyecto en la Herramienta de Gestión OpenProj, coloque el archivo generado por esta aplicación en la plataforma de trabajo colaborativa. 8. Envíe el archivo al director de proyecto para su revisión. Lecturas Complementarias Las lecturas se encuentran disponibles en el Aula Virtual Metodología Open de gestión de proyectos Guía Presentación de Proyectos MHCP Guía-formato para la presentación de proyectos de investigación científica y tecnológica UNAB Guía para la formulación de proyectos de investigación, desarrollo tecnológico e innovación. Colciencias
Sesión 5. Análisis de Riesgo. La Gestión de los Riesgos del Proyecto incluye los procesos relacionados con llevar a cabo la planificación de la gestión, la identificación, el análisis, la planificación de respuesta a los riesgos, así como su monitoreo y control en un proyecto. Los objetivos de la Gestión de los Riesgos del Proyecto son aumentar la probabilidad y el impacto de eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de eventos negativos para el proyecto. Guía PMBOK. 39 Debemos prever los riegos que pudiese haber en la elaboración o ejecución técnica de un proyecto y, también los riesgos en la posible implementación o uso en un contexto específico. Necesitamos entonces establecer pautas para elaborar un Análisis de Riesgo (probabilidad de que sucedan, causas, consecuencias si suceden, acciones preventivas, estrategia o alternativa en caso de que sucedan, mecanismos de aviso o alarma, etc.) El Riesgo para nuestro proyecto, es entonces s cualquier evento incierto con impacto positivo o negativo. Sus componentes primarios incluyen: Una medida de probabilidad de que el evento de riesgo ocurra El impacto de la ocurrencia del riesgo en un proyecto
Ejemplo: La amenaza de lluvia es un riesgo cuando se planea un festival al aire libre, el cual puede afectar seriamente le asistencia y el ingreso. Los Riesgos los podemos clasificar de acuerdo a su Efecto con el propósito de facilitar su análisis: Tiempo Costo Calidad Alcance Ejemplo: En un proyecto complejo tal como una producción corporativa de gran escala donde están involucrados muchos departamentos, equipos de trabajo y recursos externos, la falla de producir el trabajo a tiempo y en presupuesto afectará el proyecto 40
Para realizar la Gestión del Riesgo se utilizan una serie de plantillas de riesgos que se pueden elaborar y presentar tanto en el proceso de ejecución técnica de la propuesta como en la implementación o uso en contexto Plantillas: Estructura de Desagregación de Riesgos (RBS) Matriz Registro de Riesgos Análisis de Riesgos. Estructura de Desagregación de Riesgos (RBS) Es un arreglo jerárquico de riesgos identificados que ayuda a los gerentes de proyecto a organizar fuentes potenciales de riesgos al proyecto. 41
Estructura de Desagregación de Riesgos (RBS) Es un arreglo jerárquico de riesgos identificados que ayuda a los gerentes de proyecto a organizar fuentes potenciales de riesgos al proyecto. Nivel 0 Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Historia/experiencia/cultura Corporativo Estabilidad Organizacional Financieros Historia/experiencia/cultura Gerencia Cliente e interesados Contractual Definición de requerimientos y estabilidad 42 Riesgo del proyecto Externos Ambiente natura Cultural Económico Ambiente físico Instalaciones /sitio Servicios Locales Políticos Legal/regulatorio Grupos de interés Mercado Laboral Condiciones Laborales Mercado Financiero Tecnología Requerimientos Desempeño Aplicación Incertidumbre del Alcance Condiciones de Uso Complejidad Madurez Tecnológica Límites de Tecnología Experiencia Organizacional Conjunto de habilidades y experiencia personal Recursos Físicos
Matriz Registro de Riesgos: En la siguiente tabla encontraremos el modelo a desarrollar: Referencia Fuente Fecha Descripción Calificación Acciones Estado Ejemplo: Referencia Fuente Fecha Descripción Calificación Acciones Estado 1 Producción 06/07/2013 2 ventas 16/07/2013 3 RH 06/06/2013 Defectos producto Inventario Obsoleto Evaluación inventarios 66% del Alto Alto de al Muy alto Monitorear desempeño Incrementar inventario En proceso Aprobados fondos Designado Expansión del personal líder programa de de entrenamiento entrenamiento 43 4 Seguridad 25/04/2013 No cumplimiento de regulaciones Muy alto de seguridad Instalado nuevo Cumplido equipo de julio/2013 seguridad
Análisis de Riesgos. (Ejemplo) ID Riesgo Descripción Probabilidad Impacto Categoría Falta de apoyo de los R1 Medio Muy alto Organizacionales patrocinadores Tiempo insuficiente para efectuar pruebas R2 Bajo Bajo Técnico de verificación de productos 44 Análisis de R3 requerimiento Medio Medio Técnico incompletos Disponibilidad de la R4 Bajo Alto Técnico plataforma tecnológica Falta de disponibilidad R5 Alto Muy alto Organizacional del Recurso Humano
Análisis de Riesgos (mapa ejemplo anterior) Probabilidad 0.9 0.7 0.5 0.3 R2 R3 R5 R1 0.1 Impacto 0.05 0.1 0.2 0.4 0.8 ALTO MEDIO BAJO 45 Se espera que con los conocimientos que posemos en este momento y con lo aprendido en la consulta de información, podamos prever mínimamente cuáles podrían ser los riesgos que se correrían al producir e implementar la alternativa elegida. Debemos entonces elaborar para nuestro proyecto: Una Estructura de Desagregación de Riesgos (RBS) Una Matriz Registro de Riesgos Una Análisis de Riesgos.
Actividad Evaluativa 5 1. Consulte nuevamente los ejemplos presentados para cada una de las Platillas de Gestión de y proponga una Estructura de Desagregación de Riesgos (RBS), una Matriz de Registro de Riesgos y un Análisis de Riesgos para su proyecto. 2. Actualice en el Plan de Gestión del Proyecto, con el plan de riesgos. 46