ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS ESTUDIO PARA CELEBRAR UN CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA APOYAR EL AREA DE CARTERA DE LA ESE BARRANCABERMEJA, Y FORTALER LOS PROCESOS DE COBRO COACTIVO, CONCILIACION Y LIQUIDACION DE CONTRATOS QUE LA ESE BARRANCABERMEJA SUSCRIBIO CON LAS DIFERENTES EPSS Y DEMAS ENTIDADES. Se procede a elaborar los ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS, que contiene la exposición de las razones de conveniencia de la contratación y las necesidades que se satisfacen con ésta, incluyendo si es necesario, la elaboración de cualquier tipo de estudios, diseños y proyectos requeridos en aras de aportar al cumplimiento del objeto institucional y legal de la EMPRESA SOCIAL ESTADO BARRANCABERMEJA. La Ley 100 de 1993 artículo 195 trata del Régimen de Funcionamiento de las Empresas Sociales del Estado, específicamente de su Régimen Jurídico, en su numeral 6º establece En materia contractual se regirá por el derecho privado, pero podrá discrecionalmente utilizar clausulas exorbitantes previstas en el estatuto general de contratación de la administración pública. ; esto es claramente establecido dentro del Acuerdo del Concejo Municipal de Barrancabermeja No. 072 de 1999 Por medio del cual se crea la Empresa Social del Estado Barrancabermeja cuando al tenor de su artículo 34º define el Régimen Jurídico de los Contratos que celebre la ESE. En el mismo sentido quedo establecido lo pertinente a través del artículo 76º del Acuerdo de Junta Directiva No. 01 de marzo de 2000, por el cual se adopta el Estatuto de la Empresa Social del Estado Barrancabermeja. De igual forma encontramos que el Acuerdo de la Junta Directiva No. 08 de 2005, Por medio del cual se adopta el manual de contratación en sus considerandos hace referencia al Decreto 1876 de 1994, el cual establece y reitera en el artículo 16º del mismo que las Empresas Sociales del Estado en materia contractual se regirán por las normas del derecho privado y estarán sujetas a la jurisdicción ordinaria conforme a las normas sobre la materia, esto lo desarrolla posteriormente el Acuerdo No. 018 de 2011. La Ley 1150 de 2007, a través de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993, en su artículo 13º estableció los Principios generales de la actividad contractual para entidades no sometidas al estatuto general de contratación de la Administración Pública, siendo esta la situación concreta aplicable a la ESE Barrancabermeja, indicándole con toda claridad que dicha entidad pública en desarrollo de su actividad contractual debe dar aplicación a los Principios de la Función Administrativa y de la Gestión Fiscal establecidos en los artículo 209 y 267 de la Constitución Política y estará sometida al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto para la Contratación Estatal. Vale la pena señalar taxativamente los Principios de la Función Administrativa los cuales son: Igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad; igualmente debemos mencionar que la Gestión Fiscal, incluye el ejercicio de un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad, y la valoración de los costos ambientales. Finalmente, hacemos referencia, a fin de determinar el marco legal aplicable al presente documento, propio de la actividad contractual de la ESE Barrancabermeja, al artículo 13º del Manual de Contratación de la ESE Barrancabermeja: ARTÍCULO 13º. Requisitos previos para la convocatoria simple de ofertas.- Como requisitos previos para la celebración de contratos por la modalidad de convocatoria simple de ofertas se requiere: la solicitud por parte de la oficina gestora de la necesidad a contratar, que contenga como mínimo: la descripción de la necesidad que la ESEB pretende satisfacer con la contratación, la descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones, la determinación del probable costo del objeto a contratar, factores de selección y requisitos habilitantes; obtener el certificado de disponibilidad presupuestal; hacer la invitación y publicarla en la página web de la entidad como mínimo dos (2) días hábiles. Descripción del requerimiento. 1. MARCO LEGAL 2. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD Para una Empresa cuyo objeto legal es la Prestación de Servicios de Salud, siendo este un Servicio Público que forma parte del Servicio Público de Seguridad Social a cargo del Estado, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, constituida para atender las necesidades en salud en un municipio con una población de alrededor de 200.000 habitantes, con la problemática que actualmente enfrentamos, con un presupuesto para el 2013 aproximado de Trece (13) mil millones de pesos, de los cuales el 92% de sus ingresos corresponden a la prestación de servicios de salud, le resulta imperioso, necesario e impostergable, fortalecer su estructura administrativa en materia contractual. Es responsabilidad del personal directivo y administrativo de la entidad desarrollar una intensa actividad encaminada al servicio de la comunidad, la promoción de la prosperidad en general y la efectividad de los derechos e intereses en materia de salud de los Barranqueños. En este orden de ideas para el logro de los objetivos de la ESE Barrancabermeja están establecidos los postulados legales y reglamentarios que se traducen en la posibilidad concreta de celebrar los contratos que sean convenientes para los usuarios. Los objetivos a alcanzar están expresamente señalados en el artículo 4º del Dto. 1876/94:
ARTICULO 4o. OBJETIVOS DE LAS EMPRESAS SOCIALES ESTADO. Son objetivos de las Empresas sociales del Estado los siguientes: a) Producir servicios de salud eficientes y efectivos que cumplan con las normas de calidad establecidas, de acuerdo con la reglamentación que se expida para tal propósito. b) Prestar los servicios de salud que la población requiera y que la Empresa Social, de acuerdo a su desarrollo y recursos disponibles pueda ofrecer. c) Garantizar mediante un manejo gerencial adecuado, la rentabilidad social y financiera de la Empresa Social. d) Ofrecer a las Entidades Promotoras de Salud y demás personas Naturales o Jurídicas que los demanden, servicios y paquetes de servicios a tarifas competitivas en el mercado. e) Satisfacer los requerimientos del entorno, adecuando continuamente sus Servicios y funcionamiento. f) Garantizar los mecanismos de participación ciudadana y comunitaria establecidos por la Ley y los reglamentos. Dado que la actividad administrativa de nuestra empresa se encuentra enmarcada por los principios de economía, eficiencia y eficacia, es preciso que la ESE Barrancabermeja propenda por la ejecución de sus fines y objetivos en una forma ordenada y racional. Siendo enormes las necesidades públicas y escasos los recursos destinados a su satisfacción, nace la exigencia de seleccionar las prioridades hacia las cuales se deben orientar los esfuerzos de la entidad. Es así como aparece la planificación y su herramienta financiera la cual es el Presupuesto, como marco de la gestión contractual de la ESE. La Entidad, a través de su presupuesto orienta su política de funcionamiento e inversión, y establece programa de obras, servicios y fomento a la eficiencia lo que constituye una parte fundamental del Plan, todo dirigido a la consecución de sus fines. La celebración de contratos se convierte en el instrumento jurídico a través del cual la entidad viene ejecutando el presupuesto y realizando sus planes y programas para la satisfacción de las necesidades colectiva en salud, obligando esto a utilizar todas las partidas presupuestales, tanto para gastos de funcionamiento u ordinarios como surjan según la necesidad ej, la adquisición de suministros y compraventas de bienes muebles, el arrendamiento de inmuebles, la prestación de servicios profesionales, técnicos y/o de salud etc, como también para la gestión de recursos de inversión ej. Ejecución de obras sobre la infraestructura física. Los hospitales públicos en Colombia a partir de la Ley 100 de 1993, cambiaron su estructura de funcionamiento del subsidio a la oferta a la demanda, se convirtieron en Empresas Sociales del Estado donde se les otorga autonomía administrativa y financiera, auto sostenibilidad y libre competencia en la venta de servicios de salud. Este nuevo modelo de financiación en sistema general de seguridad social en salud, ha generado una crisis financiera en la red hospitalaria Nacional, hecho que afecta los criterios de oportunidad, accesibilidad y calidad en la prestación de los servicios de salud. Ahora partiendo de la normatividad vigente como lo estipula la LEY 1066 Por la cual se dictan normas para la normalización de la cartera pública En su artículo 2, dispuso que cada una de las entidades públicas que de manera permanente tengan a su cargo el ejercicio delas actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios del Estado y que dentro de estas tengan que recaudar rentas o caudales públicos del nivel nacional o territorial deberán entre otros: 1. Establecer mediante normatividad de carácter general, por parte de la máxima autoridad o representante legal de la Entidad Pública el Reglamento Interno del Recaudo de Cartera con sujeción a lo dispuesto en esta Ley, el cual deberá incluir las condiciones relativas a la celebración de acuerdos de pago. Así mismo el artículo 5 de la Ley 1066 de 2006, prescribe, que las entidades públicas que de manera permanente tenga a su cargo el ejercicio de actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios del Estado colombiano y que en virtud de estas tengan que recaudar rentas o caudales públicos, del nivel nacional, territorial, incluidos los órganos autónomos y entidades con régimen especial otorgado por la Constitución Política, tienen la facultad y jurisdicción coactiva para hacer efectivas las obligaciones exigibles a su favor y, para estos efectos deberán seguir el procedimiento descrito en el Estatuto Tributario. A si mismo el Acuerdo de Junta Directiva Nº. 007 del 19 de Junio de 2013 donde se APRUEBA el Manual de Cartera para la ESE BARRANABERMEJA establece la conciliación, la liquidación, la depuración de cartera y las etapas que se deben seguir para el saneamiento y la recuperación de la cartera como son : Cobro Persuasivo, Cobro Pre jurídico, Cobro Coactivo y Cobro Jurídico. Administración y consolidación mensual de las cifras de cartera. Asegurar la radicación oportuna de las cuentas en las entidades., Realizar periódicamente conciliaciones de cartera, con los diferentes pagadores.
Realizar circularización de saldos. Iniciar la trazabilidad de la cartera. Firmar acuerdos de pago. Reportar a la Contaduría General de la nación, los deudores morosos. Cobrar intereses por mora, a las deudas que lleguen a la instancia de cobro pre jurídico. Llevar a cabo el cobro coactivo. Entregar la información requerida por el comité de sostenibilidad financiera. El Manual de Cartera de la ESE BARRANCABERMEJA establece los procedimientos que se deben tener en cuenta para la recuperación de Cartera como son: cobro persuasivo. Cobro pre jurídico, cobro coactivo y cobro jurídico. COBRO COACTIVO: Agotado el proceso administrativo de cobro persuasivo sin obtener la totalidad del pago de la deuda, se adelantará el correspondiente proceso administrativo de cobro coactivo, para lo cual el Abogado designado para tal fin por la Dirección de la E.S.E. junto con el acompañamiento del Profesional Universitario de cartera emitirá providencia motivada que declare la existencia de la deuda a favor de la E.S.E., la determinación del deudor debidamente identificado, el origen de la deuda, providencia que debe ser notificada al deudor, personalmente o por edicto y expresar la procedencia del recurso de reposición ante la misma Coordinación Financiera y el de apelación ante la Subdirección Administrativa y oficiar a la Contaduría General de la Nación, solicitándola inclusión en el boletín de deudores morosos. El plazo máximo para adelantar el proceso administrativo de cobro coactivo, será hasta de doce (12) meses, contados a partir del momento en que se hace exigible la obligación a favor de la E.S.E. Barrancabermeja. Par el caso del presente estudio para la contratación de una persona natural o jurídica para que adelante el cobro coactivo cuando la cartera tenga las siguientes características: Cuando la deuda presente una mora superior a 181 días; Cuando el deudor sea demandado para el cobro de otras obligaciones Cuando el deudor entrare en cesación de pagos que implique la apertura de acuerdo de reestructuración o liquidación obligatoria. Cuando se incumplan Acuerdos de pago o se hayan agotado las etapas de administrativo, persuasivo y pre jurídico, sin que se haya efectuado el pago total de la deuda requerida, se iniciará de forma inmediata por parte del Profesional Especializado - Financiero y Profesional Universitario, el correspondiente cobro coactivo. Se emitirá constancia de ejecutoria de los títulos ejecutivos y se dictará auto por medio del cual se avoca el conocimiento, por parte del Profesional Especializado - Financiero y Profesional Universitario; y a su vez solicitar la información económica. Se procede a Librar Mandamiento de Pago. Circularización al proceso de cobro coactivo. Forma de satisfacer la Necesidad requerida. En virtud de la descripción del requerimiento descrito anteriormente, se hace necesario e imprescindible adelantar un proceso para la CONTRATACION DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA APOYAR EL AREA DE CARTERA DE LA ESE BARRANCABERMEJA, Y FORTALER LOS PROCESOS DE COBRO COACTIVO, CONCILIACION Y LIQUIDACION DE CONTRATOS QUE LA ESE BARRANCABERMEJA SUSCRIBIO CON LAS DIFERENTES EPSS Y DEMAS ENTIDADES, teniendo en cuenta las siguientes características: SOPORTE TÉCNICO, PERSONAL Y FINANCIERO CONTRATO SOPORTE TÉCNICO: Conforme a lo establecido por la gerencia de la ESE BARRANCABERMEJA y a la normatividad legal vigente, se hace necesario que las Empresas Sociales del Estado realicen las gestiones pertinentes para la recuperación de la cartera, para lo cual es requisito indispensable primero contar con una cartera depurada para que posteriormente pueda ser sometida a los diferentes trámites del cobro de la misma. SOPORTE PERSONAL: ITEM PERSONAL EXPERIENCIA ESTUDIOS 1 ABOGADO EXPERIENCIA 1 AÑO COMO PROFESIONAL EN DERECHO CONCILIADOR CONCILIADOR 2 PROFESONAL EXPERIENCIA 2 AÑOS RELACIONADOS EN PROFESIONAL AREA MANEJO DE CARTERA ADMINSITRATIVA 3 TECNICO EN EXPERIENCIA 1 AÑO TECNOLOGO EN CONTABILIDAD CONTABILIDAD
SOPORTE FINANCIERO: De conformidad con el soporte técnico anteriormente descrito y a la complejidad del objeto a desarrollar con el contrato proyectado, se ha estimado un presupuesto oficial para la presente contratación, en la suma de CINCUENTA MILLONES DE PESOS MCTE ($50.000.000=) 3. DEFINICION TECNICA DE LA FORMA DE SATISFACER LA NECESIDAD (ACTIVIDADES) En atención a que la EMPRESA SOCIAL ESTADO BARRANCABERMEJA, requiere el servicio antes descrito el contratista se debe comprometer a: 1. Evaluar las edades de cartera real que presentan cada uno de los deudores de la ESE, y que se encuentran en riesgo Alto que afectación los estados financieros de la ESE. 2. Apoyar la conciliación y liquidación de Contratos con cada una de las EPS, con las cuales la ESE ha venido contratando. 3. Iniciar los procesos de cobro Coactivo en la ESE, de la cartera que así lo amerite, garantizando su seguimiento y finalización a la misma.3. Apoyar los proceso de cobro de cartera que así lo requieran 4. Asesoría y acompañamiento en los procesos de Cartera y Facturación en la ESE, que así lo requieran a fin de optimizar los mismos. 5. El contratista deberá pagar lo correspondiente a salud y pensión, presentándolo mensualmente con el informe de labores. 4. DESCRIPCIÓN OBJETO A CONTRATAR 4.1 OBJETO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA APOYAR EL AREA DE CARTERA DE LA ESE BARRANCABERMEJA, Y FORTALER LOS PROCESOS DE COBRO COACTIVO, CONCILIACION Y LIQUIDACION DE CONTRATOS QUE LA ESE BARRANCABERMEJA SUSCRIBIO CON LAS DIFERENTES EPSS Y DEMAS ENTIDADES. 4.2 PLAZO DE EJECUCIÓN: CINCO (5) MESES, a partir del acta de inicio en el domicilio contractual de las partes será el Municipio de Barrancabermeja. 4.3 VALOR Y FORMA DE PAGO: El presente contrato cuenta con un presupuesto oficial de CINCUENTA MILLONES DE PESOS ($50.000.000=), pagaderos de forma mensual, en atención a la propuesta presentada por el contratista. 5. SOPORTE ECONOMICO Y PRESUPUESTAL. El gasto relacionado con la celebración del contrato de prestación de servicios profesionales se cancelará con cargo al rubro presupuestal para la vigencia fiscal del 2013 G.1010200-03. 6. ANALISIS DE LA EXIGENCIA DE GARANTÍAS Para efectos del presente numeral se entenderá las siguientes categorías de riesgo: PREVISIBLE: Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia, esta corresponde a la estimación y asignación de los riesgos previsibles, así como su tipificación. TIPIFICACIÓN : Es la enunciación que la entidad hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que en su criterio pueden presentarse durante y con ocasión de la ejecución del contrato. : Es la valoración, en términos monetarios o porcentuales respecto del valor del contrato, que hace la entidad de ellos, de acuerdo con la tipificación que ha establecido. ASIGNACIÓN : Es el señalamiento que hace la entidad de la parte contractual que deberá soportar total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancia tipificada, asumiendo su costo. ANALISIS TIPIFICACIÓN ASIGNACIÓN MECANISMO DE DESCRIPCIÓN COMERCIAL El riesgo comercial supone que el contratista realiza sus propios análisis para determinar el precio final, por lo tanto, el riesgo comercial debe ser asumido por el contratista desde la formulación de su oferta con la garantía de seriedad de la oferta y se extiende máximo hasta la culminación del plazo de ejecución. CONTRATISTA En la minuta del contrato a suscribirse por la partes se deberá establecer con precisión que los precios ofrecidos en la oferta económica se mantendrán sin ninguna variación y sin ningún reconocimiento por variaciones del mismo o por error en la elaboración de la oferta.
JUSTIFICACIÓN TIPIFICACIÓN ASIGNACIÓN MECANISMO JUSTIFICACIÓN TIPIFICACIÓN ASIGNACIÓN MECANISMO JUSTIFICACIÓN TIPIFICACIÓN ASIGNACIÓN NIT 829.001.846-6 CODIGO PRESTADOR 68-081-00707 Si se le solicito propuesta económica al contratista y la misma fue aceptada por la entidad estatal, el contratista al formular su oferta debe garantizar que conservará los precios ofrecidos hasta la culminación del plazo de ejecución y por ello no podrá reclamar desequilibrio económico, así después detectó que pudo cometer un error en la formulación de la oferta económica, no puede alegar su propio culpa para que le restablezcan la ecuación económica del contrato. TRIBUTARIO DE DE La entidad estatal al momento de celebrar el contrato deberá indicar la relación de impuestos nacionales, departamentales o municipales vigentes y dejar constancia que todos aquellos tributos, tasas o contribuciones que se generen antes de la presentación de la oferta, queden incluidos en la misma. CONTRATISTA En la minuta del contrato a suscribirse por la partes se deberá consagrar una cláusula que estipule expresamente que el contratista no podrá reclamar ningún mayor valor como consecuencia de su desconocimiento de la existencia del tributo, tasa o contribución generado antes de la presentación de su oferta. Los tributos, tasas y contribuciones que hayan sido aprobados por las respectivas corporaciones públicas, solo serán asumidos por los contratistas si dicha aprobación se surtió con anterioridad a la presentación de la oferta y ellos no podrán con posterioridad demandar un posible desequilibrio económico del contrato, por cuanto tienen la carga de haber conocido de su existencia al momento de formular su propuesta. Sólo si el tributo, tasa o contribución se aprueba por la respectiva corporación pública con posterioridad a la presentación de la oferta, sería la entidad estatal en virtud del principio de solidaridad constitucional que repararía hasta el punto de no perdida al contratista en aplicación del numeral 1º del artículo 5º de la ley 80 de 1993. FINANCIERO DEVALUACIÓN PESO COLOMBIANO. Debido a las reglas de la economía, el peso colombiano sufre de la pérdida de su poder adquisitivo, por lo tanto, al momento con la presentación de la oferta económica y de celebrar el contrato, se debe dejar constancia que el contratista al realizar sus cálculos incluyó la pérdida del poder adquisitivo o el fenómeno de devaluación del peso colombiano, de tal manera que presentada la oferta, el contratista asume este fenómeno y durante la ejecución del contrato no podrá presentar reclamaciones sobre este concepto. CONTRATISTA En la minuta del contrato deberá dejarse una cláusula en donde se señale que la devaluación del peso colombiano es una contingencia estudiada por el contratista al momento de formular su oferta, por lo tanto, la entidad estatal no reconocerá suma alguna derivado de la pérdida del poder adquisitivo de la propuesta presentada por el contratista. Si bien la devaluación del peso colombiano es una constante que se ocasiona de manera mensual y así lo certifica el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE), el contratista debe realizar su análisis financiero a fin de determinar cómo conserva el valor de su oferta sin que se deprecie, de tal manera que cuando presente su propuesta al Estado, ya incluya esta variable. De igual manera le permite hacer propuestas sacrificando este componente con el fin que le adjudiquen el contrato y de esta manera asumiendo el riesgo devaluativo de nuestro peso. DE INCUMPLIMIENTO DE LA OBLIGACION DE PAGO POR PARTE DE LA ENTIDAD ESTATAL En el evento que las partes hayan acordado que la entidad estatal tendría un plazo para el pago de sus obligaciones; superado ese plazo, la entidad estatal se encuentra en un estado de incumplimiento de sus obligaciones que pueden derivar en una afectación del equilibrio económico del contrato, por lo tanto se propone para su restablecimiento, que las partes mediante acuerdo de voluntades definan la tasa que se aplicaría para reconocer intereses moratorios. ENTIDAD ESTATAL
MECANISMO JUSTIFICACIÓN NIT 829.001.846-6 CODIGO PRESTADOR 68-081-00707 En la minuta del contrato deberá dejarse una cláusula en donde se señale cual será el plazo que tendrá la entidad estatal para el cumplimiento de su obligación de pago y adicionalmente DE que tipo de interés le reconocería la entidad estatal en caso de no cumplir el pago dentro del plazo estipulado. En caso que las partes no definan la tasa de interés moratorio, el numeral octavo del artículo cuarto de la ley 80 de 1993, establece que será el doble del interés civil. Las entidades estatales cuando suscriben contratos estatales, dentro de sus obligaciones principales se encuentran la de pagar dentro de un plazo previamente establecido en el contrato. Si la entidad estatal no paga dentro del plazo convenido se genera una mora en el pago que puede afectar al contratista hasta el punto de romper la ecuación económica del contrato; por lo tanto, las partes pueden precaver este litigio colocando fórmulas dentro del contrato, en donde a través del reconocimiento de interés moratorios, se pueda mantener la ecuación económica del contrato sin que se vea afectado el interés del contratista. De acuerdo con el artículo 34º del Acuerdo 018 de 2011, mediante el cual de adopta el manual de contratación de la Empresa, en virtud de la cuantía y objeto, se requiere garantizar el cumplimiento de las obligaciones contraídas con la suscripción del contrato; es por esto que se hace necesario para el caso particular de la Prestación de Servicios Profesionales, que el contratista constituya garantía única que ampare a la institución frente a hechos constitutivos de incumplimiento, requiriéndose exigir la póliza de CUMPLIMIENTO 7. CONCLUSIONES ESTUDIO Con el presente estudio se determinó que la Empresa Social del Estado Barrancabermeja debe contratar por la modalidad de Contrato de Prestación de Servicios dadas las características del objeto del contrato, circunstancias del servicio y las calidades del contratista, en consideración a la Cuantía y necesidad descrita. Barrancabermeja Septiembre 2 de 2013. LILIA SOCORRO VILLEGAS LOBOLO Profesional Especializado-Financiero