MODULO 07: Habitaciones ocupadas [1] Modificar datos de una habitación ocupada. Esta es la pantalla de habitaciones ocupadas. Veremos aquí todas las funciones que se pueden efectuar desde esta pantalla. Cambios de fecha de ocupación Haciendo click en el círculo rojo menor podemos modificar tanto la fecha de ingreso como la fecha de egreso de la habitación. Al hacer este click se abre un almanaque donde nos permite elegir la fecha de ingreso o de egreso según la opción que hayamos elegido.
MODULO 07: Habitaciones ocupadas [2] Entradas y salidas fuera de hora Si la habitación va a ingresar fuera de hora, o se va a retirar fuera de hora, entonces esto debe indicarse en los círculos marcados. Cuando la habitación se retira tarde el programa automática agrega medio día más al costo total de la habitación. Esta indicación de entrada o salida tarde se ve reflejada en el planning. Cantidad de pasajeros La cantidad de pasajeros, inclusive la composición de mayores, menores e infantes también puede ser cambiada en momento que se cambien en la habitación. el Tarifa a cobrar por la estadía en la habitación. La tarifa a cobrar es la indicada en el círculo rojo menor. Esta cantidad aquí indicada puede tener dos opciones, o dos significados, uno, puede ser la tarifa diaria a cobrar por la habitación, dos, o puede ser el total de la tarifa a cobrar por el total de la estadía; esto se cambia en el círculo que rojo que esta indicándose al lado de la tarifa. Descuentos o recargos de la estadía. Los descuentos o recargos que se necesiten aplicar se hacen desde este lugar. Se ingresa esa cantidad en el círculo rojo menor aquí indicado. Esa cantidad aquí indicado puede tener varios significados según la opción que se necesite. Puede ser, un porcentaje de descuento, una cantidad fija que se descuente a la tarifa diaria, una cantidad fija que se descuente sobre el total de la estadía; o el mismo significado si es necesario hacer un recargo, sea porcentual, diario, o un recargo fijo por el total de la estadía.
MODULO 07: Habitaciones ocupadas [3] Régimen de estadía El régimen de estadía puede cambiarse desde aquí, inclusive si el régimen de estadía tiene un costo adicional, este costo adicional se mostrarán en el costo adicional por régimen, y permite inclusive cambiarlo manualmente. Forma de pago (descripción) En ocasiones el pasajero da el aviso en que forma va a pagar, sin embargo este aviso es olvidado al momento de emitir su factura, este campo aquí indicado es justamente para no tener estos descuidos, y tener registrada la forma de pago en la que el pasajeros nos habí avisado que iba a pagar. Funciones adicionales Todos los cambios efectuados explicados en los puntos anteriores deben grabarse pulsando OK grabar habitación. Otras funciones aquí accesibles Cambiar habitación: permite cambiar de habitación al pasajero indicándole solamente el número de habitación al cual se va a cambiar. A cta temporal: en algunos casos el pasajero se retira de la habitación, pero sigue utilizando las instalaciones del hotel durante el resto del día, pero se necesita liberar la habitación (recordemos que la habitación solo puede ser liberada cuando sea cancelado el saldo de la habitación); pero en este caso el pasajero va a pagar su cuenta recién cuando se retire, entonces esta función permite pasar la cuanta a una cuenta temporal, y así la habitación queda liberada, y es generada una cuenta temporal con todo su saldo en los pasajeros no alojados. Cambia cliente: si necesita cambiar el cliente asignado a una habitación puede hacerlo desde esta función, Esto ocurre regularmente cuando por ejemplo una persona toma la reserva para dos o tres familias, pero una vez ocupadas las habitaciones necesitamos tener los clientes diferenciados. Free room: la opción free room significa la liberación de la habitación, este caso se utiliza si el pasajero ingresa al hotel, le dimos ingreso, pero se retira inmediatamente o a las pocas horas. Para poder aplicar la opción free room se necesita que no haya pagos registrados, adicionalmente esta opción puede ser configurada para que solo algunos usuarios autorizados la puedan utilizar.
MODULO 07: Habitaciones ocupadas [4] Memo del cliente El memo del cliente es la transcripción de toda la información adicional que se quiere conservar del cliente, sin ningún límite; Existen dos opciones para trabajar en su memo, la primer es agregar memo, en la cual queda registrado la fecha, hora y usuario que ha hecho el agregado al memo del cliente; la seguna es modificar el memo, donde se permite escribir, o eliminar la información registrada (esta segunda opción puede ser limitado el acceso a algunos usuarios). Ficha del cliente El acceso a la ficha del cliente se efectúa a través de esta función. En la ficha del cliente se completan todos sus datos de contacto, domicilio, teléfonos, mails, etc. El correcto y completo llenado de estos datos nos permite en el futuro organizar y trabajar adecuadamente con la información de los pasajeros que estuvieron hospedados en el hotel.
MODULO 07: Habitaciones ocupadas [5] Pasajeros adicionales Todos los pasajeros que integran la habitación deben ser ingresados en los pasajeros adicionales. Estos pasajeros adicionales son mostrados también en en el libro de pasajeros, o libro de policía. Los pasajeros se agregan desde la función que dice pax. Los datos a ingresar de cada uno son Apellido y Nombre, documento, fecha de nacimiento y edad. Pueden agregarse, modificarse o eliminarse estos pasajeros; inclusive pueden buscarse de los pasajeros adicionales históricos de este cliente y asignarlos directamente. Estos pasajeros adicionales pueden ingresarse aquí en una cuenta de ocupación, o inclusive pueden también ingresarse desde la ficha de reserva. Histórico del cliente El histórico del cliente permite consultar toda la información histórica de sus estadías. Permite consultar las fechas históricas de sus visitas y la tarifa aplicada; los comprobantes emitidos, los ítems que se le han facturado; y el detalle de las cuentas históricas de sus visitas. Consumos de los clientes Para ingresar a los consumos de los clientes debe pulsar Consumos. Se abre entonces una ventana que muestra el listado de consumos que puede tener un pasajero. Haciendo un click en el consumo se abre una ventana para darle ingreso al consumo elegido. Los datos del consumo son: Fecha, habitación (si el cliente tiene más de una habitación asignada permite elegir para cual de las habitaciones sería el consumo), Pasajero (se permite elegir cuál de los pasajeros de la habitación ha solicitado el consumo), descripción (permite modificarse si es necesario), Unidad y stock existente son datos que muestra solamente, Cantidad y precio unitario pueden modificarse (el precio puede configurarse para que algunos usuarios no lo puedan cambiar). Imprime comprobante (sí o no). El programa permite imprimir un comprobante para que el pasajero firme como confirmación, este comprobante puede ser impreso para cada consumo puntual, sin embargo si la cantidad de consumos a ingresar en el mismo instante son más de uno, entonces el sistema permite hacer la carga completa y emitir un solo comprobante por todos los consumos ingresados en el mismo momento.
MODULO 07: Habitaciones ocupadas [6] Este impreso de varios consumos ingresados en el mismo momento se efectúa desde aquí. Si necesita imprimir el voucher de consumos en duplicado debe dejar tildad la opción que dice imprimir voucher con duplicado. Nota: al final de este módulo se explica la forma de armar la base de datos de consumos del hotel.
MODULO 07: Habitaciones ocupadas [7] Resumen de cuenta El resumen de cuenta o resumen de check-out permite hacer un impreso claro, prolijo y detallado para el cliente sobre el resumen de su cuenta. Este resumen permite además configurar el encabezado con el logo del hotel, incluye los datos del hotel, y además permite tener un texto configurado para que se imprima antes del resumen de cuenta, (este texto puede ser escrito en varios idiomas diferentes). Además el resumen de cuenta puede ser impreso en diferentes monedas con lo cual permitiendo cambiar el idioma y la moneda le entrega al pasajero un resumen muy ameno y de fácil lectura y comprensión. Para seleccionar las opciones de imprimir en otro idioma y en otra moneda debe dejarse tildado el recuadro el lado del botón que dice imprime cuenta. Modificación de la cuenta de la habitación La cuenta de la habitación tiene algunas funciones adicionales para los casos en que se deban hacer algunos ajustes. Eliminar movimiento: permite eliminar un movimiento ingresado erróneamente (puede configurarse limitación de usuario). Saldo al día: la cuenta generada en la habitación es la cuenta por el total de la estadía, si el pasajero debe retirarse antes, o si quiere saber su estado de cuenta al día, se puede obtener con esta función. Transferir deuda a otra habitación: si ora habitación se va hacer responsable por la cuenta de esta habitación con esta función sue puede transferir la deuda a otra habitación quedando entonces el saldo de la habitación actual en cero. Para los casos en que solo se quiera transferir un movimiento puntual entonces existe la función pasar movimiento de cuenta a otra habitación, transfiriéndose a la otra habitación solo el movimiento seleccionado.
MODULO 07: Habitaciones ocupadas [8] Check-OUT de una habitación Para darle salida definitiva a una habitación del hotel debe pulsar Salida de los pasajeros de las habitaciones. Es condición obligatoria para poder hacer la salida de los pasajeros que el saldo de la habitación sea CERO. TEMA ADICIONAL: CONFIGURACION DE LOS CONSUMOS Para configurar nuestra base de datos de consumos debemos ingresar en Datos del Hotel Consumos Adicionales En primer lugar se arman los diferentes rubros de ingresos, para luego poder diferenciar en el balance los diferentes rubros por los cuales se producen ingresos. Los datos de los rubros de ingresos son similares a los rubros de egresos, ya visto en el punto correspondiente. Los consumos para clientes se configuran en Datos del Hotel, Consumos Adicionales, Consumos para clientes. Los datos de los consumos son Descripción, Unidad (botella, unidad, etc.), rubro de ingreso (permite un buen análisis posterior de los ingresos por rubros), precio de venta, Contabiliza o no contabiliza stock (nos permite conocer el stock faltante y el stock a comprar), stock mínimo (debajo de este stock el sistema nos aviso que tenemos que comprar), stock de reposición (es el mínimo que queremos tener en stock al momento de hacer la compra), frigo bar/lavadero (este dato permite en el módulo de housekeeping que sea el ama de llaves quién automáticamente genere el gasto en la habitación al indicar consumos de frigo bar, o solicitu de servicio de lavadero o tintorería para el pasajero).