ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO DEPARTAMENTO DE DESARROLLO HUMANO REGLAMENTO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL SERVIDOR ADMINISTRATIVO DE LA ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO SABER PARA SER 2007 1
DEPARTAMENTO DE DESARROLLO HUMANO Ing. Pedro Bravo Molina DIRECTOR EQUIPO TÉCNICO: Ing. Manuel Velasteguí ANALISTA DE RECURSOS HUMANOS RIOBAMBA ECUADOR 2007 2
VISIÓN DE LA ESPOCH SER UNA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA LIDER EN LA EDUCACIÓN SUPERIOR Y EN EL SOPORTE CIENTÍFICO Y TECNOLÓGICO PARA EL DESARROLLO SOCIOECONÓMICO Y CULTURAL DE LA PROVINCIA DE CHIMBORAZO Y DEL PAÍS, CON CALIDAD, PERTINENCIA Y RECONOCIMIENTO SOCIAL. MISIÓN DE LA ESPOCH FORMAR PROFESIONALES COMPETITIVOS, EMPRENDEDORES, CONSCIENTES DE SU IDENTIDAD NACIONAL, JUSTICIA SOCIAL, DEMOCRACIA Y PRESERVACIÓN DEL AMBIENTE SANO, A TRAVÉS DE LA GENERACIÓN, TRANSMISIÓN, ADAPTACIÓN Y APLICACIÓN DEL CONOCIMIENTO CIENTÍFICO Y TECNOLÓGICO PARA CONTRIBUIR AL DESARROLLO SUSTENTABLE DE NUESTRO PAÍS. 3
EL CONSEJO POLITÉCNICO DE LA ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO, CONSIDERANDO: Que; la Constitución Política de la República del Ecuador, garantiza los derechos, establece las obligaciones de los servidores públicos y regula su ingreso, estabilidad, evaluación ascenso y cesación. Que; el artículo sesenta y nueve de la Ley Orgánica de Educación Superior establece que anualmente se evaluara el desempeño de empleados y trabajadores y que su promoción estará sujeta a sus resultados. Que; el artículo cuatro de la Ley Orgánica de Educación Superior establece que las universidades y escuelas politécnicas son personas jurídicas sin fines de lucro. El Estado reconoce y garantiza su autonomía académica y de gestión y autogestión económica y administrativa Que; corresponde a la Dirección de Desarrollo Humano evaluar mediante indicadores cuantificados y objetivos el desempeño del personal administrativo, en orden a identificar sus niveles y resultados de gestión y determinar los procesos de mejoramiento continuo de sus labores y el desarrollo profesional. RESUELVE: Expedir el siguiente REGLAMENTO PARA LA CALIFICACIÓN DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL SERVIDOR ADMINISTRATIVO DE LA ESPOCH. 4
1.- INTRODUCCIÓN El presente Reglamento es un instrumento de gestión operativa, a través del cual se establece procesos sistemáticos y periódicos de evaluación, que permiten RETROALIMENTAR EL DESEMPEÑO DE LOS SERVIDORES y los niveles de eficiencia y eficacia de la gestión organizacional. 2.- OBJETO Establecer el desarrollo conceptual y los procesos técnicos que conforman la Evaluación del Desempeño con la finalidad de contar con un instrumento metodológico y procedimental que permita y facilite una aplicación correcta y eficiente. 3.- ÁMBITO Comprende a todos los servidores del sector administrativo, esto es; de los procesos gobernantes, agregadores de valor y habilitantes. 4.- DE LAS RESPONSABILIDADES 4.1.-Órgano Rector: La Dirección de Desarrollo Humano tendrá las siguientes atribuciones: a) Elaborar anualmente: las estrategias, plan y cronograma de actividades para la administración del subsistema y poner en consideración del Vicerrector de Investigación y Desarrollo para su aprobación b) Establecer la nómina de evaluadores y evaluados sobre la base del distributivo de personal ; c) Promocionar, difundir y capacitar a evaluadores y evaluados sobre las normas e instrumentos técnicos de aplicación a ser utilizados; 5
d) Comunicar por escrito a los servidores evaluados la calificación obtenida y registrar los resultados de la evaluación del desempeño en las carpetas individuales de cada servidor; e) Receptar las peticiones de reclamo por parte de los servidores que manifiesten su desacuerdo con la calificación asignada, en los plazos establecidos y convocar a la Comisión de Evaluación del Desempeño, con la finalidad de qué dichas peticiones sean analizadas y resueltas; f) Aplicar los instrumentos técnicos del Subsistema de Evaluación del Desempeño, en el período de prueba a los servidores de nuevo nombramiento; g) Responsabilizarse de que los resultados calificados como excepcionales sean difundidos al interno y al externo; h) Coordinar con los Jefes inmediatos superiores, sobre la formulación, ejecución y evaluación de los planes de mejoramiento en función de los resultados de la evaluación del desempeño 4.2.- DE LA COMISIÓN DE CALIFICACIÓN DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Estará integrado por: a) El Vicerrector de Investigación y Desarrollo o su delegado, quien lo presidirá; b) El Presidente de la AEPOCH o su delegado; c) El Director de Desarrollo Humano, o su delegado en calidad de asesor; d) El Jefe inmediato superior o su Delegado. 4.3.- OBLIGACIONES a) Elaborar el acta de integración de la Comisión; 6
b) Conocer y resolver los reclamos presentados por los servidores en el término de tres días contados a partir del día siguiente de recibida la apelación por parte del Jefe inmediato superior y el Director de Desarrollo Humano; c) Elaborar y suscribir el acta resolutiva de apelaciones, notificar al reclamante; al Jefe inmediato y al evaluador para los fines legales consiguientes. 5. DEL PROCEDIMIENTO 5.1.- Subsistema de Evaluación del Desempeño; Es el proceso sistemático y periódico tendiente a identificar el nivel de eficiencia y eficacia de los servidores, mediante su aporte e incidencia en la consecución de los objetivos y metas fijadas por la organización. 5.2.- Criterios de Utilidad.- La aplicación de este subsistema se fundamenta en los siguientes criterios de utilidad. 5.2.1.- Identificar Áreas de Mejora.- Permite detectar incidentes críticos y factores claves de éxito que posibilitaron o impidieron el cumplimiento de los objetivos propuestos en los planes operativos. 5.2.2.- Proveer Retroalimentación.- A través de los resultados obtenidos y mediante la identificación de áreas de mejora, permitirá reprogramar el contenido de los planes operativos, establecer el plan de mejoramiento de los procesos organizacionales y desarrollo de competencias de los servidores. 5.2.3.- Medir los Resultados de la Gestión Organizacional.- Estableciendo indicadores de logro y desempeño, permite medir el aporte de los servidores, equipos y procesos en la consecución de los objetivos de la gestión organizacional. 7
5.2.4.- Generar una Cultura.- Este subsistema genera una cultura organizacional de medición de resultados consolidada, con valores de sistemas competitivos aceptados y metas claras para cada unidad proceso equipo y servidor. 5.2.5.- Coaccionar el sistema de gestión y desarrollo de recursos humanos.- Bajo el concepto de cliente proveedor, el subsistema se transforma en insumo para los subsistemas de: planificación, selección, capacitación y sistema retributivo 5.2.6.- Principios.- Este subsistema se fundamenta en los siguientes principios: a) Relevancia.- Definición de objetivos e identificación de indicadores que reflejen los cambios producidos, en la gestión y productividad de la organización y desempeño del servidor. b) Equidad.- Proceder con justicia en las acciones y decisiones equilibrando el deber, la técnica y el mérito; con el conocimiento, la práctica y la ética c) Confiabilidad.- Actuar con oportunidad, exactitud, transparencia, credibilidad y validez objetiva en políticas, normas técnicas, a través de una difusión adecuada, con el objetivo de generar conocimiento, aceptación y confianza en los servidores administrativos. d) Confidencialidad.- Administrar de manera oportuna racional y adecuada la información obtenida, de modo tal que ésta llegue, exclusivamente, al personal debidamente autorizado a conocerla, garantizando de ésta manera la correcta y transparente difusión y aplicación de los resultados. 5.2.7.- Componentes del Subsistema.- El Subsistema de Evaluación de Desempeño, esta integrado por: 8
a) Determinación de objetivos, b) Entrenamiento de evaluadores y evaluados, c) Comprobación de gestión, d) Calificación de objetivos alcanzados; e) Registro y difusión; y, f) Retroalimentación. 5.3.- Procedimientos 5.3.1.- Determinación de objetivos.- Corresponde a cada Unidad Académica, Administrativa, identificar en el plan operativo anual, los objetivos generales, específicos y metas a alcanzar por el servidor en el proceso, equipo y puesto durante el ejercicio fiscal. 5.3.2.- Objetivos Específicos.- Integran el plan operativo anual, mismos que serán definidos por cada unidad académica o administrativa y éstos a su vez serán medidos a través de los indicadores de logro, previamente establecidos. 5.3.3.- De los Indicadores de Logro.- Los Jefes de las Unidades Académicas o Administrativas en coordinación con el Departamento de Desarrollo Humano seleccionarán los indicadores de logro aplicable a su proceso, tomando en consideración los que a continuación se señala: a) Calidad.- Nivel de cumplimiento de las especificaciones asociadas a necesidades y expectativas del cliente interno y externo. b) Cantidad.- Informa sobre el volumen de producción o de los recursos consumidos en el proceso. c) Oportunidad.- Disponibilidad de bien o servicio en relación al tiempo en el que se requiere o demanda. d) Costo.- Establece relaciones de costo-beneficio de los productos y servicios alcanzados y los servicios consumidos. 9
e) Servicios.- Conjunto de prestaciones adicionales al producto o servicio básico, que generan una experiencia positiva o negativa en el cliente interno o externo que lo recepta. f) Las unidades académicas administrativas.- En función de sus objetivos, podrán identificar otros indicadores de gestión de acuerdo a sus propias especificidades. 5.3.4.- Jerarquización de objetivos.- Los objetivos deberán ser ponderados por la Dirección de Desarrollo Humano y el Jefe de la Unidad, de acuerdo al tipo de relevancia y porcentajes establecidos en los instrumentos técnicos. 5.3.5.- Entrenamiento de Evaluadores y Evaluados.-La Dirección de Desarrollo Humano entrenará y prestará asistencia técnica a directivos y servidores, en lo referente a la aplicación del proceso de Evaluación de Desempeño, el nivel directivo brindará todo el respaldo político, económico y logístico tendiente a superar y vencer obstáculos que se presentaren en su ejecución. 5.3.6.- Comprobación de Gestión.- Constituye el proceso de evaluación continua y de retroalimentación sobre el avance de las acciones en el cumplimiento de los objetivos y metas durante el período de evaluación del desempeño, de los servidores, equipos y procesos conforme a los objetivos propuestos que serán registrados por el Jefe de la Unidad Académica, Administrativa en el instrumento técnico que deberá constituirse en el denominado Registro de Hechos. 5.3.7.- Indicadores de Desempeño.- La Dirección de Desarrollo Humano conjuntamente con los Jefes de las Unidades Académicas y Administrativas seleccionarán los indicadores de desempeño o competencias del Manual de Evaluación del Desempeño del Servidor Administrativo de la ESPOCH, aplicables al respectivo proceso. 10
5.3.8.- Periodicidad.- La calificación de objetivos alcanzados, se lo efectuará anualmente incluyendo los resultados obtenidos de la evaluación del período de prueba, mismos que serán considerados como parte de la calificación anual de los objetivos alcanzados. 5.3.9.- Plan de Evaluación del Desempeño.- Previo a la ejecución de la calificación, se establecerá un plan que contendrá: a) Políticas Organizacionales b) Objetivos c) Metas d) Estrategias e) Cronograma de Actividades 5.4.- Resultados de la Calificación.- Los resultados alcanzados a través de indicadores de logro y desempeño tanto de la organización, procesos, equipos y personas, serán registrados en el Informe de la Evaluación del Desempeño. El Director del Departamento de Desarrollo Humano entregará los resultados cualitativos y cuantitativos de la evaluación relativa para su conocimiento, aceptación o apelación. 5.4.1.- Escalas de Calificación.- La escalas de calificación para la evaluación de los resultados del desempeño organizacional serán cualitativas y cuantitativas. Las Calificaciones Cuantitativas son: a) Sobresaliente.- Es aquella que sobrepasa los objetivos esperados, calificación que estará comprendida entre el 90% al 100% b) Muy bueno.- Alcanza los objetivos esperados calificación que estará comprendida entre el 80% al 89.99% 11
c) Satisfactorio.- Mantiene un nivel aceptable de gestión organizacional, calificación comprendida entre el 70% al 79.99% d) Deficiente.- Obtiene resultados menores a los aceptables, inducen al deterioro de la institución y consecuentemente producen insatisfacción de los clientes internos y externos, calificación que está comprendida entre el 60% y el 69.99%. 5.4.2.- Efectos de la Evaluación del Desempeño a) El servidor que obtenga la calificación de sobresaliente se hará acreedor a quince puntos anuales, mismos que serán reconocidos de conformidad a lo establecido en el Reglamento de Escalafón de Empleados y Obreros. b) El servidor de Muy Buena se hará acreedor a cinco puntos anuales. c) La calificación de satisfactorio, exigirá al servidor la adquisición y desarrollo de sus competencias, a través de la capacitación. d) El servidor que obtenga la calificación de deficiente volverá a ser evaluado en el plazo de seis meses y de obtener la misma calificación, permanecerá en su puesto y no recibirá incremento en su remuneración. 5.4.3.- Plan de Incentivos.- La Dirección de Desarrollo Humano deberá presentar un Plan de Incentivos que contendrá básicamente los estímulos. 5.4.4.- Registro y Difusión.- Los resultados establecidos en el informe final de la evaluación del desempeño serán registrados en el Sistema de Administración de Recursos Humanos. 5.4.5.- Difusión.- Los resultados considerados excepcionales serán difundidos dentro de la organización, constituyendo ésta acción un elemento del Plan de Incentivos. 12
5.4.6.- Retroalimentación.- Sobre la base del Informe de Resultados de la Calificación de la Evaluación del Desempeño, el Departamento de Desarrollo Humano, conjuntamente con los Jefes inmediatos, elaborarán el plan de mejoramiento continuo de los servidores, puestos, equipos, procesos y organizacionales. Le corresponde a la Dirección de Desarrollo Humano realizar el seguimiento y evaluación sobre la correcta aplicación del proceso de Evaluación del Desempeño. 6.- DISPOSICIONES GENERALES 6.1.- Reclamos.- El servidor que no se encuentre conforme con la calificación alcanzada en el proceso de evaluación del desempeño, podrá presentar su reclamo por escrito al Jefe inmediato. 6.2.- Plazo y Contenido del Reclamo.- El servidor presentará su reclamo al Jefe inmediato en el plazo de tres días a partir de la notificación del resultado de la calificación y deberá contener la siguiente información: a) Nombre y apellido del evaluado y evaluador b) Denominación del puesto que ocupa c) Unidades Académicas o Administrativas y lugar donde trabaja; y, d) La objeción clara y precisa de los puntos de desacuerdo El Jefe inmediato, remitirá a la Comisión de Evaluación del Desempeño en el término de tres días, los reclamos conocidos con los correspondientes antecedentes de análisis y justificativos. 6.3.- Evaluación del período de prueba.- Los instrumentos técnicos de evaluación se aplicará a los servidores sujetos al período de prueba como efecto de los procesos selectivos. 6.4.- Criterio de Aplicación.- Solamente en casos excepcionales y que no hayan sido resueltos por la Comisión de Evaluación del Desempeño, éstos serán resueltos por el Consejo Politécnico y su resolución tendrá el carácter de definitivo. 13
El presente Reglamento fue aprobado por Consejo Politécnico, en sesión ordinaria, del., mediante Resolución No.. Dr. Silvio Álvarez L. Dr. Julio Falconí M. RECTOR DE LA ESPOCH SECRETARIO GENERAL 14