Práctica Laboral: Área de aplicación: Organización: PREMIO NACIONAL DE TRABAJO Escuela de Formación Administrativa (EFA) Año o edición: 2009 Innovación en procesos ADO y EMPRESAS COORDINADAS S.A. de C.V. Núm. trabs. que intervinieron: Núm. total de trabajadores en la empresa : 10 personas Sector: Servicios Tamaño: Grande Actividad principal: Servicios complementarios prestados a los coordinados de transporte de pasajeros Localidad: México, D. F. Entidad: Distrito Federal Contacto: C.P. Fernando Espinosa Juárez Cargo: Gerente Financiero ERP Teléfono: 01 (55) 51-33-11-00 Ext. 4367 e-mail: fespinosa@grupoado.com.mx RESUMEN DE LA PRÁCTICA LABORAL La Escuela de Formación Administrativa (EFA) surge de la necesidad de capacitación del personal administrativo del área de Contraloría del Grupo ADO, derivado de la implementación de un software contable (ERP). Desde su inicio, en noviembre del 2006, los cursos han sido impartidos por el mismo personal administrativo y normados por los gerentes especialistas en cada materia, a fin de garantizar la homologación de conocimientos. Este proceso permitió a nuestros colaboradores realizar sus actividades de mejor forma, contribuyendo a la estandarización de procesos y reducción en las cargas de trabajo. Hoy la EFA capacita a más 800 personas y ha evolucionado de manera tal que es un pilar fundamental dentro de la Contraloría del Grupo, pues contribuye y facilita el desarrollo de su personal a través de una capacitación accesible y enfocada al perfil, una metodología de autogestión del desarrollo con apoyo del Mapa de Desarrollo Interno y mediante un Sistema denominado Administrador de Desarrollo Personal (ADP). ANTECEDENTES DE LA ORGANIZACIÓN ADO nació el 23 de diciembre de 1939 con un autobús Beck, con motor de gasolina Internacional, el cual recorrió la ruta México-Puebla-Perote-Jalapa-Veracruz, con un costo del boleto de $14.00 y con una capacidad para 16 pasajeros. Estos autobuses alcanzaban solo los setenta kilómetros por hora, cada socio fundador tenía que hacerla de conductor, vendedor, mecánico y maletero: le llamaban Hombre camión. Nuestros inicios fueron realmente difíciles. En aquel entonces el Distrito Federal contaba con dos millones de habitantes y existía poca necesidad de transporte, las carreteras eran malas y peligrosas, las terminales contaban con muy pocos recursos, no existían talleres, cada viaje representaba toda una aventura y a los conductores se les aclamaba por su espíritu aventurero. Desde entonces y hasta la fecha la empresa ha incorporado los adelantos más significativos de la tecnología de Transporte, y se ha organizado implementando un Modelo de Calidad para gestionar el negocio, en donde se consideran las mejores prácticas, documentándolas en procesos, políticas y herramientas que ayuden en la mejora continua de cara al cliente, colaborador, accionista y sociedad. Grupo ADO está conformado por diferentes empresas, una de ellas es la compañía ADO y Empresas Coordinadas, S.A. de C.V., dentro de la cual se encuentra, entre otros, el personal administrativo del Grupo. La misión del Grupo ADO es Transportar personas y bienes, así como comercializar productos y servicios asegurando la satisfacción de clientes, accionistas y colaboradores. Sus valores giran alrededor del bienestar de la persona y son calidad, productividad, confianza, austeridad y pasión por servir. Grupo ADO es una empresa visionaria y comprometida con el desarrollo de México y su sociedad. 3252
ORIGEN DEL CASO DESCRIPCIÓN DEL CASO La Escuela de Formación Administrativa (EFA) es un Programa permanente de Capacitación y Desarrollo dirigido a todo el personal Administrativo Regional y de la Coordinación Corporativa de Contraloría y Finanzas (CCCF) del Grupo ADO, la cual está formada, administrada y actualizada constantemente por el mismo personal. Surge ante la necesidad de capacitación del personal administrativo, derivado de la implementación de un ERP en el Grupo ADO denominado JDEdwards. Este proceso permitió a nuestros colaboradores realizar sus actividades de mejor forma, contribuyendo a la estandarización de procesos y reducción en las cargas de trabajo, lo que llevo a ampliar el objetivo de la misma. Al día de hoy su misión es formar personas íntegras, éticas, capaces y competitivas en el campo administrativo; comprometidas con su desarrollo y con el de la empresa. Desde su inicio, el 21 de Noviembre de 2006, la EFA ha impartido cursos por el mismo personal administrativo y normados por los gerentes especialistas en cada materia, los cuales tienen como objetivo de garantizar la homologación de conocimientos y la constante actualización de materiales. Las actividades iniciales que propiciaron la creación de la EFA fueron: Disminución de errores o reprocesos en el uso del Sistema Contable, por falta de conocimiento en el mismo. Detección de Necesidades de Capacitación (DNC). Definición de Misión, Visión y Mediantes. Selección de materias y elaboración de materiales de estudio. Determinación de universo de participantes y sedes. Definición de estructura para la dirección, administración, instrucción y toma de decisiones dentro de la EFA. Formación de instructores por materia, tanto corporativos como regionales. Campaña de difusión: Generando cultura La EFA, consciente de la necesidad de fortalecer las habilidades del personal Administrativo Regional y de la CCCF, se renueva continuamente mediante la capacitación de sus instructores y la creación de cursos acordes con las necesidades del momento y del negocio, contribuyendo al desarrollo de competencias laborales adecuadas al oficio. La EFA cumple con el objetivo de profesionalizar integralmente a los colaboradores, siendo un mediante que contribuye al cumplimiento de los objetivos del área, elevando la calidad del trabajo en la organización. EN QUÉ CONSISTE? Tras la implementación de un ERP en el Grupo ADO denominado JDEdwards, el 21 de Noviembre de 2006 se inicia nuestra gran historia. Ante nosotros se encontraba el reto no sólo de cambiar a un sistema integral y complejo que concentraba todos los movimientos contables dentro del Grupo ADO, sino una revolución cultural, donde no sólo había que dar a conocer los nuevos procedimientos, sino lograr que todos aceptaran los beneficios que este ofrecía, mejorar los procesos, desarrollar y encarar las nuevas actividades, y realizarlas dentro del sistema de forma eficiente.
El trabajo tenía que seguir y el cambio era necesario, pues las herramientas utilizadas hasta entonces se habían vuelto obsoletas debido a la complejidad y amplitud de nuestra empresa, la nueva herramienta ofrecía un sin fin de opciones para explotar la información con tanta oportunidad que se convirtió en una excelente opción. Sin embargo, ante todo lo que es nuevo y desconocido, había rechazo y resistencia. Se contaba con todo tipo de manuales pero no se lograban disminuir las dudas y confusión en su uso, pero lejos de ser un problema está confusión vino a ser la mayor oportunidad para la capacitación y desarrollo de los colaboradores de la Coordinación Corporativa de Contraloría y Finanzas (CCCF). Y bajo este panorama es como comienza a escribirse la historia de la Escuela de Formación Administrativa (EFA), que aunque aún es breve, ha tenido un rápido desarrollo que ha demandado una fuerte organización administrativa y una intensa actividad académica, tanto por el número de alumnos y el entusiasmo e interés con que participan, como por su exigencia para encontrar nuevas soluciones a problemas concretos. Todo inicia con sesiones regionales donde se elige a un grupo de colaboradores que tenían los mayores conocimientos en el uso del sistema y la facilidad de poderlos transmitir, con ellos, formamos nuestro primer grupo de instructores; se les capacitó en el uso de la herramienta y en el desarrollo de sus habilidades didácticas, a fin de que los colaboradores transformaran su área de oportunidad en una fortaleza; esta práctica trajo como resultado reducción de errores, tiempo y re-procesos. Los resultados de esta sencilla práctica fueron tan visibles que despertó un gran interés en el equipo gerencial de la Contraloría, donde empezó a concretarse este proyecto. Surgió la inquietud de ampliar los temas a impartir, ya no solo se trataba de usar un sistema sino de reforzar los conocimientos en los temas contables-financieros aplicables a cada área, un nuevo reto estaba ante la contraloría y es a partir de un estudio encaminado a detectar las necesidades de capacitación de todo el personal administrativo, como se consigue la mejora. Este proceso no fue fácil, pues todo el personal que integra la Contraloría está disperso a lo largo de toda el área de influencia del Grupo ADO que abarca en su mayoría los estados del centro, sur y sureste de la República Mexicana. Sin embargo, aún sin grandes recursos materiales, pero con gran ingenio y creatividad que son posibles cuando se combinan la experiencia en el conocimiento de la administración aplicada en el sector del autotransporte, se logró la identificación de nuestras áreas de oportunidad, permitiendo visualizar el universo de participantes y las áreas a capacitar, lo cual fue el principio para determinar las asignaturas a impartir dentro de la Escuela. Un proyecto de capacitación integral y de tal magnitud requería una estructura funcional firme que asegurara el cumplimiento de los objetivos del programa, pero sobre todo, de un gran compromiso para lograrlos. Al paso del tiempo
esta estructura ha ido evolucionando y tan organizada está la EFA y hasta el día de hoy, todo el personal de la CCCF colabora de diversas formas en su desarrollo, todos ellos sin descuidar las actividades rutinarias de su puesto, tales como: Consejo académico son quienes deciden el desarrollo académico de la EFA, como son autorizar los programas, instructores y calendarios, entre otros. Directores de especialidad lo conforman los gerentes de área del Corporativo. Su función principal consiste en coordinar todo el material de capacitación que se requiere para los cursos a nivel nacional y formar instructores para que sepan transmitir los conocimientos de su especialidad. Uno de ellos funge como Director de EFA y es quien proporciona los medios necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la misma, coadyuva en la elaboración del Programa de la Escuela y asegura su cumplimiento. Instructores. Para lograr el grado de instructor en la EFA es necesaria una aprobación por parte del Director de Especialidad y una preparación con el apoyo del área experta, a fin de que logren desarrollar las habilidades necesarias para la transmisión de conocimientos, cabe resaltar que cualquier integrante de la CCCF puede ser instructor siempre y cuando cumpla con los requisitos mencionados anteriormente. Administradores. Conformado por personal de las Gerencias de la CCCF a nivel nacional, cuya principal función es vigilar y dar seguimiento al cumplimiento de los programas, evaluar la participación por región, brindar apoyo logístico y asesoría a los alumnos de forma local. Otro de los aspectos que han dado solidez a la EFA desde sus inicios ha sido la claridad en la misión y visión, las cuales fueron definidas como: Misión: Formar personas íntegras, éticas, capaces y competitivas en el campo administrativo; comprometidas con su desarrollo y con el de la empresa. Visión: En el año 2015 la Escuela de Formación Administrativa será una Institución Educativa que proporciona personal altamente calificado en el área Administrativa de Transporte de Pasajeros. Y lo que inició como una solución al uso de un sistema, detonó una meta mucho mayor, que es lograr, a través de este proyecto, la "excelencia educativa" con la finalidad de que todo el personal Administrativo Regional y de la Coordinación Corporativa de Contraloría y Finanzas (CCCF), trabaje con eficiencia y dedicación. Durante todo 2007 se dio capacitación a alrededor de 3,318 participantes-curso, sin embargo aún faltaba algo más: que la capacitación llegara a la persona que lo requería de acuerdo a su actividad dentro de la empresa. Con esta inquietud es como en marzo de 2008 se diseñó una estructura de enseñanza basada en la actividad por persona puesto, por lo que la capacitación fue enfocada al perfil, lo cual evolucionó y tuvo un impacto medible dentro de la Escuela. Paralelamente, la EFA presentó innovaciones transformando cuatro cursos de formato presencial a E-Learning, con el objetivo de eficientar la capacitación, generando una mayor participación, en un menor tiempo, y disminuyendo los gastos que genera la capacitación de forma presencial (viáticos, papelería, comidas, etc. En mayo de 2008 la EFA implementó una herramienta que es una plataforma LMS (Learning Management System), la cual renombramos Administrador de Desarrollo Personal (ADP), y que tiene por objetivo gestionar el desarrollo a través de la administración de los cursos en línea, la base de datos, historiales, programación de cursos presenciales, todo ello dentro de un marco de autogestión de la capacitación y cultura del autoaprendizaje.
Como parte del modelo de gestión de la CCCF, existe una herramienta denominada certificación la cual permite validar el cumplimiento del personal administrativo en el conocimiento y aplicación de procesos estándares dentro de su puesto y funciones en la empresa. Por ello en agosto de 2008 se automatizan dentro del ADP los exámenes de conocimientos y procesos por puestos y personas, lo cual permite asegurar la productividad del área al interior de la empresa con resultados oportunos, o identificar al personal que requiere reforzar su capacitación. El Instituto de Cultura y Calidad (ICC) del Grupo ADO, otorgó en diciembre de 2008 mediante el Premio Nacional de Creatividad una Mención Honorífica a la Escuela de Formación Administrativa (EFA), avalando la calidad académica y reafirmando el compromiso con la formación de personas capaces, competitivas y comprometidas con su desarrollo y con el de la empresa. La EFA funciona como un mediante que tiene el propósito de cumplir con los objetivos del área, de elevar la calidad del trabajo realizado en la organización y que permite a su vez el desarrollo e incremento en la productividad de su personal y de la empresa. Es por este modelo que la Escuela de Formación Administrativa, es considerada como una buena práctica replicable en toda empresa, en donde todos estamos convencidos que si bien es cierto una empresa vale por sus activos y su posición en el mercado, vale más por las personas que la integran; ésta es precisamente, una convicción que nos impulsa al interior de la CCCF y que permitió que en julio de 2009 diéramos a conocer nuestro proyecto a todo el sector del autotransporte, a través de un artículo en la publicación Autobuses: La revista del autotransporte de pasaje y turismo, órgano informativo editado por la Cámara Nacional del Autotransporte de Pasaje y Turismo (CANAPAT). Considerando que el objetivo de la EFA no solo es formar personal capacitado en el área administrativa-contable, sino contribuir y facilitar el desarrollo del personal, en agosto de 2009 se diseño y difundió el Mapa de Desarrollo Interno por cada puesto del área administrativa, el cual muestra de una forma clara el camino que posibilita el desarrollo profesional y laboral de los colaboradores, es decir, hoy ya no solo, se capacita para lograr mejores resultados en el trabajo diario, hoy se busca que todos los integrantes de la CCCF encuentren un desarrollo profesional en el Grupo ADO e incrementen su productividad. Este breve recorrido por la Escuela de Formación Administrativa, permite ver la labor realizada día con día en el fortalecimiento y profesionalización de los colaboradores, que con apoyo de gerentes administrativos de área corporativa y regionales, poco más de 30 instructores comprometidos en el fortalecimiento de sus disciplinas, alrededor de 25 administradores y una población de más de 800 colaboradores distribuidos en toda el área de influencia del Grupo ADO, se imparten cursos de 5 distintas disciplinas en materia contable-financiera. Durante 3 años de existencia en la EFA, hemos tenido 5,874 participantes-curso, de los cuales el 76.3% han sido de forma presencial y el 23.7% se han capacitado en formato de E-Learning. RESULTADOS E IMPACTO Durante 3 años de existencia en la EFA, hemos tenido 5,874 participantes-curso, de los cuales el 76.3% han sido de forma presencial y el 23.7% se han capacitado en formato de E-Learning. Mediante el estudio en línea, implementado desde mayo de 2008, se han generado ahorros por poco más de 2 millones de pesos en viáticos, papelería, alimentos, horas-hombre, etc., que se requieren para un curso presencial, así mismo, al contar con una plantilla de instructores, especialistas de materia, aulas y administradores de la capacitación, cuyas actividades son realizadas por el personal de la CCCF como una actividad adicional a su responsabilidad directa, se han obtenido ahorros por más de 3 millones de pesos, al no contratar estos servicios de forma externa. El total de ahorros generados es del orden de los 5 millones de pesos. Así mismo los procesos y gestión del personal en el día a día se han visto mejorados de 2005 a la fecha, en una eficiencia productiva del 13%, la cual se mide a través de un proceso de certificación a todo el personal administrativo. Otra parte de los ahorros está conformada por la disminución de los reprocesos en la entrega oportuna de la información financiera.
a) Persona Se ha creado una cultura de mejora continua y compromiso con el desarrollo de los conocimientos, mejorando los procesos administrativos. Existe un sentido de pertenencia a la empresa y de compromiso al trabajo en equipo fortaleciendo la participación del personal en propuestas de mejora. b) Empresa La mejora en el conocimiento y desarrollo del personal, tiene como consecuencia que para la empresa se logre el cumplimiento de los objetivos, se incremente la productividad y se cuente con un Capital Humano especializado en cuestiones técnicas, pero sobre todo en el negocio de transporte. El modelo de la EFA es replicable en cualquier empresa. c) Entorno El mantener un programa de capacitación permanente y el buscar el desarrollo de los colaboradores del Grupo ADO benefician en la conservación de los empleos directos, un mejor servicio al cliente interno y por consecuencia al cliente final, así como detonar la participación activa del personal en la mejora de los procesos y controles administrativos, contribuyendo en hacer una mejor área y a la productividad. Derechos de Autor Reservados.