Comprobación de gastos INFORMACION Y TECNOLOGIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS
Área de procedencia: Tecnologías de información Número y Fecha de actualización: Septiembre 2014 Manual: AMATE. Comprobación de Gastos Versión 1.0 Manual Elaborado por : Analista/Desarrollador Claudia Reyes Revisado por : Responsable Sistemas Jessica Canché Departamentos Colaboradores: Contabilidad, Control de Gestión, Tesorería Equipo de trabajo de Tecnologías de información Jessica Canché Carlos Reynoso Claudia Reyes Miriam Moncayo Raymundo Coronado 2
Contenido Qué es AMATE?... 4 Paso 1. Prepara tus comprobantes... 5 Facturas.... 5 Comprobantes en papel. (Tickets, vales)... 6 Paso 2. Ingresa al Sistema AMATE... 7 Paso 3. Llena tu solicitud... 9 Sección 1. Datos generales del empleado y la solicitud... 10 Apartado con opciones desplegables... 12 Sección 2. Adjuntar comprobantes de gastos a la solicitud.... 13 Sección 3. Detalle de comprobantes... 14 Ejemplo 1. Ingreso de una factura de gasolina... 15 Ejemplo 2. Ingreso de varios vales ó comprobantes no deducibles... 15 Ejemplo 3. Ingreso de una factura de alimentos... 15 Envío de la solicitud... 16 Notificaciones... 18 Anexo A. Consultar mi número SAP... 19 Anexo B. Rastrear mi solicitud... 22 Anexo C. Cómo escaneo mis comprobantes... 25 3
Qué es AMATE? AMATE, es un proyecto del grupo YR que permitirá la transformación de sus procesos a formato digital, con lo cual se harán más eficientes los flujos de trabajo además de apoyar al cuidado del medio ambiente. Agradecemos tu colaboración apoyando nuestra iniciativa En AMATE, flujo Comprobación de Gastos, podrás ingresar tus comprobaciones de gastos desde cualquier lugar donde te encuentres, simplemente llenando el formato vía internet y adjuntando tus comprobantes de gastos. 4
Paso 1. Prepara tus comprobantes Facturas. Verifica que los requisitos básicos estén correctos y completos. Nombre de la Empresa, RFC, Dirección Descripción correcta Cadena y sello digital Debes tener los archivos de tu factura electrónica bien identificados en formato pdf y xml. Te recomendamos que tengas una carpeta ordenada con tus facturas electrónicas, recuerda que los formatos utilizados son pdf y xml 5
Comprobantes en papel. (Tickets, vales) Agrúpalos adecuadamente antes de escanear Utiliza hojas de reciclaje en forma vertical, ahí pega tus comprobantes y acomódalos agrupando los que son del mismo concepto. Si los comprobantes son del mismo concepto pero de diferentes departamentos sepáralos. Anota el monto de los comprobantes pegados en la hoja en la parte inferior derecha. Teniendo los comprobantes ordenados escanéalos en formato PDF se sugiere un solo archivo. De preferencia que el archivo sea en blanco y negro. Importante: En cada uno de los comprobantes anexa la fecha y tu firma o rubrica. Verifica que no haya grapas en las hojas a escanear para evitar que se trabe el escáner. Recuerda que en cada comprobante debes escribir la fecha y anexar tu firma ó rubrica. 6
Paso 2. Ingresa al Sistema AMATE 1. Abre tu navegador Internet Explorer y en la barra de direcciones escribe: www.amategyr.com.mx 2. Elige la opción: Usuario Corporativo/Cobranza 7
3. Escribe tu usuario de Windows y tu password. Da clic en el botón inicio de sesión. Tu usuario de Windows 8
Paso 3. Llena tu solicitud La solicitud consta de tres secciones que se llenan muy fácilmente. A continuación describimos cada una de ellas. Sección 1 S e c c i ó n 1. Sección 2 E n e s t a Sección 3 s e c c 9
Sección 1. Datos generales del empleado y la solicitud Para iniciar, escribe tu número de SAP y presiona la tecla de tabulador La información que provee el sistema en automático son los campos que están en un fondo oscuro. Los campos que debes llenar son los que están en fondo blanco. La unidad será llenada automáticamente. Sólo los usuarios que tienen el rol de mixtos pueden cambiar de unidad de Negocio. En el campo Área que autoriza elige el área a la que se le cargará el gasto. Significado de las siglas: SC. Servicios Compartidos ST. Stanhome YR. Yves Rocher Es muy importante que elijas el área correcta, de lo contrario será rechazada tu solicitud y tendrás que ingresarla nuevamente. 10
El sistema llenará los datos correspondientes al número de SAP ingresado, verifica que estén correctos. Sobre todo verifica el número de la cuenta Bancaria ya que ahí se realizará el depósito. En el apartado Datos de solicitud debes llenar el tipo de solicitud, el período que se desea comprobar y el motivo de la comprobación. Sin_Anticipo. El usuario paga y la empresa le reembolsa en su totalidad. Anticipo. Cuando se solicita con anterioridad un adelanto. Esta opción estará disponible en la siguiente versión. Fondo Fijo. Sólo aparecerá si tienes asigando un fondo fijo. Indica el período que se está comprobando. Elige las fechas que correspondan del calendario. 11
Apartado con opciones desplegables De acuerdo a la opción elegida en tipo de Solicitud se desplegará Anticipo ó Fondo Fijo. Si no eres usuario de Fondo Fijo no aparecerá esta opción. La opción de Anticipo aparecerá vacía hasta la siguiente versión donde ya se incluirá. En el cálculo de totales puedes corroborar el total de tu comprobación ingresada en el detalle de comprobantes de la Sección 3. 12
Sección 2. Adjuntar comprobantes de gastos a la solicitud. En esta sección es dónde se solicitan los archivos escaneados y las facturas digitales. También aquí podrás subir comprobantes de depósito si fuera el caso. Simplemente selecciona el tipo de archivo que quieres subir al sistema y adjúntalo en donde corresponda Archivos pdf y jpg Facturas electrónicas pdf y xml Recibos de depósitos bancarios pdf y jpg Podrás ver pdf el y nombre xml de los archivos que hayas adjuntado y en Quitar puedes eliminarlos Es muy importante que se adjunten los comprobantes dónde correspondan. 13
Sección 3. Detalle de comprobantes Da clic en el botón agregar aparecerá un apartado para escribir el detalle de tu comprobante. Si das clic dos veces en el botón agregar. Te aparecerá algo como esto: Para llenar cada uno de estos apartados deberás tomar en cuenta que: El orden de captura debe ser en el mismo orden en que fueron escaneados los comprobantes La observación del gasto debe ser clara y precisa, debe tener 50 caracteres como máximo El total que se solicita debe incluir el IVA 14
Ejemplo 1. Ingreso de una factura de gasolina Ejemplo 2. Ingreso de varios vales ó comprobantes no deducibles Ejemplo 3. Ingreso de una factura de alimentos 15
Envío de la solicitud Al finalizar la sección de detalle de comprobante, existe una casilla de verificación de datos. Da clic para continuar con tu solicitud. Por seguridad se hace la siguiente pregunta: Bloqueará las opciones Te permitirá seguir con el llenado del formulario Después de asegurarte que la información es correcta, da clic en el botón de enviar. 16
Dependiendo de la rapidez de la red y de los archivos enviados se guardará tu solicitud. Cuando veas la siguiente pantalla, tu solicitud ha sido registrada en el sistema. Importante: El navegador que se debe usar es internet Explorer 17
Notificaciones Una vez que has enviado tu solicitud recibirás un correo de confirmación. Si por alguna causa tu solicitud es rechazada el Sistema AMATE enviará a tu correo un aviso. Si todo el proceso se llevo a cabo adecuadamente te llegará un mensaje como el siguiente: 18
Anexo A. Consultar mi número SAP El número SAP es un número que el Departamento de Contabilidad asigna para llevar sus procesos contables y de pagos por tal razón AMATE maneja las comprobaciones de gastos en base a este número. Ingresa a www.amategyr.com.mx Elige la opción: Consultar mi número SAP. 19
Podrás realizar tu consulta por número de empleado ó por nombre y/o apellidos En el caso de que tu número de SAP no se encuentre disponible comunícate al área de Contabilidad. 20
Para tener el número SAP en memoria, posiciónate en el número, da dos clics y copia el número en el portapapeles. 21
Anexo B. Rastrear mi solicitud Una vez que has enviado una solicitud y quisieras revisar en qué parte del proceso está, incluso si se registró en el sistema ó si se realizó el reembolso adecuadamente esta opción es la indicada. Ingresa a www.amategyr.com.mx Elige la opción Rastrear mi solicitud. 22
Selecciona una solicitud de la cual te interese mas información y da clic en el botón 23
De acuerdo al estado de tu solicitud, verás alguna de estas imágenes con su información correspondiente. 24
Anexo C. Cómo escaneo mis comprobantes Verifica que la impresora esté encendida. Coloca los comprobantes en la charola con la información hacia arriba. Quita las grapas para evitar que se atasque la máquina. Pulsa el botón SEND, para que se activen las acciones de escaneo Aparecerá el menú principal para Escaneo. Donde te sugerimos utilices las siguientes tres opciones: Busca la carpeta compartida o tu cuenta de correo dónde llegará el archivo digitalizado Elige el formato del archivo (PDF compacto) 25 Escribe el nombre del archivo para que lo identifiques fácilmente
Una vez que hayas elegido el nombre, el tipo de archivo y el lugar donde se colocará el archivo aparecerán en l apantalla las opciones elegidas. Te aparecerá el formato seleccionado Te aparecerá el nombre que seleccionaste para el envío o el nombre de la carpeta compartida Si has elegido el nombre del archivo, el formato pdf compacto y la carpeta o correo dónde se guardará, pulsa el botón START para comenzar a escanear Botón START Listo! Verifica que el archivo se encuentre en la opción elegida: carpeta compartida ó correo electrónico. 26
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