GUÍA DE COMISIONES DE SERVICIO ABRIL 2018
A través del Prtal de Servicis de la Universidad de Málaga se permite al persnal slicitar sus cmisines de servici, adelants, justificar gasts y, en general, realizar las peracines y seguimients necesaris en la tramitación de una cmisión. Ls servicis incluids en el Prtal para realizar estas peracines sn ls siguientes: Slicitud de Cmisión de Servici. Justificación de Cmisión de Servici. Gestión de Cmisión de Servici. Puesta en funcinamient. Anex. 1. Slicitud de Cmisión de Servici Cualquier miembr de la Universidad puede utilizar esta funcinalidad del Prtal Ecnómic para slicitar sus cmisines de servici. Una vez slicitadas, se puede generar la dcumentación asciada a dicha slicitud para que ls respnsables que se hayan definid autricen la misma. El gestr de UXXI-EC crrespndiente tendrá acces a la slicitud registrada en el Prtal en el cmpnente Justificantes del Gast en su figura de Cmisines de servici, dnde además de cnsultar la infrmación puede prceder a autrizar rechazar el inici del expediente, así cm a liquidarla una vez que se hayan registrad ls gasts asciads pr el cmisinad. Descripción detallada del prces La slicitud de cmisines de servici se realiza accediend al Servici Web Slicitud de Cmisión de Servici del Prtal Ecnómic. El cmisinad la persna en quien delegue, debe registrar la siguiente infrmación para slicitar la misma. Aparecen cn un asterisc de clr rj ls camps cuya cumplimentación es bligatria para almacenar la slicitud: Pas 1. Dats Generales Cmisión de Servicis Ejercici. Crrespnderá al ejercici ecnómic en el que se slicita realizar la cmisión. Mtiv de la Cmisión. Descripción del mtiv pr el que es necesaria la cmisión. Grup de la Cmisión. Se elegirá entre las pcines frecidas, pulsand sbre el icn de búsqueda cn frma de lupa: Códig 001, Códig 002 y Códig 003. Tip de Cmisión. Se permitirá seleccinar la pción deseada en base a la tiplgía de cmisines existentes. El camp tiene anex un icn en frma de lupa que permite acceder a una pantalla de búsqueda de ls elements que pueden ser registrads en el camp. Observacines. Camp de text que permite intrducir ls dats que se estimen pertinentes. Adicinalmente, para el cas de que la slicitud esté relacinada cn un pryect de investigación u tras actividades cn financiación externa, se cmpletará cn ls siguientes dats: Referencia interna y/ Descripción del pryect. Cmisinad Tercer. Se indicará el cmisinad que slicita la cmisión. En el cas de que la persna que accede a la slicitud esté registrand una slicitud en nmbre de tra persna, debe cambiar el NIF que muestra pr defect el sistema (el de la persna que ha accedid al prtal), pr el de la persna sbre la que va a slicitar la cmisión. Cuerp Administrativ. Cuerp al que pertenece el cmisinad: Catedrátics, Prfesres Titulares de Universidad, PAS funcinari grup A, etc. Centr/Departament/Servici al que pertenece el cmisinad. 1
Dats de Pag Tip de Pag. Infrmación sbre el tip de pag pr el que se va a gestinar la slicitud en la gestión ecnómica de la Universidad. Se permite seleccinar Pag Direct, Anticip de Caja Fija Pag a Justificar. En el cas de que vaya a ser tramitad pr Anticip de Caja Fija (ACF) se debe indicar el Acuerd de ACF en el que se va a gestinar la cmisión. Dich dat deberá ser prprcinad al slicitante. Para cntinuar al pas 2, se deberá pulsar al btón de la parte superir de la pantalla "siguiente". La slicitud de cmisión se permite almacenar una vez que se ha llegad al últim pas de la misma, pas en el que se mstrará el crrespndiente btón para guardar la slicitud. Pas 2. Otrs Dats Cngres En el cas de que la cmisión de servici implique una asistencia a un cngres, el usuari identificará esta circunstancia marcand el check "Asistencia a Cngres" y, detalland la fecha inici y fin del mism. Estas fechas pueden registrarse manualmente a través de la selección de las fechas desde el calendari pulsand el btón anex a cada camp. Autrización Una vez que la slicitud de cmisión se registra en el sistema se permite generar un infrme de slicitud de la misma, que incrpra una serie de firmantes. La identificación de dichs firmantes se debe realizar pr el usuari en este blque de infrmación. En el camp definid cm Firmante 1 intrducirems el nmbre de la persna Respnsable de la Unidad de Gast. Harems click en el icn de la lupa y buscarems a dicha persna. Este infrme será remitid, vía email, al Respnsable de la Unidad de Gasts que prcederá a su firma siguiend el prcedimient definid en la Guía de Firma Digital. Una vez firmada digitalmente la slicitud de Cmisión de Servici, será enviada nuevamente al slicitante a través del mism cauce. En td cas, n será necesaria la firma del slicitante, ya que será suficiente para acreditar la identidad del mism e iniciar la tramitación del expediente, el acces a la platafrma del Prtal de Servicis utilizand certificad digital mediante el us de las credenciales de iduma. Dich dcument se anexará cm "Archiv adjunt" a la Cmisión. Pas 3. Itineraris El cmisinad debe pulsar sbre la pción "Crear Itinerari" e infrmar sbre ls distints itineraris que estima realizar en la cmisión de servici. El funcinamient 2
general de la cmisión implicará que sea necesari registrar al mens ds líneas de itinerari: la ida y la vuelta al mism lugar de inici de cmisión. N bstante, también se pueden gestinar slicitud de cmisines en las que sól exista una línea de itinerari y/ el lugar de destin indicad n sea al mism que el indicad en el rigen. La infrmación a registrar es la siguiente: Lugar y fecha del rigen del Itinerari: País Lcalidad Fecha salida. La infrmación se permite registrar manualmente en el frmat: 02/06/2016 15:00 (siend el frmat de la hra 24 hras). También se permite acceder al btón de calendari anex al camp para seleccinar en el mism el día y la hra a registrar en el camp. Lugar y fecha del destin del Itinerari: País Lcalidad. En el cas de que el país indicad previamente n sea España, el usuari registrará la ciudad/lcalidad crrespndiente. Fecha salida. La infrmación se permite registrar manualmente en el frmat: 02/06/2016 15:00 (siend el frmat de la hra 24 hras). También se permite acceder al btón de calendari anex al camp para seleccinar en el mism el día y la hra a registrar en el camp. La fecha y hra indicadas en el rigen y el destin de cada itinerari n deberán slaparse. De igual frma, n se permitirá almacenar una slicitud de cmisión de servici si ya existe alguna para el mism cmisinad en un interval de fecha rigen y fin cincidente. Para incluir varias líneas de itinerari se pulsará la pción "Crear Itinerari" y se cumplimentará la infrmación que crrespnda en el mism. Una vez registrads ls itineraris se pulsará al btón de la parte superir de la pantalla denminad "siguiente". En cas de que se desee navegar a la infrmación registrada anterirmente se pulsará el btón "anterir". Pas 4. Dietas y Anticips Pr cada itinerari que se haya registrad en el pas anterir, se debe indicar las Dietas que se slicitan, permitiéndse asimism realizar una slicitud de anticip de ellas. Una vez seleccinad en el desplegable de la parte superir llamad "Itinerari", el itinerari sbre el que se va a registrar las dietas a slicitar, se debe pulsar el btón Crear Dieta ubicad en una línea psterir y cumplimentar la siguiente infrmación: Cncept Tip de Dieta: puede ser manutención, aljamient, lcmción, asistencias u Otrs (tiplgía para registrar cualquier tr tip de gast que n se pueda englbar en las anterires). En función del tip de dieta que se seleccine en cada mment, ls camps psterires que se explican más adelante varían su cmprtamient adaptándse al cálcul que nrmativamente crrespnda. Cncept: text libre dnde se permite indicar la identificación y cualquier infrmación adicinal que prceda sbre la dieta que se está slicitand. Dats detallads de la dieta (sl en el cas de que el tip de dieta indicad sea Manutención Aljamient). Días. La infrmación del númer de días que crrespnde para ests tips de dieta sn calculads autmáticamente pr el sistema en función de las fechas de rigen y fin de cada itinerari y las hras de salida y llegada indicadas. 3
Imprte Dieta. El imprte de dieta es infrmad autmáticamente pr el sistema en función del lugar y grup de la cmisión indicad. Dats lcmción (sl en el cas de que el tip de dieta indicad sea Lcmción y se utilice cche prpi). Check Tabla de kilómetrs. Este marcadr l cumplimentará el slicitante en el cas de que vaya a slicitar dietas pr lcmción pr utilización de cche prpi y la distancia de ls kilómetrs que va a slicitar quiere que sea calculada autmáticamente pr el sistema en función del rigen y destin indicad en el itinerari. Númer de kilómetrs. En el cas de que se haya marcad el check anterir el númer de kilómetrs es infrmad autmáticamente pr el sistema en base a la lcalidad rigen y destin indicada en el itinerari. Imprte Lcmción. Es infrmad autmáticamente pr el sistema en base al preci pr kilómetr cnfigurad en UXXI-EC. Dats Asistencias (sl en el cas de que el tip de dieta indicad sea Asistencia). Númer de Asistencias. Imprte Asistencias. Se indicará el imprte unitari de la asistencia. Imprte Ttal Imprte Ttal. Este camp es infrmad autmáticamente pr el sistema en función de la infrmación indicada en cada cas. Si se registra un tip de dieta de tr tip: "Otrs", el imprte ttal debe ser indicad manualmente pr el slicitante. (Ver Anex). Imprte Ttal Mdificad. Se permite indicar imprtes de dietas distints a ls calculads. Para reflejarse ests cass, el slicitante debe marcar el check "mdificar imprte" y registrar el imprte que crrespnda en el camp Imprte Ttal Mdificad. Este tip de casuísticas se explicarán cumplimentand la infrmación adicinal que crrespnda en cada cas en el camp Cncept detallad anterirmente. Anticip Md de entrada del anticip. En el cas de necesitar un anticip de la dieta slicitada, el slicitante l debe indicar en este blque de infrmación. Se permite slicitarl pr imprte fij, pr un prcentaje a aplicar sbre el imprte de la dieta. En función de ell el cmisinad cumplimentará uns u trs camps que se habilitan deshabilitan en el blque en cada cas. Pas 5. Apuntes de Agencia y Archivs Adjunts Se permite registrar ls gasts de la cmisión que se tramitarán pr Agencia de viajes. Para ell el cmisinad debe pulsar al btón Crear Apunte tantas veces cm apuntes de agencia deba registrar e indicar la siguiente infrmación: Tip: lcmción Dietas. NIF de la Agencia: Se debe registrar el Númer de Identificación Fiscal de la Agencia de Viajes. Númer de billete/factura. Imprte. Cm infrmación cmplementaria a la slicitud de la cmisión, se permite anexar cualquier tip de archiv u archivs a ls que hace referencia el artícul 96 del Reglament de Régimen Ecnómic-Financier de la Universidad de Málaga (en adelante RREFUMA). 4
Para ell se debe pulsar el btón Insertar archiv ubicad en el blque de Archivs adjunts y en la línea que se habilita pulsar el btón Examinar para lcalizar el archiv que se desea adjuntar a la slicitud. Una vez insertad se permite descargarl pulsand en el btón cn una flecha hacia abaj ubicad en la primera clumna, eliminarl pulsand el btón en frma de línea rja. Para cncluir el alta de la slicitud de la cmisión se debe pulsar el btón Terminar. En este mment el sistema asigna un númer de slicitud de cmisión de servici que será únic durante tda la vida de la cmisión. El prces que se deberá seguir cn la slicitud psterirmente será: La slicitud pasará al estad Slicitada. El cmisinad deberá generar el dcument en frmat PDF de tip Slicitud de Cmisión de Servici, cm sprte dcumental de la slicitud y remitirl electrónicamente para que sea firmad pr la persna que crrespnda. El gestr de UXXI-ECONÓMICO a través del cmpnente Justificantes del Gast en su entidad de Cmisines de Servici accederá a la slicitud, revisará la misma y pdrá: Pasar la slicitud al estad de Autrizada (gestinand también el pag del anticip slicitad si prcede). A partir de este mment, el cmisinad pdrá registrar, cuand crrespnda la justificación de la cmisión, ls gasts efectivs de la misma a través del prtal en el servici Justificación de Cmisión de Servici. Pasar la slicitud al estad Rechazada, en cuy cas el prces de gestión de la slicitud de cmisión se puede dar pr finalizad. 2. Justificación de Cmisión de Servici Las slicitudes de cmisines que tramite el cmisinad en el prtal ecnómic una vez que sean autrizadas pr el gestr ecnómic en el sistema UXXI-ECONÓMICO pdrán ser justificadas registrand telemáticamente ls gasts efectivs que finalmente ha tenid la cmisión de servici. Para ell accederá al servici Justificación de Cmisión de Servici en el que pdrá registrar tda la infrmación necesaria. 5
Diagrama del prces Descripción detallada del prces La justificación de una cmisión de servici se realiza accediend al Servici Web Justificación de Cmisión de Servici del Prtal de Servicis de la Universidad de Málaga. El cmisinad la persna en la que se haya delegad para realizar este prces, realizará la búsqueda de la cmisión que va a justificar utilizand ls camps de actación implementads a tal efect; n bstante, n es imprescindible realizar una actación de la búsqueda prque autmáticamente el servici frece cm resultad, en la parte inferir de la pantalla, las cmisines que sn susceptibles de ser justificadas prque se encuentran en estad Autrizadas. Para justificar una cmisión se debe pulsar el btón Justificar de la línea de la cmisión sbre la que se quiere ejecutar el prces. Tras pulsar este btón, se muestra cumplimentada la infrmación sbre itineraris y Dietas registrada en la slicitud de la cmisión, la cual puede ser cnfirmada pr el usuari, en cuy cas únicamente debe pulsar a cntinuar en cada pantalla, bien, puede ser mdificada añadiend nuevs itineraris dietas, mdificand el imprte de ls slicitads. Para ell, el cmisinad debe pulsar al btón del lápiz ubicad en cada línea y mdificar el camp camps que crrespndan. Para finalizar el prces se debe pulsar el btón de Terminar de la última pantalla. Al igual que en el apartad 1.5 del presente manual, se permite anexar cualquier tip de dcument a ls que hace referencia el artícul 96 del RREFUMA, cm se ilustra a cntinuación: Llegad a este punt, se deberá adjuntar simultáneamente, tant la slicitud de cmisión de servici firmada pr el Respnsable de la Unidad de Gast, cm ls dcuments ecnómics justificativs de la citada cmisión. La custdia de ls dcuments riginales a que se refiere el precitad art. 96 del RREFUMA, recaerá en el slicitante de la cmisión de servici que, en cualquier mment, pndrá a dispsición del Servici de Intervención para ulterires cmprbacines. En cas de n atender 6
al requerimient, en un plaz n superir a 10 días naturales, se pdrá iniciar de fici un prcedimient de reintegr, según establece el art. 128 del RREFUMA, a instancia del Servici crrespndiente. Td ell, de acuerd cn las nrmas de prescripción y caducidad establecidas en la legislación vigente. N bstante, en cas de slicitudes de cmisión de servici a carg de actividades financiadas pr la Junta de Andalucía pr el Estad, será la Gerencia la respnsable del archiv y custdia de la crrespndiente dcumentación justificativa y, pr tant, deberá remitir ls dcuments riginales al Servici de Gestión Ecnómica crrespndiente. Una vez que se pulsa el btón de Terminar, se almacena la justificación de la Cmisión de Servici de frma que: El estad de la cmisión cambia su estad a "Cnfirmada Itinerari". Este estad implica que el cmisinad ha cnfirmad tant el itinerari cm ls gasts quedand pendiente de que el gestr de UXXI-EC revise ls misms y prceda a liquidar la cmisión. El cmisinad puede generar el infrme de Justificación de la cmisión. Para ell desde la pantalla que se muestra cm resultad del prces, en el blque denminad Generar Dcument, se seleccina el infrme de Justificación y se pulsará Generar. El dcument puede ser descargad y almacenad dnde se cnsidere más adecuad pr el cmisinad. El gestr ecnómic de UXXI-EC pdrá acceder a la cmisión de servici en el cmpnente Justificantes del Gast, revisar la infrmación que ha registrad el cmisinad en la justificación y una vez que valide que td es crrect prceder a ejecutar en UXXI-EC la liquidación y pag de la misma. 3. Gestión de Cmisines de Servici Las slicitudes y justificacines de cmisines que tramite el cmisinad en el prtal ecnómic pueden ser cnsultadas en td mment pr el cmisinad la persna en la cual delegue a través del servici denminad Gestión de Cmisines de Servici. Diagrama del prces Descripción detallada del prces El servici Gestión de Cmisines de Servici del Prtal de Servicis de la Universidad de Málaga permite cnsultar la infrmación en detalle y el estad de las slicitudes y cmisines que se hayan gestinad cn el cmisinad en el sistema UXXI-ECONÓMICO. El servici también permite generar dcumentación a una slicitud cmisión (infrme de slicitud, de justificación), anexar cualquier tip de dcumentación a la misma cm dats adjunts. El cmisinad la persna en la que se haya delegad para gestinar sus cmisines, al acceder a este servici puede lcalizar las slicitudes cmisines que desea cnsultar 7
realizand actacines en la búsqueda a través de distints camps. Ls más destacads, sn ls siguientes: Ejercici en el que se ha gestinad la cmisión. Cmisinad (cn psibilidad de mdificación sól en el cas de persnas que están autrizadas para gestinar cmisines de tra persna). Estad de la cmisión: slicitada, autrizada, rechazada, cnfirmada itinerari (equivalente a justificada), liquidada. Códig (númer de la slicitud/cmisión). Grup. Pryect de Investigación. Fechas de rigen y destin. Imprtes slicitads e imprtes de la cmisión. En la parte inferir de la pantalla, al pulsar el btón Buscar, se muestra el resultad de la búsqueda el cual se puede exprtar a Excel imprimir pulsand ls btnes ubicads a la derecha del inici del resultad de la cnsulta. Ls resultads se muestran en una tabla dnde se infrma sbre ls dats principales de la slicitud cmisión. Si se pulsa sbre el camp códig de la cmisión, el sistema muestra en pantalla el detalle de tda la infrmación de la cmisión: dats generales, estad actual, itineraris y dietas, etc. Se muestra en td mment la infrmación actualizada teniend en cuenta ls cambis de estad y/ mdificación de infrmación que haya pdid realizar el gestr ecnómic en UXXI-EC. Si se accede a la parte inferir del detalle de la cmisión, en el blque de dcumentación y/ archivs adjunts se permite generar y/ adjuntar nuevs archivs a la misma. 4. Puesta en funcinamient Tras la puesta en funcinamient del nuev prcedimient que regula las indemnizacines pr razón de servici, se establece un perid transitri hasta el 30 de juni durante el que cexistirán ambs medis, pudiéndse realizar la presentación de las slicitudes, pr vía telemática en frmat papel. Transcurrid dich plaz, sól se admitirán las slicitudes que se presenten pr vía telemática, en virtud del artícul 14.3 de la Ley 39/2015, de 1 de ctubre, del Prcedimient Administrativ Cmún de las Administracines Públicas. 8
5. Anex GRUPO DE LA COMISIÓN TIPO DE LA COMISIÓN HORARIOS E IMPORTES A APLICAR CONTRATOS Y CONVENIOS DE INVESTIGACIÓN ART. 83 LOU TABLA 1 DOCTORADO TABLA 1 ACTIVIDADES A CARGO DEL PRESUPUESTO UMA PROGRAMAS OFICIALES DE POSGRADO TABLA 1 GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN, BIBLIOTECAS, CENTROS DE ENSEÑANZAS, DEPARTAMENTOS E INSTITUTOS UNIVERSITARIOS TABLA 1 TITULACIONES PROPIAS TABLA 1 PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN (PLAN NACIONAL) TABLA 2 ACTIVIDADES FINANCIADAS POR EL ESTADO * SUBVENCIONES GESTIÓN ECONÓMICA GENERAL INSTITUTO DE SALUD CARLOS III TABLA 2 TABLA 2 ACTIVIDADES FINANCIADAS POR LA CCAA PLANES CONCERTADOS DE LA JUNTA DE ANDALUCIA * SUBVENCIONES GESTIÓN ECONÓMICA GENERAL TABLA 3 TABLA 3 JUNTA DE ANDALUCIA (P. EXCELENCIA, GRUPOS Y RESOLUCIONES) TABLA 3 PARA PROYECTOS EUROPEOS DE FORMACIÓN SE APLICARÁN LAS CANTIDADES QUE SE ESPECIFIQUEN EN EL CONTRATO CORRESPONDIENTE * PARA SUBVENCIONES DE GESTIÓN ECONÓMICA GENERAL SE APLICARÁ UNA TABLA U OTRA DEPENDIENDO DE LA PROCEDENCIA DE LOS FONDOS 9