MITIGAR UV Modelo Instrumental para el Tratamiento Integral y la Gestión de los Riesgos en la Universidad del Valle Certificado N SC 7267-1 Certificado N SC 7267-2 Certificado N SC 7267-3 Certificado N GP 190-1
MODELO INSTRUMENTAL PARA EL TRATAMIENTO INTEGRAL Y LA GESTION DE LOS RIESGOS EN LA UNIVERSIDAD DEL VALLE MITIGAR UV Eugenio Renjifo Romero Jefe Sección Salud Ocupacional Elkin Salcedo Hurtado Departamento de Geografía Coordinador OSSO Ludmila Medina Juliana Santacoloma Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Luis Carlos Castillo Jefe Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Cali, noviembre de 2011
MITIGAR UV Importancia de la Gestión de Riesgos Constantemente estamos operando en ambientes cambiantes y de alto nivel competitivo y de incertidumbre. La Gestión de Riesgos en un proceso a través del cual, se pretende lograr una reducción de los niveles de riesgo existentes y construir procesos que no afecten el logro de nuestros objetivos y garanticen condiciones de seguridad para el futuro. Para implementar la Gestión de Riesgos una de las etapas más importantes es la de crear conciencia y sensibilizar al personal en la cultura de los riesgos, porque son ellos mismos quienes pueden controlar y evaluar sus procesos
MITIGAR UV AGENDA Mitigar UV: Presentación del modelo de riesgos Aplicación del modelo de riesgos por procesos en las unidades académico administrativas de la Universidad Acciones a seguir
MITIGAR UV Gestión de riesgos en Univalle A finales de los 70 s y principios de los 80 s se creó el Comité Operacional de Emergencias de Cali (Escuela de Medicina). Comités locales y regionales de Atención y Prevención de Emergencias. Sistema Nacional para la Atención y Prevención de Desastres. Hacia una universidad sostenible y comprometida con la región y el ambiente: Plan para la mitigación de riesgos en la Universidad del Valle por el Comité Central de Emergencias. (Amenazas naturales, antrópicas, industrial-tecnológicas, transporte, alimentarias.)
MITIGAR UV Fundamentos del modelo MITIGAR UV Principios Normatividad La gestión de riesgos en Univalle adopta un enfoque estructural y por procesos. La gestión de riesgos es un elemento constitutivo de la actividad académica, de investigación, de extensión y administrativa. Las decisiones y prácticas de gestión de riesgos en Univalle son transparentes. Todos los riesgos son previsibles y mitigables. La protección de la institución y comunidad universitaria es la consideración primordial. La evaluación y el mejoramiento continuo son un componente de la gestión de riesgos en Univalle. La gestión de riesgos está en concordancia con la política y normatividad nacional e internacional. Legislación colombiana sobre riesgos socionaturales, tecnológicos y de salud ocupacional. Legislación colombiana sobre riesgos administrativos y laborales.
Normatividad Resolución 3.040/08 Rectoría Artículo 1. Adoptar el Modelo MITIGAR U.V. como Política Institucional para la Gestión de Riesgos dentro del Sistema de Gestión Integral de Calidad de la Universidad del Valle, el cual hace parte integral de la presente Resolución. Artículo 2. ALCANCE. El Modelo MITIGAR U.V. será la herramienta conceptual y metodológica para la identificación, análisis y valoración de los riesgos de la Institución y sus dependencias académico administrativas de acuerdo con sus respectivos procesos. Parágrafo 1: Cada Facultad y sus dependencias académico administrativas se guiarán por el Modelo MITIGAR UV para crear sus propios mapas y matrices de riesgo, de acuerdo a sus procedimientos. Parágrafo 2: Los productos de este modelo como son los mapas y matrices de riesgo son elementos dinámicos, cambiantes y reformulables en el tiempo, por lo cual deberán ser intervenidos periódicamente.
Normatividad Resolución 3.040/08 Rectoría Artículo 3. RESPONSABLE. El Representante Legal de la Universidad será el responsable directo de la gestión integral de riesgos en la Universidad del Valle y delegará en la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional la supervisión y el seguimiento a las acciones emprendidas para mitigar, prevenir o atender los riesgos de acuerdo con el Mapa de Riesgos Institucional y suscribir su cumplimiento a los planes de desarrollo, de acción y de inversiones Parágrafo: La Dirección Universitaria apropiará los recursos humanos y financieros para implementar la política de gestión integral de riesgos en la Universidad del Valle. Artículo 4. DIVULGACIÓN. El modelo MITIGAR UV y sus productos Mapa de Riesgos Institucional y la Matriz de Interrelación de Riesgos por Procesos se divulgarán a todos los funcionarios docentes y administrativos de la Universidad a través de los medios masivos de comunicación, charlas informativas así como la socialización al interior de cada una de las dependencias.
MITIGAR UV Gestión de riesgos en Univalle y su relación con la planeación y los procesos Plan Estratégico de Desarrollo Mapa de riesgos Procesos Plan de acción Plan de riesgos Plan de inversión Objetivos Según la Norma NTC 5254 y NTC- 31000 Riesgo: son las desviaciones potenciales con respecto a lo que se planifica o espera o el efecto que la incertidumbre tiene en los objetivos de la organización. Riesgo Según MITIGAR UV Riesgo: es el cálculo o estimación anticipada de pérdidas, daños o efectos probables, según escenarios de amenazas y vulnerabilidades previamente evaluados.
Modelo metodológico MITIGAR UV 1. Identificación del proceso o subproceso 2. Identificación de amenazas (socio-culturales, política pública y económica, humanas y socio-naturales) 3. Identificación de vulnerabilidades 4. Descripción de los controles existentes 5. Determinación de la probabilidad de ocurrencia 6. Determinación del impacto 7. Valoración del riesgo 8. Mapa de Riesgos 9. Identificación de la opción de manejo 10.Determinación de acciones, indicadores y metas por responsable. 11.Plan de riesgos 12.Seguimiento, evaluación y retroalimentación del Plan: matriz e informe de seguimiento.
Modelo metodológico MITIGAR UV 1. Identificación de procesos y subprocesos - Misionales: Formación, Extensión y Proyección Social, Investigación y Generación de Conocimiento, y Desarrollo Humano y Bienestar. - De apoyo: Gestión Financiera, Gestión de Recursos Tecnológicos, Gestión del Talento Humano y Gestión de Bienes y Servicios. - Estratégicos: Planeación Institucional, Comunicación Institucional, Gestión del Control, Gestión de la Calidad. - Seguimiento y Evaluación: Gestión del Mejoramiento.
MITIGAR UV Modelo metodológico 2. Identificación de amenazas Es todo fenómeno capaz de causar daño a una población o elemento expuesto (en este caso la institución o uno cualquiera de sus procesos). Se clasifican en: Socio Culturales Humanas Política Pública y Económica Socio Naturales. Ejemplo: Tendencia a la globalización que abre espacios de formación por fuera de la Universidad.
MITIGAR UV Modelo metodológico 3. Identificación de vulnerabilidades Es el grado de debilidad, colectiva o individual, que se tiene ante un fenómeno amenazante y que lo predispone a sufrir daño. Esta se configura teniendo en cuenta la exposición al fenómeno y la fragilidad ante este. Ejemplo: Complejidad en el proceso administrativo que impide la ejecución de los recursos oportunamente.
MITIGAR UV Modelo metodológico Riesgo, cálculo o estimación anticipada de pérdidas, daños o efectos probables, según escenarios de amenazas y vulnerabilidades previamente evaluados. Amenaza (A1) R Ac A* V ( E) Ac Mt Pr Ac At A2 A3 A D I D V U Organización (Institución) Dependencias Procesos L RIESGO I B L N E R A An A4
MITIGAR UV Modelo metodológico 4. Controles existentes Corresponde a las medidas que históricamente la Universidad ha ejecutado para responder a situaciones del entorno que le pudieran generar consecuencias negativas dentro de su normal funcionamiento, como políticas, acciones, prácticas, etc. Una vez se haya evaluado como riesgo aceptable la forma de tratar el riesgo es a través del mantenimiento de los controles existentes. Ejemplo: Existen los procedimientos para aprobar la nueva oferta académica pero el tiempo promedio de aprobación es aún alto. Los controles existentes no son efectivos.
MITIGAR UV Modelo metodológico 5. Determinación de la probabilidad Es el número de veces que un fenómeno se repite dentro de un tiempo determinado. Nivel a b c d Descriptor Frecuente o Casi cierto Periódica Ocasional Remota Se espera que ocurra en la mayoría de las circunstancias, una o más veces al año. Puede ocurrir una vez entre uno y tres años. Puede ocurrir una vez en cinco años. Puede ocurrir una vez en diez o más años.
MITIGAR UV Modelo metodológico 6. Determinación del impacto El daño, efecto, pérdidas o cualquier consecuencia negativa derivada de la interacción entre la severidad del fenómeno (amenaza) y la fragilidad de los elementos expuestos (vulnerabilidad). Nivel Descriptor 1 Bajo 2 Moderado 3 Alto 4 Muy alto
MITIGAR UV Modelo metodológico 6. Determinación del impacto Nivel Descriptor 1 Bajo 2 Moderado 3 Alto 4 Muy alto Lesiones que requieren primeros auxilios o Pérdidas económicas y financieras inferiores al 1% de los aportes anuales del Estado al presupuesto de la Universidad o Alteración en la prestación del servicio parcial de alguno de sus subprocesos sin que se afecte el funcionamiento total del proceso al cual pertenece o Retraso en la respuesta de la Universidad a las necesidades de sus usuarios en los próximos 10 años.
MITIGAR UV Modelo metodológico 6. Determinación del impacto Nivel Descriptor 1 Bajo 2 Moderado 3 Alto 4 Muy alto Lesiones requieren tratamiento médico sin incapacidad o Pérdidas económicas y financieras entre el 1% y el 5% de los aportes anuales del Estado o Alteración en la prestación del servicio parcial de varios de sus subprocesos afectando parcialmente el proceso al cual pertenece o Retraso en la respuesta de la Universidad a las necesidades de sus usuarios en los próximos cinco (5) años.
MITIGAR UV Modelo metodológico 6. Determinación del impacto Nivel Descriptor 1 Bajo 2 Moderado 3 Alto 4 Muy alto Lesiones que requieren tratamiento médico y generan incapacidad o Pérdidas económicas y financieras están entre el 5% y el 10% de los aportes anuales del Estado al presupuesto de la Universidad o Alteración en la prestación del servicio afectando la totalidad de un proceso o Retraso en la respuesta de la Universidad a las necesidades de sus usuarios en los próximos tres (3) años.
MITIGAR UV Modelo metodológico 6. Determinación del impacto Nivel Descriptor 1 Bajo 2 Moderado 3 Alto 4 Muy alto Hay pérdida de vidas humanas o Pérdidas económicas y financieras son superiores al 10% de los aportes anuales del Estado al presupuesto de la Universidad o Alteración en la prestación del servicio afectando dos o mas procesos simultáneamente o Retraso en la respuesta de la Universidad a las necesidades de sus usuarios en un año.
MITIGAR UV Modelo metodológico 7. Valoración del riesgo Los resultados de los análisis de la probabilidad y el impacto, permiten valorar el grado de riesgo al que se está expuesto. Cuando intervienen varias unidades al calificar el riesgo su valor, para el mapa de riesgos institucional, será el promedio de las calificaciones dadas por las unidades. Nivel E A M B Descriptor Riesgo extremo Riesgo alto Riesgo Moderado Riesgo Bajo Se considera riesgo aceptable aquel que es calificado como Bajo.
Modelo metodológico 8. Mapa de riesgos MITIGAR UV PROBABILIDAD IMPACTO Bajo Moderado Alto Muy alto 1 2 3 4 Frecuente o Casi Cierto a Periódica b Ocasional c Remota d VALORACIÓN DEL RIESGO E: Riesgo extremo; requiere acción inmediata A: Riesgo alto; requiere acción de corto plazo M: Riesgo moderado; requiere acción de mediano plazo B: Riesgo bajo; requiere acción de largo plazo
Modelo metodológico 9. Opciones de manejo MITIGAR UV Transferir, la institución transfiere a un tercero para que responda por las consecuencias del riesgo cuando el evento ocurra. Eliminar, la institución evita el riesgo decidiendo no empezar o no continuar con la actividad que origina el riesgo. Asumir, la institución asume el riesgo y toma medidas ya sea de prevención, mitigación o atención.
Modelo metodológico MITIGAR UV 9. Opciones de manejo - Asumir Prevención, medidas anticipadas para evitar la ocurrencia del fenómeno potencialmente amenazante. Su objetivo es evitar dicha materialización. Mitigación, medidas, política o estrategias, individuales o colectivas tendientes a reducir el impacto o consecuencias de un fenómeno amenazante. Atención, acciones orientadas a controlar los efectos de un fenómeno durante su ocurrencia.
MITIGAR UV Modelo metodológico 10. Acciones Una vez establecida la opción de manejo del riesgo de acuerdo con la valoración dada se deben proponer medidas concretas (acciones) conducentes a la reducción del riesgo. Si existen acciones ya identificadas en otros planes (Plan de Acción, planes de mejoramiento, acciones correctivas, preventivas y de mejora, entre otros), este riesgo debe hacer mención del Plan existente y no se toman medidas adicionales. Ejemplo: Divulgación de procesos y procedimientos actualizados.
MITIGAR UV Modelo metodológico 10. Responsables Para cada acción propuesta se asigna por lo menos un responsable que corresponde al responsable funcional que orgánicamente toma las decisiones con respecto a las acciones que se van a llevar a cabo. El responsable velará por su ejecución, seguimiento y evaluación de tal manera que conduzca a la reducción del riesgo. Ejemplo: Vicerrectoría de Investigaciones. Facultad de Salud.
Modelo metodológico 10. Indicadores y meta MITIGAR UV Para cada acción considerada se debe definir una medida que permitirá establecer el grado de avance o logro de la acción llevada a cabo. La meta es el valor que adquiere el indicador en un tiempo determinado y corresponde a la medición de la gestión de la acción. Ejemplo: Indicador Meta Propuesta de una política de internacionalización presentada Porcentaje de grupos capacitados (#de grupos capacitados/total de grupos) 1 75
Modelo metodológico 11. Plan de riesgos MITIGAR UV
Modelo metodológico MITIGAR UV 12. Seguimiento, evaluación y retroalimentación del Plan de riesgos Revisión semestral a los riesgos extremos y revisión anual a todos los riesgos. En el seguimiento se consigna: Lo ejecutado que corresponde a un valor con respecto a la meta de lo llevado a cabo en el periodo a evaluar. Las observaciones que corresponde a una explicación del valor consignado.
MITIGAR UV Modelo metodológico 12. Matriz de riesgos
Modelo metodológico MITIGAR UV 12. Retroalimentación al Plan de riesgos Se revisan de nuevo las amenazas, las vulnerabilidades y los controles existentes y se vuelve a calificar el fenómeno amenazante y la vulnerabilidad. Los riesgos moderados se revalorarán al final del periodo considerado (entre 1 y 4 años). Si la valoración del riesgo se reduce entonces la acción llevada a cabo se define como eficaz. De acuerdo a esta nueva valoración se determinará las opciones de manejo del riesgo y el tratamiento a seguir para el siguiente periodo.
Modelo metodológico MITIGAR UV 12. Informe de seguimiento
Aplicación del modelo 1. Elaboración del mapa y plan de riesgos Definición de los riesgos por procesos con participación de los líderes de los procesos y subprocesos y de los representantes de las Facultades, Institutos, Sedes. Julioagosto 2010. Revisión de los riesgos identificados y de las acciones propuestas por parte de los responsables. Septiembre octubre 2010. Revisión por parte de la Dirección del mapa y plan de riesgos. Noviembre 2010.
Aplicación del modelo Participación por proceso Proceso Número de Reuniones Número de Asistentes Facultades Institutos Sedes participantes Formación 3 55 Salud, Ciencias, Socioeconomía, Ingeniería, Admón, Psicología, IEP, Palmira, Cartago, Buga, Tuluá, Norte del Cauca, Yumbo, Zarzal, Pacífico, Caicedonia Investigación y Generación de Conocimiento Extensión y Proyección Social Desarrollo Humano y Bienestar Planeación Institucional Comunicación Institucional 2 35 Salud, Humanidades, Ciencias, Socioeconomía, Psicología, IEP, Palmira, Cartago, Buga, Tuluá, Norte del Cauca, Yumbo, Pacífico, Caicedonia 3 61 Salud, Humanidades, Ciencias, Socioeconomía, Ingeniería, Administración, Psicología, IEP, Palmira, Cartago, Buga, Tuluá, Norte del Cauca, Yumbo, Zarzal, Pacífico, Caicedonia 2 31 Palmira, Cartago, Buga, Tuluá, Norte del Cauca, Yumbo, Zarzal, Pacífico, Caicedonia 2 36 Salud, Humanidades, FAI, Ciencias, Socioeconomía, Ingeniería, Administración, Psicología, IEP, Palmira, Cartago, Buga, Tuluá, Norte del Cauca, Yumbo, Zarzal 4 54 Salud, Humanidades, FAI, Socioeconomía, Ingeniería, Administración, Psicología, IEP, Palmira, Cartago, Tuluá, Yumbo, Zarzal, Pacífico, Caicedonia
Aplicación del modelo Participación por proceso Proceso Gestión de la Calidad Gestión del Control Gestión Financiera Gestión de Recursos Tecnológicos Gestión del Talento Humano Gestión de Bienes y Servicios Gestión del Mejoramiento Número de Reuniones Número de Asistentes Facultades Institutos Sedes participantes 2 34 Salud, Humanidades, FAI, Ciencias, Socioeconomía, Ingeniería, Administración, Psicología, IEP, Palmira, Cartago, Buga, Norte del Cauca, Yumbo, Zarzal, Caicedonia 2 22 Salud, Humanidades, FAI, Ciencias, Socioeconomía, Ingeniería, Administración, Cartago, Norte del Cauca, Zarzal 2 36 Salud, Humanidades, FAI, Ciencias, Socioeconomía, Ingeniería, Administración, Psicología, IEP, Cartago, Buga, Tuluá, Norte del Cauca, Yumbo, Zarzal 4 61 Salud, Humanidades, FAI, Ciencias, Socioeconomía, Ingeniería, Administración, Psicología, IEP, Palmira, Cartago, Tuluá, Yumbo, Zarzal, Pacífico 2 39 Salud, Humanidades, FAI, Ciencias, Socioeconomía, Ingeniería, Administración, Psicología, Cartago, Tuluá, Norte del Cauca, Yumbo, Zarzal 2 41 Salud, FAI, Ciencias, Socioeconomía, Ingeniería, Administración, Psicología, IEP, Palmira, Cartago, Buga, Tuluá, Norte del Cauca, Yumbo, Zarzal, Caicedonia 2 22 Salud, Humanidades, Socioeconomía, Ingeniería, Administración, Palmira, Cartago, Buga, Norte del Cauca, Yumbo, Zarzal
Aplicación del modelo Mapa de riesgos por procesos
Aplicación del modelo Plan de riesgos
Aplicación del modelo 2. Despliegue y divulgación del modelo Reunión con los Consejos de Facultad e Instituto Académico donde se planteó la importancia de la gestión de riesgos y se instruyó sobre el seguimiento y control de los mismos. (Nov. Dic. 2010) Instrucción personalizada a las personas encargadas de la gestión de riesgos en las unidades académicas para el diligenciamiento de los formatos de seguimiento. (Dic 2010 Enero 2011) Creación y mantenimiento de la página web que da soporte a la gestión de riesgos (Octubre 2010 a la fecha).
Aplicación del modelo 2. Despliegue y divulgación del modelo http://planeacion.univalle.edu.co
Aplicación del modelo 2. Despliegue y divulgación del modelo http://planeacion.univalle.edu.co
Aplicación y resultados del modelo 3. Seguimiento a Riesgos Extremos 2010: 23 amenazas y 34 vulnerabilidades en riesgo extremo Número de acciones definidas 47 Número de indicadores definidos 50 Porcentaje de ejecución de la matriz de riesgos 82% Número de acciones que no se llevaron a cabo 9 Número de acciones eficaces 15 Número de acciones que permitieron disminuir la valoración del riesgo Número de riesgos eliminados 4 2011: 20 amenazas y 23 vulnerabilidades en riesgo extremo Número de acciones definidas: 61 extremo, 23 alto, 15 moderado, 10 bajo. 11 109
Mapa de riesgos Aplicación y resultados del modelo
Plan de riesgos Aplicación y resultados del modelo
Aplicación y resultados del modelo 3. Seguimiento a riesgos extremos 2010-II 3. Seguimiento a riesgos 2010-II a 2011-I
Evaluación y Seguimiento 2010-II 2011-I El porcentaje de ejecución de las acciones fue del 80%, 125 acciones se ejecutaron en un 100%, 49 acciones tuvieron un porcentaje de ejecución mayor o igual al 50%, 14 acciones tuvieron una ejecución inferior al 50% y 48 acciones no se llevaron a cabo. Se dice que una acción ha sido eficaz si ha permitido la reducción, eliminación o minimización del riesgo, por lo cual se encontró que 135 acciones fueron eficaces y 68 acciones no fueron eficaces, existen 33 acciones cuya ejecución es responsabilidad de varias dependencias razón por lo cual la calificación de la eficacia de la acción dependerá del contexto específico de cada responsable.
Evaluación y Seguimiento 2010-II 2011-I Para el periodo 2011-II, se identificaron 86 riesgos que tenían acciones pendientes o que aun no se habían ejecutado, 18 corresponden a riesgo extremo, 32 riesgo alto, 27 riesgo moderado y 10 riesgo bajo. El tratamiento de estos riesgos se hará mediante 113 acciones propuestas.
Aplicación y resultados del modelo 3. Seguimiento a Riesgos Extremos 2010: 23 amenazas y 34 vulnerabilidades en riesgo extremo Número de acciones definidas 47 Número de indicadores definidos 50 Porcentaje de ejecución de la matriz de riesgos 82% Número de acciones que no se llevaron a cabo 9 Número de acciones eficaces 15 Número de acciones que permitieron disminuir la valoración del riesgo Número de riesgos eliminados 4 2011: 20 amenazas y 23 vulnerabilidades en riesgo extremo Número de acciones definidas: 61 extremo, 23 alto, 15 moderado, 10 bajo. 11 109
Aplicación y resultados del modelo 3. Seguimiento a Riesgos 2011-I: 64 amenazas y 125 vulnerabilidades Número de acciones definidas 236 Número de indicadores definidos 247 Porcentaje de ejecución de la matriz de riesgos 80% Número de acciones que no se llevaron a cabo 48 Número de acciones eficaces 135 Número de acciones que no fueron eficaces 68 Número de riesgos eliminados 0 2011-II: 47 amenazas y 75 vulnerabilidades Número de acciones definidas: 18 extremo, 32 alto, 27 moderado, 10 bajo. 113
Aplicación y resultados del modelo APLICACIÓN Y RESULTADOS DEL MODELO 2010 (extremos) 2010- I 2010- II Numero de amenazas 23 64 47 Numero de vulnerabilidades 34 125 75 Número de acciones definidas 47 236 113 Número de indicadores definidos 50 247 Porcentaje de ejecución de la matriz de riesgos 82% 80% Número de acciones que no se llevaron a cabo 9 48 Número de acciones eficaces 15 135 Número de acciones que permitieron disminuir la valoración del riesgo 11 N/A Número de riesgos eliminados 4 0
Acciones a seguir Difusión de la metodología para la elaboración del mapa y plan de riesgos para el periodo 2012-2015 (una vez se apruebe el Plan de Acción 2012-2015). Elaboración y ajustes al mapa y plan de riesgos por procesos y dependencias para el periodo 2012-2015 (tres meses a partir de la difusión de la metodología). Informe de seguimiento a todos los riesgos por procesos y dependencias 2011-II y evaluación de la aplicación del modelo a través de una encuesta electrónica. (diciembre 2011- febrero 2012).
MODELO INSTRUMENTAL PARA EL TRATAMIENTO INTEGRAL Y LA GESTION DE LOS RIESGOS EN LA UNIVERSIDAD DEL VALLE MITIGAR UV GRACIAS No arriesgar es lo más arriesgado, así que, para evitar riesgos, arriesgaré. Juanma Lillo http://planeacion.univalle.edu.co