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República de Panamá CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad PROCEDIMIENTO PARA LA INVERSIÓN DE FONDOS EN DEPÓSITOS A PLAZO EN EL BANCO NACIONAL DE PANAMÁ Y LA CAJA DE AHORROS DE LA CAJA DE SEGURO SOCIAL Marzo de 2018 3
REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN SUPERIOR FEDERICO A. HUMBERT Contralor General NITZIA R. DE VILLARREAL Subcontralora General CARLOS A. GARCÍA MOLINO Secretario General DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD ELY BROKAMP I. Directora FELIPE ALMANZA Subdirector DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS PRÓSPERO ROSAS C. Jefe JOSÉ A. CASTILLO Supervisor de Calidad LETICIA R. DE RODRÍGUEZ Supervisora ZAIDA L. GONZÁLEZ R. Analista de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos 4
DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA JAMES E. BERNARD V. Director DIRECCIÓN NACIONAL DE FISCALIZACIÓN GENERAL LUTZIA FISTONIC B. Directora DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA GENERAL OLDEMAR GUERRA ESPINOZA Director 5
CAJA DE SEGURO SOCIAL ALFREDO MARTÍZ FUENTES Director General JULIO GARCÍA VALARINI Subdirector encargado LYDA RIVERA Secretaria General DIRECCIÓN EJECUTIVA NACIONAL DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN PABLO CASTREJÓN Director DIRECCIÓN NACIONAL DE PROCESOS DEYRA PINZÓN Directora ROSA HOO Subdirectora 6
EQUIPO TÉCNICO CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD PRÓSPERO ROSAS C. Jefe LETICIA R. DE RODRÍGUEZ Supervisora JOSÉ A. CASTILLO Supervisor de Calidad ZAIDA L. GONZÁLEZ R. Analista de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CAJA DE SEGURO SOCIAL DIRECCIÓN NACIONAL DE PROCESOS DEPARTAMENTO DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS ELIZABETH CUMBRERA Jefa CARLOS R. BURAC Analista de Procesos 7
ÍNDICE INTRODUCCCIÓN I. GENERALIDADES II. A. Objetivos del Procedimiento B. Base legal C. Ámbito de Aplicación D. Consideraciones Previas NORMAS DE CONTROL INTERNO APLICABLES A. Normas Generales B. Normas Específicas III. PROCEDIMIENTO A. Inversión de Fondos en Depósitos a Plazo en el Banco Nacional de Panamá y la Caja de Ahorros. Mapa de Proceso IV. RÉGIMEN DE FORMULARIOS GLOSARIO Y SIGLAS ANEXOS 8
INTRODUCCIÓN La Contraloría General de la República, a través de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad, en coordinación con la Dirección Nacional de Procesos de la Caja de Seguro Social, en uso de las atribuciones conferidas por la Ley, han desarrollado el documento denominado PROCEDIMIENTO PARA LA INVERSIÓN DE FONDOS EN DEPÓSITOS A PLAZO EN EL BANCO NACIONAL DE PANAMÁ Y LA CAJA DE AHORROS DE LA CAJA DE SEGURO SOCIAL. El presente documento define las diferentes operaciones que lo componen y desarrolla los controles internos con la finalidad de propiciar un alto nivel de comprensión sobre las responsabilidades y acciones operativas de cada uno de los actores involucrados en el mismo. El cumplimiento de las pautas establecidas en este documento, garantizará la transparencia orientada al uso y manejo de los Fondos Públicos que maneja la Caja de Seguro Social. El presente documento comprende cuatro capítulos: el primero, detalla las Generalidades; el segundo, señala las Normas de Control Interno Aplicables; el tercero, expone y desarrolla los Procedimientos propios, objeto de regulación, para el uso y manejo de fondos y bienes públicos; y por último, el cuarto capítulo, presenta el Régimen de Formularios, Glosario, Siglas y Anexos. No obstante, el permanente cambio en el quehacer gubernamental, obliga a que los diferentes entes tengan la responsabilidad de mantenerse en constantes ajustes, en base a las normas y procedimientos que regulan la gestión gubernamental; por consiguiente, valoramos el interés de los usuarios, en presentar ante la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad, las recomendaciones, que luego de ser debidamente analizadas y aprobadas, conlleven a modificaciones que lo fortalezcan. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad 9
I. GENERALIDADES A. Objetivos del Procedimiento Describir los pasos a seguir para el manejo e inversión de los recursos económicos mediante depósitos a plazo en el Banco Nacional de Panamá y la Caja de Ahorros, estableciendo medidas de control para la inversión de los fondos. B. Base Legal Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Artículo 11 (numeral 2), Artículo 36. Promulgada en la Gaceta Oficial Núm.20,188 de 20 de noviembre de 1984 y sus modificaciones de la Ley 97 del 21 de diciembre de 1998, Ley 67 del 14 de noviembre de 2008. Ley Núm.59 de 29 de diciembre de 1999, Que reglamenta el Artículo 299 de la Constitución Política y dicta otras disposiciones contra la Corrupción Administrativa. Promulgada en la Gaceta Oficial No.23,961 de 04 de enero de 2000. Ley Núm.38 de 31 de julio de 2000, Que aprueba el Estatuto Orgánico de la Procuraduría de la Administración, regula el Procedimiento Administrativo General y dicta disposiciones especiales. Artículo 46. Promulgada en Gaceta Oficial No.24,109 de 2 de agosto de 2000. Ley Núm.51 de 27 de diciembre de 2005, Que reforma la Ley Orgánica de la Caja de Seguro Social y dicta otras disposiciones. Promulgada en la Gaceta Oficial No.25,453 del miércoles 28 de diciembre de 2005. Ley Núm.67 de 14 de noviembre de 2008, Que desarrolla la Jurisdicción de Cuentas y reforma la Ley 32 de 1984, Orgánica de la Contraloría General de la República. Artículo 90. Artículo 17. Promulgada en la Gaceta Oficial No.26,169 de 20 de noviembre de 2008. Decreto Ejecutivo Núm.246 de 15 de diciembre de 2004, Por el cual se dicta el Código Uniforme de Ética de los Servidores Públicos que laboran en las entidades del Gobierno Central. Artículo 1. Promulgado en Gaceta Oficial No.25,199 de 20 de diciembre de 2004. Decreto Núm. 214-DGA de 8 de octubre de 1999, Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá, punto 3.2.1 Ambiente de Control, punto 3.3.1 Normas de Control Interno para el Área de Presupuesto, 3.3.2 Normas de Control Interno para el Área de Tesorería. Promulgado en la Gaceta Oficial No.23,946 de 26 de octubre de 1999. Decreto Núm.211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007, Por el cual se crea el Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad. ARTÍCULO PRIMERO. Promulgado en la Gaceta Oficial Digital Núm.25,861 de 22 de agosto de 2007. 10
Decreto Núm.220-2014-DMySC de 25 de julio de 2014, Por el cual se adoptan las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público en la República de Panamá. ARTÍCULO PRIMERO. Promulgado en la Gaceta Oficial Digital 27,646 del 20 de octubre de 2014. Resolución Núm.35,888-A-2004 de 15 de junio de 2004, Por medio del cual se oficializa el Reglamento Interno de Personal de la Caja de Seguro Social. Artículo 20, Promulgado en la Gaceta Oficial Núm.25,106 del 2 de agosto de 2004. Resolución Núm.39,609-2007-J.D. de 8 de mayo de 2007, Por la cual se aprueba el Reglamento para la Inversión de los Fondos de Reserva de la Caja de Seguro Social. CAPÍTULO II CLASIFICACIÓN, CONTABILIDAD Y RENTABILIDAD DE LAS INVERSIONES DE LOS FONDOS DE LAS RESERVAS, TÍTULO V PROCESO DE INVERSIÓN FINANCIERA CAPÍTULO I PRINCIPIOS RECTORES, CAPÍTULO II CRITERIOS FINANCIEROS PARA LA EVALUACIÓN Y RECOMENDACIÓN DE INVERSIONES FINANCIERAS. Promulgado en la Gaceta Oficial Digital N 25,835 del 16 de julio de 2007. C. Ámbito de Aplicación Aplica a las unidades administrativas involucradas en los procedimientos administrativos y financieros, relacionados con las inversiones de fondos en depósitos a plazo en el Banco Nacional de Panamá y la Caja de Ahorros. D. Consideraciones Previas La Dirección General de la Caja de Seguro Social a través de la Dirección Ejecutiva Nacional de Finanzas y Administración, en su condición de administradores de todos los fondos institucionales, son los encargados de establecer las políticas de control, contemplados en su Ley Orgánica para su gestión. En cumplimiento con la Resolución N 2094-DFG- del 19 de diciembre de 2017, la Dirección General de la Caja de Seguro Social para garantizar la transparencia en el manejo diario de las operaciones financieras cubiertas en el presente documento, designará formalmente unidades dentro de la estructura organizacional o al servidor público responsable, encargado de fiscalizar que estas operaciones exceptuadas de Control Previo, se realicen de conformidad con las disposiciones vigentes, tal cual lo establece la Resolución en mención, en su Artículo Tercero. A través de la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República en la institución, se comunicarán las unidades que han sido asignadas para dicha fiscalización. Las operaciones consideradas en este procedimiento, realizadas en el Banco Nacional de Panamá y la Caja de Ahorros, tendrán como objetivo coadyuvar a financiar el costo de servicios y prestaciones que otorga la institución a los derechohabientes. 11
El manejo de los fondos se registrará presupuestariamente, su ejecución financiera se realizará a través de la Cuenta General N 1- Caja de Seguro Social, será registrada de acuerdo a la codificación establecida por el MEF y la Contraloría General de la República, en lo que respecta a la contabilidad. El Director General presentará, trimestralmente, un informe sobre la situación de las reservas financieras de la institución y sus rendimientos, así como de las inversiones realizadas en dichos periodos, a la Junta Directiva en este particular a la Comisión de Inversiones y Riesgos. 12
II. NORMAS DE CONTROL INTERNO APLICABLES A. NORMAS GENERALES 1. El presente procedimiento es de obligatorio cumplimiento por los servidores públicos que intervienen en el proceso, la no aplicación del mismo conllevará a las sanciones de conformidad con lo que establece el Reglamento Interno de Personal de la Caja de Seguro Social, en su Artículo 20, numeral 1. 2. La Superintendencia de Bancos de Panamá certificará, a la Caja de Seguro Social, mensualmente la tasa promedio de interés del mercado financiero local. 3. El pago de intereses se realizará de la siguiente forma: a. El Banco Nacional de Panamá acreditará directamente los intereses en las cuentas corrientes que mantiene la Caja de Seguro Social en dicho Banco, de acuerdo a las instrucciones giradas. b. La Caja de Ahorros pagará los intereses que generen los Depósitos a Plazo Fijo, mediante transferencia de fondos a la cuenta corriente Caja de Seguro Social-Cuenta General, domiciliada en el Banco Nacional de Panamá. Esta disposición también aplica para los casos de vencimiento del capital de los depósitos a plazo fijo. 4. La Dirección Nacional de Contabilidad institucional registrará y balanceará mensualmente los intereses devengados y acreditados por riesgo, de acuerdo a la tasa de interés, capital y plazo de cada depósito. 5. Contabilidad institucional, mantendrá auxiliares de capital vigente por reserva, intereses devengados y por cobrar de acuerdo a los certificados de depósitos a plazo fijo enviados por los bancos receptores de los fondos. 6. El Departamento de Tesorería, enviará informes mensuales de los capitales invertidos e intereses percibidos, a todas las unidades ejecutoras involucradas en el proceso de inversiones. 7. El Departamento de Tesorería, informará mediante nota la ejecución de los depósitos a plazos, a las unidades participantes del proceso. 8. Es responsabilidad de la Unidad Técnica Especializada de Inversiones, recomendar a la Dirección General, a través de Dirección Ejecutiva Nacional de Finanzas y Administración, los términos y condiciones de la renovación, cancelación o apertura de los depósitos a plazo fijo en el Banco Nacional de Panamá y la Caja de Ahorros, en las mejores condiciones de seguridad, liquidez, solvencia y al mayor rendimiento posible. La propuesta será presentada y sustentada al Director General quien aprobará o desaprobará. 13
9. La administración de las inversiones que realice la institución en bancos estatales, será responsabilidad de la Dirección General, a través de la Dirección Ejecutiva Nacional de Finanzas y Administración, por conducto de la Dirección Nacional de Finanzas, conforme a los lineamientos establecidos en el Plan Anual de Inversiones Financieras aprobado por la Junta Directiva, el Reglamento de Inversiones, la Ley Orgánica y demás disposiciones vigentes. 10. La Dirección Nacional de Finanzas, será responsable de comunicar a la Unidad Técnica Especializada en Inversiones los fondos disponibles para inversión y los vencimientos mensuales de los Depósitos a Plazo Fijo. 11. Los actos de manejo referentes a las inversiones financieras descritas en el presente manual, estarán exentas del Control Previo, descrito en la Resolución Núm.2094 de DFG de 19 de diciembre de 2017, Por el cual se exceptúa del Control Previo los actos de manejo referentes a las inversiones financieras de la Caja de Seguro Social relacionados con la Compra de Títulos de Deuda Pública de la República de Panamá, la Compra de Títulos Valores de Deuda del Aeropuerto Internacional de Tocumen, S. A. y todas las que realice con el Banco Nacional de Panamá y/o la Caja de Ahorros; en todos los casos, ajustados a los parámetros y políticas aprobadas por la Junta Directiva de la Caja de Seguro Social. B. NORMAS ESPECÍFICAS 1. Le corresponde al Director General, a través de la Dirección Ejecutiva Nacional de Finanzas y Administración, y aquellas otras unidades administrativas vinculadas al proceso, velar por el cumplimiento del presente procedimiento; de tal manera, que se apliquen las medidas correctivas y disciplinarias, en caso de incumplimiento de esta herramienta de control, según lo establecido en el presente documento, Ley Orgánica de la CSS y reglamento interno de la institución. 2. Para los fines presentes, el Procedimiento cubrirá los siguientes aspectos: 2.1 2.2 2.3 2.4 Depósitos a Plazo con fondos disponibles estimados Renovación de Depósitos a Corto y Largo Plazo Cancelación de Depósitos a Plazo Fijo a Vencimiento Depósitos a Plazo con cargo al Plan Anual de Inversiones 3. Las inversiones tendrán como objetivo, contribuir a la sostenibilidad de los compromisos de largo plazo de los riesgos que administra la institución. Para lograr estos objetivos, la cartera de inversiones de la institución se estructurará observando principios modernos de administración de portafolio, preservando en su orden de prioridad, la seguridad, liquidez, solvencia y mejor rendimiento posible sobre el capital invertido. 4. Los intereses devengados por los depósitos a plazo, serán depositados o distribuidos entre los diferentes riesgos, de acuerdo a los términos y condiciones pactados con la entidad bancaria, correspondiente al momento de realizado el depósito. 14
5. La recaudación de estos intereses, se comunicará a la unidad correspondiente para su debido registro en la ejecución presupuestaria de ingresos. 6. El Departamento de Tesorería, por medio de la Sección de Análisis y Programación Financiera, confeccionará las notas con las instrucciones de la apertura, renovación o cancelación de los depósitos a plazo que serán firmadas por el Director General y remitidas a las instituciones bancarias correspondientes, a través de la nota de Solicitud de Apertura de Depósitos a Plazo Fijo (Formularios Núm.1), nota de Solicitud de Renovación de Depósitos a Plazo Fijo (Formulario Núm.2) y nota de Transferencia de Fondos (Formulario Núm.3). 7. La Contraloría General de la Republica, podrá ejercer el Control Posterior las veces que lo estime pertinente, tal cual lo establece la Resolución No.2094-DFG de 19 de diciembre de 2017 (Anexo Núm.1) en su artículo cuarto. 8. En cumplimiento con la Resolución No.2094-DFG de 19 de diciembre de 2017 de la Contraloría General de la República, con respecto a los actos de manejo de las inversiones financieras contempladas en el artículo 1, el Director General o a quien delegue para tal fin, deberá rendir cuenta a la Contraloría General, mediante informe trimestral, según lo establece el artículo segundo de dicha Resolución. 9. Este informe comprenderá tanto un compendio sobre la actuación realizada como el informe financiero correspondiente. 10. Para garantizar la transparencia en el manejo diario de las operaciones financieras cubiertas en el presente documento, la Dirección General de la Caja de Seguro Social, designará dentro de la estructura organizacional la unidad administrativa/servidor público responsable encargado de fiscalizar que estas operaciones exceptuadas de Control Previo, se realicen de conformidad con las disposiciones vigentes, tal cual lo establece la Resolución en mención en su artículo tercero. 11. Para los efectos de los trámites que realiza la Caja de Seguro Social con el Banco Nacional, las notas modelo para comunicar, informar y/o documentar la información relacionada con la gestión de los depósitos, se encuentran resumidas en los Anexos Núm. 2, 3 y 4; las cuales, estarán sujetas a cambios o modificaciones, en el momento que así los tenga a bien la referida institución bancaria. 12. Para los efectos de los trámites que realiza la Caja de Seguro Social con la Caja de Ahorros, los documentos modelos que utiliza para comunicar, informar y/o documentar la información relacionada con la gestión de los depósitos, se encuentran resumidas en los Anexos Núm. 5, 6 y 7; los cuales, estarán sujetos a los cambios o modificaciones, en el momento que lo estime conveniente la referida entidad financiera. 15
III. PROCEDIMIENTO A. INVERSIÓN DE FONDOS EN DEPÓSITOS A PLAZO EN EL BANCO NACIONAL DE PANAMÁ Y LA CAJA DE AHORROS 1. Dirección Nacional de Finanzas Departamento de Tesorería Sección de Análisis y Programación Financiera Jefe Realiza diariamente la estimación de los saldos disponibles en la Cuenta General N 1, basada en las proyecciones diarias del flujo de caja o fondos líquidos recibidos y determina los excedentes de fondos disponibles para inversión, comunica (vía correo electrónico o por escrito entre el jefe de Tesorería y el Director Nacional de Finanzas) al Director Nacional de Finanzas. 2. Dirección Nacional de Finanzas Director Al recibir la comunicación con la estimación de saldos disponibles, confecciona nota, firma y procede a informar al Director Ejecutivo Nacional de Finanzas y Administración, con copia de la nota a la Unidad Técnica Especializada en Inversiones, con la cual solicita una evaluación financiera y recomendación de inversión sobre la base de los fondos disponibles. 3. Unidad Técnica Especializada de Inversiones Analista Financiero Evalúa la disponibilidad de fondos, según los lineamientos establecidos en el Plan Anual de Inversiones aprobado por la Junta Directiva y el perfil de obligaciones de los riesgos administrados, para sugerir cuáles son las opciones de inversión (Apertura o Renovación de Depósitos a Plazo), a través de informe ejecutivo de recomendación. 4. Departamento de Tesorería Sección de Análisis y Programación Financiera Jefe Recibe el informe ejecutivo con las recomendaciones para la apertura o renovación de depósitos con cargo al Plan Anual de Inversiones o con fondos disponibles estimados; renovación de depósitos existentes a corto y largo plazo; cancelaciones de depósitos a plazo fijo a vencimiento y transferencia de fondos. 16
Prepara la nota de Solicitud de Apertura de Depósitos a Plazo Fijo (Formulario Núm.1), nota de Solicitud de Renovación de Depósitos a Plazo Fijo (Formulario Núm.2) y nota de Transferencia de Fondos (Formulario Núm.3), este último formulario, cuando son depósitos en la Caja de Ahorros, remite a la Dirección Nacional de Finanzas. Solicita a la Sección de Análisis y Programación Financiera, proceder con la operación correspondiente (apertura, renovación o transferencia de fondos). Nota: Cuando se trate de la inversión de fondos con cargo a recursos del Plan Anual de Inversiones, mediante la apertura de depósitos que excedan los 12 meses de plazo o depósitos a plazo en la Caja de Ahorros, solicita a la Dirección Nacional de Contabilidad la confección del comprobante de diario para el registro contable y presupuestario. Se remite a Registro de Presupuesto en la Caja de Seguro Social, para el registro presupuestario correspondiente, previa aprobación del Director General. Si no se da esta condición, no es necesario que se registre el comprobante de diario y se realice el registro presupuestario. 5. Contraloría General de la República Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad Departamento de Registro de Presupuesto en la Caja de Seguro Social Analista de Ejecución Presupuestaria Recibe la documentación por parte del Departamento de Tesorería, Sección de Análisis y Programación Financiera. Realiza el compromiso presupuestario de SRPG y remite nuevamente a la Dirección Nacional de Finanzas. 6. Dirección Nacional de Finanzas Director Revisa y aprueba la propuesta y remite a la Dirección General. 7. Dirección General Director Aprueba, a través de firma, la operación financiera (apertura, renovación o transferencia) y remite al Departamento de Tesorería. 17
8. Departamento de Tesorería Sección de Análisis y Programación Financiera Analista Financiero Recibe la aprobación de la operación y remite la nota firmada con las instrucciones para realizar la operación financiera a la entidad bancaria. 9. Entidad Bancaria Banco Nacional de Panamá/Caja de Ahorros Realiza la operación siguiendo las instrucciones indicadas en la documentación enviada por la institución. Remite al Departamento de Tesorería de la Caja de Seguro Social, los certificados de los depósitos a plazo detallando los términos y condiciones de la operación. 10. Caja de Seguro Social Dirección Nacional de Finanzas Departamento de Tesorería Sección de Análisis y Programación Financiera Analista Financiero Recibe la certificación de los depósitos a plazos, prepara nota informando la ejecución satisfactoria de la misma, dirigida a las unidades participantes del proceso (Dirección Nacional de Finanzas, Dirección Ejecutiva Nacional de Finanzas y Administración, Dirección Nacional de Contabilidad, Coordinación de Fiscalización de la Contraloría General de la República (para información), Unidad Técnica Especializada de Inversiones). Mensualmente actualiza el informe de Inventario de la Cartera de Depósitos a Plazo Fijo y lo remite a las siguientes Unidades Ejecutoras: a. b. c. d. e. Dirección Nacional de Finanzas Dirección Ejecutiva Nacional de Finanzas y Administración Dirección Nacional de Contabilidad Coordinación de Fiscalización de la Contraloría General de la República Unidad Técnica Especializada de Inversiones 11. Dirección General Director Prepara informe trimestral de rendición de cuentas, para el Contralor General de la República, basado en los actos de manejos, transacciones financieras 18
mencionadas en el presente documento y en cumplimento de la Resolución No.2094-DFG de 19 de diciembre de 2017, (Anexo Núm.1) para la excepción de control previo. Remite informe a la Dirección Nacional de Auditoría General y a la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República.. 19
20 MAPA DE PROCESO INVERSIÓN DE FONDOS EN DEPÓSITOS A PLAZO EN EL BANCO NACIONAL DE PANAMÁ Y LA CAJA DE AHORROS CAJA DE SEGURO SOCIAL DIRECCIÓN NACIONAL DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE TESORERÍA/ SECCIÓN DE ANÁLISIS Y PROGRAMACIÓN FINANCIERA 1 DIRECCIÓN UNIDAD TÉCNICA ESPECIALIZADA DE INVERSIONES 2 3 DIRECCIÓN GENERAL ENTIDAD BANCARIA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA/DNMySC/ DEPARTAMENTO DE REGISTRO DE PRESUPUESTO EN LA CSS 4 5 6 7 8 9 11 10 1 REALIZA DIARIAMENTE LA ESTIMACIÓN DE LOS SALDOS DISPONIBLES EN LA CUENTA GENERAL N 1, DETERMINA LOS EXCEDENTES DE FONDOS DISPONIBLES PARA INVERSIÓN, COMUNICA (VÍA CORREO ELECTRÓNICO, O POR ESCRITO ENTRE EL JEFE DE TESORERÍA Y EL DIRECTOR NACIONAL DE FINANZAS) AL DIRECTOR NACIONAL DE FINANZAS. 2 CONFECCIONA NOTA, FIRMA E INFORMA AL DIRECTOR EJECUTIVO NACIONAL DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN, CON COPIA DE LA NOTA A LA UNIDAD TÉCNICA ESPECIALIZADA EN INVERSIONES, EN LA CUAL SOLICITA UNA EVALUACIÓN FINANCIERA Y RECOMENDACIÓN DE INVERSIÓN SOBRE LA BASE DE LOS FONDOS DISPONIBLES. 3 4 5 EVALÚA LA DISPONIBILIDAD DE FONDOS, SEGÚN LOS LINEAMIENTOS DEL PLAN ANUAL DE INVERSIONES APROBADO POR LA JUNTA DIRECTIVA Y EL PERFIL DE OBLIGACIONES DE LOS RIESGOS ADMINISTRADOS, PARA SUGERIR CUÁLES SON LAS OPCIONES DE INVERSIÓN (APERTURA O RENOVACIÓN DE DEPÓSITOS A PLAZO), A TRAVÉS DE INFORME EJECUTIVO DE RECOMENDACIÓN. PREPARA NOTA DE SOLICITUD DE APERTURA DE DEPÓSITOS A PLAZO FIJO, SOLICITUD DE RENOVACIÓN DE DEPÓSITO A PLAZO FIJO Y TRANSFERENCIA DE FONDOS, SOLICITA A LA SECCIÓN DE ANÁLISIS Y PROGRAMACIÓN FINANCIERA PROCEDER CON LA OPERACIÓN CORRESPONDIENTE. REALIZA EL COMPROMISO PRESUPUESTARIO DE SRPG Y REMITE NUEVAMENTE A LA DIRECCIÓN NACIONAL DE FINANZAS. 6 REVISA Y APRUEBA LA PROPUESTA Y REMITE A LA DIRECCIÓN GENERAL. 7 APRUEBA A TRAVÉS DE FIRMA LA OPERACIÓN FINANCIERA TRANSFERENCIA) Y REMITE AL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA. 8 RECIBE LA APROBACIÓN DE LA OPERACIÓN Y REMITE LA NOTA FIRMADA CON LAS INSTRUCCIONES PARA REALIZAR LA OPERACIÓN FINANCIERA A LA ENTIDAD BANCARIA. 9 REALIZA LA OPERACIÓN SIGUIENDO LAS INSTRUCCIONES INDICADAS EN LA DOCUMENTACIÓN ENVIADA POR LA INSTITUCIÓN, REMITE AL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA DE LA CAJA DE SEGURO SOCIAL, LOS CERTIFICADOS DE LOS DEPÓSITOS A PLAZO. 10 PREPARA NOTA INFORMANDO LA EJECUCIÓN SATISFACTORIA DE LA MISMA DIRIGIDA A LAS UNIDADES PARTICIPANTES DEL PROCESO (DIRECCIÓN NACIONAL DE FINANZAS, DIRECCIÓN EJECUTIVA NACIONAL DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN, DIRECCIÓN NACIONAL DE CONTABILIDAD, COORDINACIÓN DE FISCALIZACIÓN DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA (PARA INFORMACIÓN), UNIDAD TÉCNICA ESPECIALIZADA DE INVERSIONES, MENSUALMENTE ACTUALIZA EL INFORME DE INVENTARIO DE LA CARTERA DE DEPÓSITOS A PLAZO FIJO. 11 PREPARA INFORME TRIMESTRAL DE RENDICIÓN DE CUENTAS, EN CUMPLIMENTO DE LA RESOLUCIÓN Nº2094-DFG PARA LA EXCEPCIÓN DE CONTROL PREVIO, REMITE INFORME A LA DIRECCIÓN DE AUDITORÍA GENERAL Y A LA DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. (APERTURA, RENOVACIÓN O
IV. RÉGIMEN DE FORMULARIOS 21
22 FORMULARIO NÚM.1 Licenciado XXXXXXXXX Gerente General Banco Nacional de Panamá E.S.D. Señor Gerente General: En atención a las reglamentaciones vigentes sobre las inversiones de la Caja de (1) Seguro Social en Depósitos a Plazo Fijo, solicitamos a usted aperturar (cantidad de depósitos) (x) Depósitos a Plazo Fijo por la suma de XXXXXXX MILLONES XXXXXXXX MIL XXXXXXX BALBOAS CON 00/100 (B/ XXXXXXXXXXX) con las condiciones siguientes: IMPORTE (B/.) (2) FECHA VALOR (3) PLAZO (4) TASA DE INTERÉS (%) (5) INSTRUCCIÓN (6) Las transacciones débito y crédito se deberán efectuar con cargo a la cuenta corriente Caja de Seguro Social Cuenta General Nº 10000040865. En espera de las confirmaciones de estas operaciones. Atentamente, XXXXXXXXXXXX Director General (7) c. Director Ejecutivo Nacional de Finanzas y Administración Unidad Técnica Especialización de Inversiones. DGDENFA/ON/SAyPF
23 FORMULARIO NÚM.1 SOLICITUD DE APERTURA DE DEPOSITOS A PLAZO FIJO A. ORIGEN: Departamento de Tesorería. B. OBJETIVO: Instrucciones para apertura de depósitos a plazo. C. CONTENIDO: 1. CUERPO DEL TEXTO: Expone las instrucciones a seguir, basado en los acuerdos pactados con la entidad bancaria e indica la cantidad de depósitos y el monto en balboas para la apertura. 2. IMPORTE (B/.): Monto o valor por el cual se va a constituir el depósito. 3. FECHA VALOR: Inicio, según las disposiciones establecidas en el informe técnico de recomendación de inversiones de la UTEI. 4. PLAZO: Término de tiempo especificado en el documento, establecido con la entidad bancaria. 5. TASA DE INTERES (%): Interés vigente pactado con el banco. 6. INSTRUCCIÓN: Detalla las condiciones de pago de capital e intereses. 7. APROBADO POR: Aprobación del director general. D. DISTRIBUCIÓN: Original: 1ra copia: 2da copia: Entidad bancaria (Banco Nacional de Panamá) Dirección Ejecutiva Nacional de Finanzas y Administración Unidad Técnica Especialización de Inversiones
24 FORMULARIO NÚM.2 Licenciado XXXXXXXXX Gerente General Banco Nacional de Panamá E.S.D. Señor Gerente General: En atención a las reglamentaciones vigentes sobre las inversiones de la Caja de (1) Seguro Social en Depósitos a Plazo Fijo, solicitamos a usted renovar (cantidad de depósitos) (x) Depósitos a Plazo Fijo por la suma de XXXXXXX MILLONES XXXXXXXX MIL XXXXXXX BALBOAS CON 00/100 (B/ XXXXXXXXXXX) DEPÓSITO Nº (2) IMPORTE (B/.) FECHA VALOR (3) (4) PLAZO (AÑOS) (5) TASA DE INTERÉS (%) (6) TOTAL En espera de las confirmaciones de estas operaciones. Atentamente, XXXXXXXXXXXX Director General (8) c. Director Ejecutivo Nacional de Finanzas y Administración Unidad Técnica Especialización de Inversiones. DGDENFA/ON/SayPF INSTRUCCIÓN (7)
25 FORMULARIO NÚM.2 SOLICITUD DE RENOVACIÓN DE DEPOSITOS A PLAZO FIJO A. ORIGEN: Departamento de Tesorería. B. OBJETIVO: Instrucciones para renovación de depósitos. C. CONTENIDO: 1. CUERPO DEL TEXTO: Expone las instrucciones a seguir, basado en los acuerdos pactados con la entidad bancaria e indica la cantidad de depósitos y el monto en balboas para apertura. 2. DEPÓSITO N : Detalla el (los) depósito(s) a renovar. 3. IMPORTE (B/) Monto o valor por el cual se va a constituir el depósito. 4. Inicio, según las disposiciones establecidas en el informe técnico de recomendación de inversiones de la UTEI. FECHA VALOR: 5. PLAZO (años): Término de tiempo especificado en el documento establecido con la entidad bancaria. 6. TASA DE INTERÉS (%): Interés vigente pactado con el banco. 7. INSTRUCCIÓN: Detalla las condiciones de pago de capital e intereses. 8. APROBACIÓN: Aprobación del director general. D. DISTRIBUCIÓN: Original: 1ra copia: 2da copia: Entidad bancaria (Banco Nacional de Panamá) Dirección Ejecutiva Nacional de Finanzas y Administración Unidad Técnica Especializada de Inversiones
26 FORMULARIO NÚM.3 c. Tes.-N- Panamá, de de 20 Licenciado Gerente General BANCO NACIONAL DE PANAMÁ c. S. D. Señor Gerente General: En atención a las reglamentaciones vigentes sobre las inversiones de la Caja de Seguro Social en Depósitos a Plazo Fijo, solicitamos a usted transferir la suma de CON 00/100 (B/. ) de la Cuenta Corriente CSS Cuenta General N, mediante transferencia interna de fondos a la Cuenta Corriente N de la CAJA DE AHORROS en el Banco Nacional de Panamá, para colocar Depósitos a Plazo Fijo en esa entidad bancaria. Apreciaremos realizar la transferencia de fondos antes de las 11:00 a.m., del primer día hábil a la fecha en que se recibe el original de esta Nota en el Banco Nacional de Panamá, Casa Matriz, debidamente refrendada por la Contraloría General de la República. En espera de la confirmación de esta operación. Atentamente, Director General c. Director Ejecutivo Nacional de Finanzas y Administración Unidad Técnica Especializada de Inversiones DG/DENFA/DNF/SayPF
27 FORMULARIO NÚM.3 NOTA DE TRANSFERENCIA DE FONDOS A. ORIGEN: Departamento de Tesorería B. OBJETIVO: Instrucciones para renovación de depósitos C. CONTENIDO: 1. D. Tes.-N- : Indica el número de nota 2. Fecha: Día, mes y año 3. Licenciado: Nombre del Gerente General a quien se dirige la nota. 4. transferir la suma : Indicar la cantidad en números. 5. Cuenta General Nº : Colocar el número de la Cuenta General. 6. Cuenta Corriente Nº : Colocar el número de la Cuenta Corriente 7. Firma: Colocar firma del Director General
GLOSARIO Y SIGLAS 28
GLOSARIO Cancelación: Se refiere a la no renovación de los fondos invertidos en este tipo de instrumento, en su fecha de vencimiento. Capitalizar: Adicionar al capital los intereses ganados. Colocación: Respecto a depósitos a plazo fijo, se refiere a la apertura de depósitos a plazo u overnight en bancos. Depósito a plazo fijo: Depósito donde el cliente entrega a la banca una cantidad de dinero durante un período de tiempo, a cambio de una remuneración, en forma de tipo de interés sobre el capital prestado. El pago se puede realizar al final del período o fraccionado durante el mismo. Intereses devengados: Importe que resulta al aplicar al capital de un depósito a plazo fijo, la tasa de interés pactada, por el número de días calendario de un mes determinado, contados a partir del primer día hasta el último día del mes. Intereses acreditados: Importe que resulta al multiplicar el capital de un depósito a plazo, por la tasa de interés pactada, por el número de días calendario que contempla la forma de pago negociada, ya sea mensual, trimestral, semestral; contados a partir del día calendario en que se pactó el depósito a plazo hasta el día en que se cumpla la frecuencia de pago (30, 90 o 120 días). Renovación: Prolongación o prórroga para continuidad de operación de activos, producto del acuerdo entre el cliente y entidad financiera. Período de cada depósito: Se refiere al plazo pactado, al momento de colocar o renovar fondos en depósito a plazo fijo y se extiende desde la fecha valor de la operación, hasta la fecha de vencimiento pactada. Tasa de interés: Es el costo del uso del capital o la tasa de retorno del ahorro o depósito. 29
SIGLAS CSS: Caja de Seguro Social SRPG: Sistema de Registro Presupuestario de Gasto. 30
ANEXOS 31
32 ANEXO NÚM.1
33
34 ANEXO NÚM.2
35 ANEXO NÚM.3
36 ANEXO NÚM.4
37 ANEXO NÚM.5
38 ANEXO NÚM.6
39 ANEXO NÚM.7 Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)