ASESORÍA PARA LA AUDITORIA A LA INFORMACION DEL ESQUEMA DE CALIDAD DEL SERVICIO SEGÚN LA RESOLUCIÓN CREG 025 DE 2013 SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. 081-2014 DOCUMENTO BASE DE LA INVITACIÓN Villavicencio, junio de 2014 1
TABLA DE CONTENIDO 1 CONDICIONES QUE REGULAN LA INVITACIÓN... 4 2 INTERPRETACIÓN DEL DOCUMENTO BASE DE INVITACIÓN... 4 3 PARTICIPANTES... 5 3.1 CONSORCIOS... 5 3.2 UNIONES TEMPORALES... 5 4 FUENTES DE FINANCIACIÓN... 6 5 OBJETO... 6 6 ALCANCE... 7 6.1 TÉCNICAS... 7 6.2 ESTRUCTURA DEL EQUIPO ASESOR:... 10 6.2.1 PERFIL DE PERSONAL SOLICITADO:... 10 6.3 VISITAS DE ACOMPAÑAMIENTO... 11 7 EXPERIENCIA DE LA FIRMA... 11 8 SISTEMA DE PRECIOS... 12 9 ASPECTOS TRIBUTARIOS... 12 10 DURACIÓN DEL CONTRATO... 13 11 FORMA DE PAGO... 13 12 PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS... 13 13 DOCUMENTOS DE LA OFERTA.... 14 14 REQUISITOS HABILITANTES DE LA OFERTA... 17 15 PROCEDIMIENTO PARA SUBSANAR DOCUMENTOS... 18 16 ESTUDIO DE OFERTAS Y SOLICITUD DE ACLARACIONES... 18 17 EVALUACIÓN DE OFERTAS... 18 17.1 EVALUACIÓN ECONÓMICA... 19 17.2 EVALUACIÓN TÉCNICA... 19 17.3 CONFRONTACIÓN ARITMÉTICA DE PRECIOS... 20 18 ORDEN DE ELEGIBILIDAD... 20 19 RECHAZO DE LAS OFERTAS... 20 20 ADJUDICACIÓN... 20 21 RENUNCIA A LA FIRMA DEL CONTRATO... 21 22 DECLARATORIA DESIERTA... 21 23 LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO... 21 23.1 PÓLIZA DE CUMPLIMIENTO... 21 23.2 PÓLIZA DE CALIDAD DEL SERVICIO... 21 23.3 SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES... 21 24 ESTAMPILLA PRO-ELECTRIFICACIÓN RURAL... 22 ANEXO NO 1 MODELO DE CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA... 23 ANEXO NO 2 FORMULARIO DE PROVEEDORES... 25 2
ANEXO NO 3 OFERTA TÉCNICA ECONÓMICA... 27 ANEXO NO 4 DECLARACIÓN JURAMENTADA... 28 ANEXO NO 5 MATRIZ DE RIESGOS PREVISIBLES... 29 3
1 CONDICIONES QUE REGULAN LA INVITACIÓN La presente invitación se regula por lo dispuesto en el Reglamento Interno de Contratación de la EMSA, publicado en la página Web http://www.emsa-esp.com.co y el contrato que celebre la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. ESP., se regirá por las disposiciones del derecho privado, de conformidad con lo previsto en el Parágrafo del Artículo 8 de la Ley 143 de 1994 y en el Artículo 76 de la misma Ley y el Título II, Capítulo 1 de la Ley 142 de 1994 y de las normas que las modifiquen o reformen y demás reglas vigentes sobre contratación que sean aplicables. Es entendido que todos los PROPONENTES que participen en el presente procedimiento de selección ante la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. ESP, conocen y se someten a lo establecido en el Reglamento Interno de Contratación mencionado, el cual formará parte integral del contrato que se celebre. 2 INTERPRETACIÓN DEL DOCUMENTO BASE DE INVITACIÓN El documento Base de Invitación debe ser interpretado como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada; por lo tanto, al mismo se integran los anexos y adendas que se emitan durante el proceso de selección del contratista. Los títulos utilizados en el Documento Base de Invitación sirven sólo para identificar textos, y no afectarán la interpretación de los mismos. Si el PROPONENTE considera que existen omisiones o contradicciones, o se tuviere dudas sobre la interpretación, significado o alcance de cualquier parte de las condiciones o especificaciones en el Documento Base de Invitación, EL PROPONENTE deberá solicitar la aclaración pertinente a EMSA E.S.P., vía email a la dirección abastecimientos@emsa-esp.com.co, de acuerdo con las fechas establecidas. Todas las deducciones, errores y omisiones que con base en sus propios análisis, interpretaciones o conclusiones, etc., obtenga EL PROPONENTE respecto del Documento Base de Invitación son por su exclusiva cuenta. Por tanto, EMSA E.S.P., no asume responsabilidad alguna por tales análisis, interpretaciones y conclusiones. EMSA E.S.P. para el manejo de la interventoría del contrato y las actividades que de él se deriven, podrá asumir directamente o contratar a través de terceros estos trabajos. Es entendido que todos los PROPONENTES que participen en el presente procedimiento de selección ante la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS, conocen y se someten a lo establecido en el reglamento 4
interno de contratación, el cual formará parte integral del contrato que la Empresa celebre, independientemente de su objeto y cuantía. EMSA se reserva el derecho a seleccionar el Contratista a su libre albedrío y por lo tanto, los PROPONENTES no tendrán derecho a reconocimiento de ninguna índole por parte de EMSA por el hecho de participar en el proceso de selección. El Contrato objeto de la presente Solicitud de Oferta se ejecutará bajo el sistema de precios unitarios, fijos no reajustables. El precio de la propuesta deberá ser una suma alzada, es decir, no estará sujeta a reajustes por inflación o devaluación. Las Partes, de mutuo acuerdo, podrán modificar el alcance del objeto del contrato, la forma de pago, y en general, todas aquellas condiciones que consideren convenientes. Por las razones anteriormente expuestas, el precio propuesto debe incluir todos los recursos humanos, equipos, sistemas, materiales, servicios, trámites, impuestos y demás erogaciones necesarias para la entrega del servicio. 3 PARTICIPANTES Podrán participar en la presente invitación pública las personas naturales debidamente inscritas en la Cámara de Comercio, jurídicas nacionales y extranjeras debidamente constituidas y registradas en la Cámara de Comercio de Colombia y que cumplan con los requisitos de experiencia. 3.1 CONSORCIOS Podrá conformarse consorcios por personas jurídicas nacionales quienes deben acreditar su condición a través del certificado de existencia y representación legal de la Cámara de Comercio y/o personas naturales quienes deben acreditar su condición a través del registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio los consorciados deben cumplir con las condiciones estipuladas en este documento. En un Consorcio, cada uno de sus integrantes responderá solidariamente por todas y cada una de las obligaciones derivadas de la Propuesta y del Contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la Propuesta y del Contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman. 3.2 UNIONES TEMPORALES Podrá conformarse Uniones Temporales por personas jurídicas nacionales quienes deben acreditar su condición a través del certificado de existencia y representación legal de la Cámara de Comercio y/o personas naturales quienes deben acreditar su 5
condición a través del registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio los integrantes de la unión temporal deberán cumplir con las condiciones estipuladas en este documento. En esta modalidad, cada uno de los integrantes de la Unión Temporal responderán solidariamente por el cumplimiento total de la Propuesta y del objeto del Contrato, pero las sanciones por incumplimiento de las obligaciones derivadas de la Propuesta y del Contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los participantes en la Unión Temporal. Los consorcios o uniones temporales deberán facturar a nombre del consorcio o de la unión temporal, no se aceptara que facturen de forma independiente, por tal razón deberán tramitar el respectivo RUT y una cuenta bancaria a nombre del consorcio o unión temporal. El tiempo de existencia de las personas jurídicas que integran individualmente un Consorcio o Unión Temporal, no será inferior al término de duración del posible contrato que llegue a celebrarse y un (1) año más, contados a partir de la fecha de adjudicación. Así mismo, los Consorcios o Uniones Temporales, deberán acreditar su existencia y representación legal mediante la presentación del documento de su constitución debidamente legalizado. El objeto o alcance del Consorcio o Unión Temporal deberá ser exclusivo para presentar la propuesta y desarrollar el eventual contrato que llegue a suscribirse, en el evento de resultar favorecido. La duración del Consorcio o Unión Temporal deberá ser igual a la duración del contrato y un (1) año más. No podrán participar en la presente solicitud de cotización ni suscribir el respectivo contrato, las personas que se encuentren incursas en cualquiera de las causales de inhabilidad o incompatibilidad señaladas en la ley 80 de contratación. 4 FUENTES DE FINANCIACIÓN Los recursos para el pago de los servicios objeto del contrato o contratos que se deriven de la presente invitación, provienen del presupuesto de la EMSA, vigencia fiscal 2014. 5 OBJETO El objeto de la presente invitación es contratar los servicios profesionales con firmas especializadas en la Asesoría para la Auditoría a la información del Esquema de Calidad del Servicio según la Resolución CREG 025 de 2013. 6
6 ALCANCE El alcance de la presente invitación a ofertar comprende las siguientes actividades: 6.1 TÉCNICAS Según lo estipulado en la Resolución CREG 097 de 2008 en lo referente al Capítulo 11 Calidad del Servicio, la EMSA ha realizado, entre otras, las siguientes implementaciones: En cumplimiento del numeral 11.2.6.3 Requisitos para la Aplicación del Esquema de Incentivos y Compensaciones, la EMSA para el vínculo de usuario a transformadores y circuitos tiene implementada la plataforma SPARD. En este Sistema de Información tiene modelada las redes del STR y SDL que opera la EMSA. En el Centro de Supervisión y Maniobras CSM está instalado el SCADA (SPECTRUM POWER CC ), el cual está integrado con el SPARD (SPARD Distribución para el modelamiento de las redes, SPARD OMS para el registro de los eventos y SPARD FWOM para el despacho de cuadrillas) y el Contact Center en lo referente a la atención de llamadas telefónicas. Con el SPARD se realiza el registro de los eventos que ocurren en el sistema. Adicionalmente, se registran los circuitos, transformadores y usuarios afectados con los eventos y posteriormente con el SPARD OMS se procede a realizar los reportes correspondientes y exigidos por la Regulación. En el numeral 11.2.5.4.2 de la Resolución CREG 097 de 2008, se estableció la contratación de auditorías a la información por parte de los OR, a partir de las cuales se debe verificar la calidad de la información utilizada y la correcta aplicación y cálculo de los incentivos y compensaciones, con base en la metodología establecida para tal fin. La EMSA mediante la presente invitación está interesada en contratar los servicios que contienen las siguientes actividades: 1. Asesoría en el proceso de preparación para la Auditoria a la información del Esquema de Calidad del Servicio según los criterios establecidos en la Resolución CREG 025 de 2013. Recopilación y análisis de la información base. Diagnóstico del estado actual y del cumplimiento de las exigencias de acuerdo con la metodología y los cuestionarios establecidos en la Resolución CREG 025 de 2013. Elaboración de un plan de acción por parte de la EMSA y del CONTRATISTA, de acuerdo a las responsabilidades Recomendaciones para la auditoría. 2. Metodología del Servicio de Asesoría. 7
El servicio de Asesoría debe estar compuesto de las siguientes etapas: I. Preparación II. La EMSA proporcionará, de acuerdo a las exigencias establecidas en la Resolución CREG 025 de 2013, toda la información necesaria, tal como: a. Información general de la EMSA en lo correspondiente a la cobertura, usuarios e infraestructura actual para prestar el servicio de distribución. b. Estructura de procesos de la EMSA en donde se indiquen los procesos operativos relacionados con la coordinación y prestación del servicio de distribución y el manejo del esquema de calidad del servicio, con el suficiente nivel de detalle para conocer las actividades desarrolladas con el esquema de calidad. c. Documentación relativa a la estructura organizacional para las áreas relacionadas con la coordinación y prestación del servicio de distribución y el manejo de calidad de servicio. d. Equipos de trabajo, roles y perfiles involucrados en los procesos asociados al servicio de distribución y al manejo del esquema de calidad del servicio, nivel de actividades, nivel de formación, nivel de capacitación. e. Tecnología informática relacionada con la infraestructura de sistemas de información y aplicaciones implementadas por EMSA, en lo referente a manejo de eventos en las redes y el manejo del esquema de incentivos y compensaciones, identificando la infraestructura y plataforma de cómputo, almacenamiento, respaldo, seguridad y comunicaciones. f. Procesos y organización implementados por el área de Tecnología de la Información, prácticas y estándares adoptados y acuerdos de servicios y niveles de atención implementados para gestionar la infraestructura y soluciones de TIC, requeridos por los procesos operativos relacionados con la coordinación y prestación del servicio de distribución y el manejo de calidad del servicio. Diagnóstico El CONTRATISTA realizará un diagnóstico detallado referente al cumplimiento de los requisitos de los cuestionarios establecidos en la Resolución CREG 025 de 2013: Cuestionario A: Cumplimiento de requisitos de aplicación del esquema. 8
Cuestionario B: Cumplimiento de las responsabilidades y obligaciones de la EMSA Cuestionario C: Madurez de la implementación del esquema Cuestionario D: Calidad de la información registrada en la Base de Datos de la EMSA Cuestionario E:Calidad de los cálculos de las variables del esquema Cuestionario F: Calidad de la información reportada al SUI y al LAC Cuestionario G:Madurez de la implementación de las soluciones TIC Como resultado del diagnóstico se realizará una evaluación según la metodología establecida por la CREG y el CONTRATISTA elaborará las recomendaciones y acciones a realizar para cumplir con los requisitos no aprobados. III. Plan de acción e implementación Basados en los resultados del diagnóstico, el CONTRATISTA elaborará un plan de acción para cumplir con los requisitos exigidos en los cuestionarios para la auditoría establecida en la Resolución CREG 025 de 2013. A continuación se implementarán las soluciones y ajustes a realizarse involucrando al personal de la EMSA para la ejecución de las soluciones donde sea responsable. Se asignarán responsabilidades a los procesos de la EMSA involucrados y al CONTRATISTA, relacionadas con los siguientes aspectos: Elaboración de procedimientos faltantes y documentación de los roles según esquema computacional de calidad de la EMSA. Evaluación del nivel de conocimiento del personal involucrado y su certificación Adecuaciones del sistema integrado relacionadas con el Sistema de Información implementado por la EMSA, según el Sistema de Gestión de la Distribución estipulado en la Resolución CREG 097 de 2008 en el numeral 11.2.5.1 Medición de las Interrupciones. La EMSA tiene integrado al SCADA (SPECTRUM POWER CC ) la plataforma SPARD en el CSM y en el Contact Center. Para la realización de estas adecuaciones, es necesario que el CONTRATISTA tenga pleno conocimiento específico en los Sistemas de Información que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad de la EMSA. De esta manera, las adecuaciones que sean necesarias 9
realizar a los Sistemas de Información deberán ser finalizadas en los tiempos especificados para la ejecución del presente contrato. Capacitación al personal del CSM y del Contact Center involucrado en el manejo de los Sistemas de Información que conforman el Sistema de Gestión integrado por la EMSA y que hace referencia al ítem anterior. Ajustes de la parametrización del sistema Adecuación de procesos administrativos relacionados con el Sistema de Calidad Creación de un reporte detallado del cálculo de indicadores. Comprobación y verificación del cálculo de los indicadores del sistema de calidad mediante comparación con aplicaciones preparadas para este fin. Creación de políticas de seguridad y planes de tecnología informática IV. Cierre Una vez realizadas las implementaciones y ajustes, el CONTRATISTA elabora un informe final, el cual comprende recomendaciones para el cumplimiento de los requisitos pendientes y temas abiertos para la auditoría que sean responsabilidad de EMSA. 6.2 ESTRUCTURA DEL EQUIPO ASESOR: Para dar cumplimiento con el alcance el CONTRATISTA debe tener en cuenta el siguiente perfil del personal: 6.2.1 Perfil de personal solicitado: Ingeniero experto en Regulación y en el Sistema Informático de Calidad del Servicio utilizado en la EMSA. Ingeniero electricista / eléctrico experto en sistemas eléctricos y en regulación del sector eléctrico. Conocimientos y experiencia en sistemas de telemedición y control, en sistemas SCADA, en sistemas de atención telefónica y en sistemas de gestión para prestación de servicios de electricidad en distribución. Experiencia en desarrollo, implementación y administración de sistemas y bases de datos especializadas en procesos de operación del sector eléctrico. 10
Experiencia en el desarrollo de trabajos de operación e ingeniería de sistemas de distribución del sector eléctrico, sistemas de supervisión y control en tiempo real de redes eléctricas y sistemas de telemedición. Ingeniero Especialista informático Ingeniero de Sistemas con conocimientos y experiencia en Sistemas de Información, bases de datos y tecnologías informáticas y de comunicaciones. Experiencia en diseño, desarrollo, implementación y administración de sistemas y bases de datos empresariales. Experiencia en sistemas de información orientados al control y la operación de sistemas eléctricos de distribución. Ingeniero Especialista administrativo u Organizacional Ingeniero industrial con conocimiento y experiencia en diseño, implementación y gestión de procesos y manejo organizacional. Experiencia en diseño, desarrollo, implementación y administración de procesos, desarrollo organizacional, mejoramiento y planeación empresarial y tecnologías. Experiencia en proyectos de evaluación y auditoría empresarial, procesos y tecnología informática. 6.3 VISITAS DE ACOMPAÑAMIENTO Para el desarrollo de la Auditoría el CONTRATISTA deberá realizar la capacitación, acompañamiento y refuerzo al personal de EMSA S.A. E.S.P. para atender el desarrollo de la Auditoría. Se deberán realizar por lo menos tres (3) visitas graduales durante (02) dos meses, organizadas de tal manera que exista un permanente acompañamiento por parte del CONTRATISTA a los operadores del CSM y personal de la EMSA que permita orientar y desarrollar correctamente el proceso de la Auditoría a que hace referencia la resolución CREG 025 de 2013. El Contratista deberá realizar un acompañamiento presencial en las instalaciones de la EMSA en el momento en el cual se esté realizando la Auditoría correspondiente al Sistema de Calidad. 7 EXPERIENCIA DE LA FIRMA Para que la propuesta sea elegible o admisible, el proponente deberá acreditar experiencia en Colombia en contratos de: Asesoría o Consultoría en uso de la plataforma SPARD Distribución y SPARD OMS, e integración a Sistemas SCADA. La 11
experiencia debe ser en los últimos cinco (5) años, máximo en cinco (5) contratos liquidados o vigentes y que sumados sus valores sean iguales o mayores a 106 SMMLV. Para los contratos vigentes serán validos los contratos que lleven una ejecución presupuestal igual o mayor al 80% del valor del contrato. En las respectivas certificaciones se deben indicar como mínimo el objeto del contrato, el valor total del contrato en pesos, el valor ejecutado del contrato en pesos, las fechas de inicio y finalización de los trabajos y los nombres y porcentajes de participación si se realizaron en consorcio o unión temporal. Si las certificaciones no se presentan con esta información mínima no serán tenidas en cuenta. Para consorcios o uniones temporales el proponente que acredite la mayor experiencia deberá tener la mayor participación en el consorcio o unión temporal. En el caso de Consorcio o Uniones Temporales se tendrá en cuenta la experiencia de cada uno de sus integrantes de acuerdo a su porcentaje de participación, lo cual deberá estar claramente estipulado en la respectiva certificación e indicado en el formulario correspondiente de su oferta 8 SISTEMA DE PRECIOS El PROPONENTE debe suministrar todos los precios unitarios, sumas globales y precios totales para el proyecto. El proponente deberá presentar su propuesta por el sistema de precios unitarios, fijos y firmes no reajustables por mes. El contratista a cambio de las obligaciones que asume, recibe como remuneración una suma fija mensual de acuerdo a lo estipulado en el contrato. En dicha suma unitaria se encuentran comprendidos todos los costos directos e indirectos. La propuesta deberá presentarse en pesos colombianos. Los precios una vez firmado el contrato serán firmes y no podrán ser reajustados durante la vigencia del mismo; por tanto, el proponente deberá tener en cuenta este aspecto en el momento de elaborar su propuesta. 9 ASPECTOS TRIBUTARIOS El oferente debe tener en cuenta que todos los impuestos nacionales y territoriales vigentes a la fecha o que se creen durante la duración del contrato son de obligación exclusiva del contratista; y Emsa actuará en cada uno de esos casos como agente de retención de acuerdo a lo estipulado por cada uno de los tributos. 12
Adicionalmente, Una vez otorgado el contrato, se debe calcular el 2% sobre el valor del mismo antes de IVA y cancelarlo en la Gobernación del Meta a título de Estampilla Pro Electrificación Rural, el recibo expedido debe ser presentado en el proceso de Abastecimientos. 10 DURACIÓN DEL CONTRATO La duración del contrato será de dos (02) meses contados a partir de la fecha de firma del acta de inicio del contrato. 11 FORMA DE PAGO El valor del contrato se cancelará conforme al siguiente esquema: Primer pago equivalente al 30% del valor del contrato, contraentrega del diagnóstico detallado referente al cumplimiento de los requisitos de los cuestionarios establecidos en la Resolución CREG 025 de 2013. Previa firma del acta parcial. Pago Final equivalente al 70% del valor del contrato contra la entrega de los informes y la entrega a satisfacción del reporte final con los requerimientos exigidos en el presente Documento Base de Invitación. Entrega de los informes finales y documentación requerida en el alcance contractual. Previa firma del acta de liquidación. Dichos valores serán cancelados al CONTRATISTA a los treinta (30) días de presentada la respectiva factura, debidamente diligenciada y sus correspondientes soportes, aprobados por el funcionario interventor del contrato. 12 PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS Las ofertas deben ser entregadas en original y copia idéntica, cada ejemplar en sobre independiente sellado debidamente foliado y firmado por el representante legal. La recepción de la oferta se realizará en el Centro de Documentación de la EMSA ESP, ubicado en el primer piso de la sede principal Barzal Alto, Vía Azotea de la ciudad de Villavicencio, antes de las 03:30 p.m. del día señalado en el cronograma de la presente invitación. Los sobres deben indicar claramente si son original o copia y además deben estar marcados de la siguiente forma: ELECTRIFICADORA DEL META S.A. ESP SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. 081 DE 2014 13
ASESORÍA PARA LA AUDITORIA A LA INFORMACION DEL ESQUEMA DE CALIDAD DEL SERVICIO SEGÚN LA RESOLUCIÓN CREG 025 DE 2013 BARZAL ALTO VÍA AZOTEA VILLAVICENCIO ORIGINAL (O COPIA) El cronograma para la presente invitación es como se describe a continuación: ÍTEM ACTIVIDAD FECHA 01 Publicación del Documento Base de Invitación en la Web 06-jun-2014 02 Fecha límite para solicitar aclaración al Documento Base de Invitación 11-jun-2014 03 Fecha publicación Adenda 13-jun-2014 04 Fecha límite de entrega de Ofertas 19-jun-2014 NOTA: las anteriores fechas pueden ser modificadas durante el proceso de contratación. Los interesados podrán solicitar aclaración al Documento Base de Invitación hasta la fecha límite indicada en el cronograma, a través del buzón del correo electrónico abastecimientos@emsa-esp.com.co, hasta las 6:00 p.m., del día señalado citando el número de la invitación a cotizar. 13 DOCUMENTOS DE LA OFERTA. Para que la oferta sea tenida en cuenta por EMSA, el oferente deberá presentar los siguientes documentos: 1. Carta de presentación de la propuesta según el Anexo No. 1. 2. Póliza de seriedad de la oferta, a cargo del proponente y a favor de la Electrificadora del Meta S. A. E.S.P. NIT 892.002.210-6 debidamente firmada por el representante legal, equivalente al diez por ciento (10%) del valor total de su oferta (IVA INCLUIDO), y por una vigencia de sesenta (60) días contados a partir de la fecha de entrega de la oferta. 3. Oferta técnica económica que incluya el cuadro de precios y cantidades según Anexo No 3 completamente diligenciado en medio escrito. 14
4. Certificados de experiencia en contratos realizados o en ejecución en asesoría o consultoría en uso de la plataforma SPARD Distribución y SPARD OMS, e integración a Sistemas SCADA. La experiencia debe ser en los últimos cinco (5) años, máximo en cinco (5) contratos liquidados o vigentes y que sumados sus valores sean iguales o mayores a 106 SMMLV. Para los contratos vigentes serán validos los contratos que lleven una ejecución presupuestal igual o mayor al 80% del valor del contrato. En las respectivas certificaciones se deben indicar como mínimo el objeto del contrato, el valor total del contrato en pesos, el valor ejecutado del contrato en pesos, las fechas de inicio y finalización de los trabajos y los nombres y porcentajes de participación si se realizaron en consorcio o unión temporal. Si las certificaciones no se presentan con esta información mínima no serán tenidas en cuenta En caso tal que la experiencia haya sido obtenida en EMSA, será suficiente la manifestación que haga el oferente de dicha situación, discriminando el número de contratos que pretenda hacer valer y el objeto de los mismos. 5. Documento de constitución de Consorcio o Unión Temporal si la oferta se presentare bajo cualquiera de estas modalidades. Si el oferente no presenta la totalidad de los anteriores documentos, la oferta no será tenida en cuenta y por lo tanto será descalificada inmediatamente. Si los documentos presentados contienen algún error o inconsistencia podrán ser aclarados siempre y cuando no modifique las condiciones de la oferta. A continuación se presentan los documentos subsanables que el oferente debe presentar. Si el documento ha sido presentado pero posee algún error o inconsistencia, podrá ser corregido; igualmente, si no ha sido presentado, podrá ser solicitado. 6. Índice con la relación precisa de todos los documentos que conforma la oferta, indicando el número de página donde se encuentran. (El índice debe ser ubicado al inicio de la oferta) 7. Original del Certificado de Existencia y Representación Legal del Oferente, expedido por la autoridad competente con una fecha de expedición no mayor a treinta (30) días contados a partir de la fecha de cierre de la Solicitud de Ofertas, junto con la Autorización al Representante Legal para contratar con EMSA ESP en los casos que no esté facultado para comprometerse directamente. Si se trata de un Consorcio o Unión Temporal se debe adjuntar el certificado cada uno de los Consorciados o miembros de la Unión Temporal. 15
8. Original del certificado vigente del Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio de su localidad respectiva, con una fecha de expedición no mayor a treinta (30) días anteriores a la fecha de cierre de la presente solicitud de ofertas. El oferente deberá estar inscrito en el segmento y familia que guarde relación con el objeto del contrato. Si se trata de un Consorcio o Unión Temporal se debe adjuntar el certificado cada uno de los Consorciados o miembros de la Unión Temporal. Por lo menos uno de los integrantes del consorcio o unión temporal debe estar inscrito en los segmentos y familias que guarde relación con el objeto del contrato. 9. Constancia de pago de la póliza de seriedad de la oferta. 10. CD con el archivo en formato Excel de los cuadros de valores de la oferta económica. El CD debe estar en buen estado y etiquetado con el número y nombre de la invitación a cotizar. 11. Certificado del RUT. Si se trata de un Consorcio o Unión Temporal se debe adjuntar el certificado de cada uno de los Consorciados o miembros de la Unión Temporal. 12. Plan de Calidad. 13. Formulario Único de Creación de Proveedores de EMSA (Anexo 2), debidamente diligenciado. Si se trata de un Consorcio o Unión Temporal se debe adjuntar el formulario de cada uno de los Consorciados o miembros de la Unión Temporal. 14. Declaración juramentada en la que se identifique plenamente las personas naturales o jurídicas que se beneficiarían con la celebración del contrato si resultan seleccionados, así como el origen de sus recursos. Lo anterior con el fin de prevenir actividades u operaciones de lavado de activos y dar cumplimiento al artículo 37 de la Ley 142 de 1994. Anexo No 4. Si se trata de un Consorcio o Unión Temporal se debe adjuntar la información de cada uno de los Consorciados o miembros de la Unión Temporal. 15. Certificación de Antecedentes de Responsabilidad Fiscal de la empresa y del representante Legal expedido por la Contraloría General de la República. Si se trata de un Consorcio o Unión Temporal se debe adjuntar la información de cada uno de los Consorciados o miembros de la Unión Temporal. 16
14 REQUISITOS HABILITANTES DE LA OFERTA Los criterios habilitantes contenidos en el decreto 1510 de 2013 que se aplicaran en los procesos de contratación y que son de obligatorio cumplimiento a partir del 07 de abril del 2014 son: EXPERIENCIA ASPECTOS HABILITANTES RUP DECRETO 1510 Personas Jurídicas: Dado en SMMLV 2,5 veces el valor de la Oferta (Para las contrataciones con una duración mayor a 12 meses, se tomara el valor de la oferta correspondiente a los primeros 12 meses de vigencia) Personas Naturales: Dado en SMMLV 2,5 veces el valor de la Oferta (Para las contrataciones con una duración mayor a 12 meses, se tomara el valor de la oferta correspondiente a los primeros 12 meses de vigencia) PARA CONSORCIO O UNIONES TEMPORALES EL PROPONENTE QUE ACREDITE LA MAYOR EXPERIENCIA DEBERÁ TENER LA MAYOR PARTICIPACIÓN EN EL CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL. CAPACIDAD FINANCIERA (Cf) ÍNDICE DE LIQUIDEZ: Activo Corriente dividido por el Pasivo Corriente 1.2 Veces ÍNDICE DE ENDEUDAMIENTO: Pasivo Total dividido por el Activo Total Menor o Igual al 80% RAZÓN DE COBERTURA DE INTERESES: Utilidad Operacional dividida por los gastos de interés 1.4 Veces CAPACIDAD ORGANIZACIONAL (Co) RENTABILIDAD DEL PATRIMONIO: Utilidad Operacional dividida por el Patrimonio Total. Mayor o igual al 8% RENTABILIDAD DEL ACTIVO: Utilidad Operacional dividida por el activo total Mayor o igual al 4% (Inflación proyectada más 1 %) 17
ASPECTOS HABILITANTES RUP DECRETO 1510 Se deberá cumplir como mínimo dos (2) indicadores financieros y un (1) indicador de capacidad organizacional. Para Consorcio o Uniones Temporales se sumaran los aspectos habilitantes. 15 PROCEDIMIENTO PARA SUBSANAR DOCUMENTOS En los casos en que la oferta no esté acompañada por todos los documentos solicitados, a excepción de los documentos que descalifican la oferta, La Electrificadora del Meta S.A. E.S.P. requerirá por escrito al oferente quien deberá, dentro del plazo que se fije en el requerimiento, suministrar los documentos; si no lo hiciere dentro del término establecido, la oferta no será considerada. Serán subsanables aquellos documentos que no modifiquen los valores de la oferta, ni las condiciones de la misma. 16 ESTUDIO DE OFERTAS Y SOLICITUD DE ACLARACIONES Durante el período de estudio de las ofertas, la Electrificadora del Meta S.A. E.S.P. podrá solicitar al oferente aclaraciones y explicaciones que estime necesarias sin que por ello éste pueda adicionar o modificar cualquiera de las condiciones de su oferta. Las solicitudes de la Electrificadora del Meta S.A. E.S.P. y las respuestas del oferente deberán constar por escrito. El oferente deberá dar respuesta a estas solicitudes dentro del día (1) hábil siguiente a la fecha de recibo de la comunicación en tal sentido. Las solicitudes de la Electrificadora del Meta S.A. E.S.P. y las respuestas del oferente se harán vía correo electrónico. No obstante lo anterior cuando se solicite la modificación o anexo de un documento, el oferente deberá remitirlo vía fax al número telefónico que para el efecto se le informe o radicarlo en la dirección anotada en el requerimiento. Si el oferente no responde dentro del término señalado en la solicitud y de conformidad con lo exigido, la oferta será descartada. 17 EVALUACIÓN DE OFERTAS Las ofertas serán calificadas técnica y económicamente. Se tendrán los siguientes puntajes máximos para cada aspecto a evaluar: 18
Ítem Puntos Evaluación técnica 15 Evaluación Económica 85 17.1 EVALUACIÓN ECONÓMICA Se le asignará un valor de ochenta y cinco (85) puntos a la oferta más económica, y a las demás se les asignará un puntaje proporcional como se presenta en la siguiente fórmula: Valor Pr opuestamas Económica PuntajeOfe rta = i ValorOfert a * 85 17.2 EVALUACIÓN TÉCNICA Se otorgara un máximo de quince (15) puntos a los proponentes que certifiquen contratos en el suministro e implementación de la plataforma SPARD y/o integración a un SCADA, debidamente soportada, así: Ítem (*) Contratos terminados y/o en que sumen más de 159 SMMLV. Puntaje 15 Puntos Contratos terminados y/o que sumen entre 132 y 158 SMMLV. 10 Puntos Contratos terminados y/o que sumen entre 106 y 132 SMMLV. 5 Puntos (*) Aquí se consideran máximo cinco (5) contratos ejecutados durante los diez (10) últimos años contados a partir de la fecha de cierre del presente proceso. (*) Cuando se trate de consorcios o uniones temporales, al menos uno de los integrantes deberá cumplir con este requisito. Si el oferente no obtiene un mínimo de 5 puntos en la calificación de la experiencia la oferta no será tenida en cuenta para la evaluación económica. 19
17.3 CONFRONTACIÓN ARITMÉTICA DE PRECIOS Se verificará el precio de cada propuesta, efectuando las operaciones aritméticas del caso para constatar la correspondencia de los precios unitarios y sus cantidades, con los precios totales. En caso de discrepancia entre el precio unitario y el precio total, prevalecerá el unitario. En este caso el valor total será corregido para los efectos de evaluación y comparación de la oferta. Se deberá adjuntar en el sobre de la propuesta económica la hoja de cálculo con las formulaciones que dan origen al precio de oferta total. EMSA no será responsable del efecto que pueda tener un error en la presentación de la propuesta por parte del OFERENTE. En el evento de que la corrección aumente el valor total de la oferta, se solicitará al OFERENTE la ampliación de la póliza de seriedad de la oferta. Si el oferente no cotiza algún ítem o si las cantidades que presenta, difieren por exceso o defecto de las exigidas la oferta será descalificada. 18 ORDEN DE ELEGIBILIDAD El orden de elegibilidad será el resultado del puntaje obtenido de la suma de los resultados en la evaluación técnica más la evaluación económica. El orden de elegibilidad se presentará del mayor a menor puntaje obtenido. 19 RECHAZO DE LAS OFERTAS La EMSA rechazará aquellas ofertas presentadas después de la fecha y hora de límite señalada en el cronograma de la presente invitación a cotizar, cuando se compruebe falsificación, o presentación de valores artificialmente bajos que con lleven a desequilibrio económico del contrato. 20 ADJUDICACIÓN La EMSA ESP aclara, que el hecho de invitar a presentar ofertas, no la obliga desde ningún punto de vista a contratar lo ofertado. La EMSA ESP se reserva el derecho de adjudicar por ítem y/o disminuir ó aumentar las cantidades a contratar. La EMSA ESP. Se reserva el derecho de negociar con el proponente o proponentes, el valor de la oferta. A los proponentes no favorecidos se les devolverá, si así lo solicitan, la garantía de seriedad de la oferta dentro de los cinco (5) días siguientes a la adjudicación y al adjudicatario cuando esté perfeccionado el contrato. 20
21 RENUNCIA A LA FIRMA DEL CONTRATO Si el proponente a quien se adjudique el contrato, rehúsa o descuida la legalización del mismo o deja de otorgar la fianza de cumplimiento requerida en la minuta del contrato, EMSA ESP hará efectiva la póliza de seriedad de la oferta y dispondrá de su valor como indemnización de perjuicios. 22 DECLARATORIA DESIERTA Procederá la declaración de desierta de la invitación de acuerdo a lo establecido en el artículo décimo séptimo del Reglamento de Contratación. La declaratoria de desierta del proceso de selección podrá realizarse hasta antes de la firma del contrato. 23 LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO El proponente a quien se adjudique tendrá máximo de cinco (5) días hábiles para legalizar el contrato, contados a partir de la fecha de la adjudicación del mismo, previo a la iniciación de los trabajos y dentro del mismo plazo para la legalización del contrato, se debe suscribir el acta de iniciación de los compromisos contractuales. 23.1 PÓLIZA DE CUMPLIMIENTO Para garantizar el cumplimiento del contrato y las obligaciones que de él se deriven, deberá ser por un valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato con una vigencia igual a la del plazo para la ejecución del contrato y sesenta (60) días más, a partir de la fecha de firma del contrato. 23.2 PÓLIZA DE CALIDAD DEL SERVICIO Para garantizar la calidad del servicio del contrato deberá ser por un valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato con una vigencia igual a la del plazo para la ejecución del contrato y sesenta (60) días más, a partir de la fecha de firma del contrato. 23.3 SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES Para garantizar el pago de salarios, prestaciones sociales, reclamaciones o indemnizaciones al personal con motivo de la ejecución del contrato, por un valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato por el término de la vigencia del contrato y tres (3) años más. 21
24 ESTAMPILLA PRO-ELECTRIFICACIÓN RURAL El contratista deberá cancelar en la Tesorería departamental el valor del impuesto de Pro-Electrificación Rural, el cual corresponde al 2% del valor del contrato antes de IVA. 22
ANEXO NO 1 MODELO DE CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA Ciudad y fecha Señores ELECTRIFICADORA DEL META S.A. ESP EMSA Barzal Alto Vía Azotea Ciudad Referencia: Solicitud Publica de Ofertas No 0xx-2014 El suscrito,, identificado con la cédula de ciudadanía No. expedida en, actuando en calidad de (Gerente, Representante Legal o Presidente) de la firma, domiciliada en (Ciudad, Departamento, País), someto a consideración de la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P. la oferta de nuestra compañía, para la ASESORÍA PARA LA AUDITORIA A LA INFORMACION DEL ESQUEMA DE CALIDAD DEL SERVICIO SEGÚN LA RESOLUCIÓN CREG 025 DE 2013 de conformidad con lo establecido en el Documento Base de Invitación y la oferta adjunta, entendiéndose que la participación y los documentos que se produzcan en desarrollo de la misma, no implican la realización de un compromiso contractual por parte de EMSA E.S.P., y por tanto, no crean obligaciones para la misma, salvo en lo que se refiere al deber de obrar objetivamente y de buena fe en el proceso. El hecho de solicitar cotizaciones no genera obligación alguna para EMSA E.S.P. de suscribir contrato. Así mismo declaro que: a) Que la firma, NIT (o RUT) No. suscribirá con la EMSA bajo su exclusiva responsabilidad, el eventual contrato en caso de salir favorecida con la adjudicación de la Invitación a cotizar. b) Que la firma cumple con los requisitos establecidos para participar en la Invitación a cotizar. c) Que bajo la gravedad del juramento aseguro que la firma, ni sus socios se encuentran incursos en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades contempladas en el artículo sexto del Reglamento de contratación y las contempladas en la ley. d) Que su Representante Legal está facultado legalmente para firmar y presentar la propuesta. e) Que he revisado cuidadosamente el Documento Base de Invitación a Cotizar, los documentos en ella referidos, incluidas las disposiciones legales que rigen la materia y acepto todos los requisitos en ella contenidos y renuncio a cualquier reclamación por ignorancia o errónea interpretación de los mismos. f) Que la información entregada en todos los documentos incluidos en esta oferta obligan al proponente y éste garantiza la veracidad de la información suministrada. 23
g) Que he recibido y analizado los ADENDOS publicados por la EMSA y que los mismos han sido considerados en mi oferta. h) Que el valor total de la oferta incluido el IVA, todos los costos directos, indirectos, impuestos, etc, es la suma de pesos ($ ) moneda corriente. i) Que el plazo total propuesto para la ejecución del contrato contando a partir de la legalización del mismo (aprobación de la póliza de cumplimiento), es de ( ) días calendario. j) Que adjunto la Garantía de Seriedad de la oferta entre particulares, a favor de la EMSA, por un valor de ($ ) M/CTE y vigente desde hasta. k) Que en la eventualidad de que esta propuesta sea seleccionada, me obligo a presentar las garantías exigidas en el Documento Base de Invitación a Cotizar y además, prorrogar la Garantía de Seriedad de la Oferta, hasta tanto se establezca y apruebe la Garantía de Cumplimiento del contrato que llegue a firmarse. l) Que realizaré dentro del plazo que fije la EMSA, todos los trámites necesarios para firma y la legalización del contrato, de lo contrario, autorizo expresamente a EMSA ESP para que haga efectiva la póliza de seriedad de la oferta presentada y adjudique a su criterio nuevamente el objeto del contrato m) Que iniciaré el contrato en la fecha ordenada por la EMSA y lo terminaré dentro del plazo establecido. n) Que conozco totalmente los requisitos y alcances de las exigencias laborales, de salud ocupacional y ambientales vigentes en la EMSA y los aplicaré en la ejecución de los trabajos. o) Que me obligo a guardar la confidencialidad de la información que llegue a conocer con motivo del presente proceso contractual. p) Que he revisado los riesgos previsibles y contingencias que se puedan presentar en la ejecución de las obras o suministros materia de este proceso y por lo tanto se han incluido en el valor de la propuesta. NOMBRE Y FIRMA (Espacio para la firma del representante legal o persona autorizada) (Anotar nombres y apellidos completos de quien firma) C.C. No de DIRECCIÓN: TELÉFONO: CORREO ELECTRÓNICO: 24
ANEXO NO 2 FORMULARIO DE PROVEEDORES 25
INSTRUCCIONES DILIGENCIAMIENTO: 1. INFORMACIÓN GENERAL: NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: Si es persona natural, es necesario que enuncie apellidos y nombres completos tal como aparecen registrados en la cédula de ciudadanía. Si es establecimiento de comercio de una persona natural, debe indicar apellidos y nombres completos del propietario. Si es Persona Jurídica, su razón social completa como aparece descrita en el Certificado de Cámara de Comercio. RUT O NIT Y NUMERO RUT Para personas naturales o jurídicas, diligenciado ante la DIAN NIT para personas jurídicas DIRECCION, TELÉFONO, FAX, CELULAR, EMAIL, PAGINA WEB, CIUDAD, DEPARTAMENTO, PAIS: Es el domicilio del proveedor, lugar donde jurídicamente se puede localizar a una persona. A esta dirección se le enviaran la correspondencia y cualquier documento. REGISTRO DE CÁMARA DE COMERCIO: Código asignado por la Cámara de Comercio como comerciante y proponente. 1. NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL: Persona autorizada según Certificado de Cámara de Comercio, para solicitar, tramitar y actualizar cualquier información ante EMSA. 2. CLASIFICACIÓN DEL PROVEEDOR: Debe ir de acuerdo con la actividad principal que desempeña el proveedor. Para Personas Jurídicas debe coincidir con el Acta de Constitución o Escritura de la Empresa. 3. INFORMACIÓN BANCARIA: Datos básicos para tramitar con oportunidad y seguridad, los pagos generados por sus servicios o suministros a EMSA. El suministro de una cuenta corriente o de ahorros nos facilita efectuar vía electrónica su pago. Es de carácter obligatorio anexar certificación bancaria en original, con expedición no mayor a treinta (30) días. Esta certificación debe contener como mínimo los siguientes datos: 2. Titular de la cuenta, su NIT o cédula. El primer titular de la cuenta debe ser la persona natural o jurídica que presta el servicio o suministro y que es quien suministra sus datos en este formulario. 3. Tipo y número de Cuenta. 4. Firma, nombre y sello del funcionario y Entidad que expide la certificación. Si desea tramitar una actualización de la información bancaria, anexe adicionalmente una carta de solicitud firmada por el Representante Legal en donde indique la cuenta anterior y la nueva cuenta. 5. INFORMACIÓN TRIBUTARIA Esta información hace referencia a todos los aspectos fiscales del proveedor, básicos e indispensables para garantizar la correcta liquidación de los impuestos de las facturas o Cuentas de Cobro de acuerdo a las normas establecidas. 6. NOMBRE, FIRMA E IDENTIFICACIÓN DEL REPRESENTANTE LEGAL Certifica la veracidad de la información suministrada. DOCUMENTOS A ANEXAR: Fotocopia del RUT, NIT o Cédula Certificado de Cámara de Comercio Certificación bancaria NO OLVIDE INFORMAR CUALQUIER CAMBIO EN LOS DATOS SUMINISTRADOS PARA EVITAR CONTRATIEMPOS Y FACILITAR UN OPORTUNO CONTACTO, ENVIO DE CORRESPONDENCIA Y TRAMITE DE PAGOS. 26
ANEXO NO 3 OFERTA TÉCNICA ECONÓMICA ÍTEM DESCRIPCIÓN CANT. VALOR UNITARIO VALOR TOTAL 1 ASESORÍA PARA LA AUDITORIA A LA INFORMACION DEL ESQUEMA DE CALIDAD DEL SERVICIO SEGÚN LA RESOLUCIÓN CREG 025 DE 2013 1 $ $ SUBTOTAL IVA 16% TOTAL 27
ANEXO NO 4 DECLARACIÓN JURAMENTADA Fecha Señores ELECTRIFICADORA DEL META Villavicencio Asunto: Declaración Juramentada La firma xxxxxxxxxxxxxx identificada con NIT No xxxxxxxxxxxxx. Declara bajo la gravedad de juramento que en caso de resultar seleccionada en la SOLICITUD PUBLICA DE OFERTAS No XXX 2014 cuyo objeto es xxxxxxxxxxxxxxxx, es el único beneficiario del contrato que se llegue a suscribir. Adicionalmente declara que el origen de sus recursos proviene del aporte de sus accionistas y del ejercicio legal de sus operaciones en el territorio nacional de la República de Colombia. A continuación se listan los accionistas o socios de la firma: Nombre completo C.C. No Atentamente, Firma Nombre Representante legal 28
ANEXO NO 5 MATRIZ DE RIESGOS PREVISIBLES A continuación se presenta la matriz de riesgos previsibles que la EMSA ha tipificado parael objeto de la presente invitación. CAUSA DEL RIESGO Información deficiente en el Documento Base de Invitación, sus anexos y adendas TIPIFICACIÓN CONSECUENCIA DEL RIESGO Efectos económicos debidos a las deficiencias en el DBI, sus anexos y adendas NIVEL RIESGO INHERENTE RT ASIGNACIÓN DEL RIESGO 30% EMSA 70% CONTRATISTA Errores en la elaboración de la Propuesta Efectos económicos debidos a los errores cometidos por el oferente y futuro contratista en la elaboración de la propuesta RT CONTRATISTA Retrasos en el inicio proyectado del proyecto Efectos económicos ocasionados por el retraso en los trámites de legalización, perfeccionamiento e inicio de los trabajos RT CONTRATISTA Cambios legislativos, normativos, tributarios y contables Cambios financieros y de Mercado 1. Imposición de nuevos trámites, procedimientos o permisos para la ejecución de la obra. 2. Variación de la tasa o tarifas asociadas a la obra 1. Aumento de los precios y/o cantidades de la mano de obra. 2. Daño, pérdida o hurto de equipos en la ejecución del contrato. 3. Ocurrencia de accidente laborales 4. Sabotaje de empleados o personal del contratista RG RT CONTRATISTA CONTRATISTA Cambios en los precios unitarios Efectos económicos derivados de un análisis deficiente de los precios unitarios realizados por el oferente futuro contratista RG CONTRATISTA Falencias durante el seguimiento al cumplimiento del Contrato 1. Incumplimiento de los plazos 2. Mayores costos para la ejecución del contrato. 3, Que no se cumpla con el objeto del Contrato. 3. Desequilibrioeconómica para EMSA. RT CONTRATISTA RI RG RT RA Riesgo Inaceptable Riesgo Grave Riesgo Tolerable Riesgo Aceptable Convenciones 29