Análisis de la calidad de una feria Concepción de la feria Estructura y oferta de los expositores Calidad y cantidad de visitantes Calidad del recinto ferial Infraestructura Servicios para los expositores y visitantes Calidad del management de la feria Imagen e importancia de la feria Calidad del entorno (eventos académicos, región)
Las herramientas para la participación en una feria Logística (incluye todas las decisiones respecto a la planeación, ubicación y transporte): Inscripción Ubicación Tamaño del stand Tipo del stand Nomenclatura Inscripción en el catálogo Servicios adicionales
Planeación del stand Definición de las muestras Concepción del stand Ayudas audiovisuales Ubicación del stand Decisión de la administración de la feria Los que se incriben a tiempo y/o los expositores de siempre reciben un trato preferiencial
Transporte de la mercancía Se recomienda trabajar con transportadores internacionales Formalidades aduaneras Mandar los productos con suficiente anticipación Seguro
El personal del stand Representa la imagen de la empresa Compuesto de empleados de la empresa y personal reclutado para la feria (intérpretes, asistentes al stand) Estarán en contacto permanente con los clientes tienen que: Conocer los objetivos de la empesa Conocer los productos/servicios, sus ventajas Tener autoridad de negociación Tener una personalidad adecuada
El personal del stand (2) Programación de un horario Idiomas Ropa Escarapela con el nombre Tarjetas de presentación Nombre de la empresa, de la persona, dirección completa (ciudad!), teléfono con código del país y ciudad, email Diseño corporativo
Manejo del stand Horario Distribución de las tareas Nombrar gerente del stand Recibir el stand antes del inicio de la feria Definición y delegación de las tareas Control de calidad Recepción de clientes importantes Reuniones del equipo
Stands colectivos en ferias internacionales Ventajas: Presencia más llamativa para todos los participantes Posibilidad de participar con un stand más pequeño (incluso más pequeño del mínimo requirido) Outsourcing de la organización del stand Publicidad colectiva Uso colectivo de algunas funciones del stand (intérprete, cocina, bodega, teléfono etc.)
Stands colectivos en ferias internacionales (2) Desventajas: Falta de individualidad Tener la competencia nacional en el mismo stand Menos influencia en diseño y manejo del stand
Promoción y publicidad Trabajo de prensa: Comunicados de prensa (idioma!) Conferencia de prensa Adquisición de visitantes: Utilización de las herramientas ofrecidas por la feria Cartas de invitación Regalos de promoción
Promoción y publicidad El potencial de eventos Presentación de productos Participación como conferencista en eventos académicos de la feria Organización de foros nacionales (p.ej. El mercado de software en Colombia ) Cocktail para clientes actuales y potenciales en el stand
El presupuesto para la participación 5% 20% Espacio stand 21% 12% 3% Transpore y manejo Construcción stand Servicios y comunicaciones Personal y viaje 39% Otros
El presupuesto - ejemplo En stand colectivo Stand individual (minimal) Espacio 980 USD 1972 USD Construcción 520 USD 994 USD stand Intérprete 280 USD 1200 USD Viaje & 2200 USD 2200 USD Alojamiento Otros costos 400 USD 1500 USD Total 4380 USD 7866 USD
Decálogo de la participación en una feria internacional 1. Pedir información sobre las ferias de un sector con tiempo 2. Definir los objetivos individuales de la participación y los criterios de selección 3. Hacer el presupuesto 4. Inscribirse a tiempo 5. Planear el stand 6. Preparar el viaje y la estadía 7. Hacer publicidad y relaciones públicas 8. Manejar el stand y los contactos 9. Hacer el trabajo de seguimiento 10. Tener paciencia respecto a los negocios