ALIANZA POR LA MINERÍA RESPONSABLE ARM TÉRMINOS DE REFERENCIA COMITÉ GUARDIÁN Para el desarrollo de estándares sociales y ambientales relacionados con la minería artesanal y de pequeña escala y la cadena de suministro de sus productos Versión 1.1, aprobada el 14 de Junio de 2012 Reemplaza a borrador final: Versión 1.0, 29 de febrero de 2012 Reemplaza a los términos de Referencia del Comité Técnico de ARM del 2008 Contacto para comentarios: standards@communitymining.org Para más información y descargas: http://communitymining.org La Alianza por la Minería Responsable (ARM) es una iniciativa global, pionera e independiente, constituida en 2004 con el propósito de mejorar la equidad y el bienestar de las comunidades Mineras Artesanales de Pequeña Escala (MAPE) a través de prácticas sociales, ambientales y laborales mejoradas, un buen sistema de gobierno y la implementación de prácticas de restauración de ecosistemas. ARM está comprometida con los valores de justicia social y responsabilidad ambiental como facilitadores para la transformación de la MAPE. La misión de ARM es establecer estándares para la Minería Artesanal y de Pequeña Escala (MAPE), apoyar y facilitar que los productores entregen al mercado metales y minerales certificados como "Fairmined" a través de cadenas de suministro justas, con el fin de contribuir a la transformación de la MAPE en una actividad social y ambientalmente responsable y al mejoramiento de la calidad de vida de los mineros artesanales, sus familias y comunidades.
CONTENIDO 1. Introducción... 3 2. Propósitos y mandatos... 3 3. Composición, Miembros y Funciones... 4 4. Reuniones... 5 4.1 Idiomas de trabajo... 6 4.2 Preparación de reuniones y actas... 6 4.3 Toma de decisiones... 6 4.4 Especialistas y observadores... 7 5. Varios... 8 5.1 Subcomités y grupos de trabajo... 8 5.2 Documentación... 8 5.3 Remuneración... 8 6. Referencias... 8
1. INTRODUCCIÓN La Alianza por la Minería Responsable (ARM) desarrolla, como parte de su misión, estándares voluntarios sociales y ambientales, relacionados con la minería artesanal y de pequeña escala (MAPE) y la cadena de suministro de sus productos (Estándares de ARM).Los estándares de ARM pueden ser desarrollados por ARM como un único organismo normativo o por ARM en cooperación y asociación con otras organizaciones reguladoras de estándares, o basados en los creados por otras organizaciones reguladoras con su debida autorización. El término Estándares de ARM se refiere a los estándares ya existentes (ej.: Estándar Cero, Estándares Fairtrade y Fairmined) y a todos los futuros estándares eventualmente desarrollados por ARM. El propósito de este documento es establecer los Términos de Referencia del Comité Guardián (ToR - CG), establecidos para garantizar la compatibilidad de los resultados de los estándares establecidos de ARM con la misión de ARM. Los términos de referencia buscan asegurar la credibilidad de todos los estándares de ARM, mediante la incorporación de valores de transparencia, participación y justicia en los procesos para su desarrollo, y mediante la incorporación de las mejores prácticas internacionales para el desarrollo de estándares. 1 Este documento estará disponible pública y gratuitamente en formato electrónico para ser descargado de la página web de ARM. ARM podrá cobrar cualquier distribución de copias a través de otro medio. Los comentarios o sugerencias acerca de los Términos de Referencia-Comité Guardián pueden ser presentados, en cualquier momento, vía email a standards@communitymining.org o por escrito a la dirección de ARM publicada en la página web http://communitymining.org. Estos comentarios y sugerencias se tendrán en cuenta en la próxima revisión de los Términos de Referencia Genéricos-Comité Guardián. Los Términos de Referencia-Comité Guardián serán revisados periódicamente, al menos cada cuatro años, o en cortos intervalos si ARM lo considera apropiado para cumplir con su misión e incrementar la confianza y compromiso de la red de aliados. 2. PROPÓSITO Y MANDATOS El Comité Guardián se creó por la Junta Directiva de ARM como un comité permanente y órgano asesor, que representa a la comunidad extensa de red de aliados de ARM y que asegura la compatibilidad de los resultados de los estándares establecidos de ARM con la misión de ARM. El Comité guardián debe: 1 El documento apunta a la compatibilidad con el Código ISEAL de buenas prácticas para el establecimiento de Estándares Sociales y ambientales, pero no certifica ningún cumplimiento del código de establecimiento de Estándares ISEAL.
Asesorar a la Junta Directiva en todos los aspectos relacionados con el establecimiento de los estándares de ARM y los procedimientos e implementación de estándares de ARM, para garantizar la más alta calidad, coherencia y mejoramiento continuo. Participar activamente con aportes conceptuales, comentarios y retroalimentación durante y entre las consultas formales. Actuar como incubadora para el nacimiento de nuevos estándares de ARM, como fue tarea del Comité Técnico de ARM durante el desarrollo del Estándar Cero. Actuar como tercera y última instancia frente a las reclamaciones contra los procedimientos de establecimiento de los estándares y dar recomendaciones a la Junta Directiva para dirigir un reclamo. Monitorear la adecuación de los Términos de Referencia-Comité Guardián, presentar propuestas para las enmiendas según se necesite y adoptar las condiciones. En la agenda del Comité Guardián pueden ser tomadas más responsabilidades a petición de la Junta Directiva de ARM, o si son recomendadas por el Comité Guardián y aprobadas por la Junta Directiva. 3. COMPOSICIÓN, MIEMBROS Y FUNCIONES Para cumplir su mandato, el Comité guardián deberá combinar la experiencia de diferentes actores y estará integrado por: delegados de la Alianza de la Red de Aliados formal de ARM, mineros artesanales y de pequeña escala, todos los involucrados desde la mina hasta en consumidor expertos en labores específicas de la MAPE, en temas sociales, ambientales, tecnológicos y comerciales, otras redes de aliados interesadas comprometidas con la misión de ARM y que expresen sus opiniones individuales e independientes al más alto nivel de integridad ética. El Comité Guardián consistirá de al menos 12 miembros, sin límite máximo. El Coordinador de Estándares de ARM participará en el Comité representando a ARM. Los miembros de la Junta Directiva y el personal de ARM podrán participar en el Comité Guardián representando sus opiniones individuales. Para asegurar la independencia del Comité Guardián, el número total de participantes de la Junta y del personal deberán ser minoría. Instituciones e individuos que hagan parte de la Alianza formal de Red de Aliados de ARM 2 serán invitados (sin obligación), por el Director Ejecutivo a nombre de la Junta Directiva de ARM, para designar delegados al Comité Guardián. Adicionalmente, el Director Ejecutivo podrá invitar individuos elegibles para unirse al Comité Guardián. Además, los individuos que deseen participar en el Comité Guardián y realizar las funciones descritas a continuación, están invitados a presentar su solicitud a la Junta de Directores. Las Solicitudes serán evaluadas por la Junta Directiva basándose en: Relevancia de experiencia. 2 http://www.communitymining.org/index.php/en/governance/stakeholder-alliance/allies-today
Trayectoria, reputación y posición dentro de su respectivo grupo de red de aliados. Compromiso con la misión y visión de ARM Cualquier objeción a la nominación de un nuevo miembro por motivos de falta de experiencia, reputación o compromiso, puede ser presentada por una mayoría calificada de más de las dos terceras partes (+67%) de los miembros existentes del Comité Guardián. Los miembros del Comité Guardián deberán Adherirse a estos términos Demostrar gran compromiso ético para convertir a la MAPE en una actividad social y ambientalmente responsable, y para mejorar la calidad de vida de los mineros artesanales marginados, sus familias y sus comunidades. Expresarse cuando se necesite salvaguardar la visión de ARM por la MAPE responsable. Actuar como embajadores de la misión y visión de ARM de la MAPE responsable. Participar activamente con aportes conceptuales en el desarrollo de los Estándares de ARM. Participar activamente con comentarios en consultas de estándares y entre períodos de consulta. Se espera que los miembros permanezcan en el Comité Guardián por un período de 2 años; sin embargo, éstos están facultados para renunciar a la membresía en cualquier momento, mediante comunicación escrita al Presidente del Comité y al Director Ejecutivo. La membresía es renovable, excepto en los casos de miembros que, en repetidas ocasiones, han fallado en su participación en las actividades del Comité o que participaron en actividades de manera contraria al compromiso esperado con la MAPE responsable. El Comité Guardián elegirá un Presidente y un Vice-Presidente por un período de 2 años. La reelección es posible. Cuando el número de miembros del Comité Guardián aumenta en más del 50% desde la última elección, el Presidente y Vice-Presidente cederán su puesto y convocarán a nuevas elecciones. El Vice-Presidente reemplaza al Presidente en caso de ausencia, conflicto de intereses u otros motivos en que fuera necesario. Si en alguna reunión anunciada, y con quórum, están ausentes el Presidente y el Vice-Presidente, el Comité Guardián elegirá un Presidente Interino ad-hoc para esa reunión. El Coordinador de Estándares actuará, por defecto, como Secretario del Comité Guardián. El Comité Guardián tiene derecho para decidir la elección de un Secretario diferente.. 4. REUNIONES El Comité Guardián efectuará, al menos, una reunión anual y realizará sesiones de trabajo con la frecuencia que se requiera para cumplir el mandato, pero en lo posible no más de cada tres meses. Las reuniones se realizan de manera virtual, por medio de conferencia telefónica organizada por ARM y/o por consulta vía email. Excepcionalmente, las reuniones presenciales serán concertadas previa aprobación del Director Ejecutivo.
4.1 Idiomas de trabajo Los idiomas oficiales del Comité Guardián son inglés y español. Y en la medida de lo posible, ARM proporcionará la traducción. Cuando los servicios de traducción no sean viables durante reuniones, se pide a los miembros bilingües apoyar a sus pares monolingües. Al menos las invitaciones, agenda y actas de reuniones deben estar siempre disponibles en ambos idiomas. En caso de diferencias, prevalecerá la versión en inglés. 4.2 Preparación de reuniones y actas de reuniones Las reuniones deberán ser preparadas adecuadamente por el Secretario con apoyo del Secretariado de ARM, citando con tiempo suficiente 3 a los miembros del Comité Guardián y preparando la agenda y toda la información básica necesaria. El presidente será quien apruebe la agenda de la reunión. Se dará a los miembros un tiempo razonable para solicitar que en la agenda sean incluidos temas adicionales y para suministrar la información adicional necesaria sobre estos. Todos los miembros estudiarán cuidadosamente la información suministrada y prepararán sus aportes al Comité Guardián. Todos los miembros contribuirán a las acciones de seguimiento después de las reuniones según lo acordado o mencionado en las actas. El Secretario o la persona asignada, aprobada por el Presidente, elaborará las actas de la reunión y las distribuirá a los miembros del Comité Guardián a la mayor brevedad posible, sin embargo, no después de 10 días de la reunión, para retroalimentación y aprobación final. En temas de alta sensibilidad, el Comité Guardián puede decidir elaborar actas bajo las Reglas de Chatham House. Sin embargo, las decisiones Minoritarias y opiniones Minoritarias (ver 4.3) siempre deberán permanecer individualmente atribuibles para permitir a la Junta Directiva hacer el seguimiento con la(s) red(es) de aliado(s). Las actas son normalmente aprobadas por consenso en un periodo de 10 días si no hay objeciones después de ser recibidas. En caso de oposición, la aprobación de las actas será parte de la agenda de la próxima reunión. 4.3 Toma de Decisiones El Comité Guardián es un órgano asesor de la Junta Directiva de ARM, formalmente responsable ante la Junta de ARM, y que tiene derecho de voz, pero no parte activa en la toma de decisiones en lo relacionado con la aprobación de los estándares de ARM. El Comité Guardián decide sobre las recomendaciones de la Junta Directiva. El Comité Guardián tiene el poder de objetar decisiones en los temas especificados a continuación. Hay Quórum para tomar decisiones si participan en la reunión al menos 1/3 de los miembros. En el caso de reuniones virtuales o reuniones no virtuales excepcionales éste se 3 Las reuniones anuales deberán ser anunciadas con un tiempo de anticipación de al menos 1 mes. Las sesiones de trabajo también deberán ser anunciadas con anticipación, no después de 1 semana calendario antes de la reunión. Las sesiones de trabajo de emergencia pueden ser realizadas ad-hoc si se logra el quórum.
refiere a la participación, en el caso de consultas vía email éste se refiere a confirmaciones de disponibilidad. Cada miembro tiene derecho a un voto. Es posible delegar el voto en ausencia de alguien (informando por escrito al Presidente), sin embargo, una persona puede asumir solamente un voto delegado. Si no se alcanza el quórum para una reunión, los participantes pueden decidir posponer la reunión; en tal caso, la reunión pospuesta se beneficiará de un quórum independientemente del número de participantes, o para continuar, todas las decisiones tomadas serán consideradas como decisiones minoritarias El Comité Guardián buscará lograr, en lo posible, decisiones unánimes, definidas como las decisiones que no tienen votos en contra. Si no se logra la unanimidad, se pedirá a los oponentes proponer opciones alternativas que permitan alcanzar el consenso y estas alternativas serán discutidas. Si la discusión de estas alternativas no conduce a una decisión unánime, se usará el procedimiento de toma de decisiones por mayoría (+50%). Como la composición del Comité Guardián no refleja necesariamente el balance matemático de la red de aliados, son posibles los votos minoritarios. Las posiciones alternativas acordadas por al menos el 20% de los participantes de una reunión, serán reflejadas en las actas como decisiones minoritarias. En casos excepcionales en los que un grupo completo de la red de aliados está representado en la reunión por un solo participante, dicho miembro podrá solicitar consignar en las actas su oposición como una opinión minoritaria. Todas las sugerencias, independientemente de que hayan sido hechas por unanimidad, decisión mayoritaria, decisión minoritaria u opinión minoritaria, deberán considerarse apropiadamente por la Junta Directiva. El Comité Guardián tiene el poder de objetar las siguientes decisiones: La postulación de un nuevo miembro al Comité Guardián, si el nuevo miembro no cumple con los requisitos. La composición de un Comité de Estándares, si la composición del Comité de Estándares no satisface el balance requerido de intereses. El quórum no aplica para decidir en una oposición. Para toma de decisiones sobre oposiciones, se requiere una mayoría de más de las dos terceras partes (+67%) de todos los miembros del Comité Guardián. Con quórum ordinario y mayoría simple, el Comité Guardián puede decidir si los votos presentados por escrito al Presidente en el plazo de una semana tienen validez para ese propósito. Los votos a delegados no son admitidos para esta decisión. Las decisiones sobre oposición están ligadas a la Junta Directiva. 4.4 Especialistas y Observadores Los miembros del Comité Guardián pueden proponer la invitación de observadores y especialistas. El presidente es quien aprueba que estas invitaciones sean para participar en toda la reunión o sólo en algunos puntos de la agenda.. Los observadores y especialistas no tienen derecho a votar. En temas de alta sensibilidad se les podrá solicitar a los especialistas y observadores que abandonen la reunión durante la votación.
5. VARIOS 5.1 Subcomités y grupos de trabajo El Comité Guardián pude crear subcomités o grupos de trabajo para investigar o conducir temas específicos. Estos subcomités y grupos de trabajo son instaurados temporalmente y desaparecen cuando hayan reportado al Comité Guardián o cuando el Comité Guardián considere que ese tema debe ser manejado de manera diferente. Para trabajo en Estándar(es) específico(s) de ARM, y luego de que estos hayan superado una fase inicial de incubación (desarrollo), el trabajo será entregado a un Comité de Estándares creado para tal propósito. Dichos Comités de Estándares ya no serán subcomités o grupos de trabajo sino órganos independientes. 5.2 Documentación Todos los archivos (copias electrónicas y físicas) del Comité Guardián deberán ser guardados por un período de al menos cinco años, especialmente: Postulaciones de miembros y listas de miembros actualizadas Listas de invitaciones a reuniones Agenda de las reuniones Listas de participantes Actas Cualquier otro documento aprobado por unanimidad, voto por mayoría, voto por minoría u opinión minoritaria. Al menos las listas de miembros y las actas de reuniones estarán disponibles públicamente para su descarga de la página web de ARM. Otros documentos estarán disponibles vía email a solicitud de las partes interesadas, indicando su uso. Los acuerdos de confidencialidad relacionados con documentos individuales serán respetados. 5.3 Remuneración La participación en el Comité Guardián es voluntaria. A los miembros del Comité Guardián podrá reembolsárseles los gastos razonables generados por su participación en las reuniones. 6. REFERENCIAS Procedimientos de Establecimiento de Estándares de ARM (versión 2.0) Procedimientos de Reclamaciones de Estándares de ARM (versión 1.0) Documentos de referencia:
Código ISEAL de buenas prácticas: para el establecimiento de estándares sociales y ambientales versión 5.0 http://www.isealalliance.org/sites/default/files/p005_iseal_std-setting_code_v5.01.pdf