Línea de Base para Medir la Reputación del Grupo Energía de Bogotá entre sus Grupos de Interés PROVEEDORES Febrero de
CONCEPTOS GENERALES
Estándares internacionales Variable % TTB TGI %TTB EEB WIGN %TTB Percepción de la relación que tiene con usted 62% 100% Relaciones fáciles + cliente favorito 85% 85% En relación con el mercado cómo califica las tarifas 45% 56% Canales de comunicación 51% 57% Contratación 65% 76% Documentos de solicitud de ofertas 54% 86% La Mejor 88 Promedio 56 La peor 10 La Mejor 88 Promedio 40 La peor 7 La Mejor 56 Promedio 41 La peor 19 La Mejor 64 Promedio 39 La peor 15 La Mejor 98 Promedio 69 La peor 3 La Mejor 77 Promedio 59 La peor 44
Estándares internacionales Variable % TTB TGI %TTB EEB WIGN %TTB La evaluación de las propuestas 54% 89% La recepción de materiales 77% 86% Servicio o el seguimiento dado a los entregables del contrato Proceso de interventoría o gestión de contratos y/o compras 64% 78% 60% 88% Proceso de pagos 63% 82% Auditoría 67% 87% La Mejor 95 Promedio 78 La peor 4 La Mejor 86 Promedio 58 La peor 13 La Mejor 80 Promedio 61 La peor 4 La Mejor 97 Promedio 82 La peor 52 La Mejor 71 Promedio 49 La peor 11 La Mejor 88 Promedio 56 La peor 10
La relación Proveedor EEB es considerada por el 100% como Excelente ó Muy buena, pero solo el 56% califica las tarifas reconocidas por los servicios en el mismo rango 1. Cómo califica la relación que tiene usted con EEB en su calidad de contratista o proveedor? 2. En relación con el mercado cómo califica las tarifas que EEB reconoce por los servicios que usted presta? TTB: (5) Excelente + (4) Muy Buena Base: Califican 1. Cómo califica la relación que tiene usted con EEB en su calidad de contratista o proveedor? 2. En relación con el mercado cómo califica las tarifas que EEB reconoce por los servicios que usted presta? 56 100 36 32 5
La imagen que tienen los proveedores sobre la EEB es positiva en todos los aspectos evaluados 3. De acuerdo con su experiencia directa o con lo que sabe o ha oído decir qué tan de acuerdo está usted con cada una de las siguientes frases: TTB: (5) Totalmente de acuerdo + (4) De acuerdo Base: Califican 100 b. Es manejada con ética e integridad 36 100 d. Es seria en sus negocios 37 100 g. Es transparente 37 100 h. Tiene funcionarios amables 37 c. Garantiza el bienestar de las comunidades, proveedores y contratistas 97 36 e. Es abierta, accesible y dialoga 37 a. Es eficiente en sus procesos administrativos 36 f. Facilita el trabajo a sus contratistas y proveedores 36 97 92 92 6
El aprecio y el compromiso de los proveedores con la EEB es del 100% 4. De acuerdo con su experiencia directa o con lo que sabe o ha oído decir Qué tan de acuerdo se siente con decir que? TTB: (5) Totalmente de acuerdo + (4) De acuerdo Base: Califican 76 89 100 a. Siente un aprecio especial hacia EEB 37 100 b. Está comprometido con EEB 35 d. EEB es un buen socio para usted 36 e. EEB es su cliente favorito 35 c. Las negociaciones con EEB son fáciles 34 97 7
Qué tan probable es que usted 5. Qué tan probable es que vuelva a participar procesos de contratación con EEB? 6. Qué tan probable es que recomiende a un colega o empresa que contrate con EEB? 7. Qué tan probable es que usted busque ofrecerle más servicios a EEB de los que actualmente está contratando con usted? TTB: (5) Extremadamente Probable + (4) Muy Probable Base: Califican 5. Probabilidad de que vuelva a participar procesos de contratación con EEB? 6. Probabilidad de que recomiende a un colega o empresa que contrate con EEB? 7. Probabilidad de que usted busque ofrecerle más servicios a EEB de los que actualmente está contratando con usted? 100 100 97 37 37 37 8
CANALES DE COMUNICACIÓN
Las reuniones es el canal de comunicación mejor evaluado por los proveedores 8. De manera general cómo califica los canales de comunicación de EEB para mantenerlo informado sobre los diferentes procesos de selección de proveedores y contratistas? TTB: (5) Excelente + (4) Muy Buena Base: Califican 30 8. Calificación General de los canales de comunicación de EEB 57 e. La calidad de las reuniones con las personas de EEB 89 d. Las cartas formales a. La comunicación dada por teléfono c. La información enviada a través de correos electrónicos/ e-mail b. La información que aparece en la página Web 68 66 64 63 10
EVALUACIÓN DE LOS PROCESOS
Evaluación del proceso de contratación 9. De manera general cómo califica el proceso de Contratación en EEB? TTB: (5) Excelente + (4) Muy Buena 9. De manera general cómo califica el proceso de Contratación en EEB? c. La relación comercial con EEB e. Claridad de las condiciones en que se da la contratación d. Trámites y documentos necesarios a. Facilidad para registrarse como proveedor b. Facilidad para acceder al proceso de contratación f. Mecanismos para aclarar dudas Base: Califican 33 76 89 78 75 71 69 67 12
El 30% de los proveedores no tuvieron que presentar documentos de solicitud de oferta para el proceso de contratación 10. En el proceso de contratación que participó hubo Documentos de solicitud de oferta? Sí 70% No 30% Base: Proveedores 37 13
Todos los documentos para solicitud de oferta fueron evaluados con al menos 72% en el TTB 11. De manera general cómo califica la Calidad de los Documentos de solicitud de oferta? TTB: (5) Excelente + (4) Muy Buena 11. De manera general cómo califica la Calidad de los Documentos de solicitud de oferta? b. La pertinencia de los requisitos legales c. La Pertinencia de las pólizas y garantías requeridas f. La actitud de servicio de los funcionarios durante el desarrollo del proceso a. La claridad y coherencia de los documentos de solicitud de oferta e. El tiempo disponible para elaborar las propuestas d. La Pertinencia de los requisitos de experiencia Base: Califican 22 86 84 77 77 76 73 72 14
La mejor oportunidad de mejorar en la evaluación de propuestas esta en la estructura de costos para remunerar servicios 12. Cómo califica la calidad de la evaluación de las propuestas TTB: (5) Excelente + (4) Muy Buena Base: Califican 18 12. Cómo califica la calidad de la evaluación de las propuestas b. La transparencia del proceso d. La calidad de retroalimentación a los contratistas no favorecidos a. La pertinencia de los criterios de calificación c. Los criterios de calificación de los factores e. Estructura de costos utilizadas para remunerar los servicios 89 88 83 72 72 67 15
Cómo califica las negociaciones en la fase precontractual? 13. Cómo califica la calidad general de las negociaciones en la fase precontractual TTB: (7) Excelente + (6) Base: Califican 24 13. Cómo califica la calidad general de las negociaciones en la fase precontractual 79 16
59% de los contrato tuvieron como objetivo la prestación de un servicio 14. La ejecución del contrato se trató de la prestación de un servicio (contratación) y/o el suministro de materiales (compra) (E: si son las dos marque con una x ambas y continúe) Contratación 59% Compra 41% Base: Proveedores 37 17
Cómo califica la recepción de materiales 15. De manera general cómo califica la recepción de materiales por parte de EEB? TTB: (5) Excelente + (4) Muy Buena 15. De manera general cómo califica la recepción de materiales por parte de EEB? b. La agilidad en el recibo de material a. La flexibilidad de los horarios de recibo c. La atención del personal de recibo d. La revisión del material entregado Base: Califican 14 86 80 73 73 73 18
Cómo califica el recibo del servicio ó seguimiento de entregables 16. Cómo califica la calidad general del recibo del servicio o el seguimiento dado a los entregables del contrato por parte de EEB? TTB: (5) Excelente + (4) Muy Buena Base: Califican 27 16. Cómo califica la calidad general del recibo del servicio o el seguimiento dado a los entregables del contrato por parte de EEB? a. Accesibilidad o facilidad para contactar al interventor c. La calidad o conocimiento del proceso interno de EEB por parte del interventor b. La fluidez de la comunicación 78 85 84 82 19
Se resalta la Excelente ó Muy buena relación de los proveedores con el interventor / personal de compras 17. La calidad general del proceso de interventoría o gestión de contratos y/o compras? TTB: (5) Excelente + (4) Muy Buena 17. La calidad general del proceso de interventoría o gestión de contratos y/o compras? a. Las relaciones interpersonales con el interventor o personas de compras c. El apoyarlo en el manejo oportuno y adecuado de los controles de seguridad industrial, salud ocupacional y ambientales b. El mantenerlo informado sobre los diferentes procesos como pagos, seguimientos, entre otros Base: Califican 32 88 91 82 76 20
Cómo califica la evaluación de desempeño de EEB a sus proveedores? 18. De manera general cómo califica la Evaluación del Desempeño que hace EEB a sus proveedores y contratistas? TTB: (7) Excelente + (6) Base: Califican 35 18. De manera general cómo califica la Evaluación del Desempeño que hace EEB a sus proveedores y contratistas? 89 21
Cómo califica el proceso de cierre por parte de EEB? 19. Cómo califica la calidad general del proceso de cierre y liquidación de contratos por parte de EEB? TTB: (5) Excelente + (4) Muy Buena 19. Cómo califica la calidad general del proceso de cierre y liquidación de contratos por parte de EEB? d. Estar disponibles para brindar aclaraciones que sean necesarias e. Ser proactivos para ayudarlo cuando haya necesidad de hacer correcciones al acta final b. Cumplimiento del pago final c. El darle la información suficiente para que usted tenga claros los requerimientos para el acta final a. Los trámites necesarios para el acta final Base: Califican 34 88 88 85 82 82 78 22
El 41% de los proveedores han tenido que contactar al alguien para resolver una duda o queja 20. Usted ha tenido la necesidad de contactar a alguien para resolver una duda o queja (en el último año) Sí 41% No 59% Base: Proveedores 37 23
El trato recibido por la persona que atendió la solicitud o queja es evaluado como Excelente o Muy bueno por el 93% 21. Cómo califica en general la calidad de la atención prestada por la(s) persona(s) que atendió su solicitud o queja? TTB: (5) Excelente + (4) Muy Buena 21. Cómo califica en general la calidad de la atención prestada por la(s) persona(s) que atendió su solicitud o queja? Base: Califican 15 a. El trato recibido b. La oportunidad con que fue atendida su solicitud o queja c. La eficacia con que fue resuelta su solicitud o queja d. La calidad de la información que le suministraron 87 93 87 87 87 24
El 41% de los proveedores fueron auditados por EEB durante el último año 22. Durante el proceso de contratación u en otro momento durante este año EEB le ha hecho alguna auditoría (en el último año) Sí 41% No 59% Base: Proveedores 37 25
Cómo califica la calidad de la auditoría que le realizo la EEB? 23. Cómo califica la calidad general de la Auditoría que realiza EEB? TTB: (5) Excelente + (4) Muy Buena 23. Cómo califica la calidad general de la Auditoría que realiza EEB? a. Información que le ha suministrado EEB sobre los objetivos de la auditoría, y beneficios que se espera obtener de la misma b. Trato ofrecido por los auditores c. Oportunidades de mejora que la auditoría ha generado respecto de su desempeño Base: Califican 15 87 87 87 87 26
INICIATIVA PACTO GLOBAL
El 30% de los proveedores conoce la iniciativa de Pacto Global 8. Conoce usted la iniciativa de pacto global? Sí 30% No 70% Base: Total Proveedores EEB 37 28
El Liderazgo de la EEB en el pacto global es evaluado positivamente por los proveedores 9. Cómo califica el rol de las empresas del grupo en impulsar el pacto global? 10. Cómo califica el liderazgo tomado por la Empresa de Energía de Bogotá - EEB como gestora y casa matriz del Grupo de Energía de Bogotá en el liderazgo del pacto global? TTB: (10) Excelente + (9) + (8) + (7) Base: Califican de 1-10 11 Rol de las empresas del grupo en impulsar el pacto global 64 Base: Califican de 1-10 11 Liderazgo tomado por la Empresa de Energía de Bogotá 73 29
FORTALEZAS Y OPORTUNIDADES DE MEJORA
El mantener informado a los proveedores es la mayor fortaleza de la EEB 24. Qué está haciendo bien o cuáles son las fortalezas de EEB en las relaciones con sus proveedores? Comunicación /Mantenerlo informado Base: Proveedores 37 24 Buena atención / trato amable / calidez del personal Transparente 19 16 Claridad en los contratos Brinda confianza al proveedor Establecer un Registro de proveedores Convocarlo Comunicación efectiva Cumplimiento Establecer interventores 8 8 5 5 5 5 3 Continua 31
El 27% de los entrevistados no mencionaron ninguna fortaleza para EEB 24. Qué está haciendo bien o cuáles son las fortalezas de EEB en las relaciones con sus proveedores? Innova / implementa nuevas tecnologías Base: Proveedores 37 3 Instalaciones amplias / cómodas Atención oportuna Proceso de selección de contratistas Requerimientos de contratación Compromiso real hacia la sostenibilidad ambiental Oportunidad en los pagos (anticipos / parciales.) Asesoría para ampliar nuestro portafolio Otras fortalezas 3 3 3 3 3 3 3 3 No responde 27 32
El 68% de los proveedores no mencionaron sugerencias para mejorar la relación que EEB tiene con ellos 25. Qué se debe mejorar, le hace falta o qué sugerencias tiene para EEB en la mejora de sus relaciones con sus proveedores? Base: Proveedores 37 Información sobre procesos licitatorios Agilizar / disminuir trámites Convocar a todos los proveedores para ofrecer servicios en los procesos que estén inscritos Desarrollar nuevas tecnologías Puntualidad en las reuniones Agilizar proceso de firmas Aceptar experiencias internacionales Dar a conocer en detalle el funcionamiento del medio/sector económico Nada 8 5 5 3 3 3 3 3 5 No responde 68 33
PERFIL DEL INFORMANTE
El 70% de los entrevistados son actualmente proveedores de EEB 36. Actualmente es usted proveedor de EEB? No 27% Sí 70% Ns/Nr 3% Base: Proveedores 37 35
El 34% de los proveedores actuales tiene más de 3 años de trabajo con EEB 37. Hace cuanto es proveedor de EEB? Base: Actualmente son proveedores de EEB 26 Entre 1 y 6 meses Entre 7 meses y 1 año Entre 1 año y 2 años Entre 2 y 3 años 11 12 23 15 Entre 3 y 5 años 4 Más de 5 años 31 No responde 4 36
COMENTARIOS
Comentarios El 84% de los proveedores relaciona a la EEB con el Grupo Energía de Bogotá, y el 72% evalúa dentro con la escala más alta el conocimiento sobre esta organización. Los proveedores resaltan de los grupos evaluados que: La mayor oportunidad de desarrollo para el Grupo Energía de Bogotá esta en la presencia en otros países mientras que para el Grupo Nacional de Chocolates esta en el aspecto de responsabilidad ambiental. Al grupo Ecopetrol lo evalúan con el mejor desempeño financiero y el mejor portafolio empresarial esta en el Grupo Empresarial Bavaria. El 100% de los proveedores califican su relación con EEB como Excelente ó Muy Buena. La evaluación de imagen es positiva en todos los aspectos al igual que las conductas de aprecio y compromiso con la EEB. Es extremadamente probable que los proveedores vuelvan a participar como contratistas y/o recomienden a un amigo que contrate con la EEB. La oportunidad de mejorar en la relación proveedor EEB está en las tarifas que se reconocen por los servicios y facilitar las negociaciones El canal de comunicación mejor evaluado por los proveedores son las reuniones con personas de EEB, dentro del proceso de interventoría se resalta la Excelente ó Muy buena relación de los proveedores con el interventor o personal de compras El 30% de los proveedores evaluados conoce sobre el Pacto Global, estas personas resaltan como positivo el liderazgo de la EEB en el Pacto Global. 38