MATRIZ DE NECESIDADES Y ATRIBUTOS DEL SERVICIO

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1 ANEXO MATRIZ DE NECESIDADES Y ATRIBUTOS DEL SERVICIO EQUIPO DE GESTIÓN: FACULTAD DE AGRONOMÍA SERVICIO Análisis de Muestras de Laboratorio USUARIO: Personas jurídicas y Naturales, directores de proyectos de investigación, tecnólogos y campesinos. NECESIDADES DEL USUARIO FORMA DE SATISFACER LA NECESIDAD ATRIBUTO RESPONSABLE RECURSOS TIEMPOS Conocer características de las muestras Recepción y análisis de muestras Atención Rápido y Confiable CIER, Tesorería, Laboratorios Laboratorios, materiales y equipos Tramite: 2 hrs Resultado:1 mes Información de los servicios prestados Entregar información Clara, precisa, oportuna, completa Servidores Equipo de Gestión Pagina Web, Cartelera de Información Inmediato HOJA # 1 DE 1

2 MATRIZ DE NECESIDADES Y ATRIBUTOS DEL SERVICIO EQUIPO DE GESTIÓN: FACULTAD DE AGRONOMÍA SERVICIO Contratación USUARIO: Contratistas y proveedores en general NECESIDADES DEL USUARIO FORMA DE SATISFACER LA NECESIDAD ATRIBUTO RESPONSABLE RECURSOS TIEMPOS Solicitud de contrato Notificación del contrato Elaborar orden contractual bajo las normas de ley Notificar antes de que se de inicio al contrato Rápida, oportuna y acertada Sección de contratación Capacitación, conocimiento de procesos y procedimientos Oportuna y acertada Sección de contratación Equipos y puesto de trabajo disponible, personal no adecuado para el cargo 25 días hábiles 45 días hábiles HOJA # 1 DE 1

3 MATRIZ DE SERVICIO EQUIPO DE GESTIÓN: Facultad de Agronomía SERVICIO: Contratación USUARIO: Proveedores ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO: La Facultad de Agronomía de la Universidad Nacional de Colombia brinda a la comunidad en general una atención integral en los servicios de formación, investigación y extensión de forma oportuna, eficiente, confiable y amable. MOMENTO DE VERDAD 1. Recibir comunicación para cotizar productos y servicios 2. Revisar requisitos y elaborar oferta. 3. Presentación de la oferta. VALORES AGREGADOS Enviar información directa via mail. Seguimiento. Verificar si puede prestar el servicio y cuenta con todo lo necesario o que mejor elemento tiene.? Información clara en cuanto a parámetros. RESPONSABLE TIEMPOS INSTRUCCIÓN O INFORMACIÓN Quien necesite el bien o servicio Gerente Proveedor. Quien solicita el servicio. Dependiendo de la necesidad. Los días que tiene de plazo para presentar la oferta. Lo decide quien solicita el servicio. Normatividad. Formato. Características del bien. Caracteristicas del bien o servicio solicitado y contar con la documentación requerida. Parámetros de la presentación de la oferta. FALLA POTENCIAL Fallas técnicas. Calidad. Falta de claridad. No contar con los documentos o con las cantidades necesarias. Oferta no llena bien requisitos. Cotización de productos no solicitados o con características no solicitadas ACCIÓN DE CONTINGENCIA Entrega personal. Aclarar la información. Recomendar otro gerente. Conseguir el documento faltante y suplir la necesidad. Ser claro en la invitación. Estar dispuesto a aclarar dudas. HOJA # 1 DE 2

4 MATRIZ DE SERVICIO EQUIPO DE GESTIÓN: Facultad de Agronomía SERVICIO: Contratación USUARIO: Proveedores ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO: La Facultad de Agronomía de la Universidad Nacional de Colombia brinda a la comunidad en general una atención integral en los servicios de formación, investigación y extensión de forma oportuna, eficiente, confiable y amable. MOMENTO DE VERDAD 4. Recibir respuesta de aceptación o no de la oferta. 5. Reunir y entregar documentación requerida para la contratación 6. Recibir notificación de la contratación y firma del contrato 7. Ejecución del contrato VALORES AGREGADOS Enviar respuestas via mail. Enviar respuestas via telefónica. Seguimiento Revisar cada uno de los documentos recibidos minuciosamente Orientar al usuario para diligenciarlos completa y correctamente Informar oportunamente. Informar al proveedor el tiempo de entrega e indicar el proceso para la entrega. Interventoría oportuna. Indicación datos para la entrega RESPONSABL E Quien necesite el bien o servicio. Personal Unidad Administrativa. Quien recibe documentos Quien notifica. Por parte del proveedor, firma oportuna. Interventor TIEMPOS Depende de la necesidad. De acuerdo al tipo de orden contractual Lo especificado en el contrato. Cumplir con el tiempo estipulado en la ODC-005.? INSTRUCCIÓN O INFORMACIÓN Normatividad. Formatos. Normatividad. Lineamientos Guías y documentación de procesos El contrato. Politicas de control. Conocer el objetivo de la orden. Las políticas y formatos para la entrega del bien. FALLA POTENCIAL Fallas técnicas. Demoras. Desconocimiento de algunas normas o parámetros de contratación Confiarse y no revisar todos los documentos minuciosamente Datos incorrectos. Tiempo estipulado en la contratación insuficiente. Falta de información en los trámites internos. ACCIÓN DE CONTINGENCIA Seguimiento. Consultar con el resto del personal o con el jefe de unidad Revisar todos los documentos minuciosamente, incluso cuando se reciben por 2da vez Verificar datos para comunicar oportunamente. Revisar los procedimientos. Dar información general en el momento oportuno. HOJA # 2 DE 2

5 PLAN DE FORMACIÒN EQUIPO DE GESTIÓN: Facultad de Agronomía. SERVICIO: Contratación de proveedores. ATRIBUTO ACTIVIDAD PARA ADOPTAR EL ATRIBUTO Oportuno Recibir documentos y tramitaciones? el mismo dia (Buena práctica). Taller manejo efectivo del tiempo Eficiente Taller de comunicación? Revisión de procedimientos y comunicación. Confiable Taller de valores (compromiso ético) Amable Taller de servicio (Buen servicio) Actividad de integración para fortalecer equipo INTENSIDAD HORARIA RESPONSABLE TIEMPOS RECURSOS Inmediato. 4 horas (2 sesiones de 2 horas) 8 horas (4 sesiones de 2 horas). 4 horas (2 sesiones de 2 horas) Equipo administrativo. Coordinador SIMEGE (Decanatura) Coordinador SIMEGE (Decanatura). Coordinador SIMEGE, Equipo administrativo. 2 ½ hrs (1 sesión) Coordinador SIMEGE (Decanatura). 6 horas (2 sesiones de 3 horas) 4 horas (1 sesión) Coordinador SIMEGE (Decanatura). Inmediato. A respuesta de SIMEGE CENTRAL A respuesta de SIMEGE CENTRAL. 15 días. Humanos, físicos, Humanos, físicos, 15 días. Humanos, físicos, Inmediato (Radicado) A respuesta de dependencias internas Humanos, físicos, HOJA #1 DE 1

6 EQUIPO DE GESTIÓN: Facultad de Agronomía. MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE USUARIOS SERVICIOS OFRECIDOS POR EL AREA Contratación Análisis de muestras. USUARIOS Proveedores, contratistas, docentes, estudiantes. Usuarios, campesinos, técnicos. HOJA #1 DE 1