Al contestar refiérase al oficio No. 01376 Señor German Valverde González Director Ejecutivo CONSEJO NACIONAL DE VIALIDAD (CONAVI) 02 de febrero del 2017 DCA-0242 Estimado señor: Asunto: Se aprueban cuatro contratos suscritos entre el Consejo Nacional de Vialidad y la empresa Constructora Hernán Solís S.R.L. correspondientes a las líneas 1, 5, 6 y 14 de la licitación pública 2014LN-000017-0CV00, denominada Mantenimiento rutinario con maquinaria especializada, contingencias y rehabilitación del sistema de evaluación pluvial de la red vial nacional pavimentada, así como cinco contratos suscritos entre el Consejo Nacional de Vialidad y la empresa Constructora MECO S.A. correspondientes a las líneas 2, 9, 17, 18 y 20 de la misma licitación pública 2014LN-000017-0CV00. Nos referimos a su oficio DIE-07-16-3787 del 08 de diciembre del año recién pasado, y recibido en esta Contraloría General el día siguiente, mediante el cual remite para trámite de refrendo los contratos descritos en el asunto. Mediante el oficio N 0719 (DCA-0126) del 20 de enero del 2017, esta División le solicitó a la Administración aportar una serie de información adicional necesaria para poder continuar con el estudio de la gestión, la cual fue remitida mediante los oficios DIE-07-17-0269 del 26 de enero y DIE-07-17-0318 del 31 de enero, ambos del 2017, respectivamente. I. Antecedentes Por disposición del artículo 8 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, se tiene por acreditado lo siguiente: 1. Certificación N.º 17-169 (282) del 25 de enero del 2017, emitida por Dennis Cordero Centeno, Director Financiero a.i. del Consejo Nacional de Vialidad, mediante la cual acredita la existencia de recursos económicos en el presupuesto del 2017 para hacer frente a las líneas 1, 2, 5, 6, 9, 14, 17, 18 y 20 de la licitación pública 2014LN-000017-0CV00.
2 2. Oficio GAJ-03-16-0399 del 30 de marzo del 2016, mediante el cual la Gerencia de Gestión de Asuntos Jurídicos del CONAVI emitió el análisis legal de las ofertas. (tomo 24, folios 23967 al 23974 del 3. Oficio FIN-01-2016-038 del 04 de marzo del 2016, mediante el cual la Gerencia de Adquisiciones y Finanzas del CONAVI emitió el análisis financiero de las ofertas. (tomo 24, folios 24001 al 24023 del 4. Oficio GCSV-01-2016-1810 del 17 de mayo del 2016, mediante el cual la Gerencia de Conservación de Vías y Puentes del CONAVI emitió el análisis técnico de las ofertas. (ver tomo 24, folios 24290 al 24312 del 5. Oficios DCVP-43-16-0620 del 13 de setiembre del 2016 y DCVP-43-16-0621 del 13 de setiembre del 2016, mediante los cuales la Dirección de Costos de Vías y Puentes del CONAVI emitió el análisis de razonabilidad de los precios ofertados por Constructora Hernán Solís SRL y Constructora Meco S.A. (tomo 25, folios 25161 al 25164 del 6. Acuerdo de adjudicación de la licitación pública 2014LN-000017-0CV00 tomado por el Consejo de Administración en la sesión ordinaria N 1353 celebrada el 03 de octubre del 2016. (tomo 26, folio 25636 del 7. Publicación del acto de adjudicación de la licitación pública 2014LN-000017-0CV00 en La Gaceta Nº 193 del 07 de octubre del 2016. (tomo 26, folio 25650 del expediente administrativo). 8. Declaraciones juradas emitidas por Mélida Solís Vargas en representación de la empresa Constructora Hernán Solís S.R.L. en relación con el régimen de prohibiciones para contratar con la Administración. (tomo 26, folios 26307, 26343, 26379, 26415 del 9. Declaración jurada emitida por Alejandro Bolaños Salazar en representación de la empresa Constructora MECO S.A. en relación con el régimen de prohibiciones para contratar con la Administración. (tomo 26, folio 26197 del 10. Garantías de cumplimiento rendidas por la empresa Constructora Hernán Solís S.R.L. de la siguiente manera: a) Línea 1 por un monto de 484.282.313 (tomo 26, folios 26291 y 26292 del
3 b) Línea 5 por un monto de 504.136.710 (tomo 26, folios 26327 y 26328 del c) Línea 6 por un monto de 502.127.693 (tomo 26, folios 26363 y 26364 del d) Línea 14 por un monto de 457.768.625 (tomo 26, folios 26399 y 26400 del 11. Garantías de cumplimiento rendidas por la empresa Constructora MECO S.A. de la siguiente manera: a) Línea 2 por un monto de 454.500.113 (tomo 26, folios 26187 y 26188 del b) Línea 9 por un monto de 439.886.822 (tomo 26, folios 26185 y 26186 del c) Línea 17 por un monto de 466.943.647 (tomo 26, folios 26183 y 26184 del d) Línea 18 por un monto de 471.273.174 (tomo 26, folios 26181 y 26182 del e) Línea 20 por un monto de 454.479.356 (tomo 26, folios 26189 y 26190 del 12. Enteros de gobierno Nº 0473907 por un monto de 8.820.579,34, Nº 0473905 por un monto de 9.000.388,48, N 0473906 por un monto de 9.583.028,81, Nº 0473904 por un monto de 7.832.278,15, todos por concepto de pago de especies fiscales correspondientes a los contratos con la empresa Constructora Hernán Solís SRL. (adjuntos a cada contrato). 13. Enteros del Banco de Costa Rica Nº 000228167370 por un monto de 9.870.514,54, Nº 000228167442 por un monto de 8.651.049,78, N 000228167485 por un monto de 9.961.989,16, Nº 000228167507 por un monto de 9.440.148,75, N.º 000228167558 por un monto de 9.805.076,14, todos por concepto de pago de especies fiscales correspondientes a los contratos con la empresa Constructora MECO S.A. (adjuntos a cada contrato). 14. Certificaciones de la Caja Costarricense de Seguro Social mediante las cuales se acredita que la empresa Constructora Hernán Solís SRL y la empresa Constructora MECO S.A. se encuentran al día en el pago de sus obligaciones obreras patronales con dicha entidad. 15. Certificaciones notariales emitidas por el notario público Douglas Mora Umaña mediante la cual se acredita que Roberto Acosta Mora tiene poder suficiente para suscribir los contratos en representación de la empresa Constructora Hernán Solís SRL.
4 16. Certificaciones notariales emitidas por el notario público José Manuel Sáenz Montero mediante las cuales se acredita que Alejandro Bolaños Salazar tiene poder suficiente para suscribir los contratos en representación de la empresa Constructora MECO S.A. 17. Consulta al sistema electrónico denominado Comprared mediante la cual se verificó que las empresas Constructora Hernán Solís S.R.L. y Constructora MECO S.A., no se encuentran inhabilitadas para contratar con la Administración. II. Criterio de la División Una vez efectuado el estudio de rigor, y de conformidad con el artículo 8 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, devolvemos debidamente refrendados los contratos mencionados anteriormente, con las siguientes observaciones: a. Orden de inicio: en la cláusula cuarta de los respectivos contratos se establece el plazo de ejecución, el cual se contabiliza a partir de la emisión de la orden de inicio, y en el punto 20.2 del cartel se indica que la fecha de inicio será comunicada por escrito en un plazo no mayor a 15 días hábiles una vez obtenido el refrendo contralor. Se advierte que sobre este aspecto la Administración deberá observar lo establecido en el artículo 200 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (anteriormente el artículo 192 de dicho reglamento). b. Forma de pago: en la cláusula quinta de los respectivos contratos se regula la forma de pago, de 30 días naturales siguientes a la aprobación del informe y la factura correspondiente. Sin embargo, las partes también deberán tenerse presente lo dispuesto en el punto 21 del cartel que regula este aspecto, en especial el punto 21.1. que establece que el pago será previo análisis de los resultados de verificación de calidad. Además, deberá observarse lo indicado en el artículo 203 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (anteriormente artículo 195) que entre otras cosas, dispone: Todo pago a cargo de la Administración se realizará luego de la recepción definitiva de los bienes y servicios. Además, para efectos de pago, se deberán considerar las unidades de medida correspondientes a las diferentes actividades, lo cual se deja advertido. c. Supervisión de los contratos por parte de la Administración: en la cláusula novena de los respectivos contratos se establece que el CONAVI designará un órgano que asumirá la obligación de supervisar la ejecución del contrato, y en el oficio DIE-07-17-0269 del 26 de enero del 2017, el señor German Valverde González manifiesta que...la Unidad Supervisora de cada uno de los 22 contratos que deriven de la Licitación Pública 2014LN-000017-0CV00 MR-II Mantenimiento rutinario con maquinaria especializada, contingencias y rehabilitación del sistema de evaluación pluvial de la Red Vial Nacional Pavimentada, será la Gerencia de Conservación de Vías y Puentes, en razón de la definición propia del objeto que se está contratando... Por lo tanto, a fin de evitar que
5 dicha responsabilidad se diluya, se le advierte a la Administración que antes de dar inicio a la ejecución de estos contratos, deberá comunicarle expresamente a dicha Gerencia la labor de supervisión que respecto de estos contratos se les asigna. d. Pólizas de seguros: en la cláusula décima de los respectivos contratos se establecen las pólizas de seguros que debe adquirir el contratista, lo cual también se regula en el punto 27 del cartel. Al respecto, se le recuerda a la Administración su deber de verificar que los contratistas cumplan con las pólizas de riesgos del trabajo y las acordadas, y demás seguros que estipula el ordenamiento jurídico. e. Mecanismo de reajuste de precios: en el punto 22 del cartel se regula el mecanismo para aplicar para el reajuste de precios en los contratos. Al respecto se advierte que el presente refrendo no incluye el análisis del mecanismo de reajuste de precios establecido en el cartel, por así establecerlo expresamente el artículo 10 del Reglamento sobre el Refrendo de los Contratos de la Administración Pública. Por lo tanto, lo establecido sobre este aspecto queda bajo la absoluta y exclusiva responsabilidad de la Administración. f. Prórrogas del plazo: en el punto 33 del cartel se contempla la posibilidad de reconocerle al contratista prórrogas de la fecha prevista de terminación del contrato. Al respecto se advierte que para ello las partes deberán ajustarse a los términos y condiciones establecidos en el artículo 206 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (anteriormente artículo 198 del mismo reglamento). g. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 9 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, queda bajo la exclusiva responsabilidad de la Administración la razonabilidad de los montos pactados en estas contrataciones. h. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 9 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, resulta de aplicación lo indicado en dicho artículo cuando dispone: Corresponde a la Administración y al contratista garantizar, según sea el caso, el cumplimiento de los permisos, licencias, estudios y en general cualesquiera otros requisitos previstos en el ordenamiento jurídico para la ejecución del objeto contractual, sin que tales aspectos sean verificados durante el trámite de refrendo. Por lo tanto, el otorgamiento del refrendo sin que la Contraloría General de la República incluya condicionamientos o recordatorios relativos al tipo de requisitos de ejecución antes señalados, en modo alguno exime a las partes de su cumplimiento. i. Será responsabilidad de la Administración verificar que las garantías de cumplimiento rendidas se mantengan vigente por todo el plazo de la respectiva contratación y por el monto dispuesto en el cartel.
6 j. Es deber de la Administración licitante verificar durante la fase de ejecución, que tanto las empresas adjudicatarias como las empresas subcontratistas se encuentren al día en el pago de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago deberá corroborarse dicha situación. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento por parte de las empresas adjudicatarias y de las subcontratistas de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF. k. Deberá tener presente la Administración el deber de fiscalización de cada contrato, que debe asumir en los términos del artículo 13 de la Ley de Contratación Administrativa. Se deberán adoptar las medidas de control interno necesarias y suficientes a fin de contar con herramientas idóneas que permitan determinar el ajuste de la ejecución contractual a los términos fijados en el contrato. La adecuada y oportuna fiscalización, así como el contar con el recurso humano idóneo que pueda realizar tales funciones, es una responsabilidad que debe ser asumida con el rigor que el caso exige. Deberá contarse con un plan de supervisión que asegure la debida ejecución de lo pactado y su calidad. l. Este refrendo se otorga bajo el entendido que la Administración verificó que no se presenta ninguna causal de prohibición contemplada en el artículo 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa, muy especialmente la contemplada en el inciso j) que dispone: Las personas físicas o jurídicas que hayan intervenido como asesoras en cualquier etapa del procedimiento de contratación, hayan participado en la elaboración de las especificaciones, los diseños y los planos respectivos, o deban participar en su fiscalización posterior, en la etapa de ejecución o construcción. Esta prohibición no se aplicará en los supuestos en que se liciten conjuntamente el diseño y la construcción de la obra, las variantes alternativas respecto de las especificaciones o los planos suministrados por la Administración. m. De previo a dar la orden de inicio deberá verificarse que las obras a realizar recaigan dentro del ámbito de competencia de esa Administración. n. En vista de que el plazo de ejecución contractual establecido en los contratos supera el año calendario, se advierte a la Administración que deberá tomar las medidas presupuestarias necesarias para poder asumir los pagos de estas contrataciones en los años siguientes. o. Debe tenerse presente que en la etapa de ejecución contractual deberá participar la unidad usuaria de la Administración que formuló el requerimiento, según lo dispone el artículo 8 inciso f) del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
7 Se advierte que la verificación del cumplimiento de las observaciones antes indicadas será responsabilidad de Germán Valverde González, su condición de Director Ejecutivo del CONAVI, o quien ejerza dicho cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre las observaciones señaladas anteriormente. Atentamente, Allan Ugalde Rojas Gerente de División Marlene Chinchilla Carmiol Gerente Asociada Celina Mejía Chavarría Fiscalizadora CMCH/tsv Ci: Archivo central NI: 33994, 2090, 2363 G: 2014078884-7 y 8