FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN http://www.delhierroabogados.com COLOMBIA
Factura (Código de Comercio L.1231/08) Documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios Título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio.
Requisitos (art. 774 Código de Comercio) 1. La fecha de vencimiento à 30 días calendario siguientes a la emisión. 2. La fecha de recibo de la factura: nombre, identificación, o firma de quien la reciba. 3. Emisor vendedor o prestador del servicio: Constancia del estado del pago del precio y de las condiciones del pago.
Requisitos (art. 617 Estatuto Tributario) a. Estar denominada expresamente como factura de venta. b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. e. Fecha de su expedición. f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g. Valor total de la operación. h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Quién debe facturar? Estatuto Tributario, Art. 615. Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales.
Factura Electrónica (D.2242/15) Documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios. Operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas. Permite el cumplimiento de las condiciones establecidas en relación con la expedición (generación y entrega), recibo, rechazo y conservación. La expedición de la factura electrónica comprende la generación por el obligado a facturar y su entrega al adquirente
Marco Normativo Decreto 1094 de 1996 Ley 527 de 1999 Resolución 14465 de 2007 ü Primera reglamentación y disposiciones sobre la factura electrónica directamente. ü Legaliza mensajes de datos, comercio electrónico y firma digital. ü Establece caracteristicas tecnicas Decreto 1929 de 2007 Decreto 2242 de 2015 Ley 1819 de 2016 ü Factura electronica como documento que soporta transacciones. ü Reglamenta los requisitos de la factura electrónica cuando es expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos. ü Reglamenta las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de impulsar su masificación y el control fiscal. ü Los contribuyentes obligados a declarar y pagar el IVA y el impuesto al consumo deberán expedir factura electrónica.
Cuáles son las etapas de la Factura electrónica? Imagen extraida de PPT PREPARE SU EMPRESA PARA SER FACTURADOR ELECTRÓNICO. Certicámara 2017.
Cómo funciona la facturación electrónica?
1. Determinar quiénes facturan electrónicamente Personas naturales o jurídicas que de acuerdo con E. T. tienen la obligación de facturar Sean seleccionadas por la DIAN para expedir Factura Electrónica Opten voluntariamente por expedir Factura Electrónica Personas que no siendo obligadas a facturar de acuerdo con E. T. y/o decretos reglamentarios Opten voluntariamente por expedir Factura Electrónica
- Resolución 000010 de 06 de febrero de 2018: por la cual se selecciona a los Grandes Contribuyentes para facturar electrónicamente. Contribuyentes, responsables y agentes de retención, que se encuentra calificados como Grandes Contribuyentes en la Resolución 0076 de 1 de diciembre de 2016, exceptuando a quienes mediante las Resoluciones 003 de 31 de enero de 2017 y 1304 de 28 de febrero de 2017, fueron excluidos de la mencionada calificación.
- Art. 616-1, Ley 1819 de 2016. Los contribuyentes obligados a declarar y pagar el IVA y el impuesto al consumo deberán expedir factura electrónica a partir del 1 de enero de 2019 en los términos que establezca el reglamento.
Plazo R. 10/2018, Art. 6º. Vigencia. La presente resolución rige a partir del primero (1 ) de junio de 2018, fecha a partir de la cual los aquí seleccionados dispondrán del plazo adicional de tres (3) meses que otorga el artículo 684-2 del Estatuto Tributario, para que la DIAN haga exigible la facturación electrónica a partir del 1 de septiembre de 2018.
2. Requisitos para facturar electrónicamente üestar habilitado para expedir Factura Electrónica (art. 14, R. 00019 de 2016): à Obligados a facturar electrónicamente: - Registrarse en el Servicio Informático de Factura Electrónica de la DIAN como Obligado a Facturar Electrónicamente seleccionado por la DIAN à Catálogo de Factura Electrónica. - Indicar si facturará en forma directa o va a operar a través de un proveedor tecnológico.
Si lo hace directamente Indicar en el Servicio Informático de Factura Electrónica de la DIAN el software mediante el cual facturará. Iniciar las pruebas mediante las cuales deberá demostrar que el software indicado cumple con las condiciones técnicas de expedición de la factura electrónica. La DIAN generará en el servicio informático de factura electrónica los datos simulados necesarios para que los facturadores electrónicos seleccionados realicen las mencionadas pruebas. Superadas las pruebas en forma satisfactoria, el servicio informático de factura electrónica de la DIAN generará el visto bueno que indicará que se han realizado las pruebas exitosas. A partir del momento en que el obligado asocie el software quedará habilitado para facturar electrónicamente.
A través de proveedor tecnológico Verificar en el catálogo de participantes que el proveedor que contratará se encuentra previamente autorizado por la DIAN. Asociar en el Servicio Informático de Factura Electrónica de la DIAN, el software a través del cual el proveedor tecnológico prestará los servicios inherentes a la facturación electrónica. Dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la asociación, en el Servicio Informático de Factura Electrónica de la DIAN, del software del proveedor que le prestará los servicios de facturación electrónica, la DIAN expedirá la resolución que lo habilita para facturar electrónicamente de acuerdo con lo establecido en el numeral 2 del art. 10 D. 2242/2015. Actualizar su RUT indicando quien será el proveedor tecnológico que le prestará los servicios inherentes a la expedición de la facturación electrónica, de acuerdo con lo establecido en el numeral 4 del art. 2 D. 2242/2015. Cuando el interesado en facturar electrónicamente utilice prefijos asociados a los rangos de numeración en su facturación, deberá asignarlos a sus proveedores tecnológicos en el Servicio Informático de Factura Electrónica de la DIAN, o en caso de no utilizar prefijos, de igual manera así deberá indicarlo.
Qué necesito para ser proveedor? (art. 12, D. 2245/15) Estar habilitado como facturador electrónico (art. 15, R. 19/16) Tener vigente y actualizado el RUT Ser responsable del IVA y pertenecer al régimen común. Acreditación ISO 27001 (relativa a la seguridad de la información) o hacerlo dentro de los 2 años siguientes a la autorización. Patrimonio líquido igual o superior a veinte mil (20.000 UVTs) (UVT=$33.156, es decir $ 663.120.000) y 10.000 UVT ($331.560.000) de activos fijos correspondan al patrimonio líquido. Condiciones de operatividad tecnológica que señale la DIAN.
ü Condiciones para expedir la factura electrónica. a) Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN. b) Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN. c) Requisitos del artículo 617 del E.T.. d) Incluir firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad de la factura electrónica desde su expedición hasta su conservación, acuerdo con Ley 962 de 2005 en concordancia con la Ley de 1999, el Decreto 2364, el Decreto 333 y las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan, y de acuerdo con la política de firma que establezca la DIAN. (D. 2242). e) Incluir Código único de Factura Electrónica.
Formato electrónico de generación XML estándar Resolución 000019 de 24 de febrero de 2016. Contiene cada uno de los datos de la factura Dentro de los datos se incluye un Código Único de Facturación Electrónica (CUFE) el cual se calcula a partir de los datos de la factura.
Formato electrónico de generación PDF estándar Resolución 000019 de 24 de febrero de 2016. Se emite en formato impreso o digital Contiene cada uno de los datos de la factura Dentro de los datos se incluye un código QR, el cual contiene un resumen de los datos de la factura.
Firma digital à Ley 527 de 1999.
3. Enviar ejemplar a la DIAN. Máximo cuarenta y ocho (48) horas siguientes a su generación. La DIAN verificará el cumplimiento de las siguientes condiciones: 1. Uso del formato de generación XML estándar establecido. 2. Numeración consecutiva vigente y uso del código único de factura electrónica en las condiciones señaladas por la DIAN. 3. Existencia de los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario. 4. Existencia y validez de la firma digital o electrónica. 5. Validez del NIT del obligado a facturar electrónicamente y del adquirente, si fuera el caso. 6. Existencia y validez del Código Único de Factura Electrónica.
4. Adquirientes. 1. Acuse de recibo. 2. Verificación de: üformato XML. ürequisitos del art. 617 E.T. üfirma digital y validez de la misma. 3. Conservación de la Factura. A falta de uno de ellos inciso 3 del artículo 773 del código de comercio modificado por la ley 1676 de 2013 RECHAZO La factura se considera irrevocablemente aceptada por el comprador o beneficiario del servicio, si no reclamare en contra de su contenido, bien sea mediante devolución de la misma y de los documentos de despacho, según el caso, o bien mediante reclamo escrito dirigido al emisor o tenedor del :tulo, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recepción.
5. Inconvenientes técnicos. 1. Los sistemas del adquirente que recibe la factura en formato electrónico de generación. üfallas en los sistemas informáticos del adquirente que recibe la factura electrónica üinformar al que emitió la factura, quien podrá poner a disposición del adquirente, la factura electrónica en sus propios medios tecnológicos o enviarla en representación gráfica a la dirección que indique el adquirente que recibe la factura en formato electrónico. 2. Inconvenientes en el Servicio informático de Factura Electrónica de la DIAN. ürestablecido el Servicio se informará mediante comunicado publicado en la página web de la Entidad, momento a partir del cual el obligado a facturar electrónicamente deberá entregar las facturas a la DIAN, dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes.
5. Inconvenientes técnicos. 3. Los sistemas del obligado a facturar electrónicamente o sus proveedores tecnológicos: üfallas no previstas. üfacturar por talonario con numeración consecutiva autorizada por la DIAN, con el prefijo CSFE (Contingencia Servicio Factura Electrónica) el cual sólo será utilizado para la numeración de facturas por contingencia en Facturación Electrónica.
5. Inconvenientes técnicos. ütranscribir en el formato estándar XML toda la información que contenga cada una de las facturas expedidas por talonario en contingencia y enviarlo a la DIAN a través del Servicio Informático de Factura Electrónica, dentro de los plazos establecidos a continuación, contados a partir del momento en restablecimiento del servicio: Cantidad de facturas expedidas Plazo envio horas (hasta) Hasta 500 48 Entre 501 y 1.500 72 Entre 1.501 y 4.500 168 Entre 4.501 y 12.350 264 Entre 12.350 y 30.000 408 Entre 30.000 y 100.000 1.080 Más de 100.000 1.440
6. Sanciones. àpor no suministrar información prevista en R. 000019/2016 en los plazos previstos. àcuando el contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado. àel incumplimiento por el obligado a facturar electrónicamente, en la entrega del ejemplar a la DIAN o en su reenvío, dentro del término señalado y/o en las condiciones establecidas en el Decreto 2242 de 2015. Multas previstas en el Art. 651 E.T.
6. Sanciones. àla no adopción de los controles establecidos en el Decreto 2242 de 2015 y en la R. 00019 de 2016, o su violación. La Administración Tributaria podrá imponer la sanción de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina, consultorio y, en general, del sitio donde se ejerza la actividad, profesión u oficio, mediante la imposición de sellos oficiales que contendrán la leyenda "CERRADO POR EVASIÓN por un término de 3 a 30 días.
Otros aspectos a considerar de la factura electrónica
LEY 590 DE 2000 àpequeña Empresa: Personal entre 11 y 50 trabajadores. Activos totales mayores a 501 y menores a 5.001 salarios mínimos mensuales legales vigentes. àmediana: Personal entre 51 y 200 trabajadores. Activos totales entre 5.001 y 15.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Servicio de facturación gratuito de la DIAN 1. Estar habilitado à Art. 14, Resolución 000019 de 2016. Ingresar al portal web www.dian.gov.co y registrarse en la plataforma MUISCA. Agregar como proveedor la opción UAE DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES ; y como software la opción: FACTURACIÓN GRATUITA DIAN V D 2242. 2. Actualizar el RUT con la responsabilidad No. 37 o 38, lo cual es requisito para solicitar los rangos de autorización de numeración de facturación en el SIE dispuesto en el sitio web de la DIAN, siguiendo el procedimiento que se describe en el siguiente link: https://www.dian.gov.co/impuestos/sociedades/presentacionclientes/solicitud_habi litacion_rangos_numeracion_facturacion.pdf#search=numeracion
3. Registrar Usuario. 4. Completar formulario de registro. 5. Certificado digital. 6. Ingresar previamente el Catálogo de Productos y cargar los artículos que serán facturados. 7. Ingresar previamente a los clientes en un listado maestro de Clientes. 8. Ingresar rangos de numeración. 9. Documentos electrónicos: datos del emisor, receptor, productos, etc. Para mayor detalle del proceso es posible consultar el siguiente link proporcionado por la DIAN: https://incp.org.co/site/publicaciones/info/archivos/guia-del-usuario-04072018.pdf
FACTURA TRADICIONAL VS FACTURA ELECTRÓNICA Imagen extraida de PPT PREPARE SU EMPRESA PARA SER FACTURADOR ELECTRÓNICO. Certicámara 2017.
ESTADISTICAS Imagen extraida de revista américa economía. 2017
ESTADISTICAS
Beneficios de la factura electrónica Mejora Procesos Reduce tiempos Mejora la Trazabilidad Disminuye Costos
Beneficios de la factura electrónica para exportadores Reducción de costos en almacenamiento de papel Información en tiempo real Mayor celeridad a la hora de solicitar saldos a favor Facilita la digitalización de la contabilidad
Conclusiones Disminuye las llamadas de sus proveedores. Disminuye el tiempo de recepción de sus facturas. Minimiza las ventanillas de recepción para hacer el proceso más ordenado. Valida las facturas de sus proveedores en tiempo. Mejora el recaudo usando medios electrónicos. Mejora la gestión de cartera con clientes teniendo su facturación ordenada en una sola pantalla. Recupera el espacio físico de su archivo de facturas. Elimina el riesgo de fraude con facturación.
Imagen extraida de internet. Conclusiones
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