Manual: funcionamiento del SCGReporting V5 SisConGes & Estrategia www.sistemacontrolgestion.com info@sistemacontrolgestion.com VERSIÓN 3.0
Índice 1. Funcionamiento del SCGReporting...3 1.1 Consulta de plantillas públicas...3 2.2 Mis Informes...7 2.3 E-mail reporting... 12 2.4 Mis documentos... 19 2.3 Ayuda... 20 2
1. Funcionamiento del SCGReporting 1.1 Consulta de plantillas públicas Una plantilla pública es aquella que crea el administrador o usuario que tenga permisos para ello y que permite al resto de usuarios que tengan acceso a la consulta de los informes en formato Excel o htlm (página web), veamos un ejemplo: Pulse sobre el icono de la plantilla que quiere consultar, a continuación se le abrirá una pantalla que le indicará que espere a que pueda abrir el Excel con los datos actualizados. 3
Una vez nos sale el siguiente mensaje puede abrir el Excel para consultarlo o adaptarlo a sus necesidades y/o guardarlo en sus plantillas personales como veremos más adelante. Pulse sobre abrir o guardar Abrir sólo para consultar datos Si abrimos el archivo Excel o htlm se consulta y no se guarda sólo se cierra sin más. Puede realizar todos los cambios en él para su consulta pero no se guardará. Nota: los archivos Excel/htlm sólo se podrán consultar actualizados desde el sistema de SCGReporting. 4
Apertura de archivos htlm Esta opción permite a los usuarios sin Excel consultar datos actualizados y enviar datos con seguridad a terceros, no existen filtros ni es interactivo este archivo sólo dispone de pestañas de consulta. También se pueden consultar con otros dispositivos móviles. Nueva versión incluye ayudas Ayuda en toda la aplicación 5
Ayuda para poner un archivo que explique un proceso de trabajo por ejemplo: Puede poner cualquier tipo de archivo Para volver al menú principal: 6
Nueva opción abrir los ficheros online u offline: Esta opción si la tiene asignada el usuario puede abrir los mismos archivos Excel pero en formato htlm de página web Esta opción permite al administrador crear archivos de Excel que se actualizan a una determinada hora de la noche o cuando se programen tantas veces al día, así el usuario los puede abrir ya actualizados, esta opción sólo está disponible si se programa previamente sino por defecto los archivos de Excel se actualizan cuando se pulsa sobre el botón de abrir plantilla. La ventaja de los archivos offline es que para personas que consulten los datos por internet el proceso es muy rápido o por ejemplo si el Excel tiene muchos datos tarda más en actualizarse por tanto puede ser recomendable esta opción, siempre que no se necesiten online los datos. 2.2 Mis Informes La opción anterior hemos visto que permite consultar los informes en plantillas públicas mediante formato Excel o página web. Pero que sucede si necesitamos hacer un informe adaptado a nuestras necesidades y consultarlo periódicamente, a partir de las plantillas anteriores, veamos el proceso: Primero: Seleccionar la plantilla que queremos modificar desde los informes estándar creados, por ejemplo 7
Abrimos el Excel y lo modificamos según nuestras necesidades: Guardamos de forma provisional el Excel modificado Guardamos de forma provisional este Excel en mis documentos por ejemplo. Segundo: añadimos este Excel a nuestros informes, que es esta opción: 8
Desde aquí pulsamos sobre Examinar y buscamos el lugar dónde hemos guardado el anterior Excel: Pulsamos sobre el archivo y después sobre Abrir Y por último sobre el botón verde de la derecha para poner el archivo en nuestros informes. 9
Y nos queda incorporado a nuestros informes, Los informes que hay en esta opción se pueden consultar por los usuarios, y se actualizan siempre con los datos iniciales según sea Excel o Htlm (formato web). Para consultar un informe del usuario se debe de pulsar sobre este icono y se abrirá la opción siguiente: Pulse sobre Abrir para consultar sus datos. Opciones de este menú: Puede modificar el orden de los informes mediante estas dos opciones: Puede eliminar un informe mediante esta opción: Para modificar el contenido o formato de un informe realizado por el usuario hay dos situaciones: 10
La primera que se modifique el mismo archivo y con el mismo nombre, entonces debemos de hacer el mismo proceso: Tenemos este archivo de Excel, lo modificamos y no le cambiamos el nombre Lo volvemos a subir a mis documentos: Queda sustituido por el anterior Excel modificado y actualizado: La segunda posibilidad es que se elimine el Excel actual y se cree otro con diferente nombre, entonces, el proceso es similar al de crear un nuevo informe. 11
2.3 E-mail reporting En el caso de que se disponga de esta opción el usuario puede crear a parte de sus informes habituales de trabajo los informes para enviar por email a otros usuarios o a uno mismo como control o recordatorio, así como sistema de alerta. Veamos el proceso a continuación: Primero crear el informe que se va a enviar por email, recuerde que estos informes son para crear básicamente alertas y resúmenes, no se recomienda hacer excels con ficheros muy pesados. El proceso para crear excels como informes es el mismo que en el apartado anterior. Segundo: Para crear un envío de un email, pulsar sobre Nuevo Enviar email 12
Nombre Fecha inicio/fin Plantilla Activo Formato envío Asunto del email Cuerpo del email Texto que identifica el email Fechas de inicio y fin del email Seleccione la plantilla de mis informes email a enviar Si quiere que esté o no activo el email Si desea enviar el email en Excel, htlm o enzipado Describa el asunto del email y usuario que lo envía Especifique más datos explicando el motivo del envio Diario Semanal Mensual Cada Envío diario Indique los días de la semana Por meses, indique los días de envío Las horas a enviar los emails Formas y plazos de envío: 13
Una vez rellenado los datos se debe de Pulsar sobre Guardar 14
Nos sale esta pantalla y debe de complementar los datos que faltan: Indicar las horas de envío del email si aplica: Pulse sobre el desplegable para ver las horas y añada la hora mediante: 15
A continuación, añada el email de los usuarios que quiere que reciban el email, pulsando sobre los desplegables y el botón de Añadir Por último pulsar sobre guardar definitiva. para generar el proceso de envío de e mail de forma En el caso de que quiera enviar a un usuario que no esté en la lista pude poner directaemnte el email aquí y añadirlo: Nos queda añadido el nuevo email a enviar, `pude modificarlos pulsando sobre 16
Nuevas opciones: Se pueden crear diferentes carpetas para distribuir y organizar los emails en diferentes apartados. 17
Seleccionar Plantillas por menús Introducir texto de la ayuda 18
2.4 Mis documentos Esta opción permite guardar a los usuarios archivos de diferentes tipos, sólo para su exclusiva consulta, pueden ser Excel, Word, pdf, powerpoint etcétera. El proceso es igual que los casos anteriores Mediante esta opción se selecciona el archivo a subir y se añade: Estos archivos si los añade en Excel no se actualizan los datos y son sólo de consulta para el propio usuario. 19
2.3 Ayuda Este apartado contiene la información del producto y las ayudas correspondientes, con manuales y material complementario. Apretando sobre los diferentes submenús puede ir a la ayuda que está alojada en nuestra web Contiene los manuales de ayuda para el usuario y otra información adicional. 20
Preguntas frecuentes sobre la aplicación. Adicionalmente se adjunta una guía para aprender el conocimiento de las tablas dinámicas. Incluye: Pdf con instrucciones para realizar los casos prácticos, Archivo Htlm con las soluciones. Excel con los datos para poder realizar los casos prácticos. 21
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