477.1 g CONTRATOS 477.1.1 c CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO 1 Año 19 Años X X Estudio de convenienci y oportunidd (ECO) Estudio de mercdo (si ello hy lugr) Solicitud de cotizciones Cotizciones Solicitud CDP Certificdo de disponibilidd presupuestl Propuests formles Cudro comprtivo de ls propuests (si ello hy lugr) Solicitud de trámite contrctul suscrit por el ordendor del gsto Contrto Registro presupuestl Pólizs (si ello hy lugr) Aprobción de pólizs (si ello hy lugr) Act de inicio (si ello hy lugr) Publicción en el dirio unico de contrtción Impuesto de timbre (si ello hy lugr) Act de liquidción Informe supervisor 477.1.2 c CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS 1 Año 19 Años X X Estudio de convenienci y oportunidd (ECO) Estudio de mercdo Solicitud de cotizciones Cotizciones Solicitud CDP Certificdo de disponibilidd presupuestl Propuests formles Cudro comprtivo de ls propuests Hoj de vid contrtist con soportes HOJA _1_ DE _7_. SUB
Solicitud publicción presidenci 1 Año 19 Años X X Comunicción presidenci informndo publicción Publicción hoj de vid en presidenci Certificción Presidente Certificción Dirección Ncionl de Gestión Humn Solicitud de trámite contrctul suscrit por el ordendor del gsto Contrto Registro presupuestl Pólizs Aprobción de pólizs Act de inicio Publicción en el dirio unico de contrtción Impuesto de timbre (si ello hy lugr) Act de liquidción Informe supervisor 477.1.3 c CONTRATOS DE SUMINISTROS 1 Año 19 Años X X HOJA _2_ DE _7_ Estudio de convenienci y oportunidd (ECO) - Convoctori Púb. - CDTA Estudio de mercdo - Convoctori Púb. - CDTA Solicitud de cotizciones - Convoctori Púb - CDTA Cotizciones - Convoctori Púb. - CDTA Solicitud CDP - Convoctori Púb. - CDTA Certificdo de disponibilidd presupuestl - Convoctori Púb. - CDTA Terminos de referenci - Convoctori Públic Act Comité de Contrtción - Convoctori Públic Aviso de prens - Convoctori Públic Constnci de publicción de los térrminos de referenci - Convoctori Públic Act de udienci públic de clrción de términos de referenci - Convoctori Públic Observciones y respuests - Convoctori Públic Act de udienci públic de cierre - Convoctori Públic Trsldos los comités evludores- Convoctori Públic SUB
CT E M S CENTRAL Evluciones - Convoctori Públic 1 Año 19 Años X X Cudro consoliddo de evluciones - Convoctori Públic Certificción de trsldo de evluciones - Convoctori Públic Observciones evluciones - Convoctori Públic Respuest observciones- Convoctori Públic Act Comité de Contrtción - Convoctori Públic Act de udienci públic de djudicción - Convoctori Públic Comunicción de djudicción suscrit por el ordendor del gsto - Convoctori Públic Solicitud de trmite contrctul suscrit por el ordendor del gsto - Convoctori Púb. - CDTA Contrto - Convoctori Púb. - CDTA Registro presupuestl - Convoctori Púb. - CDTA Pólizs - Convoctori Púb. - CDTA Aprobción de pólizs - Convoctori Púb. - CDTA Act de inicio si ello hy lugr - Convoctori Púb. - CDTA Publicción en el dirio unico de contrtción - Convoctori Púb. - CDTA Impuesto de timbre - Convoctori Púb. - CDTA Act de liquidción - Convoctori Púb. - CDTA Reporte SICE si ello hy lugr - Convoctori Púb. - CDTA Informe supervisor- Convoctori Púb. - CDTA 477.1.4 c CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS 1 Año 19 Años X X Propuest comercil Formto de descuento (si plic) Autorizción de crédito Act de inicio (si plic) Cámr de comercio Blnce generl Copi Registro Unico Tributrio Referenci bncri Referenci Comercil Cotizdor probdo Contrto Certificdo de disponibilidd presupuestl HOJA _3_ DE _7_ SUB
HOJA _4_ DE _7_ Formto bsdo en circulr 170 de 2002- DIAN Antecedentes Junt Centrl de Contdores (Contdor y/o Revisor fiscl, quién firme los estdo finncieros) Copi cédul Contdor y/o revisor fiscl Copi Trjet Profesionl Contdor y/o Revisor Fiscl Estudios Finncieros Mtrícul contdor fiscl Nots los estdos finncieros Registro presupuestl Act de posesión Resolución de nombrmiento Copi cédul representnte legl Hoj de vid del cliente Grntis de cumplimiento (De cuerdo condiciones pctds) Adiciones/Prorrogs/Modificciones Informes mensules Estdo de cuent Act liquidción 477.2 g CUENTAS 1 Año 89 Años X X 477.2.1 c CUENTA PENSIONADOS Informe Comprobntes Autorizción de pgo terceros Certificdo de supervivenci 477.3 g DERECHOS DE PETICIÓN 2 Años 8 Años X Solicitud Trnsferenci áre competente Respuest Prórrog sí ello hubiere lugr Conservr un ño en el rchivo de gestión, trnsferir l centrl y conservr 89 ños, debido que tiene soportes originles de pgo pensiondos. Conservr dos ños en el rchivo de gestión, trnsferir l rchivo centrl y conservr ocho ños, trnscurrido el tiempo de retención seleccionr un muestr letori del 10% por cd ño de producción documentl SUB
477.4 g ENVIOS INTERNACIONALES 1 Año 5 Años X Crt de responsbilidd Fctur comercil Declrciones de Contenido Declrciones de dun Guí CP72 Guí ems 477.5 g INVENTARIOS DOCUMENTALES 2 Años _ X Inventrios de trnsferenci 477.6 g PLANILLAS 1 Año 2 Años X 477.6.1 c PLANILLA DE ENTREGA CERTIFICADOS A DOMICILIO 477.6.2 c PLANILLA DE FRANQUICIA 1 Año 2 Años X Aerogrm Telegrm Certificdo Norml 477.6.3 c PLANILLA DE IMPOSICIÓN DE ENVIOS 1 Año 2 Años X 477.6.4 c PLANILLA DE RELACIÓN DE ENVIOS 1 Año 2 Años X 477.6.5 c PLANILLA MANIFIESTO DE DESPACHO ENTRANTE 1 Año 2 Años X 477.6.6 c PLANILLA MANIFIESTO DE DESPACHO SALIENTE 1 Año 2 Años X 477.6.7 c PLANILLA LICENCIA DE CRÉDITO 1 Año 2 Años X 477.6.8 c PLANILLA PRUEBA DE ENTREGA 1 Año 2 Años X HOJA _5_ DE _7_ Conservr en el rchivo de gestión un ño, trnsferir l rchivo centrl y conservr cinco ños, trscurrido el tiempo de retención eliminr. Un vez relizd l trnsferenci documentl, conservr dos ños en el rchivo de gestión por posibles consults,trnscurrido el tiempo de retención eliminr el soporte físico. En cso de que el áre requier su consult inmedit l relizrn trvez de bse de dtos en Excel.Estos inventrios los consolid l Dirección Ncionl de Infrestructur. Conservr un ño en el rchivo de gestión, trnsferir l rchivo centrl y conservr dos ños, trnscurrido el tiempo de retención eliminr. SUB
477.7 g PROCESOS 1 Años 19 Años X X 477.7.1 c PROCESOS JUDICIALES Demnd juzgdo Poder Auto que dmite, no dmite o rechz Mndmiento de pgo Póliz Medid cutelr Notificción personl Notificción por viso Contestción de l demnd Excepciones Auto que nieg o resuelve Auto recurso Resuelve recurso Sentenci 477.8 g REQUERIMIENTOS 477.8.1 c EXTERNOS 1 Año 3 Años X Requeriemiento Respuest 477.8.2 c INTERNOS 1 Año 3 Años X Requeriemiento Respuest HOJA _6_ DE _7_ Un vez finlizdo el proceso con su respectivo fllo o sentenci, conservr 1 ño en el rchivo de gestión,y conservr diecinueve ños por posibles requerimientos legles. Trnscurrido el tiempo de retención relizr un muestr del 10%. De quellos procesos que hyn sido representtivos pr l. Se conservrn un ño en el rchivo de gestión, posteriormente trnsferir l rchivo cetrl y conservr tres ños por posibles requerimientos, trnsurrido el tiempo de retención, eliminr los documentos teniendo en cuent que pierden vigenci dministrtiv 477.9 g TUTELAS 1 Años 19 Años X X Acción de Tutel Poder Respuest Decisión o fllo de primer instnci Impugnción Fllo segund instnci Un vez finlizdo el proceso con su respectivo fllo o sentenci, conservr un ño en el rchivo de gestión,y conservr diecinueve ños por posibles requerimientos legles. Trnscurrido el tiempo de retención relizr un muestr del 10%. De quellos procesos que hyn sido representtivos pr l. SUB
477.10 g COMPROBANTES 477.10.1 c COMPROBANTES CIERRE DIARIO DE CAJA 1 Año 19 Años X X Formto cierre dirio de cj Estdístic diri de vent Arqueo de cj Fctur de vent consigncion HOJA _7_ DE _7_ Conservr un ño en el rchivo de gestión, trnsferir l rchivo centrl y conservr diecinueve ños, si se microfilm l documentción solmente se conservrn nueve ños en el centrl (Decreto 2649/93, Código de Comercio, Ley Anti trmite), trnscurrido el tiempo de retención se relizr un selección nul como muestr representtiv, est hrá prte del rchivo histórico de l entidd 477.10.2 c COMPROBANTES DE CAJA MENOR 2 Años 18 Años X Comprobnte de cj menor fctur o documento equivlente Cuent de Cobro Certificdo de retenciones 477.11 g ACTAS 477.11.1 c ACTAS COMITÉ COMERCIAL 1 Años 4 Años X Act 477.11.2 c ACTAS COMITÉ PRIMARIO 1 Años 4 Años X Act Documentos con vlor contble que soportn l leglizcion de gstos internos; se conservn dos ños en el rchivo de gestion, posteriormente son trnferidos l rchivo centrl donde se conservrán 18 ños. Un vez trnscurrido el teimpo de retención eliminr. Suberie con vlor dministrtivo, conservr un ño en el rchivo de gestión, posteriormente trnsferir l rchivo centrl; trnscurrido el tiempo de retención elimimr. 477.11.3 c ACTAS DE ENTREGA CARGO 1 Años 4 Años X Act Suberie con vlor dministrtivo, conservr un ño en el rchivo de gestión, posteriormente trnsferir l rchivo centrl; trnscurrido el tiempo de retención elimimr. SUB