GOBIERNO REGIONAL PIURA GERENCIA SUB REGIONAL MORROPÓN HUANCABAMBA INFORME GERENCIAL Informe del Diagnóstico de Implementación del Sistema de Control Interno COMITÉ DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA GERENCIA SUB REGIONAL MORROPON HUANCABAMBA Director Sub Regional de Programación y Presupuesto: Econ. Cesar Guerrero Navarro Área de Planificación: Lic. José Luis Ojeda Rivera Econ. Milagros Bermeo Bobadilla Chulucanas, 24 de Agosto del 2013
I. PRESENTACION El Diagnóstico del Sistema de Control Interno (SCI) de la Gerencia Sub Regional Morropón Huancabamba, se realiza en cumplimiento a la Resolución de Contraloría General N 458 2008 CG, la misma que aprueba la Guía para la implementación del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado, como documento orientador para la gestión pública y el control gubernamental. El Diagnóstico tiene como objetivo determinar el nivel de desarrollo o de efectividad de cada uno de los elementos del SCI en la Gerencia Sub Regional, con la finalidad de establecer la implementación o ajustes necesarios que permitan la mejora y sostenibilidad del Sistema. El Informe de Diagnóstico consta de seis capítulos, en el primer capítulo se describen los Antecedentes, en el segundo la Base Legal, en el tercero el Desarrollo del Diagnóstico, en el cuarto las Fortalezas y Debilidades del SCI, en el quinto las Recomendaciones y finalmente las Conclusiones. II. BASE LEGAL a) Ley Nº 28716, Ley de Control Interno de las entidades del Estado. b) Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. c) Resolución de Contraloría General N 458 2008 CG, Guía para la implementación del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado. d) Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG, Normas de Control Interno para las entidades del Estado. e) Resolución de Contraloría Nº 114-2003-CG, aprueba el Reglamento de los Órganos de Control Interno. f) Guía para las normas de control interno del sector público, INTOSAI, 1994. g) Internal Control Integrated Framework, Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, 1990. 2
III. ANTECEDENTES Documentos Emitidos por el Gobierno Regional Piura: Memorándum Múltiple N 377-2009/GRP-400000 (08/11/2009), solicita la Implementación del Comité de Implementación del Sistema de Control Interno. Informe N 139-2009/GRP-GSRMH-402300 (12/11/2009), solicita avances de la Implementación del Sistema de Control Interno. Memorando N 0997-2011/GRP-400000 (07/09/2011), solicita implementación del Sistema de Control Interno. Documentos Emitidos por la Gerencia Sub Regional: Resolución Gerencial Sub Regional N 040-2012/GOB.REG.PIURA-GSRMH-G, aprueba la conformación del Comité Especial denominado Comité de Implementación del Sistema de Control Interno de la Gerencia Sub Regional Morropón Huancabamba. Acta N 01-2012 de Reunión del Comité de Implementación del Sistema de Control Interno de la Gerencia Sub Regional, aprueba el Programa de Trabajo de Implementación del Sistema de Control Interno en la Gerencia Sub Regional. Memorándum Múltiple N 0018-2012/GRP-402000-402200, invitación a trabajadores a participar de las actividades del Programa de Trabajo. IV. ALCANCE DEL DIAGNOSTICO El diagnostico tiene alcance la Alta Dirección y las unidades orgánicas de la Gerencia Sub Regional, de acuerdo a su Reglamento de Organización y Funciones. V. OBJETIVOS DEL DIAGNOSTICO Objetivo General Determinar la existencia, nivel de desarrollo o de efectividad de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno en la Gerencia Sub Regional Morropón Huancabamba de acuerdo a los requerimientos de la normatividad de Control Interno, a fin de establecer la implementación o ajustes necesarios que permitan la mejora y sostenibilidad del Sistema de Control Interno. Objetivos Específicos. a) Identificar el nivel de desarrollo de los componentes y sub componentes del Sistema de Control Interno en la Gerencia Sub Regional de acuerdo a la percepción de los trabajadores. b) Identificar las fortalezas y debilidades del Sistema de Control Interno en la Gerencia Sub Regional. c) Describir las acciones a implementar por componente del Sistema de Control Interno en la Gerencia Sub Regional. 3
VI. DESARROLLO DEL DIAGNOSTICO 6.1. Resultado del Sistema de Control Interno A continuación se presentan los resultados de la encuesta del SCI, detallando el puntaje ponderado y su respectiva calificación obtenida por el Sistema, Componentes y Sub Componentes de control que conforman la estructura del Sistema de Control Interno: SUB COMPONENTE COMPONENTE SISTEMA SUB COMPONENTE PUNTAJE PONDERADO COMPONENTE PUNTAJE PONDERADO PUNTAJE PONDERADO Filosofía de la Dirección. 2.38 INSUFICIENTE Integridad y Valores Éticos 1.95 Administración Estratégica 2.40 INSUFICIENTE Estructura Organizacional 2.23 INSUFICIENTE Administración de los Recursos Humanos 1.87 Competencia Profesional 2.34 INSUFICIENTE AMBIENTE DE CONTROL 2.20 INSUFICIENTE Asignación de Autoridad y Responsabilidad 2.40 INSUFICIENTE Órgano de Control Institucional. 1.99 Planeamiento de la Administración de Riesgos 1.20 Identificación de Riesgos 1.09 Valoración de Riesgos 1.37 Respuestas de Riesgos 1.22 EVALUACIÓN DE RIESGO 1.21 Procedimiento de Autorización y Aprobación 2.36 INSUFICIENTE Segregación de Funciones 1.55 Evaluación Costo-Beneficio 1.48 Control sobre el acceso a los recursos o archivos 2.02 INSUFICIENTE Verificaciones y Conciliaciones 1.97 Evaluación de Desempeño 1.75 ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL 2.01 INSUFICIENTE 2.02 INSUFICIENTE Rendición de Cuentas 2.39 INSUFICIENTE Documentación de Procesos, Actividades y Tareas 2.21 INSUFICIENTE Revisión de procesos, actividades y tareas 2.08 INSUFICIENTE Controles para las tecnologías de información y comunicaciones 2.03 INSUFICIENTE Funciones y características de la información. 2.13 INSUFICIENTE Información y Responsabilidad 2.05 INSUFICIENTE Calidad y Suficiencia de la Información 2.51 INSUFICIENTE Sistemas de Información 1.93 Flexibilidad al Cambio 1.76 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÒN 2.11 INSUFICIENTE Archivo Institucional 2.05 INSUFICIENTE Comunicación Interna 1.90 Comunicación Externa 2.36 INSUFICIENTE Canales de Comunicación 2.17 INSUFICIENTE Actividades de Prevención y Monitoreo. 2.43 INSUFICIENTE Seguimiento de Resultados 2.44 INSUFICIENTE SUPERVISIÓN 2.38 INSUFICIENTE Compromiso de Mejoramiento 2.29 INSUFICIENTE Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la GSRMH, el 07/06/2012. Elaborado: Área de Planificación-DSRPP-GSRMH. 4
El puntaje ponderado general del Sistema de Control en la Gerencia Sub Regional es de 2.02 calificado como Insuficiente, haciendo necesario la necesidad de mejoramiento continuo y perfeccionamiento de los componentes del Sistema, convirtiéndose en un factor relevante y necesario. Por otra parte, las calificaciones de la percepción de los trabajadores con respecto a los componentes se encuentran en el rango de 1.21 a 2.38, correspondiendo a los elementos de Evaluación de Riesgos y Supervisión, respectivamente. De acuerdo a la calificación corresponde a los niveles de Insuficiencia crítica e Insuficiente. Los resultados son indicativos de la necesidad del fortalecimiento del sistema de control interno en la entidad y la percepción que existe sobre la necesidad de priorizar la implementación de las actividades que comprenden el elemento de Evaluación del Riesgo. Con respecto a las calificaciones de los sub componentes, se encuentran en el rango de 1.09 a 2.51, que corresponde a los elementos de Identificación de Riesgos y Calidad y Suficiencia de Información, respectivamente. De acuerdo a la calificación corresponde a los niveles de Insuficiencia crítica e Insuficiente. Los resultados indican la necesidad de mayor comunicación organizacional para difundir y aplicar algunos temas sobre todo en lo concerniente a la Evaluación del Riesgo. Así mismo, los sub componentes con puntaje menor a 2.00, es decir calificados como Insuficiencia crítica de acuerdo a la percepción de los trabajadores, se tiene principalmente los relacionados a la Evaluación de Riesgos, Segregación de Funciones, Evaluación del Desempeño, Flexibilidad al Cambio, Administración de los Recursos Humanos, Comunicación Interna, Sistemas de Información, e Integridad y Valores Éticos. Finalmente, la percepción sobre los elementos del SCI también se presenta gráficamente en un rango de 0.00 a 5.00 que corresponde a la calificación de Insuficiencia crítica y Satisfactorio, respectivamente. En el gráfico radial adjunto, se observa el puntaje obtenido por cada componente del SCI en la Gerencia Sub Regional con respecto al máximo puntaje que pueda obtener si la percepción de los trabajadores es calificada como Satisfactorio. 5
Grafico N 01 GSRMH: Resultados del Diagnóstico del SCI, por Componente, 2012. Componentes del Sistema de Control Interno AMBIENTE DE CONTROL 5.00 4.00 3.00 SUPERVISION 2.38 2.00 1.00 0.00 2.20 1.21 EVALUACIÓN DE RIESGOS 2.01 2.11 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL Puntaje Ponderado Fuente: Encuesta Aplicada a los Trabajadores de la GSRMH, el día 07 de Junio del 2012. Elaboración: Área de Planificación-DSRPP-GSRMH Rangos de Interpretación del Diagnóstico del Sistema de Control Interno SISTEMA / COMPONENTES INSUFICIENTE ADECUADO SATISFACTORIO 0.00-2.00 2.01-3.00 3.01-4.00 4.01-5.00 SISTEMA DE CONTROL INTERNO 2.02 1. AMBIENTE DE CONTROL 2.20 2. EVALUACIÓN DE RIESGOS 1.2 3. ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL 2.01 4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÒN 2.11 5. SUPERVISIÓN 2.38 6
6.2. Resultado por Componente del Sistema de Control Interno. COMPONENTE N 01: AMBIENTE DE CONTROL. Es el conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, otorgan una conciencia de control a la administración de la Gerencia Sub Regional incluyendo de manera profunda en la planificación, la gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, con base en el marco legal que es aplicable a la Entidad. El componente Ambiente de Control comprende ocho sub componentes, los mismos que se presentan gráficamente en un rango de 0.00 a 5.00 que corresponde a la calificación de Insuficiencia crítica y Satisfactorio, respectivamente. En el gráfico radial adjunto, se observa el puntaje obtenido por cada sub componente con respecto al máximo puntaje que puede obtener si la percepción de los trabajadores es calificada como Satisfactorio. Grafico N 02 GSRMH: Resultado del Componente Ambiente de Control, por Sub Componente, 2012. 1 COMPONENTE: Ambi ente de Control Filosofía de la Dirección. 5.00 Órgano de Control Institucional. 1.99 4.00 3.00 2.00 1.00 2.38 1.95 Integridad y Valores Eticos Asignación de Autoridad y Responsabilidad 2.40 0.00 2.40 Administración Estratégica 2.34 1.87 2.23 Competencia Profesional Estructura Organizacional Administración de los Recursos Humanos Sub Componentes Fuente: Encuesta Aplicada a los Trabajadores de la GSRMH, el día 07 de Junio del 2012. Elaboración: Área de Planificación-DSRPP 7
Rangos de Interpretación del Diagnóstico del Sistema de Control Interno Componente Ambiente de Control COMPONENTE / SUB COMPONENTES INSUFICIENCI A INSUFICIENTE ADECUADO SATISFACTORIO 0.00-2.00 2.01-3.00 3.01-4.00 4.01-5.00 AMBIENTE DE CONTROL 2.20 1. Filosofía de la Dirección. 2.38 2. Integridad y Valores Éticos 1.95 3. Administración Estratégica 2.40 4. Estructura Organizacional 2.23 5. Administración de los Recursos Humanos 1.87 6. Competencia Profesional 2.34 7. Asignación de Autoridad y Responsabilidad 2.40 8. Órgano de Control Institucional. 1.99 El resultado del componente de Ambiente de Control es de 2.20 que es considerado como Insuficiente, presumiendo principalmente que existe la percepción de una carencia de valores éticos en los procedimientos de la entidad, así como la inadecuada administración de los recursos humanos según perfil por competencias y una débil implementación del control interno. COMPONENTE N 02: EVALUACIÓN DE RIESGOS. El riesgo se define como la probabilidad que un evento o circunstancias internas y/o externas afecte adversamente a la entidad. Abarca el proceso de identificación y análisis de los riesgos a la que está expuesta la entidad para el logro de sus objetivos y la elaboración de una propuesta apropiada a los mismos. Se deben identificar, analizar y administrar los factores o eventos que puedan afectar adversamente el cumplimiento de los fines, metas, objetivos, actividades y operaciones institucionales El componente Evaluación de Riesgos comprende cuatro sub componentes, los mismos que se presentan gráficamente en un rango de 0.00 a 5.00 que corresponde a la calificación de Insuficiencia crítica y Satisfactorio, respectivamente. En el gráfico radial adjunto, se observa el puntaje obtenido por cada sub componente con respecto al máximo puntaje que puede obtener si la percepción de los trabajadores es calificada como Satisfactorio. 8
Grafico N 03 GSRMH: Resultado del Componente Evaluación de Riesgos, por Sub Componente, 2012. 2 COMPONENTE: Evaluación de Riesgos Planeamiento de la Administración de Riesgos 5.00 4.00 3.00 2.00 1.00 1.20 Respuestas de Riesgos 1.22 0.00 1.09 Identificación de Riesgos 1.37 Valoración de Riesgos Sub Componentes Fuente: Encuesta Aplicada a los Trabajadores de la GSRMH, el día 07 de Junio del 2012. Elaboración: Área de Planificación-DSRPP. Rangos de Interpretación del Diagnóstico del Sistema de Control Interno Componente Evaluación de Riesgos COMPONENTE / SUB COMPONENTES INSUFICIENTE ADECUADO SATISFACTORIO 0.00-2.00 2.01-3.00 3.01-4.00 4.01-5.00 EVALUACIÓN DE RIESGOS 1.21 Planeamiento de la Administración de Riesgos 1.20 Identificación de Riesgos 1.09 Valoración de Riesgos 1.37 Respuestas de Riesgos 1.22 El resultado del componente de Evaluación de Riesgos es de 1.21 que es considerado como Insuficiencia crítica, debido a que no se ha desarrollado la Administración de Riesgos en la entidad. 9
COMPONENTE N 03: ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL. Las Actividades de Control Gerencial son aquellas políticas, procedimientos, técnicas y mecanismos encaminados al cumplimiento de objetivos, ayudan a minimizar la ocurrencia de riesgos y forman parte integral de la planeación, implementación, revisión y registro de la gestión de recursos, y el aseguramiento de los resultados. Pueden ser establecidas dentro de un sistema computacional de información o a través de procedimientos manuales. El Componente Actividades de Control comprende diez sub componentes, los mismos que se muestran gráficamente en un rango de 0.00 a 5.00 que corresponde a la calificación de Insuficiencia crítica y Satisfactorio, respectivamente. En el gráfico radial adjunto, se observa el puntaje obtenido por cada sub componente con respecto al máximo puntaje que puede obtener si la percepción de los trabajadores es calificada como Satisfactorio. Grafico N 04 GSRMH: Resultado del Componente Actividades de Control Gerencial, por Sub Componente, 2012. 3 COMPONENTE: Actividades de Control Procedimiento de Autorización y Aprobación 5.00 Controles para las tecnologías de información 4.00 y comunicaciones Revisión de procesos, actividades y tareas Documentación de Procesos, Actividades y Tareas 2.08 2.21 2.03 2.39 3.00 2.00 1.00 0.00 1.75 2.36 1.55 1.97 1.48 2.02 Segregación de Funciones Evaluación Costo-Beneficio Control sobre el acceso a los recursos o archivos Rendición de Cuentas Evaluación de Desempeño Fuente: Encuesta Aplicada a los Trabajadores de la GSRMH, el día 07 de Junio del 2012. Elaboración: Área de Planificación-DSRPP Verificaciones y Conciliaciones Sub Componentes 10
Rangos de Interpretación del Diagnóstico del Sistema de Control Interno Componente Actividades de Control Gerencial COMPONENTE / SUB COMPONENTES INSUFICIENTE ADECUADO SATISFACTORIO ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL 2.01 Procedimiento de Autorización y Aprobación 2.36 Segregación de Funciones 1.55 Evaluación Costo-Beneficio 1.48 Control sobre el acceso a los recursos o archivos 2.02 Verificaciones y Conciliaciones 1.97 Evaluación de Desempeño 1.75 Rendición de Cuentas 2.39 Documentación de Procesos, Actividades y Tareas 2.21 Revisión de procesos, actividades y tareas 2.08 Controles para las tecnologías de información y comunicaciones 0.00-2.00 2.01-3.00 3.01-4.00 4.01-5.00 2.03 El resultado del componente de Actividades de Control es de 2.01 que es considerado como Insuficiente, presumiendo principalmente a que aún persiste la inadecuada segregación de funciones, se carece de una evaluación del desempeño y una débil revisión de procesos, actividades y tareas. COMPONENTE N 04: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN. El componente de información y comunicación comprende los métodos, procesos, canales, medios y acciones que con enfoque sistémico y regular, aseguren el flujo de información en todas las direcciones con calidad y oportunidad. Esto permite cumplir con las responsabilidades individuales y grupales. El componente Información y Comunicación comprende nueve sub componentes, los mismos que se muestran gráficamente en un rango de 0.00 a 5.00 que corresponde a la calificación de Insuficiencia crítica y Satisfactorio, respectivamente. En el gráfico radial adjunto, se observa el puntaje obtenido por cada sub componente con respecto al máximo puntaje que puede obtener si la percepción de los trabajadores es calificada como Satisfactorio. 11
Grafico N 05 GSRMH: Resultados del Componente de Información y Comunicación, por Sub Componente, 2012. 4 COMPONENTE: Información y Comunicación Funciones y características de la información. 5.00 Canales de Comunicación Comunicación Externa 2.36 2.17 4.00 3.00 2.00 1.00 0.00 2.13 2.05 2.51 Información y Responsabilidad Calidad y Suficiencia de la Información 1.93 Comunicación Interna 1.90 2.05 1.76 Sistemas de Información Archivo Institucional Flexibilidad al Cambio Fuente: Encuesta Aplicada a los Trabajadores de la GSRMH, el día 07 de Junio del 2012. Elaboración: Área de Planificación-DSRPP Rangos de Interpretación del Diagnóstico del Sistema de Control Interno Componente Información y Comunicación COMPONENTE / SUB COMPONENTES INFORMACIÓN Y COMUNICACIÒN 2.11 Funciones y características de la información. 2.13 Información y Responsabilidad 2.05 Calidad y Suficiencia de la Información 2.51 Sistemas de Información 1.93 Flexibilidad al Cambio 1.76 Archivo Institucional 2.05 Comunicación Interna 1.90 Comunicación Externa 2.36 Canales de Comunicación 2.17 INSUFICIENTE ADECUADO Sub Componentes SATISFACTORIO 0.00-2.00 2.01-3.00 3.01-4.00 4.01-5.00 El resultado del componente de Información y Comunicación es de 2.11 que es considerado como Insuficiente, presumiendo principalmente a que aún no se ha implementado un sistema adecuado de información interna y externa, y se carece de un archivo institucional organizado. 12
COMPONENTE N 05: SUPERVISIÓN. La supervisión como parte del control interno debe practicarse en la ejecución de las actividades en cada área de las Unidades Orgánicas, de manera que asegure que las deficiencias identificadas y las derivadas del análisis de los reportes de los sistemas de información sean resueltas con prontitud. Con la idea de mejorar las actividades, la evaluación de los sistemas de control debe llevarse a cabo por los responsables de los procesos correspondientes de manera permanente y sistemática. El componente de Supervisión comprende tres sub componentes, los mismos que se muestran gráficamente en un rango de 0.00 a 5.00 que corresponde a la calificación de Insuficiencia crítica y Satisfactorio, respectivamente. En el gráfico radial adjunto, se observa el puntaje obtenido por cada sub componente con respecto al máximo puntaje que puede obtener si la percepción de los trabajadores es calificada como Satisfactorio. Grafico N 06 GSRMH: Resultado del Componente de Supervisión, por Sub Componente, 2012. 5 COMPONENTE: Supervisión Actividades de Prevención y Monitoreo. 5.00 4.00 3.00 2.43 2.00 1.00 0.00 Compromiso de Mejoramiento 2.29 2.44 Seguimiento de Resultados Sub Componentes Fuente: Encuesta Aplicada a los Trabajadores de la GSRMH, el día 07 de Junio del 2012. Elaboración: Área de Planificación-DSRPP-GSRMH 13
Rangos de Interpretación del Diagnóstico del Sistema de Control Interno Componente Supervisión COMPONENTE / SUB COMPONENTES INSUFICIENTE ADECUADO SATISFACTORIO 0.00-2.00 2.01-3.00 3.01-4.00 4.01-5.00 SUPERVISIÓN 2.38 Actividades de Prevención y Monitoreo. 2.43 Seguimiento de Resultados 2.44 Compromiso de Mejoramiento 2.29 El resultado del componente de Supervisión es de 2.38 lo que es considerado como Insuficiente, debido al débil desarrollo de las actividades de monitoreo, seguimiento de resultados y los compromisos de mejoramiento. VII. CONCLUSIONES. 1. Como resultado de la evaluación efectuada en base a la aplicación de la Encuesta del Sistema de Control Interno aplicada a los trabajadores de la Gerencia Sub Regional, según los rangos de valoración establecidos se ubica en un nivel de desarrollo Insuficiente, representado por un puntaje ponderado de 2.02. 2. Con el presente documento se ha concluido la fase del Diagnóstico, lo cual permite elaborar el Plan de Trabajo y así concluir con la primera etapa de la implementación del SCI que es la Planificación. 14