Señora Rocío Espinoza Navarro Jefe, Asesoría Legal Dirección Administrativa y Financiera Ministerio de Hacienda. 12 de noviembre, 2015 DCA-2953 División De Contratación Administrativa Al contestar refiérase al oficio No. 16617 Estimada señora: Asunto: Se aprueba contrato suscrito entre el Ministerio de Hacienda y la empresa Grupo Computación Modular Avanzada S.A., para la contratación del mantenimiento preventivo y correctivo, y soporte de hardware y software para la continuidad de las operaciones tecnológicas que ofrece el Ministerio, por un monto de $1.496.018,90 (un millón cuatrocientos noventa y seis mil dieciocho dólares con noventa centavos), derivado de la Licitación Pública N 2015LN-000002-13801. Nos referimos a su oficio No. DAF-AL-713-2015 del 25 de setiembre del 2015, recibido en esta Contraloría General de la República el día 29 de setiembre del mismo año, mediante el cual remite para su refrendo el contrato suscrito entre el Ministerio de Hacienda y la empresa Grupo Computación Modular Avanzada S.A. para la contratación del mantenimiento preventivo y correctivo, y soporte de hardware y software para la continuidad de las operaciones tecnológicas que ofrece el Ministerio, por un monto de $1.496.018,90 (un millón cuatrocientos noventa y seis mil dieciocho dólares con noventa centavos), derivado de la Licitación Pública N 2015LN-000002-13801. Esta División de Contratación Administrativa requirió información adicional a la Administración contratante, mediante oficio 15471 -DCA-2710 del 23 de octubre del 2015, el cual fue atendido mediante oficio N GAF-DTIC-0750-2015 del 26 de octubre del 2015, recibido en esta Contraloría General en la misma fecha. Por disposición del artículo 8 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, se tiene por acreditado lo siguiente: 1. Certificación de contenido económico del 23 de setiembre del 2015, suscrita por la Licenciada María Elena Powan Chinchilla, Jefe de Recursos Financieros del Ministerio de Hacienda, mediante la cual se indica que en el programa 206-138-01-10808-001 existe el contenido económico por un monto de 82.910.311,50 para continuar con la contratación del mantenimiento preventivo y correctivo, soporte de hardware y software para la continuidad de las operaciones tecnológicas, para cubrir los pagos de dicha
2 contratación correspondiente al primer mantenimiento. (ver folio 51 del expediente físico complementario de la licitación pública 2015LN-000002-13801 y folio 022 de los antecedentes de la presente gestión de refrendo) 2. Consta cuadro de análisis legal, elaborado por la Licenciada Adriana Cordero Gamboa, de la presente licitación pública, en el que se indica que la empresa GRUPO COMPUTACION MODULAR AVANZADA S. A. cumple desde el punto de vista legal con las condiciones requeridas en el cartel de licitación; circunstancia que de igual modo queda acreditada mediante Cuadro Comparativo de Ofertas (ver archivos que se ubican dentro del expediente digital de la licitación remitido por la Administración debidamente certificado en disco compacto, dentro de la carpeta 2015LN-000002-13801 Expediente Digital, en la sub carpeta denominada Documentos página 5, archivos identificados como: Análisis Legal y Cuadro comparativo de ofertas, el cual se encuentra a folio 33 de los antecedentes de la presente gestión de refrendo). 3. Consta criterio técnico rendido por la señora Noily Navarrete Gutiérrez, Jefe, Unidad Administración de Servidores, mediante el cual se acredita lo siguiente: "Luego de revisadas las ofertas de las empresas Grupo Computación Modular Avanzada S.A. y Componentes El Orbe S.A, se resume que la oferta #1, perteneciente a Grupo Computación Modular Avanzada, cumple técnicamente con todos los requisitos establecidos en el cartel. Entretanto, la oferta #2, presentada por Componentes El Orbe, presenta incumplimientos de admisibilidad, ya que no aporta toda la documentación solicitada, además no hace referencia a ciertos requisitos técnicos, por lo tanto no se pudo verificar su cumplimiento". Que el citado Criterio Técnico fue ampliado mediante oficio DTIC-UAS-149-2015 del 31 de julio del 2015, suscrito por la señora Noily Navarrete Gutiérrez, Jefe a.i. de la Unidad de Administración de Servidores en cuanto a la referencia de algunos componentes que se encuentran descontinuados (ver en expediente digital certificado por la Administración, Carpeta 2015LN-000002-13801 Expediente Digital, dentro de la sub carpeta Documentos página 5, los cuales se identifican como Estudio Técnico y DTIC- UAS-149-2015 Ampliación estudio técnico, el cual se encuentra ubicado a folio 33 de los antecedentes de la presente gestión de refrendo. 4. Consta Recomendación de Adjudicación mediante la cual, en la Justificación se indica: "Para la línea 1, 2, 3 y 4 al ser líneas dependientes, de conformidad con el análisis anterior se admite, por cumplir legal, técnica y económicamente: Oferta #1: Grupo Computación Modular Avanzada S.A. En virtud de que solo una oferta cumple técnica, legal y económicamente, no se aplica la Metodología de Evaluación definida en el cartel." (ver en expediente digital remitido por la Administración, Carpeta 2015LN- 000002-13801 Expediente Digital, en la sub carpeta Documentos página 5, archivo denominado Recomendación de Adjudicación en Trámite, visible a folio 33 de los antecedentes de la presente gestión de refrendo.
3 5. Consta Resolución Final N DAF-RA-017-2015 del 10 de agosto del 2015, correspondiente a la Licitación Pública N 2015LN-000002-13801 referente a la contratación del mantenimiento preventivo y correctivo, soporte de hardware y software para la continuidad de las operaciones tecnológicas, mediante la cual se adjudica a favor de la oferta N 1 Grupo Computación Modular Avanzada S.A. las líneas 1, 2, 3 y 4 por un monto de $1.496.018,90, todo conforme a la oferta y condiciones cartelarias. (ver en expediente digital, Carpeta 2015LN-000002-13801 Expediente Digital, en la sub carpeta Documentos página 5, archivo denominado Resolución de Adjudicación de Trámite, visible a folio 33 de los antecedentes de la presente gestión de refrendo. La respectiva adjudicación fue publicada en el diario oficial La Gaceta N 157 del 13 de agosto del 2015. 6. Consta declaración jurada de fecha 29 de junio del 2015 mediante el cual el señor Julio Castilla Peláez, en su condición de representante legal de GRUPO COMPUTACION MODULAR AVANZADA S.A., señala que no se encuentra afectada por el régimen de prohibiciones y que se encuentra al día en el pago de impuestos nacionales (ver carpeta 2015LN-000002-13801 Expediente Digital, dentro de la sub carpeta Oferta 1, y a su vez dentro de la sub carpeta Anexos 1 al 6, archivo denominado Anexo 1, copia certificada de expediente digital remitido por la Administración, tal como consta a folios 32 y 33 de los antecedentes de la presente gestión de refrendo) 7. Consta Garantía de cumplimiento N 610079420 del 01 de setiembre del 2015, por cuenta de Grupo Computación Modular Avanzada S.A. a favor del Ministerio de Hacienda para el cumplimiento de los términos y condiciones estipuladas en la Licitación Pública 2015LN-000002-13801, Contratación para el Mantenimiento preventivo y correctivo y soporte de hardware y software para la continuidad de las operaciones tecnológicas, por un monto de $74.801,00, emitida por Banco LAFISE y cuya fecha de vencimiento es el 31 de octubre del 2016. Dicho documento es utilizable a partir del 31 de agosto del 2015 y corresponde al 5% del monto del contrato, según lo establecido en el cartel. (ver folio 20 del expediente levantado por parte de esta Contraloría General con ocasión de la presente solicitud de refrendo, el cual es tomado del expediente físico remitido por la Administración como parte y complemento del expediente digital que consta en Comprared, de la Licitación Pública N 2015LN-000002-13801, tal como consta al folio 49) 8. Realizada consulta a los sistemas de compras Mer-link y Comprared, se acredita que la empresa contratista no se encuentra inhabilitada para contratar con el Estado (ver documentación incorporada en el expediente de la presente gestión de refrendo, folios 23 y 24). 9. Consta Certificación emitida por la Caja Costarricense de Seguro Social, en la que se acredita que la empresa contratista se encuentra al día en el pago de esas obligaciones patronales con el Estado (ver documentación incorporada en el expediente de la gestión de refrendo, folio 17).
4 10. Consta consulta realizada en el Registro Público sobre el pago de Impuestos de Personas Jurídicas de la empresa contratista, en que se acredita que se encuentra al día en el pago de dicha obligación (ver documento incorporado en la presente gestión de refrendo, folio 18). 11. Consta incorporado en el contrato original Entero de Gobierno del Banco de Costa Rica, por un monto de 2.020.175,71 (dos millones veinte mil ciento setenta y cinco con setenta y un céntimos) correspondiente a las especies fiscales de esta contratación aportada por el contratista (ver documentación incorporada en el expediente de la gestión de refrendo, folio 12). 12. Se acredita, mediante Certificación Registral N 5397721-2015 del 16 de setiembre del 2015, suscrita por el señor Ramses Abarca Brenes, funcionario del Registro Nacional que el señor Julio Castilla Pelaez, cédula de identidad N 8-0039-0502 ostenta la representación judicial y extrajudicial desde el 26 de junio del 2014 y hasta el 27 de setiembre del 2084, en su condición de Presidente de la Junta Directiva con facultades de apoderado generalísimo sin límite de suma. (ver folio 043 del expediente físico remitido por la Administración como complemento de la copia del expediente digital certificado de la Licitación Pública 2015LN-000002-13801, incorporado al folio 15 del expediente levantado por este Despacho con ocasión de la presente gestión.) Una vez efectuado el estudio de rigor, y de conformidad con el artículo 8 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, devolvemos debidamente refrendado el contrato de cita, con las siguientes observaciones: 1. Queda bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración, contar con el disponible presupuestario necesario para hacer frente a las obligaciones que se deriven de este negocio jurídico, de igual forma deberá verificar que los recursos económicos puedan utilizarse válidamente para el fin propuesto en el contrato. En este sentido se tiene claro, que la certificación de contenido presupuestario del 23 de setiembre del 2015, suscrita por la señora María Elena Powan Chinchilla, Jefe de Recursos Financieros del Ministerio de Hacienda, por un monto de 82.910.311,50 corresponde al costo del primer mantenimiento, que con vista en la forma de pago establecida en el cartel de la licitación (ver punto 2.3) el primer pago a realizar corresponde a la línea #1, Mantenimiento y soporte, sea pago mensual consistente en mínimo treinta días naturales y máximo de cuarenta y cinco días naturales contados a partir de la presentación de la factura, previa verificación del cumplimiento a satisfacción de lo indicado en el contrato por parte de la Administración. Lo anterior, considerando que el plazo de inicio de prestación de esta línea comenzará a correr un día hábil después de que la empresa reciba la orden de inicio (ver punto 1.6 correspondiente a Plazo de inicio de prestación del servicio). De esta forma, entiende este órgano contralor, que el monto reservado y certificado, corresponde a lo que se
5 tiene proyectado ejecutar para dicho contrato durante el presente ejercicio económico, de forma tal que lo correspondiente al resto de la contratación, deberá ser debidamente previsto por la institución en el siguiente presupuesto. 2. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 9 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, queda bajo la exclusiva responsabilidad de esa entidad la razonabilidad del monto de la contratación. De igual forma resulta de aplicación lo indicado en el citado artículo cuando dispone: Corresponde a la Administración y al contratista garantizar, según sea el caso, el cumplimiento de los permisos, licencias, estudios y en general cualesquiera otros requisitos previstos en el ordenamiento jurídico para la ejecución del objeto contractual, sin que tales aspectos sean verificados durante el trámite de refrendo. Por lo tanto, el otorgamiento del refrendo sin que la Contraloría General de la República incluya condicionamientos o recordatorios relativos al tipo de requisitos de ejecución antes señalados, en modo alguno exime a las partes de su cumplimiento. 3. Será responsabilidad de la Administración verificar que la garantía de cumplimiento se mantenga vigente por todo el plazo y por el monto dispuesto en el cartel, conforme con el artículo 42 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA). 4. Es deber de la Administración Licitante verificar además, durante la fase de ejecución, que la empresa adjudicataria, se encuentre al día en la cancelación de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago, deberá corroborarse dicha situación. 5. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente a FODESAF. 6. Las modificaciones contractuales deberán ser acordes con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento 7. Es responsabilidad igualmente de la Administración contratante, el haber verificado de previo a la adjudicación, que la empresa contratista no se encuentre afectada por el régimen de prohibiciones previsto en los artículos 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa, verificación que debe mantener durante la fase de ejecución. 8. Será responsabilidad exclusiva de la Administración, verificar y fiscalizar que el contratista cumpla con los plazos establecidos en el contrato. 9. En punto a las cláusulas décimo novena y vigésima del contrato, que regula la aplicación de multas y cláusula penal, respectivamente, se refrenda el contrato bajo el entendido de que si durante la ejecución contractual se amerita la aplicación de esa
6 sanción pecuniaria, deberá respetarse lo señalado por la Sala Constitucional en la resolución No. 6639-2013 del 15 de mayo del 2013, siendo responsabilidad de la Administración que el procedimiento de cobro regulado en la cláusula de cita, se ajuste a lo dispuesto por el Tribunal Constitucional en la sentencia de cita. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las observaciones antes indicadas será responsabilidad de la señora Rocío Espinoza Navarro, en su calidad de Jefe, Asesoría Legal, Dirección Administrativa y Financiera de esa Administración, o en su caso de la persona que ostente el cargo de dicho servidor. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir o comunicar a la dependencia que corresponda, para ejercer el control sobre las observaciones señaladas anteriormente. Atentamente, Edgar Herrera Loaiza Gerente Asociado Gerardo A. Villalobos Guillén Fiscalizador GVG/yhg NI: 25887,29261 Ci: Archivo central G: 2015001821-2