21 de julio de 2011 Licenciado Marco Segura Quesada Director Administrativo Financiero Fax: 2223-3912 Aprobación del contrato para la compra de Gelatina de Colágeno, bajo la modalidad de entrega según demanda, suscrito entre el Hospital Dr. Rafael Ángel Calderón Guardia e Industrial Médica Internacional S.A., derivado de la Licitación Pública Nacional 2010LN- 000018-2101. Damos respuesta a su oficio HDRCG-SCA-EC-0251-06-2011 del 09 de junio de 2011, recibido en esta Contraloría General el 10 de junio siguiente, mediante el cual se solicita el refrendo al contrato para la compra de Gelatina de Colágeno, bajo la modalidad de entrega según demanda, suscrito entre el Hospital Dr. Rafael Ángel Calderón Guardia e Industrial Médica Internacional S.A., derivado de la Licitación Pública Nacional 2010LN-000018-2101. Sobre el particular, es menester señalar que una vez efectuado el estudio de rigor, según lo dispuesto en los artículos 8 y 13 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, se concluye que el procedimiento efectuado se apega a las normas de contratación administrativa, en virtud de lo cual se procede a otorgar el refrendo de mérito a los documentos contractuales de cita, con fundamento en: a) La estimación del promedio de consumo del año anterior comunicado por medio del oficio RF-MN-HCG-116-10 del 10 de setiembre del año anterior (folio 035 del expediente administrativo). b) El Análisis Administrativo de la oferta y el Estudio Comparativo de ofertas, efectuados el 14 de diciembre del 2010 por parte de la funcionaria Bach. Maribeth Rojas Mora en su carácter
2 de Analista de la Subárea de Contratación Administrativa del Hospital Dr. Rafael Ángel Calderón Guardia (ver folio 114 y 115 del expediente administrativo). c) La recomendación técnica emitida mediante el oficio HRCG-DF-0203-02-2011 del 14 de febrero del 2011 por parte de la Dra. Evelyn Villalobos M. en su carácter de Directora a.i. de la Farmacia del Hospital Dr. Rafael Ángel Calderón Guardia (ver folio 183 del expediente administrativo). d) El acto de adjudicación de la Licitación Pública Nacional 2010LN-000018-2101 dictado en el Acta de Adjudicación de las siete horas del veintiocho de marzo del dos mil once e diciembre del 2010, por parte de la Dr. Luis Paulino Hernández Castañeda en su carácter de Director General del Hospital Dr. Rafael Ángel Calderón Guardia, en el que se adjudica el procedimiento de licitación a la empresa Industrial Médica Internacional S.A. (ver folio 207 del expediente administrativo). No obstante, en relación con el refrendo concedido a la contratación de marras, procedemos a efectuar las siguientes observaciones y condicionamientos a los que queda sujeta la aprobación otorgada por este Despacho, cuya verificación será responsabilidad exclusiva del Licenciado Marco Segura Quesada, MSc en su calidad de Director Administrativo Financiero del Hospital Dr. Rafael Ángel Calderón Guardia, o en su defecto quien ejerza este cargo. En caso de que no resulte competente para verificarlas, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda, para que ejerza el control sobre los condicionamientos señaladas a continuación: El refrendo se otorga con vista en la certificación que acredita la existencia de contenido presupuestario para respaldar la contratación, emitida por el funcionario MSc. Marco Segura Quesada en su carácter de Director Administrativo Financiero a.i., visible a folio 200 del expediente administrativo. No obstante, se reitera que es responsabilidad absoluta de la Administración contar con el contenido presupuestario suficiente, disponible y reservado para hacer frente a la totalidad de las obligaciones contractuales derivadas de la ejecución del presente contrato. Del mismo modo, es menester reiterar que de acuerdo con el artículo 8 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, el análisis de esta Contraloría General, se limita a la revisión de legalidad del contrato administrativo suscrito entre las partes, librando a la Administración la responsabilidad con respecto a la oportunidad y conveniencia del procedimiento de contratación incoado y particularmente del objeto contractual en sí. Con respecto a la garantía de cumplimiento (Cláusula Décima del contrato), queda a entera responsabilidad de la Administración, que el contratista mantenga actualizada en monto y plazo la garantía de cumplimiento en atención de lo estipulado en el cartel y el artículo 40 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Tanto previamente como durante la ejecución de este contrato, se deberá verificar que el contratista se encuentre al día con sus obligaciones obrero patronales con el Seguro Social.
3 Se recuerda que queda bajo responsabilidad de la Administración, la obligación de desplegar las medidas de verificación necesarias para comprobar que no existen violaciones al régimen de prohibiciones, conforme lo establecido en los artículos 22, 22 bis, 36 y 62 de la Ley de Contratación Administrativa. Es responsabilidad de la Administración, ejercer la fiscalización suficiente y oportuna del contrato en los términos del artículo 13 de la Ley de Contratación Administrativa. Asociado a lo dispuesto en la Ley de Control Interno, específicamente, en cuanto a la identificación de riesgos, medidas para minimizarlos y el establecimiento de un ambiente de control adecuado para el alcance de los objetivos propuestos con esta contratación, de forma eficiente y eficaz (artículos 1, 8, 10 y14 de la ley de citas). En relación con el documento denominado Revisión de precios de Mercado (folio 086 del expediente administrativo), se debe señalar que al tenor de lo dispuesto en el artículo 10 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, queda bajo exclusiva responsabilidad de la Administración la determinación de la revisión periódica de precios. En cuanto al plazo del contrato, establecido en cuatro años (Cláusula Sexta del contrato), es menester señalar que este es el plazo máximo para los contrataos tramitados bajo la modalidad de entrega según demanda, de conformidad con lo que establece el artículo 154 inciso b) del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. A su vez, por tratarse el contrato de marras de un contrato bajo la modalidad de entrega según demanda, se debe entender que las cantidades indicadas en el oficio RF-MN-HCG-116-10 del 10 de setiembre del año anterior (folio 035 del expediente administrativo), fueron brindadas únicamente para fines informativos. Por consiguiente, la Administración no está obligada a comprar una cantidad determinada durante los cuatro años de vigencia del contrato. Asimismo, de conformidad con los artículos 272, 273 y 244 del Código Fiscal, las especies fiscales respectivas deberán ser canceladas por el contratista con cada orden de compra o pedido solicitado por la Administración, de conformidad con el monto definido para cada una de éstas. Este es un aspecto que la Administración deberá verificar en cada pedido que realice 1. 1 Al respecto, la Dirección General de Tributación en el oficio DGT-190-2011 del 06 de abril del 2011 dispuso: (...) 1. En los contratos amparados en los mecanismos previstos en los artículos 115 y 154 inciso b) del Reglamento de la (sic) Contratación Administrativa, el hecho generador de la obligación tributaria para efectos del impuesto del timbre, lo constituyen también las órdenes de compra o pedido, en donde se establecen las cantidades y montos concretos. / El pago del impuesto del timbre en formalizaciones, en simple documento, referidas a contrataciones o convenios de cuantía inestimable, debe hacerse aplicando el sentido literal del artículo 244, en relación con el artículo 273 del Código Fiscal, es decir, cincuenta colones ( 50,00) en timbre fiscal. / 3. En virtud del principio de reserva de ley, no se podrían establecer fórmulas de cálculo diferenciadas para casos como el que nos ocupa. / Finalmente, esta Dirección General considera que para la formalización del convenio marco, se pagará la suma, prevista para contratos de cuantía inestimable en el Cödigo Fiscal, artículo 244. Así, proporcionalmente a cada uno
4 En virtud de la escasa cuantía de la presente contratación, conviene realizar una serie de consideraciones para efectos de que sean valoradas por parte de la Administración frente a futuros procedimientos de compra. En ese orden, es preciso señalar que el motivo por el cual se determinó que las contrataciones de cuantía inestimable (dentro de las que se encuentran las contrataciones de entrega según demanda en virtud de la relación entre los artículos 92 y 153 del RLCA) debían ser tramitadas utilizando el procedimiento de licitación pública siendo éste el procedimiento de contratación ordinario más riguroso- radica en que de esa forma no existiría posibilidad alguna de transgredir los límites económicos establecidos para determinar el procedimiento que debe ser utilizado al tenor del artículo 27 del RLCA. Al respecto, es menester señalar que la aplicación de los límites se efectúa con base en la estimación inicial que realiza la Administración (artículo 31 del RLCA), acción que se encuentra limitada en los procedimientos de cuantía inestimable para los cuales, en virtud de la naturaleza del procedimiento y la incerteza que se tiene en relación con el precio total que finalmente se va a pagar a partir de dicho procedimiento de contratación, no es posible determinar con exactitud su cuantía. Sin embargo existen supuestos en los que conociendo las circunstancias de la contratación, a partir de un análisis que realice la Administración, de previo a la elaboración del cartel, es factible que la Administración proceda a autolimitar la cuantía del procedimiento de contratación, lo que de acuerdo a las particularidades de cada caso le posibilitaría eventualmente la utilización de un procedimiento menos riguroso. Sobre este punto, en el oficio 03319 (DCA-0968) del 12 de abril del 2011 este órgano consideró lo siguiente: ( ) No obstante, debe tenerse presente, que en ocasiones para las contrataciones de cuantía inestimable, aun cuando resulta imposible determinar el monto exacto de la contratación, la Administración establece un límite máximo que no puede ser superado. En ese escenario la contratación mantiene su naturaleza inestimable, siendo imposible determinar exactamente el monto de la contratación, pero sí es factible determinar cuál sería el monto máximo que la contratación puede llegar a alcanzar. De manera tal que, el monto máximo de la contratación será menor o igual a ese límite máximo definido por la Administración, pero bajo ningún supuesto podrá llegar a ser superior a la autolimitación establecida por parte de la Administración ( ) 2. Consecuentemente, mediante esa autolimitación la Administración podría utilizar procedimientos menos rigurosos en cuanto a formalidades y por consiguiente más céleres para realizar contrataciones que por su escaso monto no son susceptibles de llegar a alcanzar el límite inferior establecido para la de los pedidos se le requerirá al contratista el pago de las especies fiscales equivalentes a dicho pedido para el caso de la modalidad de convenios marco y según demanda ( ). 2 En ese mismo sentido se puede observar los oficios 02380 (DJ-0944-2010) de 11 de marzo del 2010 y 07132 (DJ- 2969) del 26 de julio del 2010, ambos de esta Contraloría General.
5 promoción de procedimientos de licitación pública. En esos términos, en el mismo oficio 03319 citado anteriormente se expuso lo siguiente: ( ) Conviene agregar que en estos casos, cuando ese límite superior de la contratación fijado por la Administración, resulte ser inferior al estrato a partir del cual se deba utilizar el procedimiento de licitación pública según los Límites Económicos de Contratación Administrativa (R-DC-17-2011 de las once horas del diecisiete de febrero de dos mil once), este Despacho considera que en virtud de los dispuesto en los artículos 92, 115 y 153 del RLCA en relación con los numerales 4 (principio de eficiencia) y 27 de la Ley de Contratación Administrativa (en adelante LCA), es factible utilizar el procedimiento de licitación abreviada, aunque se trate de una contratación bajo la modalidad de entrega según demanda o una contratación efectuada a través de un convenio marco, siendo ambas contrataciones de cuantía inestimable 3. / Lo mismo sucede en el supuesto en que el límite máximo que fije la Administración para la contratación sea inferior al estrato establecido para la licitación abreviada, en ese caso se podría utilizar un procedimiento de contratación directa, en aplicación de lo dispuesto en el artículo 136 del RLCA como procedimiento de excepción ( ). 4 Más allá de lo expuesto, resulta indispensable reiterar que el establecimiento de un monto máximo para la contratación es un aspecto que le compete exclusivamente a la Administración licitante, dentro del ejercicio de las facultades discrecionales que le corresponden, y debe estar precedido de un análisis de la oportunidad y conveniencia de realizar la estimación del negocio y un estudio del comportamiento de las necesidades del objeto contractual, de manera tal que le permita concluir que ésa resulta ser la mejor forma de satisfacer el interés público. Es preciso agregar que tratándose del Hospital Dr. Rafael Ángel Calderón Guardia, con el fin de determinación la competencia en las diversas etapas del procedimiento de contratación, la Administración debe observar los alcances del Modelo de Distribución de Competencias de la CCSS (MODICO). Con respecto a la competencia para adjudicar en procedimientos bajo la modalidad de entrega según demanda para las que resulte aplicable el MODICO, ésta se determina multiplicando la cantidad del objeto contractual que la Administración ha consumido en el año anterior 5 por el precio adjudicado 6. 3 Un ejemplo concreto de lo expuesto se puede extraer de lo dispuesto por parte de este órgano en las resoluciones R- DCA- 259-2008 de las nueve horas del treinta de mayo 30 de mayo de 2008 y R-DCA-357-2008 de las nueve horas del 16 de julio de 2008. 4 Al respecto, por medio del este órgano contralor señaló que: ( ) Lo anterior resulta aplicable al caso concreto, de modo que si esa Administración se autolimita en la compra al monto de la contratación de escasa cuantía, bien podrá utilizar la modalidad de entrega según demanda siguiendo tal mecanismo de selección, pero se advierte que en modo alguno podrá sobrepasar el límite fijado para la escasa cuantía2, para todo el período de la contratación ( ). 5 Sobre este punto, el MODICO dispone en el párrafo final del artículo 5 que: ( ) En el caso de aquellos procedimientos donde la cuantía del mismo se considere inestimable, la competencia para adjudicar se determinará con base en la estimación correspondiente al consumo del año anterior ( ). 6 Así lo dispuso la Presidencia Ejecutiva de la CCSS por medio del oficio P.E. 48.038-10 del 23 de noviembre de 2010: ( ) para determinar la competencia para la adjudicación de conformidad con el artículo 5 del MODICO, del consumo del año anterior se toman las unidades o cantidades consumidas (no los precios del año anterior) realizando el cálculo con el precio unitario adjudicado, toda vez que dicho precio es el real, cierto, determinado e inmodificable y tomando en consideración que dichos precios unitarios son los que cancelara la Administración ( ).
6 Esto significa que el consumo histórico del bien o servicio, resulta relevante tanto para determinar la competencia para realizar el procedimiento como para determinar el procedimiento contractual que se debe seguir, no obstante para la determinación de la competencia para dictar el acto de adjudicación, el cálculo se realiza con base en el consumo histórico de cantidades en el año anterior multiplicado por el precio cotizado en la contratación bajo estudio. Atentamente, Elard Gonzalo Ortega Pérez Lic. Alfredo Aguilar Arguedas Anexo: un tomo del expediente administrativo de la Licitación Pública Nacional 2010LN-000018-2101. AAA/chc NI: 9917, 11738, 11842 NN: 06694(DCA-1875) Ci Archivo Central