Guía para contribuyentes P á g i n a 1 23
Tabla de Contenidos INTRODUCCIÓN... 3 INGRESO AL SISTEMA... 3 ACCESO...3 NOTIFICACIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA COMERCIAL NEGOCIABLE....5 Notificación Individual...5 Notificación masiva...8 CONFIRMACIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA COMERCIAL NEGOCIABLE....9 Aceptar la notificación de factura electrónica comercial negociable.... 11 CONSULTA DE FACTURAS ELECTRÓNICAS COMERCIALES NEGOCIABLES.... 13 CONSULTA DE VALIDEZ DE FACTURAS ELECTRÓNICAS COMERCIALES NEGOCIABLES Y RECUPERACIÓN DE LA REPRESENTACIÓN IMPRESA (RIDE).... 16 VALIDEZ DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS.... 16 RECUPERACIÓN DE LA REPRESENTACIÓN IMPRESA (RIDE) DE LA FACTURA ELECTRÓNICA COMERCIAL NEGOCIABLE.... 18 P á g i n a 2 23
Introducción El presente documento describe la funcionalidad de aplicación de facturas que se encuentren autorizados por el Servicio de Rentas Internas bajo modalidad electrónica, como facturas comerciales negociables; esta funcionalidad incluye los siguientes procesos: Notificación de factura electrónica comercial negociable por parte del emisor. Confirmación de factura electrónica comercial negociable por parte del receptor. Consulta de facturas electrónicas comerciales negociables emitidas y recibidas. Ingreso al sistema Acceso Para acceder a la funcionalidad de factura electrónica comercial negociable, debe ingresar al portal web institucional www.sri.gob.ec, seleccionar la opción SRI en línea. Figura 1: Página principal de acceso a servicios en línea del Servicio de Rentas Internas Una vez desplegada la pantalla de la figura 1, se debe ingresar el número de identificación (Cédula o Número de RUC), CI adicional (si fuera el caso), y, la contraseña. Se desplegará la pantalla presentada en la figura 2. Figura 2: Página de inicio P á g i n a 3 23
Para acceder a la funcionalidad de factura electrónica comercial negociable (para los ambientes de producción o pruebas), debemos seguir las opciones de menú principal que se encuentra en la parte izquierda del sitio figura 3: Figura 3: Menú principal P á g i n a 4 23
Accediendo a la opción de factura electrónica comercial negociable, se presentará la pantalla de la figura 4. Figura 4: Menú de acceso Notificación de factura electrónica comercial negociable. Esta opción le permite al contribuyente emisor, notificar al receptor de la factura electrónica autorizada por el Servicio de Rentas Internas, su aceptación para que la factura pueda ser negociada en el mercado de valores. Notificación Individual Figura 5: Menú de acceso Para realizar la notificación individual y solicitar la factura electrónica comercial negociable, deberá ingresar los siguientes datos: Clave de acceso: Código generado por el emisor de cuarenta y nueve (49) caracteres. Número de autorización: Número generado por el Servicio de Rentas Internas al momento de autorizar el comprobante. Identificación del receptor: Se refiere a la cédula de identidad, número de RUC o pasaporte del receptor del comprobante autorizado. Fecha de autorización: Fecha en la cual fue autorizado el comprobante electrónico, con formato dd/mm/yyyy (Ej. 15/02/2016). P á g i n a 5 23
Correo electrónico receptor: Se refiere a la dirección de correo electrónico del receptor. Figura 6: Notificación individual de comprobantes electrónicos. Una vez ingresado los valores relacionados a la factura electrónica, se presenta la siguiente pantalla para ingresar los datos de la negociación, así como los datos para verificación: Figura 7: Notificación individual de comprobantes electrónicos. P á g i n a 6 23
Figura 8: Confirmación de información. Una vez que se haya verificado la información ingresada, se debe presionar el botón Aceptar. Se presentará una alerta de confirmación de factura electrónica comercial negociable. Figura 9: Alerta de confirmación de información Al presionar el botón Cancelar, se presenta la pantalla de la figura 7, en la cual se puede corregir o ingresar nueva información relacionada a un comprobante electrónico autorizado. Al presionar el botón Aceptar, se procesará la información ingresada y se enviará la notificación de factura electrónica comercial negociable. En caso de que se presente algún inconveniente, se presentará el respectivo mensaje de error. Si la información ingresada es correcta, se enviará una notificación electrónica al buzón del contribuyente y un mensaje por correo electrónico al emisor, indicando que ha enviado una notificación de factura electrónica comercial negociable. Adicionalmente, se envía una notificación electrónica al buzón del contribuyente y un mensaje por correo electrónico al receptor, en la cual se solicita que confirme o rechace la notificación de factura electrónica comercial negociable. P á g i n a 7 23
Figura 10: Buzón del contribuyente. En esta instancia, el comprobante electrónico se encuentra en el Listado de notificaciones pendientes de confirmación. Es importante aclarar que la factura electrónica en ningún momento pierde su validez tributaria; es decir continúa con su estado de AUTORIZADO. El contribuyente Receptor es el responsable de la confirmación de la notificación. Notificación masiva Para realizar la notificación masiva y solicitar las facturas como comerciales negociables, previamente deberá verificar que las facturas electrónicas se encuentren autorizadas con el formato señalado en el Anexo 11 de la Ficha Técnica de Comprobantes Electrónicos: Únicamente para aquellos contribuyentes que se dedican a la negociación de facturas electrónicas y que requieran realizar la notificación masiva de las facturas mediante el servicio expuesto en el portal WEB en la opción de Comprobantes Electrónicos / Ambientes Pruebas o Producción /, deberán hacer constar obligatoriamente en la estructura del archivo XML entre los tags </detalles> e <infoadicional> previa autorización del comprobante, la dirección de correo electrónico del receptor, en los siguientes campos: <tiponegociable> <correo>controldecalidad@sriprueba.ad</correo> </tiponegociable> Figura 11: Alerta de confirmación de información P á g i n a 8 23
Una vez que realice la búsqueda por mes y año, seleccione las facturas electrónicas a notificar: Figura 12: Alerta de confirmación de información Figura 13: Alerta de confirmación de notificación Confirmación de factura electrónica comercial negociable Esta opción le permite al receptor, aceptar o rechazar las notificaciones de facturas electrónicas comerciales negociables. Al seleccionar esta opción, se presenta la pantalla de la figura 14, en donde se presenta la información tabulada de todas las facturas electrónicas comerciales negociables pendientes de la confirmación. P á g i n a 9 23
Figura 14: Listado de facturas electrónicas pendientes de confirmación. La información presentada en columnas corresponde a: Notificación: Corresponde a un número secuencial generado automáticamente para la notificación de factura electrónica comercial negociable. Emisor: Corresponde al número de RUC y Razón Social del Contribuyente emisor de la factura electrónica comercial negociable. Factura: Corresponde al número secuencial de la factura electrónica comercial negociable con quince (15) dígitos. Clave de Acceso y Número de Autorización: Corresponde a la clave de acceso y número de autorización de la factura electrónica comercial negociable. Fecha de solicitud: Corresponde a la fecha de generación de la notificación de factura electrónica comercial negociable por parte del emisor. Acción: En esta columna, se presentan las opciones de Aceptar o Rechazar la notificación de factura electrónica comercial negociable. En la parte inferior del reporte, en la figura 14 se presenta un organizador o paginador que permite el desplazamiento rápido entre los grupos de información del listado de notificaciones pendientes de confirmación. Figura 15: Paginador P á g i n a 10 23
Aceptar la notificación de factura electrónica comercial negociable Figura 16: Aceptación de notificación individual Esta opción le permite al receptor, Aceptar la notificación de factura electrónica comercial negociable. Al seleccionar la opción Aceptar, se presentará el mensaje de confirmación de la figura 17, donde se solicita al Receptor confirmar los datos ingresados por el emisor respecto al monto a negociar y las fechas de pago. Figura 17: Confirmación de notificación individual Así también cuando la notificación fue realizada de forma masiva, el Receptor deberá ingresar y confirmar el monto a negociar y las fechas de pago de la figura 17. P á g i n a 11 23
Figura 18: Aceptación de acuerdo de responsabilidad y uso de firma electrónica. Al seleccionar la opción Aceptar, se presentará el mensaje de confirmación de la figura 18, donde se solicita al Receptor confirmar el registro de la contraseña del certificado de firma electrónica y la aceptación del acuerdo de responsabilidad de uso de la firma electrónica del Receptor. Figura 19: Alerta de confirmación de aceptación a la notificación de factura electrónica comercial negociable. Al presionar el botón Aceptar, se procesará la información ingresada y se generará la aceptación a la notificación de factura electrónica comercial negociable. En caso de que se presente algún inconveniente, se presentará el respectivo mensaje de error. Al presionar el botón Cancelar, se cerrará el mensaje del cuadro de dialogo y no se procesará la información. Se enviará una notificación electrónica al buzón del contribuyente y un mensaje por correo electrónico al emisor, indicando que su notificación ha sido contestada. De igual manera, se envía una notificación electrónica al buzón del contribuyente y un mensaje por correo electrónico al Receptor, indicando que ha contestado la notificación de factura electrónica comercial negociable. P á g i n a 12 23
Rechazar la notificación de factura electrónica comercial negociable Esta opción le permite al receptor, rechazar la notificación de factura electrónica comercial negociable. Al seleccionar la opción Rechazar, se presentará el mensaje de conformación de la figura 14. Figura 20: Alerta de confirmación de rechazo a la solicitud de factura electrónica comercial negociable. Al presionar el botón Cancelar, se cerrará el mensaje del cuadro de dialogo y no se procesará la información. Al presionar el botón Aceptar, se procesará la información ingresada y se generará el Rechazo a la notificación de factura electrónica comercial negociable. En caso de que se presente algún inconveniente, se presentará el respectivo mensaje de error. Se enviará una notificación electrónica al buzón del contribuyente y un mensaje por correo electrónico al emisor, indicando que su notificación ha sido contestada. De igual manera, se envía una notificación electrónica al buzón del contribuyente y un mensaje por correo electrónico al Receptor, indicando que ha contestado la notificación de factura electrónica comercial negociable. Consulta de facturas electrónicas comerciales negociables Esta opción permite desplegar la información de las facturas electrónicas comerciales negociables emitidas y recibidas. La figura 21 muestra la información de las facturas electrónicas comerciales negociables emitidas y recibidas. P á g i n a 13 23
Figura 21: Facturas electrónicas comerciales negociables emitidas y recibidas En la parte inferior de cada reporte, como lo muestra en la figura 22 se presenta un organizador o paginador que permite el desplazamiento rápido entre los grupos. Figura 22: Paginador P á g i n a 14 23
Consulta Estado Notificación Masiva de Facturas Comerciales Negociables Figura 23: Consulta de estado de notificación masiva P á g i n a 15 23
Consulta de validez de facturas electrónicas comerciales negociables y recuperación de la representación impresa (RIDE) Validez de comprobantes electrónicos Opción que permite consultar la validez de comprobantes electrónicos. La figura 24 muestra el menú para consultar la validez de las facturas electrónicas comerciales negociables. Figura 24: Menú Consultas Una vez seleccionado el menú Consultas, se desplegará un listado de opciones donde se deberá escoger Validez de Comprobantes Electrónicos. La figura 25 muestra la opción para consultar la validez de facturas electrónicas comerciales negociables. Figura 25: Opción Validez de comprobantes electrónicos P á g i n a 16 23
Inicialmente se presenta la pantalla de búsqueda, con los siguientes parámetros de consulta: Clave de acceso Número de autorización Archivo Figura 26: Pantalla de ingreso de parámetros de consulta Consideración Los parámetros son mutuamente excluyentes. Se debe presionar el botón Buscar para obtener los resultados de la consulta: Si en la búsqueda no se obtuvo datos se presenta el siguiente mensaje: Caso contrario se muestra los datos de la consulta: P á g i n a 17 23
Figura 27: Listado de comprobantes autorizados Cuando una factura electrónica ha sido aceptada como comercial negociable por parte del receptor, en el listado de comprobantes autorizados se muestra el tipo de comprobante como, tal como se muestra en la figura 27. Para consultar el detalle de una factura se debe seleccionar en el tipo de comprobante, se desplegará la información como lo indica la figura 28, donde también se podrá identificar si la factura electrónica tiene carácter de comercial negociable. Figura 28: Detalle del comprobante Recuperación de la representación impresa (Ride) de la factura electrónica comercial negociable. La opción Recuperación de Comprobantes electrónicos recibidos y/o emitidos, permite recuperar el listado de comprobantes electrónicos autorizados y la representación impresa de los comprobantes electrónicos; entre ellos de la factura electrónica comercial negociable. P á g i n a 18 23
Inicialmente se presenta la pantalla de búsqueda, con los siguientes parámetros de consulta: Ruc/Cédula/Pasaporte Clave de Acceso Nro. Autorización Fecha de Emisión (dd/mm/aaaa) Origen emisión (emitidos o recibidos por el contribuyente) Estado Autorización Tipo de comprobante (por defecto Todos) Establecimiento (por defecto Todos) Punto de emisión Figura 29: Pantalla de parámetros de consulta Una vez ingresados correctamente los parámetros para la consulta, al presionar el botón Consultar se generará un listado con la información de los comprobantes electrónicos autorizados. P á g i n a 19 23
Para recuperar la representación impresa de un comprobante electrónico (Ride), deberá presionar en el ícono correspondiente, como se muestra en la figura 30. Figura 30: Listado de comprobantes emitidos autorizados Al seleccionar el ícono RIDE, se desplegará un mensaje indicando si desea abrir o guardar el archivo: A continuación se muestra un ejemplo de la representación impresa de la factura electrónica comercial negociable, figura 31: P á g i n a 20 23
Figura 31: Representación impresa de una factura electrónica comercial negociable P á g i n a 21 23
Notas Aclaratorias 1. Tanto el emisor como el receptor de la factura electrónica comercial negociable deben contar con clave de acceso a SRI en Línea. 2. Si el receptor acepta, rechaza o no contesta la notificación de factura electrónica comercial negociable, el estado de la factura electrónica mantiene su estado de autorizado. 3. Las facturas electrónicas para que sean negociables, deberán contener la siguiente información dentro de la estructura XML: Dirección comprador: <direccioncomprador>salinas y santiago</direccioncomprador> Formas de pago: <pagos> <pago> <formapago>07</formapago> <total>56,00</total> <plazo>30</plazo> <unidadtiempo>dias</unidadtiempo> </pago> </pagos> Para mayor información respecto a la estructura XML de la Factura Electrónica Comercial Negociable, ingrese al siguiente link: http://www.sri.gob.ec/web/guest/facturacion-electronica#informaci%c3%b3n Únicamente para aquellos contribuyentes que se dedican a la negociación de facturas electrónicas y que requieran realizar la notificación masiva de las facturas mediante el servicio expuesto en el portal WEB en la opción de Comprobantes Electrónicos / Ambientes Pruebas o Producción /, deberán hacer constar obligatoriamente en la estructura del archivo xml entre los tags </detalles> e <infoadicional> previa autorización del comprobante, la dirección de correo electrónico del receptor, en los siguientes campos: <tiponegociable> <correo>controldecalidad@sriprueba.ad</correo> </tiponegociable> Si la notificación de las facturas comerciales negociables es de manera individual, no se registrará la información mencionada. 4. Mientras no exista la aceptación del receptor de la factura electrónica, el documento no podrá ser negociado. P á g i n a 22 23
5. Las facturas electrónicas comerciales negociables que han sido aceptadas por parte del receptor, ya no pueden ser anuladas. 6. Tanto el ingreso y la confirmación de notificaciones de facturas electrónicas comerciales negociables, serán exclusivamente realizadas vía Internet. 7. El receptor de la factura electrónica comercial negociable, obligatoriamente deberá contar con una firma electrónica vigente para que pueda aceptar la notificación. 8. En caso que el receptor rechazara por error una notificación de factura electrónica comercial negociable; el emisor podrá ingresar nuevamente la notificación. P á g i n a 23 23